Concession d’un point de dépôt de nettoyage à sec et d’un kiosque dans le bâtiment Adenauer à Luxembourg (2 lots)

The European Parliament invites bids for two commercial concessions at the Adenauer building in Luxembourg: Lot 1 a dry-cleaning drop-off point and Lot 2 a retail kiosk, each for up to 48 months with estimated values of €360,000 and €1,200,000 respectively. The procedure is a competitive two-stage negotiated tender (EP-INLO/LUX/2026/CPN-CC/0021) with electronic submission via the Funding & Tenders Portal and a Phase 1 deadline of 22/09/2026 16:30 Luxembourg time. Selection requires specified financial and technical capacities, including minimum average turnovers of €180,000 for Lot 1 and €600,000 for Lot 2, and evaluation is on an 80% price / 20% quality weighting. The Parliament provides premises free of charge while concessionaires are responsible for fit-out, operation, staffing and meeting environmental, security and contractual requirements.

Who can apply

Eligibility highlights

Open to natural or legal persons and groups (consortia) established in EU Member States or in third countries with relevant procurement agreements; candidates must register in the EU Participant Register (PIC) and submit electronically via the Funding & Tenders Portal eSubmission. Phase 1 is a selection stage; only selected candidates will be invited to submit full offers in Phase 2.

What it funds:Two concessions to operate on-site services at the European Parliament Adenauer building in Luxembourg: a dry‑cleaning deposit point (lot 1) and a retail kiosk (lot 2). Contracts cover operation, equipment and staffing; premises are provided free of charge for the contract duration ¹.

1. 1Procedure: competitive procedure with negotiation (two‑stage).
2. 2Contract duration: up to 48 months (4 years) with a 1‑month mobilisation period; exceptional short extension possible (max 12 months).
3. 3Submission: electronic only via eSubmission; deadline for requests to participate 22/09/2026 16:30 (Luxembourg time).
4. 4Award: best quality‑price ratio; price weight 80% / quality 20%.
5. 5Minimum selection thresholds: financial and technical capacity requirements differ by lot (see procurement documents).

Estimated total procedure value €1 560 000. Key selection evidence required at Phase 1 includes exclusion declarations, recent company registration extract, financial statements for two last years, proof of professional liability insurance and sector references (minimum operating experience: 2 years).

Important dates:TED publication 20/08/2026; deadline to submit questions (via portal) 07/09/2026; optional site visit 01/09/2026; deadline to submit requests to participate 22/09/2026 16:30 (Luxembourg time).

Submission and full procurement documents (phase 1 invitation and dossier de candidature) are published on the EU Funding & Tenders Portal Funding & Tenders Portal - tender details ¹.

Footnotes

1. 1Procurement documents, forms and eSubmission link are available on the Funding & Tenders Portal tender page: ec.europa.eu

Résumé et informations clés

Type d'opportunité:Appel d’offres public, procédure concurrentielle avec négociation (deux phases). Organisme adjudicateur: Parlement européen, Secrétariat général - Direction générale des infrastructures et de la logistique. Référence interne: EP-INLO/LUX/2026/CPN-CC/0021. Référence TED/Publications: 576923-2026. Lieu d'exécution: Bâtiment Konrad Adenauer, 2, rue Alcide De Gasperi, L‑2929 Luxembourg.

Dates importantes:Date limite de réception des demandes de participation (fin Phase 1): 22/09/2026 à 16:30 (heure de Luxembourg). Date publiée TED / documents: 20/08/2026. Date limite pour poser des questions écrites (Phase 1): 07/09/2026. Visite facultative d’information: 01/09/2026 à 10:00 (inscription au plus tard le 28/08/2026).

Objet de la concession et lots

Le Parlement européen lance une procédure pour attribuer deux concessions distinctes, chacune sur une durée maximale de 48 mois (4 ans) avec une phase de mobilisation d'un mois au démarrage. Le pouvoir adjudicateur met à disposition, à titre gracieux et sans l’octroi d’un droit d’occupation privative, des locaux pour l’exploitation pendant la durée du contrat. Les concessions peuvent exceptionnellement être prolongées jusqu’à 12 mois si nécessaire pour assurer la continuité du service entre procédures.

Modalités de la procédure et méthode d'attribution

Procédure:procédure concurrentielle avec négociation (négociée avec publication). La procédure comporte deux phases: Phase 1 (sélection des candidats sur dossier) et Phase 2 (invitation à soumettre une offre et négociations). La soumission est électronique uniquement via l'application e-Submission du portail Funding & Tenders. L’évaluation est effectuée sur la base du meilleur rapport qualité-prix; barème prix/qualité: prix = 80 points, qualité = 20 points. Seuls les candidats satisfaisant aux critères de sélection (Phase 1) seront invités à la Phase 2. Le nombre minimal de candidats invités en Phase 2 est 3 et le maximum est 10.

Soumission:Toutes les candidatures et offres doivent être soumises électroniquement via e-Submission à l'adresse dédiée du dossier: webgate.ec.europa.eu. Un compte EU Login et un identifiant d'organisation PIC sont requis pour chaque soumissionnaire (et pour chaque membre d'un groupement) ¹.

Critères de participation et exigences administratives (Phase 1)

Les candidats doivent fournir un dossier de candidature complet comprenant des preuves d'absence de motifs d'exclusion, la capacité juridique, économique et financière, ainsi que la capacité technique et professionnelle. Les documents demandés incluent, entre autres: lettre de couverture, déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion, déclaration spécifique sur les mesures restrictives contre la Russie, extrait récent du registre du commerce ou équivalent, fiche de renseignements financiers et bilans des deux derniers exercices, preuve d'assurance responsabilité civile professionnelle, cahier de références détaillé et formulaires relatifs aux groupements et sous-traitants si applicable.

1. 1Éligibilité géographique: ouverts aux personnes physiques et morales relevant du domaine d’application des traités (pays membres de l’UE) et aux pays tiers ayant un accord particulier en matière de marchés publics, conformément aux documents.
2. 2Capacité économique minimale: Lot 1: chiffre d’affaires annuel moyen minimal de €180 000 sur les deux derniers exercices; Lot 2: chiffre d’affaires annuel moyen minimal de €600 000 sur les deux derniers exercices.
3. 3Capacité technique minimale: Lot 1: exploitation depuis au moins 2 ans d’un atelier de nettoyage à sec/blanchisserie; Lot 2: exploitation depuis au moins 2 ans d’un kiosque similaire en taille et prestations.
4. 4Formalisme: tous les sous-traitants et membres de consortium dont la part dépasse 20% doivent fournir déclaration sur l’honneur et documents de non-exclusion.

Critères d'attribution et éléments qualité (Phase 2)

Attribution sur la base du meilleur rapport qualité-prix. Critère prix:80 points (formule Pmin / Po * 80). Critère qualité: 20 points, noté sur des sous-critères définis par lot. Exigences qualité (exemples tirés du dossier): mesures sociales, réduction du plastique, usage de détergents écologiques, économies d’eau et d’énergie, procédures limitant l’empreinte carbone, concept commercial et d’aménagement du kiosque, gamme de produits et services, promotion des produits écologiques, etc. Pour le lot 1, exigence supplémentaire sur prix: les prix indiqués dans le panier de prix doivent être au moins 25 % inférieurs aux prix en vigueur chez le prestataire hors institutions européennes au Luxembourg.

• Note méthodologique (max. 10 pages A4) requise pour la qualité.
• Visite des lieux obligatoire avant remise de l’offre finale (Phase 2); absence à la visite obligatoire empêche la remise de l’offre.
• Seule la meilleure offre et les offres atteignant au moins 80% du rapport qualité/prix de la meilleure seront invitées aux négociations.

Aspects contractuels et opérationnels

Nature du contrat:concession de services. Le concessionnaire assume la responsabilité exclusive de l’exploitation et doit obtenir toutes les autorisations nécessaires. Le Parlement fournit gratuitement les locaux pour la durée du contrat sans octroi d’un droit d’occupation privative. Horaires d’ouverture: variables mais le kiosque / point dépôt doit respecter les horaires du bâtiment (ouverture bâtiment 07:00–19:00). Fermeture: samedis, dimanches, jours fériés et jours de fermeture des bureaux. Conditions d’hygiène, interdiction de cuisson sur place pour les aliments, traçabilité des vêtements, délais de traitement (nettoyage: délai maximal d’une semaine sauf exception approuvée).

Exigences environnementales et durabilité:Exigences EMAS/économie durable: privilégier les livraisons minimisant les emballages plastiques à usage unique; remplacer les housses plastiques par des housses réutilisables ou en papier; utilisation d’énergie verte pour le nettoyage et preuve à fournir dans les 3 mois suivant le début du contrat; interdiction de proposer des boissons en bouteilles PET; promotion des produits écologiques dans le kiosque.

Aspects financiers

Estimation de la valeur totale de la procédure:€1 560 000 hors TVA (valeur estimée pour les deux lots cumulés). Estimations par lot: Lot 1 = €360 000, Lot 2 = €1 200 000. Le pouvoir adjudicateur ne garantit aucun chiffre d’affaires ni seuil minimum de fréquentation. Les locaux sont fournis sans redevance ni loyer; le concessionnaire supporte l’équipement, l’aménagement, les frais d’exploitation et l’achat des marchandises et services nécessaires.

Forme juridique et partenariats

Sont autorisés:soumissionnaires individuels, groupements d’opérateurs économiques (associations momentanées, consortiums) ou entités agissant en partenariat. Les groupements peuvent être tenus responsables solidairement. Les candidats peuvent recourir à la capacité d’autres entités en apportant des engagements formels et preuves de capacité (sous-traitants, partenaires). Toute sous-traitance prévue doit être décrite et si la part dépasse 20%, des preuves et déclarations supplémentaires sont exigées.

Exigences techniques détaillées et services attendus

Lot 1 – Nettoyage à sec:prestations de nettoyage à sec, blanchisserie et repassage, services accessoires, service de nettoyage de torchons pour 75 kitchenettes (estimé 150 torchons toutes les deux semaines), facturation directe au Service gestion du contrat pour certains services, traçabilité des vêtements, délai de traitement maximal d'une semaine, prestations réalisées dans les locaux propres du concessionnaire; seul un point de dépôt est présent sur site (48.10 m2). Lot 2 – Kiosque: vente d’un assortiment large de presse (journaux et revues) en minimum 5 langues pour la presse quotidienne et revues, livres en au moins 3 langues, papeterie, confiserie, boissons non alcoolisées (non PET interdit), tabac autorisé avec fournisseurs variés, validation de bulletins de loterie sous réserve d'autorisations, au moins 50% de l'espace consacré à presse et livres (52.80 m2).

1. 1Le concessionnaire installe le mobilier, l’équipement IT et réseaux nécessaires (le Parlement fournit seulement les infrastructures existantes).
2. 2Phase de mobilisation: installation et aménagement à réaliser en un mois maximum après entrée en vigueur du contrat, sous peine de pénalités.
3. 3Le Parlement peut imposer restrictions pour raisons de sécurité, image, voisinage et se réserve le droit d’interdire certaines activités.

Eligibilité, types d’applicants et portée géographique

Eligible applicant types:entreprises commerciales opérant dans les services de nettoyage/blanchisserie, exploitants de kiosque/commerce de détail, PME et grandes entreprises, groupements / consortiums, organismes de travail adapté si conformes aux critères, opérateurs établis dans l’Union européenne ou pays tiers couverts par des accords de marchés publics selon les documents. Les individus (personnes physiques non organisées) ne sont pas explicitement visés. Portée géographique: Union européenne (candidats d’États membres) et pays tiers ayant accord en matière de marchés publics, conformément au dossier de consultation.

Type de financement et nature du support:Type de financement: marché public / concession (revenus commerciaux attendus du concessionnaire). Nature du support: non-financier (mise à disposition gracieuse de locaux) et relation contractuelle commerciale. Le pouvoir adjudicateur ne verse pas de subvention directe; le concessionnaire tire ses revenus de l’exploitation commerciale et assume les coûts d’investissement et d’exploitation.

Exigences procédurales et étapes d’application

Application type:appel ouvert (Phase 1) avec soumission électronique obligatoire via e-Submission. Procédure en deux étapes: 1) soumission d’un dossier de candidature (Phase 1) pour vérification des critères d’accès, d’exclusion et de sélection; 2) invitation des candidats retenus à soumettre une offre écrite, visite obligatoire des lieux, négociations (rounds possibles) et soumission d’une offre finale. Le Parlement peut attribuer sur la base des offres initiales sans négociation si jugé approprié.

1. 1Étape 1: Préparer et soumettre le dossier de candidature via e-Submission avant le 22/09/2026 16:30 (heure Luxembourg).
2. 2Étape 2: Si sélectionné, participer à la visite obligatoire des lieux (Phase 2) et préparer l’offre selon le cahier des charges fourni dans l’invitation à soumettre une offre.
3. 3Étape 3: Remettre la première offre écrite, participer aux rounds de négociation (si invités) puis soumettre l’offre finale.
4. 4Étape 4: Attribution et signature du contrat de concession, phase de mobilisation (1 mois).

Coûts, cofinancement et garanties

Co-funding:non applicable en tant que subvention. Le concessionnaire supporte les coûts d’aménagement, d’équipement, d’exploitation, et doit démontrer capacité financière (bilans des deux exercices, chiffre d’affaires minimal selon lot). Le dossier exige une police d’assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité. Le Parlement peut demander garanties complémentaires si les informations fournies suscitent des doutes sur la capacité du candidat.

Taux de succès et nombre d’étapes

Nombre d’étapes:2 étapes formelles (Phase 1 sélection; Phase 2 remise d’offres, négociation et attribution). Minimum de candidats admis à la Phase 2: 3; maximum: 10. Succès: le taux de réussite final dépendra du nombre de candidatures reçues et du respect strict des critères de sélection; le pouvoir adjudicateur invite uniquement les candidats remplissant l’ensemble des conditions. Statistiques de réussite spécifiques ne sont pas fournies dans le dossier.

Templates, formulaires et structure du dossier de candidature

Le dossier de candidature fournit des formulaires obligatoires qui doivent être remplis et joints: déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion, déclaration relative aux mesures restrictives contre la Russie, fiche de renseignements financiers, formulaires spécifiques pour groupements et sous-traitance, formulaire de candidature listant toutes les pièces exigées. Le dossier liste explicitement le contenu exigé et les preuves documentaires à joindre pour chaque exigence (voir rubrique Contenu de la candidature).

1. 1Formulaire Déclaration sur l’honneur (exclusion et critères de sélection).
2. 2Formulaire Déclaration relative aux mesures restrictives contre la Russie.
3. 3Fiche de renseignements financiers + états financiers (2 derniers exercices).
4. 4Extrait récent du registre professionnel / du commerce ou preuve d’affiliation professionnelle.
5. 5Cahier de références détaillé (expériences pertinentes) et preuve d’assurance RCP.
6. 6Formulaire spécifique groupement / sous-traitant et déclaration de responsabilité solidaire si applicable.

Les modèles sont fournis dans le document 'Dossier de candidature - Phase 1' téléchargeable depuis la page de l’appel à candidatures. La langue de travail est le français; les candidatures peuvent toutefois être soumises dans n’importe quelle langue officielle de l’Union européenne, mais en cas de divergence la version française prévaut.

Adresse pour questions et contact:Courriel pour contact et informations: INLO.LUX.AO@europarl.europa.eu. Questions écrites à poser via la plateforme Funding & Tenders Portal (F&T) avant 07/09/2026; réponses anonymisées publiées sur le portail. Pour problèmes techniques liés à e-Submission, contacter le support e-Submission via les liens fournis dans le guide rapide.

Pays mentionnés et portée géographique explicite

Pays explicitement mentionné:Luxembourg. Portée d'éligibilité: Union européenne et pays tiers signataires d’accords de marchés publics, conformément aux dispositions du dossier. L’exécution s’effectue à Luxembourg (bâtiment Adenauer).

Résumé final et conseils pratiques

Il s'agit d'une opportunité contractuelle (concession) offerte par le Parlement européen pour exploiter deux points commerciaux dans son immeuble d'administration à Luxembourg: un point de dépôt pour des services de nettoyage à sec/blanchisserie et un kiosque de distribution/vente. La procédure est une procédure concurrentielle avec négociation en deux phases: une phase de sélection sur dossier (Phase 1) puis une phase d'invitation à remettre une offre et de négociation (Phase 2). Les candidats doivent démontrer des capacités économiques, financières et techniques spécifiques (chiffre d'affaires minimal selon le lot, expérience opérationnelle d'au moins 2 ans dans l'activité concernée) et produire des formulaires et preuves précis mentionnés dans le Dossier de candidature. Les soumissions sont exclusivement électroniques via e-Submission; compte EU Login et PIC requis. Le choix sera fait sur la base du meilleur rapport qualité-prix (80% prix / 20% qualité). Les locaux sont fournis gracieusement et le concessionnaire assume les investissements et l'exploitation, en respectant les exigences d’économie durable et de qualité. Les candidats intéressés doivent télécharger les documents de marché, s’abonner à l’appel pour recevoir mises à jour et Q&A, préparer le dossier conformément aux formulaires fournis et respecter la date limite de dépôt: 22/09/2026 16:30 (heure Luxembourg). ¹

Footnotes

1. 1Guide e-Submission et accès au portail: dossier et soumission électronique disponibles sur le portail Funding & Tenders: ec.europa.eu. Les formulaires modèles et le 'Dossier de candidature - Phase 1' sont disponibles en téléchargement depuis la page du dossier.

This opportunity is not a grant or subsidy but a two lot concession tender issued by the European Parliament for commercial services in the Adenauer building in Luxembourg. The winning operators will obtain the right to run a dry cleaning drop off point and a kiosk for a 48 month period, subject to the procedure and contract terms.

Opportunity at a glance

What the opportunity is about

The European Parliament is seeking operators to manage two commercial concessions inside the Adenauer building at 2, rue Alcide De Gasperi, Luxembourg. Lot 1 covers a dry cleaning, laundry and ironing drop off service, including related services. Lot 2 covers a kiosk selling press, books and other retail items, with some additional services permitted under the contract. The Parliament provides the premises free of charge for the duration of the concession, but the concessionaire is responsible for fitting out, operating and staffing the space.

The building is said to host around 3100 workplaces in 2026, but the Parliament explicitly does not guarantee minimum footfall or turnover. A one month mobilisation period is foreseen after contract entry into force for installation and preparation.

Who can apply

Applications are open to economic operators established in EU Member States and, under the applicable procurement agreements, to operators from third countries that enjoy equivalent access. Candidates must be registered in the relevant professional or commercial register, or affiliated to a professional organisation where required, and must hold any specific authorisation needed in their country of establishment to provide the services concerned. In Luxembourg, commercial activities and dry cleaning related activities generally require a business permit and compliance with establishment and professional qualification conditions.[14][10]

Consortia are allowed if members accept joint and several liability. Candidates may also rely on third party capacity or subcontractors, but the contracting authority can request evidence for those entities as well. Subcontractors exceeding 20 percent of the contract, and any entities relied on for capacity, must also provide the required exclusion declarations and supporting evidence. The procedure also requires a declaration concerning restrictive measures linked to Russia and the war in Ukraine.

Eligibility and selection requirements

Candidates must not be in any exclusion situation under the Financial Regulation rules referenced by the tender documents, including insolvency, unpaid taxes or social security, grave professional misconduct, fraud, corruption, criminal offences, serious contract failure, conflict of interest or obstruction of audits. The tender documents also require the standard declaration on exclusion grounds and a declaration relating to Russian restrictive measures.

Lot specific summary

Award criteria and evaluation

1. 1Price carries 80 points and quality carries 20 points for both lots.
2. 2The quality submission is a methodological note of up to 10 pages covering the required social, environmental and operational themes.
3. 3For Lot 1, the prices in the price basket must be at least 25 percent lower than the contractor’s external Luxembourg prices for comparable services.
4. 4The contract is awarded to the offer with the best price quality ratio after the negotiation process, and the contracting authority may award on the basis of the initial offer if it chooses.

Key deadlines and procedure steps

1. 1Optional site visit and information session is planned for 01/09/2026 at 10:00, with registration due by 28/08/2026.
2. 2Written questions must be submitted by 07/09/2026 through the portal, except technical access issues where the contact email may be used.
3. 3Requests to participate must be submitted electronically by 22/09/2026 at 16:30 Luxembourg time.
4. 4Only candidates meeting the participation and selection criteria will be invited to phase 2, where they will receive the detailed specifications, draft contract and invitation to submit the first offer.
5. 5Phase 2 includes a mandatory site visit before the first offer; failure to attend means the offer cannot be submitted.

Conditions applicants should know before bidding

• The concessionaire must obtain and keep all permits, authorisations and security clearances needed to operate the service.
• The Parliament provides the premises free of charge, but the concessionaire bears fit out, equipment, staffing, operating and compliance costs.
• The concessionaire is responsible for its own IT and network equipment and for organising daily operations in line with the contract.
• The Parliament may impose restrictions on activities for security, neighbourhood or image reasons and may move the operator to another local temporarily or for the full duration with one month notice.
• French is the working language for contract management and communication, and the French version of the procurement documents prevails if there is any divergence.
• Environmental requirements include reducing single use plastics, using reusable or paper alternatives where relevant, and, for Lot 1, proving green energy use for cleaning within three months of contract start.
• There is no guaranteed minimum revenue or footfall.
• The submission must be made through eSubmission and requires EU Login and a Participant Identification Code for each participating entity.

Overall, this is a commercially attractive operating concession for an established service provider rather than a direct EU funding award. Success will depend on strong retail or service delivery experience, financial capacity, a credible operating concept, and the ability to meet the Parliament’s operational, environmental and compliance expectations.