Overview
Open EU tender EC-OIL/2026/OP/0003 for the supply of disposable catering products to the European Commission Office Infrastructures and Logistics (OIL) in Luxembourg, published on the EU Funding & Tenders Portal. The contract is a single-supplier framework agreement for supplies with a maximum duration of 48 months and orders managed via an online catalogue platform. Award will be based solely on lowest price and bidders must meet specified legal, financial and technical selection criteria including turnover and quality/environmental management standards. Electronic submission via eSubmission (EU Login) is required by 23/09/2026 17:00 Europe/Luxembourg.
Highlights
Objet du marché
Ce que finance / achète le marché
Fourniture récurrente de produits jetables pour services de restauration et infrastructures sociales de l’Office Infrastructures et Logistique (OIL) Luxembourg. Livraison via une plateforme de commande en ligne disposant d’un catalogue électronique, sélection centralisée, commande et suivi des livraisons.
Durée et forme contractuelle:Contrat‑cadre unique, durée maximale 48 mois (renouvelable selon conditions). Marché attribué sur la méthode du plus bas prix 1.
- 1Ce marché porte exclusivement sur des fournitures (produits jetables de restauration) commandées via la plateforme du titulaire.
- 2Contrat‑cadre sans réouverture de la concurrence; commandes via contrats spécifiques/bons de commande.
- 3Disponibilité en français et anglais, maintenance et support de la plateforme inclus.
Qui peut soumissionner
Opérateurs économiques (personnes physiques ou morales) établis dans le domaine d’application des traités de l’UE et, sous conditions, opérateurs de pays tiers couverts par les accords applicables. Enregistrement préalable dans le registre des participants (PIC) et soumission électronique via eSubmission (EU Login requis).
Principales conditions d’éligibilité
- 1Respect des critères d’exclusion (déclaration sur l’honneur requise).
- 2Capacité économique et financière minimale (chiffre d’affaires et capitaux propres comme indiqué dans le cahier des charges).
- 3Capacités techniques: expérience fournie, qualité (ISO 9001) et environnement (ISO 14001/EMAS) selon le cahier des charges.
Montant et échelle
Le marché est un contrat‑cadre à montant plafond (montant maximal indiqué dans l’avis de marché). Les volumes publiés sont indicatifs pour l’évaluation (exemple: serviettes papier ~1 500 000 pièces, gobelets café standard ~200 000 unités, etc.), la remise contractuelle s’applique au catalogue public pendant toute la durée du marché 1.
| Élément | Donnée clé |
|---|---|
| Référence / ID | EC-OIL/2026/OP/0003 (TED ref 157/2026 566738-2026) |
| Date limite réception offres | 23/09/2026 17:00 (Europe/Luxembourg) |
| Ouverture publique | 24/09/2026 10:30 (Europe/Luxembourg) |
| Durée maximale du contrat | 48 mois (contrat‑cadre) |
| Procédure | Procédure ouverte, soumission électronique (eSubmission) |
| Critère d'attribution | Prix le plus bas (remise appliquée au catalogue) |
Points opérationnels et documents
Soumission électronique obligatoire via le portail Funding & Tenders (EU Login). Documents de marché publiés en français : cahier des charges (parties administratives et techniques), modèle de contrat-cadre, projet de contrat spécifique, formulaire d’offre financière Excel (cases à compléter), listes indicatives de produits et bâtiments de livraison 1.
Principales étapes pratiques:Créer un PIC, préparer les pièces administratives (Formulaire 4, preuves comptables, certificats ISO le cas échéant), compléter le formulaire d’offre financière Excel, et soumettre via eSubmission avant la date limite 1.
Footnotes
- 1Tous les détails et les documents de marché (cahier des charges, spécifications techniques, formulaire d’offre financière, projet de contrat) sont publiés sur le portail Funding & Tenders: ec.europa.eu
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Breakdown
Identifiants et informations administratives
Titre de l’appel d’offres:Fourniture de produits jetables de restauration pour OIL. Identifiant procédure: EC-OIL/2026/OP/0003. Référence TED: 157/2026 566738-2026. Type de procédure: procédure ouverte. Mode de soumission: électronique via EU Funding & Tenders Portal (eSubmission). Autorité contractante: Commission européenne, OIL - Office Infrastructures et Logistique à Luxembourg (OIL.06 Finances - Achats - Reporting). Publication officielle des documents marchés et téléchargement via le portail F&T.
Objet, portée et structure du contrat
Objet du marché:fourniture de produits jetables nécessaires aux activités du FOYER et de restauration d'OIL.04 et aux services d'infrastructures sociales (OIL.05 et OIL.07). Les fournitures doivent être commandées via une plateforme de commande en ligne fournie par le contractant, disposant d'un catalogue électronique permettant la sélection, la commande et le suivi centralisé et sécurisé des livraisons. Nature du marché: fournitures. Forme contractuelle: contrat-cadre unique avec un seul attributaire, donnant lieu à contrats spécifiques et bons de commande. Durée maximale du CC: 48 mois (contrat-cadre conclu pour une durée initiale de 12 mois renouvelable 3 fois, voir projet de CC). Modalité d’attribution: critère prix (méthode: prix le plus bas pour l’offre économiquement la plus avantageuse, pondération Prix 100%).
Dates, étapes et jalons clés
Publication TED / documents:17/08/2026. Période de soumission et jalons principaux: date limite de réception des offres 23/09/2026 17:00 Europe/Luxembourg; séance d’ouverture publique 24/09/2026 10:30 Europe/Luxembourg; date limite de questionnement auprès du pouvoir adjudicateur 15/09/2026 23:59 Europe/Luxembourg. Toutes les communications et soumissions se font via EU Login et eSubmission. Les documents de marché (lettre d'invitation, cahier des charges Partie 1 et Partie 2, formulaires financiers, projet de contrat, annexes ST1, SA1, SA2, etc.) ont été publiés et sont téléchargeables depuis le portail F&T.
Produits, volumes indicatifs et critères d’évaluation
Portée détaillée:fourniture et livraison de vaisselle jetable (assiettes, gobelets, couverts, bols, couvercles), emballages alimentaires (boîtes, barquettes, sachets cuisson), hygiène et EPI (gants, blouses, calots), essuyage et serviettes, films alimentaires et aluminium, produits divers (éponges, sacs poubelle, étiquettes), distributeurs et accessoires compatibles. Un tableau de volumes indicatifs est fourni dans le formulaire d’offre financière (Annexe SA2). Les quantités listées sont indicatives et servent pour l’évaluation et la comparaison uniquement; la remise contractuelle globale proposée s’appliquera au catalogue public du contractant pendant la durée du CC.
Principales exigences techniques:Plateforme de commande: catalogue électronique consultable, visuels produits, filtres, moteur de recherche, stock en temps réel, suivis de commandes et livraisons, exports rapport CSV/Excel/PDF, disponibilité 99% hors maintenance, mise en service max 10 jours ouvrables. Produits: conformité contact alimentaire, résistance thermique adaptée, conditionnement adapté, traçabilité lots, fiches techniques et certificats, possibilité de remplacement gratuit pour produits non conformes. Maintenance et support: helpdesk en français et anglais, plage min 8:30-16:30 jours ouvrables. Voir Cahier des charges Partie 2 pour tous les détails techniques et exigences environnementales.
Exigences environnementales et durabilité
Le marché intègre des exigences SPP (approvisionnement public durable) et demande la priorisation de produits réutilisables, recyclables, compostables ou biodégradables (EN 13432 ou équivalent). Priorité aux matières recyclées et biosourcées, réduction des suremballages, palettes et colis optimisés, transport éco-responsable et livraison groupée. Certifications souhaitées: EU Ecolabel, FSC, PEFC, ISO 14001 ou EMAS. Le contractant doit fournir, à la demande, certificats, fiches techniques et preuves de conformité environnementale.
Procédure d’appel d’offres, admissibilité et critères
Procédure ouverte; admissibilité:toute personne physique ou morale relevant du domaine d’application des traités et, selon les accords internationaux, opérateurs économiques établis dans des pays tiers couverts. Obligation PIC (registre des participants). Offres en français ou dans une langue officielle de l’UE. Le dossier complet d’offre doit inclure tous les formulaires demandés (SA1, SA2, Formulaire 1–8), déclaration sur l’honneur (Formulaire 4) et justificatifs de capacité juridique, économique, financière et technique comme listé dans l’Annexe SA1.
- 1Critères d’exclusion: déclaration sur l’honneur (Formulaire 4); soumissionnaires en situation d’exclusion seront rejetés.
- 2Critères de sélection économique / financière: chiffre d’affaires minimal €120 000 / an (moyenne 2 derniers exercices) et capitaux propres >= capital souscrit ou justification alternative; éléments justificatifs: bilans et comptes de résultat ou attestations bancaires.
- 3Critères de sélection techniques: T1 expérience - minimum 2 références similaires (montant min €56 000/an) sur 2 dernières années; T2 management qualité ISO 9001 ou équivalent; T3 système environnemental ISO 14001 ou EMAS ou équivalent.
- 4Critères d’attribution: Prix (100%). L’offre économiquement la plus avantageuse est l’offre de prix le plus bas qui respecte les exigences minimales.
Modalités de soumission et documents obligatoires
Soumission exclusivement via eSubmission (EU Login requis). Le soumissionnaire complète et joint les formulaires administratifs (Annexe SA1) et l’Annexe SA2 (formulaire d’offre financière Excel protégé; seules cellules bleues à compléter). Les pièces justificatives pour exclusion, capacité juridique, bilans et comptes, certificats ISO, références de projets, lettres d’engagement des sous-traitants ou entités dont les capacités sont invoquées doivent être fournies selon la SA1. Les offres doivent rester valides pendant la période indiquée dans l’avis de marché.
Conditions contractuelles et exécution
Contrat-cadre:modèle de conditions contractuelles publié en annexe (PjCC). Le CC est un mécanisme pour achats récurrents; signature du CC n’oblige pas à la conclusion d’un contrat spécifique. Contrats spécifiques et bons de commande seront émis sur la base des clauses du CC. Modalités de livraison, bon de livraison, vérification, reprises de produits non conformes, pénalités et dommages-intérêts prévues dans le projet de CC et le cahier des charges. Le plafond du CC est indiqué dans l’avis de marché; prix unitaires publics sur plateforme au moment de la commande servent de base pour appliquer la remise contractuelle globale.
Pénalités et dommages-intérêts indiqués:Le cahier des charges prévoit une grille indicative de dommages-intérêts (exemples): retard de livraison €100/jour ouvrable entamé; non-remplacement produit non conforme €100/jour ouvrable après délai; indisponibilité plateforme €100/jour ouvrable; comportement inapproprié du personnel €150/incident. Ces montants sont indicatifs et détaillés dans les documents de marché.
Organisation du marché, facturation et TVA
Facturation:factures électroniques via portail/eSubmission ou envoi aux boîtes fonctionnelles indiquées en Annexe IV. Facturation mensuelle à terme échu sur base des livraisons acceptées; transmission d’un récapitulatif pro forma dans les 10 jours ouvrables suivant la fin du mois; vérification et émission de la facture définitive après validation. Exonération TVA: institutions de l’UE exonérées; modalités spécifiques pour opérations locales en Belgique et Luxembourg décrites (Annexe V modèle TVA pour groupements).
Eligibilités et type d’apprenants au marché
Type d’appelant éligible:entreprises commerciales, distributeurs, grossistes, fournisseurs de plateformes e‑procurement, y compris PME et grandes entreprises. Possibilité d’offre conjointe (groupement). Sous‑traitance autorisée; sous‑traitants clés (>10% du contrat) doivent être désignés et fournir lettres d’engagement.
Résumé opérationnel: comment répondre
Pour participer, inscrivez votre organisation dans le registre des participants (PIC), créez un compte EU Login, abonnez-vous à l’appel sur le portail Funding & Tenders, téléchargez tous les documents (invitation, cahier des charges administrations et techniques, projet de contrat, formulaires SA1/SA2), préparez l’offre financière en suivant le modèle Excel (cases bleues), joignez les justificatifs exigés dans l’Annexe SA1, signez électroniquement les documents requis, et soumettez via eSubmission avant la date limite 23/09/2026 17:00 Europe/Luxembourg.
- 1Étapes de préparation: inscription PIC, collecte documents financiers et techniques, certificats ISO (si disponibles), références clients, lettres d’engagement sous-traitants, remplissage SA2 (Excel).
- 2Soumission: utiliser eSubmission; joindre Formulaire 4 (déclaration sur l’honneur) et Formulaire 5 (procuration) si offre conjointe; respecter règles de nommage et formats du portail.
- 3Questions: poser via onglet Questions & Answers du portail avant la date limite (voir Q&A publique); la Commission peut ne pas répondre aux questions déposées moins de 6 jours ouvrables avant clôture.
| Élément | Détail extrait |
|---|---|
| Mode de soumission | eSubmission via Funding & Tenders Portal (EU Login requis) |
| Date limite | 23/09/2026 17:00 Europe/Luxembourg |
| Ouverture publique | 24/09/2026 10:30 Europe/Luxembourg |
| Durée max CC | 48 mois (contrat-cadre unique) |
| Critère d’attribution | Prix (100%) — méthode: prix le plus bas |
Liens opérationnels et accès au portail:les documents de marché et les formulaires standard sont disponibles sur le portail Funding & Tenders; pour la soumission électronique, consultez les guides eSubmission et System Requirements du portail EU Funding & Tenders Portal. 1
Footnotes
- 1Ressources techniques et guide eSubmission: instructions pratiques, navigateurs recommandés (Chrome, Firefox), formats fichiers acceptés et limites (taille <50 MB par fichier, max 200 fichiers par soumission) sont publiés dans les documents eSubmission System Requirements et le guide rapide sur le portail Funding & Tenders.
Short Summary
Impact Ensure continuous, centrally managed supply of disposable catering and hygiene products to the European Commission's OIL catering and social infrastructure services via an electronic catalogue and reliable delivery logistics. | Impact | Ensure continuous, centrally managed supply of disposable catering and hygiene products to the European Commission's OIL catering and social infrastructure services via an electronic catalogue and reliable delivery logistics. |
Applicant An established commercial supplier with proven public‑sector/institutional catering supply experience, strong logistics and catalogue/e‑ordering platform capability, and ISO 9001 and ISO 14001 (or equivalent) management systems. | Applicant | An established commercial supplier with proven public‑sector/institutional catering supply experience, strong logistics and catalogue/e‑ordering platform capability, and ISO 9001 and ISO 14001 (or equivalent) management systems. |
Developments Provision and operation of a single‑supplier framework to supply disposable tableware, food packaging, hygiene/EPI items and related consumables, including an online ordering platform and catalogue services. | Developments | Provision and operation of a single‑supplier framework to supply disposable tableware, food packaging, hygiene/EPI items and related consumables, including an online ordering platform and catalogue services. |
Applicant Type Large corporations and experienced commercial suppliers/distributors of catering consumables and e‑procurement platform providers (industry suppliers); not aimed at individuals or pure research organisations. | Applicant Type | Large corporations and experienced commercial suppliers/distributors of catering consumables and e‑procurement platform providers (industry suppliers); not aimed at individuals or pure research organisations. |
Consortium Single economic operators can apply; consortium/joint offers are permitted but not required and subcontracting is allowed. | Consortium | Single economic operators can apply; consortium/joint offers are permitted but not required and subcontracting is allowed. |
Funding Amount No estimated total value published in the accessible documents; this is a contract‑framework (48 months max) with indicative product volumes and a global discount applied to the supplier's public catalogue rather than a fixed lump sum. | Funding Amount | No estimated total value published in the accessible documents; this is a contract‑framework (48 months max) with indicative product volumes and a global discount applied to the supplier's public catalogue rather than a fixed lump sum. |
Countries Open to economic operators subject to EU public procurement rules (EU member states) and eligible third‑country operators under applicable agreements; contract performance and deliveries based in Luxembourg. | Countries | Open to economic operators subject to EU public procurement rules (EU member states) and eligible third‑country operators under applicable agreements; contract performance and deliveries based in Luxembourg. |
Industry Public‑sector procurement for institutional catering supplies (industry:catering/food‑service disposables and e‑procurement platform services). | Industry | Public‑sector procurement for institutional catering supplies (industry:catering/food‑service disposables and e‑procurement platform services). |
Additional Web Data
This opportunity is an open EU procurement for disposable catering supplies for the European Commission's Office Infrastructures and Logistics in Luxembourg, under procedure EC-OIL/2026/OP/0003. The official procurement notice and documents are available on the EU Funding and Tenders Portal 1.
Key facts
| Field | Details |
|---|---|
| Title | Fourniture de produits jetables de restauration pour OIL |
| Procedure identifier | EC-OIL/2026/OP/0003 |
| TED reference | 157/2026 566738-2026 |
| Type | Call for tenders, open procedure |
| Contracting authority | Commission européenne, OIL - Office Infrastructures et Logistique à Luxembourg |
| Main CPV | 39222100 Disposable catering supplies |
| Nature of contract | Supplies |
| Award method | Lowest price |
| Framework agreement | Single-supplier framework agreement without reopening of competition |
| Maximum duration | 48 months |
| Estimated total value | Not stated in the accessible extract |
| SME suitability | Marked as not SME suitable |
| Submission method | Electronic via eSubmission |
| Languages | Documents published in French; tenders may be submitted in any official EU language |
What the contract is about
The contract covers the supply of disposable products needed for OIL.04 catering and FOYER activities, as well as for the social infrastructure services OIL.05 and OIL.07. Ordering must take place through an online ordering platform with an electronic catalogue that allows centralised and secure selection, ordering and delivery tracking.
The procurement is for a broad basket of consumables and related items. The financial schedule indicates around 50 indicative product references, including disposable tableware, food packaging, hygiene and personal protection items, wipes and napkins, aluminium and food film products, and various disposable catering accessories. Quantities are indicative only and the tender uses a global discount that applies to the supplier's public catalogue throughout the contract period.
Who can apply
- Any economic operator that has access to EU public procurement under the applicable treaties and agreements may submit a tender, including EU entities, international organisations and eligible third-country operators.
- Tenderers must ensure that neither they nor any associated entity or subcontractor is subject to EU restrictive measures.
- A tender may be submitted by a single operator or by a consortium. Subcontracting is allowed.
- The same person or entity cannot participate in the same procedure more than once as a single tenderer or as a member of more than one consortium.
- Subcontractors and entities whose capacity is relied upon must also comply with market access rules where applicable.
Selection and eligibility requirements
| Area | Requirement | Evidence or notes |
|---|---|---|
| Legal and regulatory capacity | Tenderer must be legally established and authorised to perform the contract in its country of establishment | Registration in a commercial or professional register, constitutive documents, and documents showing the exact company name, object and signing powers |
| Economic and financial capacity | Annual turnover for each of the last two closed financial years must be at least €120,000 | Accounts or income statements for the last two closed years or equivalent bank statements; latest year must have closed within the last 18 months |
| Financial strength | Equity at the end of the last closed year must be at least equal to subscribed capital, or viability must be demonstrated by other means | Accounts or bank statements |
| Technical experience | At least two similar projects in disposable products supplied in the last two years before the deadline, each with a minimum of €56,000 per year | Project list with dates, amounts, scope and role; client references may be requested |
| Quality management | Quality management system compatible with ISO 9001 | ISO 9001 certificate or equivalent declaration |
| Environmental management | Environmental management system compatible with ISO 14001 or EMAS | EMAS or ISO 14001 certificate or equivalent declaration |
For technical and professional selection, the contracting authority evaluates capacity on a consolidated basis across associated entities where relevant. If a tenderer relies on subcontractors or other entities, it must provide the required commitment letters and ensure those entities actually perform the tasks for which their capacity is invoked.
Award and contract conditions
- Award is based entirely on price, with the lowest total evaluated price winning.
- No technical offer is required, but the tender must fully comply with the technical specifications and mandatory minimum requirements.
- Variants are not allowed.
- The offer must be submitted using the financial form in Excel; only the blue cells are to be completed.
- Prices must be quoted in euros, excluding VAT, customs duties and other charges.
- The global discount entered by the tenderer applies to all catalogue prices during the full contract term.
- The contract validity period for tender purposes is 6 months.
- The framework agreement is planned for up to 48 months and the documents indicate an initial term of 12 months renewable three times.
- The authority may use electronic exchange systems during contract execution, and the contractor may be required to use them without additional cost to the authority.
- Security, fraud prevention, environmental and equal treatment obligations apply during performance.
Submission and procedural timetable
| Milestone | Date and time | Notes |
|---|---|---|
| Publication date | 17/08/2026 | Tender notice published |
| Deadline for questions | 15/09/2026 23:59 Europe/Luxembourg | The authority is not bound to answer questions submitted after this time |
| Deadline for tenders | 23/09/2026 17:00 Europe/Luxembourg | Electronic submission only |
| Public opening | 24/09/2026 10:30 Europe/Luxembourg | Public opening session |
| Submission channel | eSubmission | EU Login is required |
The invitation states that no site visit is planned, but a visit may be organised on request ten days before the deadline if requested in time. For access, the names, dates of birth, nationalities and identity or passport numbers of representatives must be sent at least two working days in advance to the contracting authority's contact address.
Documents and bidder preparation
- 1Register or confirm a Participant Identification Code and EU Login access before starting the submission.
- 2Review the invitation letter, administrative specifications, technical specifications, draft contract and annexes, especially the list of buildings and delivery arrangements.
- 3Prepare the declaration on honour, financial offer form, and any required forms for joint tendering, subcontractors or capacity reliance.
- 4If submitting as a consortium, prepare the power of attorney or consortium agreement signed by all members.
- 5If relying on subcontractors or other entities, prepare the relevant commitment letters and evidence of capacity.
- 6Check that the financial offer total entered in eSubmission exactly matches the total in the uploaded financial form.
Practical assessment
This is a price-driven procurement for an ongoing supply arrangement, so competitive pricing, reliable catalogue management, delivery logistics and the ability to satisfy the online ordering requirement are central to success. The explicit financial and technical thresholds are modest in absolute terms, but the combination of open procedure, mandatory quality and environmental systems, and the need to support a centralised ordering platform means the opportunity is best suited to established suppliers with proven public-sector or institutional catering supply experience.
Footnotes
- 1Official notice and documents: EU Funding and Tenders Portal tender page.
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