Fourniture de mobilier pour l'aménagement et l’équipement des espaces de travail et de convivialité de la Commission européenne et autres entités part...

Open supplies tender by the European Commission (OIB) for supply of furniture to equip work and conviviality spaces, reference EC-OIB/2026/OP/0040 (CPV 39100000). The contract is split into two lots covering professional and reception seating (Lot 1) and work and conviviality furniture excluding seating (Lot 2) and includes associated services such as delivery, assembly and spare parts. Electronic submissions via the EU Funding & Tenders Portal are required with a deadline of 10 September 2026 at 15:00:59 UTC and the contract is a framework agreement (initial 24 months, renewable twice). Award criteria combine quality and price (documents indicate 60% quality / 40% price) and bidders must follow the published annexes, provide required administrative and technical documentation and submit samples and the financial schedules.

Objet

Ce que finance

Fourniture de mobilier destiné à l'aménagement et à l'équipement des espaces de travail et de convivialité de la Commission européenne et autres entités participantes, réparti en deux lots (assises; mobilier pour plateaux, réunions et espaces de restauration).

Durée et modalité contractuelle:Contrat-cadre initial de 24 mois, renouvelable jusqu'à deux fois (possibilité théorique maximale 72 mois); planning opérationnel indiqué sur 48 mois. Soumission électronique requise. ¹

1. 1Lot 1: Assises professionnelles et d'accueil (sièges de bureau, chaises de réunion, canapés, poufs, pièces détachées, services associés).
2. 2Lot 2: Mobilier pour espaces de travail et convivialité (bureaux, tables, armoires, mobilier de restauration hors assises).

Qui peut postuler:fournisseurs/entreprises de mobilier et prestataires de services associés capables de satisfaire aux exigences techniques, de durabilité et de sécurité figurant dans les documents de marché; l'appel n'est pas marqué SME-suitable (vérifier critères de sélection dans les annexes).

Éléments à consulter et étapes de candidature:télécharger l'Invitation à soumissionner et les annexes (spécifications techniques, bordereaux financiers, projet de contrat-cadre), préparer les preuves de conformité administrative et technique, soumettre l'offre finale avant la date limite.

Footnotes

1. 1Fiche de la consultation et documents officiels disponibles sur le portail Funding & Tenders: Tender details.

Résumé de l'appel d'offres

Type d'opportunité:Appel d'offres public (Tender). Objet: Fourniture de mobilier pour l'aménagement et l'équipement des espaces de travail et de convivialité de la Commission européenne et autres entités participantes. Le marché est structuré en deux lots distincts: Lot 1 – Assises professionnelles et d'accueil; Lot 2 – Mobilier pour les espaces de travail et de convivialité (tables, bureaux, armoires, mobilier de restauration hors assises). Le marché couvre également des services associés tels que transport, manutention, déballage, assemblage, mise à disposition, formation, récupération des emballages, création et mise à jour d'un catalogue en ligne, et fourniture de pièces détachées et d'accessoires.

Identifiants et liens:Call Identifier: EC-OIB/2026/OP/0040. Portail et fiche officielle: ec.europa.eu. Documents de la consultation (spécifications, projets de contrat, bordereaux financiers, etc.) publiés en français sur le portail. EU Funding & Tenders Portal ¹

Calendrier et dates importantes

Publication:27 juillet 2026 (documents et avis). Date de début indiquée: 27 juillet 2026. Date limite de soumission: 10 septembre 2026 à 15:00:59 (Europe/Brussels). Evénement d'ouverture (open tender event): 11 septembre 2026 à 10:00 (CEST). Date limite pour demandes d'information supplémentaires: 2 septembre 2026. Période de validité de l'offre: 6 mois. Durée du marché: période initiale 24 mois renouvelable deux fois; période de planification indiquée 48 mois. Le contrat-cadre inclut possibilité de renouvellement (deux renouvellements) ; consulter le projet de contrat-cadre dans les documents de marché.

Structure du marché et lots

Le marché est divisé en deux lots indépendants pour la fourniture et services associés.

Eligibilité des soumissionnaires et types d'entités admises

Le marché est publié par la Commission européenne, OIB - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels, et est soumis aux règles de passation de marchés de l'Union européenne. Les documents de marché (invitation à soumissionner et annexes) précisent les critères de sélection et les exigences de qualification. Le portail ne signale pas de restriction explicite par type d'entité; en pratique, les soumissionnaires admissibles incluent: entreprises commerciales fournissant du mobilier et services associés (PME et grandes entreprises), fabricants, distributeurs, sociétés de logistique et installation, consortiums d'entreprises. Les entités doivent satisfaire aux critères de qualification et fournir la documentation demandée (voir Annexe 1 - Check-list). Le champ smeSuitableIndicator est false (le lot n'est pas réservé aux PME).

1. 1Types d'organisations éligibles: entreprises privées (PME et grandes entreprises), fabricants, distributeurs, prestataires de services logistiques et d'assemblage, consortiums d'entreprises. Les universités, ONG ou individus ne sont pas le public attendu pour ce marché mais peuvent participer si légalement constitués en entité commerciale répondant aux critères.
2. 2Le portail mentionne des exigences de qualification spécifiques et des documents obligatoires; consulter Annexe 1 - Check-list des documents à compléter et fournir ainsi que les annexes administratives (Annexe 2 et Annexe 4.4).
3. 3Les opérateurs doivent être en conformité avec les exigences de sécurité (Appendix 2 Security requirements 2025) et les exigences de développement durable spécifiées dans les annexes techniques (Annexe 4.1 pour chaque lot).

Modalités financières et nature du marché

Type de financement:Marché public / contrat de fournitures (procurement) sous forme de contrat-cadre (framework agreement). Mécanisme financier: paiement sur fourniture et services selon conditions du contrat-cadre; il s'agit d'une procédure d'achat et non d'une subvention. Les soumissionnaires soumettent un bordereau financier (Annexe 5 pour chaque lot) en format natif (XLSX).

Montant du marché:Le dossier de consultation ne communique pas un montant total estimé dans la fiche; les candidats doivent remplir les bordereaux financiers fournis (Annexe 5 - bordereau financier v2 pour chaque lot). Le montant dépend des offres unitaires et du volume éventuel demandé par les entités participantes.

Procédure de candidature et soumission

Mode de soumission:soumission électronique obligatoire via le portail Funding and Tenders (submissionMethodCode: required; ESUBMISSION). Les soumissionnaires doivent télécharger les documents administratifs, techniques et financiers conformément aux annexes indiquées. L'accès aux documents et formulaires se fait via l'outil indiqué dans la fiche (lien 'accessToolsURI').

1. 1Type d'appel: appel ouvert structuré en lots (tender open to qualified bidders).
2. 2Soumission électronique via le portail Funding & Tenders (obligatoire).
3. 3Documents obligatoires: Invitation à soumissionner, Annexe 1 Check-list, Annexe 2 Clauses administratives, Annexe 3 Spécifications techniques (Lot 1 et Lot 2), Annexe 4 bordereaux techniques et documents d'évaluation, Annexe 5 bordereaux financiers (version v2 publiée), Annexe 6 projet de contrat-cadre (A et B par lot), Appendix 2 Security requirements, et autres documents annexes.
4. 4Période pour demandes d'informations: jusqu'au 2 septembre 2026; questions/réponses publiées sur le portail si applicables.

Critères d'attribution et évaluation

Les critères d'attribution se basent sur qualité et prix. Les annexes précisent la pondération: qualité 60% et prix 40% (indiqués comme sous-critères principaux; les détails et sous-pondérations sont fournis dans les documents de marché). Les évaluations techniques comprendront, pour chaque lot, une évaluation des échantillons (Annexe 4.2 Evaluation technique des echantillons) et des exigences de développement durable (Annexe 4.1).

1. 1Critères principaux: Qualité (60%) et Prix (40%).
2. 2Évaluation technique: conformité aux spécifications techniques et résultats de l'évaluation des échantillons (documents Annexe 4.2).
3. 3Exigences transversales: critères de développement durable (Annexe 4.1), sécurité (Appendix 2) et conformité administrative (Annexe 4.4).

Exigences contractuelles et opérationnelles

Nature du contrat:contrat de fournitures et services associés, structure de contrat-cadre avec marché d'exécution par commandes. Le marché prévoit l'usage d'outils électroniques pour commandes et paiements (electronicOrderUsageIndicator et electronicPaymentUsageIndicator true). Le soumissionnaire retenu devra fournir garanties contractuelles et respecter le projet de contrat-cadre joint (Annexe 6 A et B pour chaque lot).

Exigences logistiques et services attendus:Transport, manutention, déballage, assemblage sur site, mise à disposition, formation du personnel sur usage et entretien, récupération et gestion des emballages, fourniture de pièces détachées et accessoires, et gestion d'un catalogue en ligne. Le soumissionnaire doit démontrer capacités opérationnelles et logistiques pour zones desservies et volumes attendus.

Sélection et étapes du processus

Nombre d'étapes de la procédure:1 principale (soumission unique) suivie d'une ouverture publique et d'une évaluation; selon les documents, la sélection inclut la vérification des critères de qualification, l'évaluation technique et l'évaluation financière. Il s'agit d'une procédure d'attribution standard en un seul tour mais comportant des phases consécutives de vérification et négociation contractuelle si nécessaire.

1. 1Soumission électronique complète avant la date limite.
2. 2Ouverture des plis/événement d'ouverture le 11 septembre 2026 (public).
3. 3Vérification des pièces administratives et critères de sélection/qualification.
4. 4Évaluation technique (y compris évaluation des échantillons) et évaluation financière selon pondérations qualité/prix.
5. 5Attribution et signature du contrat-cadre puis passation de marchés d'exécution (bons de commande) pendant la durée du cadre.

Aspects géographiques et bénéficiaires

Portée géographique:marché publié par la Commission européenne - OIB Bruxelles; destinataire principal: Commission européenne et autres entités participantes (autres institutions/agences européennes). Aucune restriction territoriale spécifique n'est indiquée dans la fiche; les soumissionnaires internationaux peuvent concourir s'ils satisfont aux exigences légales et de qualification et s'ils peuvent opérer sur les lieux de livraison requis en Belgique et potentiellement autres sites des entités participantes.

Exigence de cofinancement et nature du soutien

Cofinancement:non applicable. Il s'agit d'un achat public payé par l'acheteur (Commission et entités participantes) conformément aux termes contractuels. Nature du soutien: paiement monétaire pour fournitures et services en contrepartie de l'exécution du contrat; pas de subvention ou aide financière directe au soumissionnaire.

Taux de réussite et compétitivité

Le portail ne publie pas de taux de succès historiques spécifiques pour ce marché. Les marchés de fourniture à large périmètre lancés par la Commission attirent généralement plusieurs soumissionnaires (fabricants, distributeurs et consortiums). Le taux de réussite dépendra du nombre d'offres reçues, de la conformité aux critères stricts et de la compétitivité prix/qualité.

Templates et documents fournis

Les documents officiels et modèles fournis sur le portail incluent (en français):Invitation à soumissionner; Annexe 1 - Check-list des documents à compléter et à fournir (DOCX); Annexe 2 - Clauses administratives (PDF); Annexe 3 - Spécifications techniques pour Lot 1 et Lot 2 (PDF); Annexe 4 - Bordereaux techniques et formulaires d'évaluation (DOCX/PDF); Annexe 4.1 - Développement durable (DOC/DOCX); Annexe 4.2 - Evaluation technique des échantillons (DOCX/PDF); Annexe 4.3 - Déclaration sur l'honneur (PDF); Annexe 4.4 - Bordereau conformité administrative (DOC); Annexe 5 - Bordereau financier (XLSX, version v2 disponible); Annexe 6 - Projet de contrat-cadre (PDF) pour chaque lot; Appendix 2 - Security requirements (PDF). Les soumissionnaires doivent utiliser ces annexes pour structurer leur dossier (administratif, technique, financier) et respecter les modèles fournis (notamment les bordereaux financiers et les bordereaux de conformité).

1. 1Annexe 1 - Check-list des documents a completer et a fournir (NATIVE DOCX) : structure pas-à-pas des pièces à joindre.
2. 2Annexe 4.4 - Bordereau conformité administrative (DOC) : formulaire obligatoire pour conformité administrative.
3. 3Annexe 5 - Bordereau financier (XLSX) : tableur à compléter pour l'offre prix (version v2 publié).
4. 4Annexe 4.1 / 4.2 - Documents d'évaluation technique et durable : instructions et grilles d'évaluation des échantillons et critères développement durable.
5. 5Annexe 6 - Projet de contrat-cadre (PDF) : conditions contractuelles à accepter et sur lesquelles se basera l'attribution.

Critères opérationnels et techniques spécifiques (extraits)

Exigences techniques et opérationnelles détaillées sont définies dans les annexes de spécifications techniques (Annexe 3 Lot 1 et Lot 2) et dans les documents d'évaluation. Points clés à vérifier dans les annexes: conformité aux normes de sécurité et ergonomie pour assises et mobilier de bureau; performances et durabilité des matériaux; certifications environnementales et exigences de développement durable; capacité à fournir pièces détachées; délais de livraison et capacités d'installation; modalités de reprise des emballages; exigences pour présentation d'échantillons pour évaluation technique.

Résumé structuré des réponses demandées

1. 1Documents administratifs: preuve d'existence légale, déclaration sur l'honneur (Annexe 4.3), bordereau conformité administrative (Annexe 4.4), autres preuves demandées en Annexe 1.
2. 2Documents financiers: bordereau financier (Annexe 5 v2), conditions de prix unitaires et totaux, informations bancaires si demandées contractuellement.
3. 3Documents techniques: fiches techniques des produits proposés, preuves de conformité aux spécifications (Annexe 3), certificats et labels, plan d'approvisionnement, capacité logistique, proposition de catalogue en ligne, proposition de service après-vente et fourniture de pièces détachées.
4. 4Preuves opérationnelles: capacité à gérer livraisons et installations dans les lieux requis, calendrier de livraison, ressources humaines et matériels pour assemblage et formation.
5. 5Échantillons: soumission et envoi d'échantillons pour évaluation selon les instructions des Annexes 4.2; résultats seront pris en compte dans l'évaluation technique.

Pays et zone géographique explicitement mentionnés

Le pays explicitement cité comme autorité contractante:Belgique (Commission européenne - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels). En outre, le marché est destiné aux livraisons pour la Commission européenne et autres entités participantes (institutions et agences de l'Union européenne). Aucun autre pays spécifique n'est listé; le marché est géré via le portail européen et s'applique aux entités participantes de l'UE.

Recommandations pratiques pour les candidats

1) Télécharger et étudier toutes les annexes publiées (notamment Annexe 2 Clauses administratives et Annexe 6 projet de contrat-cadre) avant de préparer l'offre. 2) Utiliser impérativement les bordereaux fournis (Annexe 5 v2) pour la partie prix. 3) Respecter les formats demandés (DOCX, PDF, XLSX natifs) et soumettre électroniquement via le portail avant la date limite. 4) Préparer les échantillons requis pour l'évaluation technique et respecter les instructions des annexes. 5) Vérifier exigences de sécurité et développement durable et fournir preuves/certificats correspondants. 6) Anticiper capacité logistique et planning de livraison/installation pour respecter besoins de la Commission.

Le dossier complet, les formulaires modèles et le projet de contrat-cadre déterminent précisément les éléments contractuels et les obligations du titulaire. Les soumissionnaires potentiels doivent lire les documents officiels sur le portail et suivre les instructions formelles pour assurer admissibilité et conformité.

Synthèse finale

Il s'agit d'un appel d'offres publié par la Commission européenne (OIB) pour la fourniture de mobilier professionnel et convivial destiné aux espaces de travail et de convivialité des services de la Commission et autres entités participantes. Le marché est organisé en deux lots (assises et autres mobiliers) et couvre à la fois la fourniture de biens et un ensemble de services associés (logistique, installation, formation, maintenance/PIèces détachées, catalogue en ligne). La procédure requiert une soumission électronique via le portail, l'utilisation des modèles fournis (documents administratifs, techniques et financiers) et la soumission d'échantillons pour évaluation technique. L'attribution se fera sur la base de la qualité (60) et du prix (40). Le contrat prend la forme d'un contrat-cadre initial de 24 mois renouvelable deux fois, avec commandes d'exécution sur la période. Les soumissionnaires doivent se conformer aux exigences de développement durable et de sécurité spécifiées dans les annexes. La date limite de soumission est le 10 septembre 2026 à 15:00 (Europe/Brussels); l'ouverture publique est le 11 septembre 2026. Pour préparer une offre conforme, télécharger et suivre scrupuleusement toutes les annexes publiées sur le portail et compléter les bordereaux fournis.

Footnotes

1. 1Page officielle de l'appel d'offres et dépôt des documents: EU Funding & Tenders Portal - Opportunité dédiée (voir Call Identifier EC-OIB/2026/OP/0040).

Opportunity Overview

This is an open supplies tender from the European Commission, OIB Office for Infrastructure and Logistics in Brussels, for the supply of furniture to equip work areas and conviviality spaces for the Commission and other participating entities.[1] The notice in the search snippet identifies procedure EC-OIB/2026/OP/0040, uses CPV 39100000 Furniture, and shows a response deadline of 10 September 2026 at 15:00:59 UTC.[1]

The supplied metadata also contains an additional deadline timestamp of 1 January 2026, but the public notice snippet only confirms the September 2026 deadline.[1]

Scope and Lot Structure

The tender is split into two lots. Lot 1 covers professional and reception seating, including office chairs, meeting chairs that may be swivel or fixed, catering chairs, sofas, poufs, and related seating services.[1] Lot 2 covers furniture for work and conviviality spaces, including tables, desks, and cabinets for office floors and meeting areas, plus furniture for conviviality and catering areas excluding seating.[1]

Who Can Apply and What to Expect

Because the procedure is open, suppliers capable of delivering the specified furniture can submit tenders if they satisfy the standard exclusion and selection criteria used in EU procurement.[1] The scope suggests a strong fit for manufacturers, distributors, and integrators of office, reception, meeting, and hospitality furniture.[1]

No grant-style funding rate is indicated, because this is a procurement contract rather than an EU funding call.[1] The search snippet does not show an estimated contract value, contract duration, or whether the award is structured as a framework agreement, so these items should be checked in the full tender documents before bidding.[1]

Practical Bidder Notes

1. 1Review the full specifications for technical, environmental, and delivery requirements before deciding whether to bid for one or both lots.[1]
2. 2Check whether the bid requires proof of prior experience, financial capacity, samples, catalogues, or compliance documentation.[1]
3. 3Confirm that your logistics network can serve the multi-country place of performance listed in the notice.[1]
4. 4If you intend to bid, verify the official portal instructions and submission timestamp carefully because the public snippet shows a fixed closing time on 10 September 2026.[1]