AO 26 023 — Contrat cadre de Travaux de Techniques Spéciales dans les bâtiments du Parlement européen à Bruxelles

AO 26 023 is an open procurement for a framework contract to deliver special technical works and related services in the European Parliament buildings in Brussels, covering HVAC, plumbing and sanitary installations, electrical systems for high and low current and fire detection systems. The framework is estimated at €27,000,000 and has a maximum duration of 48 months, structured as an initial 12 month period renewable three times, and it will be awarded on the best price quality ratio with 40 percent weighting for quality and 60 percent for price. Tenders must be submitted electronically via the EU Funding and Tenders Portal and the procurement documents are published in French. Key dates include TED publication on 16 September 2026 and the deadline for receipt of tenders on 4 November 2026 at 00:00 Brussels time.

Work covered

Scope

Framework tender for specialised technical works and related services in European Parliament buildings in Brussels, covering heating, ventilation and air conditioning (HVAC), plumbing and sanitary installations, electrical works (low and high voltage, cabling, lighting, UPS), related systems and fire detection.

Estimated value:Total estimated procedure value €27 000 000; framework agreement, maximum contract duration 48 months ¹.

1. 1Who can apply: companies or consortia established in EU (and eligible third countries per notice) — public procurement rules apply
2. 2Procedure: open electronic eSubmission via the EU Funding & Tenders Portal
3. 3Award: best price‑quality ratio; offers must follow tender documents and technical specifications

Submissions are electronic only via EU Login / eSubmission. Tender documents (specifications, draft framework contract, price schedule and annexes) are published on the Funding & Tenders Portal F&T tender page. ¹

Footnotes

1. 1See tender documentation on the Funding & Tenders Portal for full conditions, eligibility, detailed deadlines and submission rules Official tender.

Résumé de l'opportunité

Objet:contrat-cadre de travaux et prestations connexes en techniques spéciales sur le site du Parlement européen à Bruxelles. Principales familles techniques: Chauffage, Ventilation, Climatisation (CVC), Plomberie et installations sanitaires, Electricité (courants forts et faibles), systèmes de détection incendie, prestations connexes. Autorité contractante: European Parliament, SG - Directorate-General for Infrastructure and Logistics. Procédure: procédure ouverte, soumission électronique via EU Login/eSubmission. Modalité de marché: contrat-cadre sans réouverture de la concurrence, durée maximale 48 mois, valeur estimée globale €27 000 000. Ouverture publique des plis: 05/11/2026 10:00 Europe/Brussels. Date limite de réception des offres: 04/11/2026 00:00 Europe/Brussels.

Documents de marché:Le dossier complet publié en français comprend: Invitation à soumissionner, Cahier des charges, Spécifications techniques (fiches et annexes), Projet de contrat cadre, Bordereau des prix (fichier Excel), Annexes administratives (fiche financière, modèle de garantie bancaire, déclaration EMAS, déclarations d’exclusion, etc.). Les documents sont disponibles sur le portail Funding & Tenders. Call documentation.

Catégorisation et données structurées extraites

Eligible Applicant Types:Acceptés: entreprises privées (PME et grandes entreprises), groupements d'opérateurs économiques, consortiums, sociétés de construction, entreprises de techniques spéciales, spécialistes HVAC, sanitaire, électricité, bureaux d'études techniques, sous‑traitants, sociétés de maintenance. Prestataires individuels non précisés comme exclus; les personnes physiques peuvent participer si elles remplissent les critères administratifs et techniques. Les entités publiques peuvent être candidates si leur participation est autorisée par la réglementation applicable.

Funding Type:Mécanisme financier principal: procédure d’achat public / marché public — contrat cadre. Il ne s’agit pas d’une subvention, prêt ou instrument d’investissement. Modalité de paiement: facturation liée aux bons de commande/avoirs et aux états d’avancement définis dans le contrat cadre.

Consortium Requirement:Modalité: le soumissionnaire peut être seul ou en groupement. Le dossier impose responsabilité solidaire des membres du groupement et possibilité d’exiger une forme juridique particulière avant signature. Une déclaration et documents par chaque membre sont requis.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Eligibilité: entités établies dans l’Union européenne et, le cas échéant, dans des pays tiers liés par des accords donnant accès aux marchés publics de l’UE. Les prestations seront réalisées principalement à Bruxelles, Belgique.

Target Sector:Sectors ciblés: construction, bâtiments et infrastructures publiques, techniques spéciales du bâtiment: HVAC, plomberie/sanitaire, électricité (courants forts/faibles), détection incendie, contrôle d’accès, CCTV, comptage énergie/eau, systèmes GTC/GTB.

Mentioned Countries:Pays explicitement mentionné pour l’exécution: Belgique (Bruxelles). Eligibilité: Union européenne (tous États membres).

Project Stage:Stages visés: études, conception d'exécution, fourniture, installation, mise en service (commissioning), réception provisoire et définitive, garantie et maintenance corrective pendant période de garantie. TRL/TRL équivalent: projets en phase de réalisation, démonstration et exploitation.

Funding Amount:Valeur estimée totale du marché cadre: €27 000 000 (estimation procedure notice/TED). Durée maximale du cadre: 48 mois. Les bons de commande individuels seront émis en fonction des besoins et des montants réels par projet.

Application Type:Méthode: appel d’offres ouvert, réponse via plateforme électronique eSubmission (EU Login obligatoire). Soumission électronique exclusive; pas d’envoi papier ni par email. Délais fixes publiés sur le portail.

Nature of Support:Nature du soutien: financement contractuel de travaux et services par marché public (paiement monétaire sur présentation de factures liées aux commandes). Pas de subvention non remboursable; soutien financier via contrats de travaux.

Application Stages:Nombre d’étapes identifiables dans la procédure d’attribution: 1) dépôt de l’offre (unique) ; 2) ouverture publique et enregistrement ; 3) évaluation administrative, technique et financière ; 4) attribution et notification ; 5) signature du contrat. Durant l’exécution du contrat, la sélection pour chaque bon de commande interne peut comporter étapes d’analyse d’offres et négociation limitée. Pour les candidats, la procédure d’attribution comporte au moins 1 étape (soumission) plus évaluation.

Success Rates:Information publique sur le taux de succès non fournie dans l’avis. Les taux de succès pour marchés publics dépendent du nombre d’offres reçues; le portail ne publie pas de taux historiques pour cette AO. Aucun taux chiffré disponible dans les documents fournis.

Co-funding Requirement:Co‑financement: non requis par nature du marché public. Le contractant facture les prestations au Parlement européen selon les prix contractuels ; il n’y a pas d’exigence de cofinancement du soumissionnaire pour l’exécution des bons de commande. Les prestations peuvent impliquer des investissements par le contractant (par ex. fourniture avec installation) facturés selon bordereau et conditions contractuelles.

Éléments d’éligibilité technique et administratifs clés

Principales exigences de capacité et justificatifs demandés dans les documents de marché:

1. 1Capacités financières: chiffre d’affaires minimum requis dans les 3 derniers exercices: €5 000 000 (hors TVA) dans le domaine des travaux de techniques spéciales; fournir bilans audités et fiche financière.
2. 2Assurances: preuve d’une police d’assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité.
3. 3Références: au moins 2 références projets exécutés au cours des 5 dernières années, montant minimum €500 000 HTVA par projet; l’un des projets doit comporter une composante HVAC ≥ €250 000 et l’autre une composante Électricité ≥ €250 000; superficie minimale cumulée des immeubles concernés €50 000 M² (chaque immeuble ≥ €10 000 M² si multi‑immeuble).
4. 4Qualifications techniques et humaines: fournir CV des ingénieurs (au moins 3 ingénieurs techniques spéciales, master minimum et 5 ans d’expérience dans techniques spéciales dont 3 ans en gestion de projet) et disponibilité d’une équipe permanente (minimum profils listés: chef d’équipe, techniciens électricité, techniciens HVAC/sanitaire, dessinateur, chef de projet). Le bordereau prévoit postes horaires et forfaits.
5. 5Certifications qualité et environnement: ISO 9001 et ISO 14001 ou équivalents recommandés; à défaut fournir exemple de Plan Qualité Spécifique et procédure de gestion environnementale.
6. 6Formalisme administratif: déclaration sur l’honneur pour critères d’exclusion, signalétique financière, formulaire d’identification bancaire, modèle de garantie bancaire (si exigé lors de procédure), offres signées et bordereau des prix Excel complété.

Processus d’offre et éléments opérationnels importants

Points opérationnels tirés des documents de marché et fiches techniques:

1. 1Soumission électronique obligatoire via eSubmission (EU Login). Fichiers joints: bordereau des prix Excel, documents administratifs, plans, fiches techniques, déclarations et garanties. Taille maximale par fichier 50 MB ; max 200 fichiers par soumission.
2. 2Langue: documents de marché publiés en français; offres peuvent être soumises dans une des langues officielles de l’UE; rédaction du dossier as‑built et de la documentation d’exploitation en français requise.
3. 3Visite de site facultative organisée (date communiquée; inscription préalable avec données d’identifiation des participants). Autorisation d’accès au bâtiment strictement contrôlée.
4. 4Planning et mise en service: le CTT doit fournir planning d’exécution et programme de commissioning; la réception provisoire ne sera accordée qu’après validation du dossier as‑built, résultats d’essais et levée des réserves.
5. 5Pénalités et garanties: obligations de garantie de 2 ans après réception provisoire pour travaux et fournitures; modèle de garantie bancaire fourni en annexe.
6. 6Modalités de facturation: facturation liée aux bons de commande et états d’avancement ; dans groupement, facturation via membre mandaté si précisé.

Templates and Application Structure

Les documents de marché fournissent des modèles et annexes obligatoires que le candidat doit compléter et joindre à l’offre. Les modèles clefs à fournir avec l’offre sont les suivants:

• Annexe III: Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et de sélection — signé et daté par le soumissionnaire et par chaque membre du groupement le cas échéant.
• Annexe IV: Fiche signalétique financière et preuve bancaire (RIB ou extrait), identification du titulaire du compte.
• Annexe V: Fiche de renseignements pour groupements d’opérateurs économiques — remplir et joindre pour groupements et mandataire.
• Annexe VI: Déclaration concernant les sous‑traitants — lister sous‑traitants et part de marché prévue; si applicable fournir engagements et preuve d’agréments.
• Annexe VII: Fiche de renseignements financiers — bilans audités des 3 derniers exercices clôturés à joindre.
• Annexe VIII: Cahier d’engagement signé — offre‑engagement à dater et signer, joindre bordereau des prix.
• Annexe IX: Déclaration sur mesures restrictives (sanctions), signature si applicable.
• Modèle de garantie bancaire (Annexe X) si exigé pour la procédure ou pour l’exécution.

Structure d’une offre recommandée (ordre de présentation):1. Lettre d’accompagnement et résumé exécutif ; 2. Cahier d’engagement signé (Annexe VIII) ; 3. Bordereau des prix Excel complété (parties 1, 2.1, 2.2, 3, 4) ; 4. Documents administratifs: Annexe III, IV, V, VI, attestations d’assurance, KYC bancaire ; 5. Références et preuves techniques (références projets, attestations de bonne exécution, CV des personnels clés, certificats ISO le cas échéant) ; 6. Plan d’action environnemental spécifique PAES et preuve de procédures qualité/environnement ; 7. Dossier technique: méthodologie d’exécution, planning, programme de commissioning, procédures de tests ; 8. Autres documents requis (modèle garantie, fiches techniques fournisseurs).

Pour la plupart des éléments techniques détaillés (tarifs unitaires par poste, nomenclature d’articles HVAC/ventilation/climatisation, tableaux de coûts horaires, listes d’articles pour chaudières, groupes frigorifiques, centrales). le Bordereau des prix (Bordereau des quantités) en format Excel doit être complété selon les onglets fournis. Le Bordereau contient: postes main d’oeuvre en régie, fournitures avec installation, prix unitaires détaillés par composant, coefficients de majoration pour prestations de sous‑traitance et prestations spécifiques, coefficients horaires majorés en dehors des heures normales.

Modalités eSubmission et assistance:Soumissions exclusivement via eSubmission (EU Login). Systèmes supportés: derniers Chrome/Firefox. Taille maximale 50 MB par fichier, 200 fichiers max par dossier. Le portail chiffre et empêche la décryption après upload. Guide et support eSubmission disponibles sur le portail Funding & Tenders.

Risques, points d’attention et obligations contractuelles

Points contractuels et obligations opérationnelles clés à respecter par le soumissionnaire et le futur titulaire:

1. 1Obligation de fournir équipe permanente dédiée (chefs de projet, chef d’équipe, techniciens HVAC, électricité, sanitaire, dessinateur) avec disponibilité et temps prestés décrits dans le bordereau; facturation bimestrielle pour la régie.
2. 2Respect strict du planning coordonné avec autres contractants; le titulaire peut être amené à assurer coordination de chantier (Niveau 1 ou Niveau 2) avec fees spécifiques applicables.
3. 3Commissioning: le titulaire doit élaborer et exécuter le programme de mise en service, réaliser essais et fournir dossiers as‑built et DIU avant réception provisoire.
4. 4Sécurité et accès: obligation d’obtenir autorisations d’accès et fournir renseignements des intervenants. Visite de site réglementée avec inscription préalable.
5. 5Environnement et EMAS: obligations de tri des déchets, reporting environnemental, conformité à la politique EMAS du Parlement européen.
6. 6Garanties: période de garantie 2 ans à compter de la réception provisoire; prestations sous garantie et conditions de prise en charge précisées dans le cahier des charges.

Le dossier technique et les Spécifications Techniques contiennent des exigences détaillées sur: performances HVAC, cibles de performance énergétique, exigences acoustiques, exigences sanitaires, exigences électriques et protections, normes de sécurité incendie, obturations de traversées EI, qualités des matériaux et procédures de contrôle qualité.

Milestones et dates importantes

Les documents de marché spécifient des dates de publication TED et d’autres jalons. Les candidats doivent se conformer strictement aux délais d’envoi via eSubmission. Les demandes d’information après la date limite pour questions pourront ne pas être prises en compte.

Succession des étapes après attribution:Après attribution: notification, signature du projet de contrat cadre (disponible en annexe), mise en place des références de contact, constitution d’équipe permanente, participation aux réunions de lancement, établissement des dossiers d’exécution et présentation des garanties demandées (garantie bancaire selon modèle si exigée).

Résumé exécutif et conseils pratiques

Ce marché cadre s’adresse à entreprises spécialisées en techniques spéciales capables d’assurer à la fois étude, fourniture, installation, mise en service et garanties sur systèmes HVAC, sanitaires et électriques pour un parc complexe et sensible (Parlement européen à Bruxelles). L’appel demande des références fortes, capacité financière, assurances, équipe permanente dédiée et fourniture de documents contractuels et techniques complets via la plateforme eSubmission. Le bordereau Excel fourni est central pour l’évaluation des prix; il contient postes main d’œuvre, prix unitaires de matériels et coefficients applicables. La conformité aux exigences EMAS, aux normes de sécurité et aux procédures de coordination chantier est imposée. Les soumissionnaires doivent compléter toutes les annexes administratives, signer le cahier d’engagement et fournir preuve bancaire et bilans audités pour l’évaluation.

Références et accès électronique:consultez la notice et les documents sur le portail F&T pour toutes les pièces officielles et modèles d’annexes Documents et bordereau ¹

Footnotes

1. 1Tous les documents du marché sont publiés sur le portail Funding & Tenders du Parlement européen en version française; accéder au dossier pour télécharger les pièces: Bordereau des prix, Cahier des charges, Spécifications techniques, Projet de contrat et annexes F&T Tender details.

This is an open procurement for a framework contract covering special technical works and related services in the European Parliament buildings in Brussels, including HVAC, plumbing and sanitary installations, electrical installations for both high and low current systems, related technical services directly linked to those installations, and fire detection systems¹.

Opportunity Summary

What the Tender Covers

The contract concerns works and related services for special building systems in Brussels premises occupied by the European Parliament. The scope explicitly includes heating, ventilation and air conditioning, plumbing and sanitary installations, electrical systems, fire detection systems, and directly connected ancillary services. The notice indicates a broad technical scope rather than a single trade package, so bidders should be able to deliver integrated building services across multiple disciplines.

Who Can Apply

The procedure is open, so eligible economic operators may submit tenders if they meet the technical, professional, administrative, and financial requirements set out in the tender documents. The tender is marked as not SME suitable, which suggests the contracting authority expects significant capacity, multi discipline delivery capability, and the ability to handle a large institutional framework contract.

• Companies with proven experience in building works and special technical installations
• Contractors able to manage HVAC, plumbing, electrical, and fire detection works in an institutional environment
• Operators capable of providing the administrative and financial documentation requested in the tender dossier
• Consortia or single tenderers that can comply with the portal submission and qualification rules

Contract Value, Duration, and Commercial Terms

The estimated total value of the contract is €27000000. The planned contract duration is 48 months, and the notice states that the framework agreement is concluded for an initial period of 12 months, renewable three times, which aligns with the 48 month maximum duration. The contract is awarded on the basis of the best price-quality ratio, with 40 percent allocated to quality and 60 percent to price.

Submission Process and Key Dates

Tenders must be submitted electronically through the EU Funding and Tenders Portal. An EU Login account is required for electronic submission, subscribing to the call, and accessing the procurement documents. A PIC is generally required for participation in a call for tenders through the portal.

1. 1TED publication date: 16 September 2026
2. 2Deadline for receipt of tenders: 4 November 2026 at 00:00 Brussels time
3. 3Public opening: 5 November 2026 at 10:00 Brussels time
4. 4Deadline for contracting authority replies to questions: 16 October 2026 at 23:59 Brussels time

Documents and Practical Requirements

The published document set includes the invitation letter, technical specifications, technical annexes, administrative tender specifications, an EMAS 2025 policy annex, a bank guarantee model, a financial data sheet, an undertaking form, the draft framework contract, and the price schedule. The documents are published in French, and no translations are listed in the portal extract, so bidders should be prepared to work from the French-language dossier.

The presence of an EMAS policy annex indicates environmental and sustainability compliance considerations in the tender process, while the bank guarantee model suggests that a financial guarantee may be required at some stage, subject to the detailed contractual conditions in the tender documents.

What Applicants Should Check Carefully

• Technical capacity across multiple special building systems
• Financial strength and ability to support a large framework contract
• Administrative compliance with portal submission rules and required forms
• Language readiness for French-language documentation
• Timely submission before the tender deadline and before the question cutoff date

No public Q and A items were visible in the portal extract at the time of review, so applicants should rely on the published documents and monitor the portal for any clarifications or amendments.

Footnotes

1. 1Official tender notice on the EU Funding and Tenders Portal for AO 26 023, procedure EP-INLO/2026/OP/0030, available at EU Funding and Tenders Portal.