Nettoyage, services d’élimination des nuisibles et services divers d’entretien des bâtiments du Conseil de l'Union européenne à Bruxelles

Appel d’offres du Secrétariat général du Conseil de l’Union européenne pour un contrat‑cadre de nettoyage, lutte contre les nuisibles et prestations d’entretien des bâtiments (Justus Lipsius, Lex, Europa et crèche) à Bruxelles. La procédure est restreinte en deux étapes; dépôt d’une demande de participation par voie électronique sur le portail Funding and Tenders exigé avant le 10 novembre 2026 à 16:00 (heure de Bruxelles). L’attribution se fera sur la base du prix le plus bas, l’accord‑cadre couvrant jusqu’à 48 mois (structure 2 + 1 + 1). Critères de sélection exigeant notamment un chiffre d’affaires moyen > €10 million sur trois ans et un effectif moyen d’au moins 150 ETP, documents de marché en français.

Qui peut répondre

Eligibilité et capacités minimales

Appel d’offres public pour un contrat-cadre de services (nettoyage, lutte contre les nuisibles, fournitures et prestations annexes) pour les principaux bâtiments du Secrétariat général du Conseil à Bruxelles (Justus Lipsius, Lex, Europa et la crèche). Sont concernés les fournisseurs de services de nettoyage et d’entretien disposant de capacités opérationnelles, ressources humaines et références dans le nettoyage de grandes surfaces de bureaux.

Footnotes

1. 1Dossier et documents officiels (cahier des charges, annexes, projet de contrat, modalités de soumission) disponibles sur le portail F&T: Fiche de l’appel CONSILIUM/2026/RP/0019.

Appel d’offres CONSILIUM/2026/RP/0019 publié par le Secrétariat général du Conseil de l’Union européenne. Objet: contrat-cadre de services de nettoyage, d’élimination des nuisibles et de prestations d’entretien divers pour les principaux bâtiments du Conseil à Bruxelles (Justus Lipsius, Lex, Europa et la crèche). Durée maximale du contrat: 48 mois (structure 2 + 1 + 1). Procédure: procédure restreinte en deux étapes; méthode d’attribution: prix le plus bas; soumission: électronique via eSubmission du portail Funding & Tenders Portal. Date limite phase 1 (demande de participation): 10/11/2026 16:00 Europe/Brussels.

Informations administratives et principales exigences

Qui peut répondre — Eligibilité et sélection

Modalités de soumission et documents obligatoires

Soumission électronique exclusive via eSubmission du portail Funding & Tenders Portal (EU Login requis). Les candidats remplissent et soumettent la demande de participation (étape 1) avec les pièces requises. Seuls les candidats retenus seront invités à présenter une offre complète (étape 2). Les documents de marché listés comprennent: Invitation à soumettre une demande de participation, Cahier des charges, Annexe I Déclaration sur l'honneur, Annexe I bis check‑list, Annexe II Exigences minimales (formulaire de conformité OUI/NON), Annexe III Bordereau financier (tarifs horaires, récapitulatif annuel), Appendices (politique environnementale DE 47/24, protocole nacelles), Projet de contrat-cadre.

Le cahier des charges prévoit un dossier d’entrée avant la prise de service (organigramme, CV encadrement, plan de travail, PGSST / plan prévention, fiches techniques et MSDS produits, planning d’intervention, système qualité interne, listes du personnel, preuve d’introduction des demandes d’habilitation sécurité pour le personnel, etc.).

Exigences techniques et opérationnelles clés

Le contrat couvre prestations courantes, périodiques, nettoyage vitres, fourniture et gestion des consommables et distributeurs sanitaires, services d’élimination des nuisibles (rongeurs, rampants, volants), prestation de monitoring électronique 24/7, management opérationnel, permanence, encadrement, gardes, interventions d’urgence, nettoyage d’événements et prestations sur demande. Le cahier des charges indique fréquences minimales (poste 1 minimum 92 400 h/an, poste 2 vitres minimum 11 500 h/an), ressources humaines minimales (effectifs, superviseurs, chefs d’équipes, SPOC), exigences qualité (SLA et contrôles réguliers et audits indépendants EN 13549) et exigences environnementales (usage produits éco‑label, gestion EMAS, reporting consommation et stocks, interdiction javel, chiffons microfibre réutilisables, système dosage).

Modalités contractuelles, prix et paiement

Contrat-cadre conclu sur la base d’un prix évalué selon bordereau financier (tarifs horaires, postes et récapitulatifs annuels). Montant maximal global non renseigné dans l’avis public; le CC précise montant maximal à insérer au moment de l’attribution. Critère d’attribution en phase 2: prix le plus bas (critère pondéré 100% prix). Indexation annuelle des prix selon formule liée au salaire secteur nettoyage (catégorie 1A) comme indiqué dans le CC. Paiement: facturation électronique via portail (e‑invoicing) ou boîte fonctionnelle; délais et modalités de paiement et possibilités de retenues/garanties détaillés dans le projet de contrat-cadre. TVA: exonération pour l’Union selon dispositions applicables; règles spécifiques applicables pour groupements.

Procédure d’évaluation et étapes de candidature

Exigences de passation et documents modèles fournis

Eligibilité géographique, secteur et stade attendu

Eligibilité financière et quotient commercial

Aspect prix et indexation

Les prix doivent être exprimés en euros hors TVA; révision annuelle possible selon indice lié au salaire de la catégorie 1A du secteur nettoyage (formule précisée dans le projet de contrat-cadre). Paiement: règles détaillées dans le projet de contrat-cadre; facturation électronique recommandée; TVA: exonération pour l’Union selon protocole 7, instructions spécifiques pour groupements et facturation intracommunautaire/local.

Contraintes contractuelles et pénalités

Le CC impose une obligation de résultat (niveau de propreté mesurable selon SLA et contrôles). Le cahier des charges définit pénalités et dommages‑intérêts en cas de manquements, retards ou non respect des SLA; sanctions possibles incluant réduction de prix, dommages‑intérêts journaliers et résiliation pour manquement grave. Le pouvoir adjudicateur peut remplacer le contractant aux frais de ce dernier si la qualité n’est pas assurée.

Aspects pratiques: accès, équipement, stockage

Éléments de conformité spécifiques à joindre

Réponses aux questions fréquentes et assistance

Éléments non fournis publiquement / montants

La publication ne contient pas de montant d’estimation total explicite dans l’avis. Le pouvoir adjudicateur communiquera toute information financière complémentaire, le cas échéant, pendant la procédure. Les candidats doivent préparer une offre financière complète sur la base des postes et quantités fournies dans l’annexe III (bordereau financier).

Renseignements pratiques et contact

Résumé général et conseils de réponse

Ce marché est un contrat-cadre de nettoyage et services liés, publiquement lancé par le Secrétariat général du Conseil pour ses bâtiments à Bruxelles. La procédure est une procédure restreinte en deux étapes: étape 1 sélection des candidats sur bases d’exclusion, critères financiers et techniques; étape 2 invitation des candidats retenus à soumettre offres techniques et financières. Le pouvoir adjudicateur privilégie la conformité stricte aux exigences minimales du cahier des charges (elles sont éliminatoires) et choisit l’offre économiquement la plus avantageuse selon le critère unique 'prix le plus bas' au stade 2. Les aspects environnementaux et de gestion des produits dangereux, la capacité technique démontrée (références comparables de grandes superficies), la capacité RH (effectifs, encadrement) et la conformité aux règles SST et d’accès aux sites sont des facteurs décisifs pour la sélection. Les candidats doivent préparer un dossier d’entrée complet (plan de démarrage, PGSST, fiches produits MSDS, planning, preuves d’habilitation et de formation) avant la prise de service. L’utilisation des modèles fournis est obligatoire et toute modification des formulaires peut entraîner le rejet. Pour s’inscrire et déposer une demande de participation, obtenez un PIC et un compte EU Login, vérifiez la conformité des pièces (format, taille) et soumettez via eSubmission avant la date limite 10/11/2026 16:00 Europe/Brussels.

Footnotes

1. 1La fiche de l’appel d’offres et tous les documents de marché sont consultables et téléchargeables sur le portail Funding & Tenders Portal à l’adresse fournie ci‑dessus. Pour toute question liée à la soumission électronique, consultez le guide eSubmission et contactez le helpdesk ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu.

Nettoyage, services d’élimination des nuisibles et services divers d’entretien des bâtiments du Conseil de l’Union européenne à Bruxelles

Résumé exécutif

Il s’agit d’un marché public de services du Secrétariat général du Conseil de l’Union européenne portant sur le nettoyage, le nettoyage des vitres, la fourniture et la location d’équipements, les consommables, l’encadrement, les permanences, les prestations supplémentaires, la lutte contre les nuisibles et le nettoyage des rideaux dans plusieurs bâtiments du Conseil à Bruxelles.

La procédure est une procédure restreinte. Les opérateurs doivent d’abord déposer une demande de participation. Seuls les candidats sélectionnés seront ensuite invités à remettre une offre complète. L’attribution est fondée sur le prix le plus bas, sous réserve du respect intégral des exigences minimales et des critères de sélection.

L’opportunité est publiée sur le portail officiel Funding and Tenders de la Commission européenne Fiche officielle de la procédure. Le portail est la source de référence pour les documents, les éventuelles mises à jour, les questions et réponses et la soumission électronique Portail Funding and Tenders.

Identification de la procédure

Point d’attention sur les dates

Les métadonnées initiales mentionnent également une date au 1er janvier 2026. Cette date ne correspond pas à l’échéance officielle affichée dans les informations détaillées de la procédure. L’échéance à retenir pour la demande de participation est le 10 novembre 2026 à 16:00, heure de Bruxelles, sous réserve d’une modification publiée par l’autorité contractante.

Objet et périmètre des prestations

Le marché vise à assurer un niveau optimal de nettoyage dans les bâtiments du Conseil, en tenant compte de leur occupation, des besoins spécifiques du Secrétariat général et du niveau de qualité attendu. Les prestations doivent être exécutées avec des produits respectueux de l’environnement et avec des équipements adaptés aux bâtiments concernés.

Le périmètre opérationnel comprend notamment :

Volume minimal identifié

Le bordereau financier prévoit des volumes annuels minimaux pour plusieurs postes. Les quantités indiquées dans les documents doivent être reprises dans l’offre financière et ne peuvent pas être réduites lorsque le bordereau les présente comme des minima.

Les données extraites du fichier financier contiennent plusieurs champs techniques non interprétés. Les candidats doivent donc vérifier directement la version originale du bordereau financier avant de calculer leur prix global et avant de soumettre leur offre.

Créneaux horaires et tarification

Le bordereau distingue les prestations en semaine, le samedi, les dimanches et jours fériés, ainsi que les prestations de jour et de nuit. La journée est définie de 6:00 à 22:00 et la nuit de 22:00 à 6:00.

Les prix doivent être exprimés en euros hors TVA, avec un maximum de deux chiffres après la virgule. Ils doivent inclure les frais directs et indirects du fournisseur. Les obligations de livraison indiquées dans le bordereau sont de type rendu droits acquittés sur site, avec prise en charge par le fournisseur des frais d’emballage, transport, livraison, taxes, droits de douane, assurance et autres frais applicables.

Les tarifs horaires doivent tenir compte des minima publiés par l’Union Générale Belge du Nettoyage. Lorsqu’un tarif est inférieur à ces minima, une décomposition détaillée doit être jointe afin d’éviter que l’offre soit considérée comme anormalement basse.

Cette décomposition doit notamment identifier la composante salariale, les cotisations sociales et fiscales, les primes et réductions de charges, ainsi que toute autre composante démontrant le respect des obligations légales. La composante salariale ne peut pas être inférieure au taux horaire légal applicable au secteur du nettoyage.

Qui peut participer

Peuvent participer les opérateurs économiques capables de démontrer une capacité juridique, économique, financière, technique et professionnelle suffisante pour exécuter un marché de nettoyage de grande ampleur à Bruxelles. La participation peut être individuelle, en groupement ou avec recours à des sous-traitants, sous réserve du respect des formulaires et justificatifs exigés.

Les groupements doivent désigner un chef de file et fournir un accord ou une procuration signé par les représentants légaux de tous les membres. L’accord doit notamment prévoir la responsabilité solidaire des membres pour l’exécution du marché et donner au chef de file les pouvoirs nécessaires pour représenter le groupement.

La sous-traitance est possible sous réserve de sa déclaration, de l’identification des sous-traitants, de la description de leur rôle et de la présentation d’une déclaration d’intention ou d’un accord existant. Le soumissionnaire principal reste responsable de la partie sous-traitée.

Les données de la procédure indiquent que le marché n’est pas considéré comme adapté aux PME. Cette indication ne constitue pas nécessairement une interdiction juridique pour une PME, mais elle signale que les exigences de taille, de chiffre d’affaires, d’effectifs, de références et de capacité opérationnelle sont élevées.

Critères économiques et financiers

Le candidat doit démontrer un chiffre d’affaires annuel moyen supérieur à €10 millions pour les services concernés, calculé sur les trois derniers exercices disponibles.

Les justificatifs attendus comprennent une déclaration du chiffre d’affaires global et du chiffre d’affaires lié aux services concernés pour les trois exercices précédents, ainsi que les bilans, comptes de pertes et profits ou autres documents financiers équivalents.

Lorsque les comptes font apparaître une perte moyenne sur les trois années précédentes, un élément supplémentaire doit être fourni pour démontrer la capacité économique et financière, par exemple une garantie appropriée d’un tiers ou une assurance couvrant les risques professionnels.

Critères techniques et professionnels

Le candidat doit démontrer une expérience récente et substantielle dans le nettoyage de bureaux. Deux voies de capacité sont prévues : avoir exécuté au moins deux marchés équivalents portant chacun sur une superficie minimale de €90 000 Mètres carrés, ou avoir exécuté au moins quatre marchés équivalents portant chacun sur une superficie minimale de €40 000 Mètres carrés.

Les références doivent concerner des contrats exécutés au cours des années 2023, 2024 et 2025. Pour chaque référence, le candidat doit fournir au minimum la valeur totale, la période d’exécution, la description et la superficie des surfaces, la nature et la qualité des prestations, les effectifs mobilisés et les coordonnées du destinataire public ou privé.

Le candidat doit également démontrer qu’il dispose des ressources professionnelles nécessaires et d’un effectif annuel moyen d’au moins 150 personnes équivalent temps plein travaillant dans le nettoyage de bureaux pendant les trois dernières années.

Il doit avoir employé pendant au moins deux des trois dernières années au moins une personne disposant d’un diplôme d’études supérieures et d’une expérience professionnelle minimale de cinq ans dans le nettoyage, avec une expérience comme responsable d’une équipe de plus de 20 personnes équivalent temps plein.

Le candidat doit démontrer sa capacité à travailler selon les normes en vigueur, à appliquer des mesures de gestion environnementale appropriées et à assurer un contrôle interne de la qualité conforme à la norme ISO 9001 ou équivalent. Un certificat ISO 9001 ou un dossier démontrant l’existence et la mise en œuvre d’un dispositif de contrôle qualité équivalent est demandé.

Exigences opérationnelles minimales

Les exigences minimales sont impératives. Le formulaire de conformité ne peut pas être modifié et chaque exigence doit recevoir une réponse explicite oui ou non, accompagnée de la référence aux pages de l’offre lorsque cela est demandé.

Une offre peut être rejetée si elle ne respecte pas une seule exigence minimale, si un élément de l’exigence n’est pas traité ou si la conformité est formulée avec une réserve, une condition ou une hypothèse.

Exclusions et déclarations obligatoires

La déclaration sur l’honneur porte sur les critères d’exclusion, les critères de sélection, les conflits d’intérêts, les mesures restrictives de l’Union, les dettes constatées envers l’Union et l’engagement de préparer une offre indépendante en cas d’invitation à soumissionner.

Les motifs d’exclusion couvrent notamment la faillite ou l’insolvabilité, les infractions fiscales et sociales, la faute professionnelle grave, la fraude, la corruption, la criminalité organisée, le blanchiment de capitaux, le financement du terrorisme, les infractions terroristes, la traite des êtres humains, les manquements graves dans l’exécution de contrats financés par l’Union, les irrégularités et l’obstruction aux contrôles ou audits.

Les déclarations concernent le candidat, les membres du groupement, les sous-traitants et les entités dont les capacités sont utilisées. Elles couvrent également les personnes ayant des pouvoirs de représentation, de décision ou de contrôle et les bénéficiaires effectifs lorsque cela est applicable.

Les justificatifs peuvent inclure des extraits récents de casier judiciaire, des certificats fiscaux et sociaux, des documents équivalents délivrés par les autorités compétentes et des preuves relatives aux mesures correctrices. Les documents justificatifs doivent généralement être récents et valables à la date de la demande de l’autorité contractante.

Documents à préparer pour la première étape

Documents à préparer pour l’offre complète

Soumission électronique et exigences administratives

La demande de participation et l’offre doivent être transmises exclusivement par voie électronique via le portail Funding and Tenders, à l’adresse de soumission indiquée dans la procédure. Les soumissions envoyées par courrier électronique, courrier postal ou tout autre moyen ne sont pas conformes.

Un compte EU Login est nécessaire pour consulter certains éléments de la procédure, poser des questions et soumettre électroniquement. L’organisation doit disposer d’un Participant Identification Code valide et utiliser le même identifiant pour l’organisation concernée dans le portail.

Les documents de la procédure indiquent notamment une limite de taille de moins de €50 Mégaoctets par pièce jointe et une limite maximale de 200 documents par soumission pour l’outil eSubmission. Ces paramètres doivent être vérifiés dans les exigences système applicables au moment du dépôt.

La déclaration sur l’honneur peut être signée au moyen d’une signature électronique qualifiée conforme au règlement eIDAS. Une signature manuscrite est également prévue lorsque le candidat ne dispose pas de la possibilité d’utiliser une signature électronique qualifiée, sous réserve de respecter les instructions de numérisation et de dépôt.

Les questions doivent être posées via le portail par un utilisateur authentifié. Les réponses et éventuels amendements publiés par l’autorité contractante doivent être intégrés dans la préparation de la candidature et de l’offre.

Durée, renouvellement et mécanisme de l’accord-cadre

L’accord-cadre est conclu pour une période initiale de 24 mois et peut être renouvelé deux fois, pour une période totale maximale de 48 mois. La structure indiquée est 2 + 1 + 1.

L’accord-cadre est prévu sans remise en concurrence. Les prestations seront commandées ou exécutées selon les modalités du projet de contrat-cadre et les besoins du Conseil, dans les limites et conditions prévues par les documents de marché.

Aucun montant maximal ou valeur estimée n’est indiqué dans les informations extraites. Les candidats ne doivent donc pas présenter le marché comme une subvention ou comme un financement forfaitaire. Il s’agit d’une relation commerciale dans laquelle le fournisseur est rémunéré pour les services effectivement commandés ou exécutés selon le contrat et les prix acceptés.

Analyse de l’attractivité et des risques

L’opportunité est particulièrement adaptée aux entreprises de nettoyage de grande taille disposant d’une présence opérationnelle en Belgique ou de capacités équivalentes pour mobiliser rapidement des équipes, des superviseurs, des équipements et des consommables à Bruxelles.

Plan de préparation recommandé

Conclusion

Cette procédure concerne un marché de services de grande dimension et non une aide financière. Elle offre une perspective contractuelle pouvant atteindre quatre ans, mais elle exige une capacité financière, technique et organisationnelle élevée. Les principaux facteurs de succès sont la conformité documentaire, la preuve de références de grande superficie, la capacité à mobiliser au moins 150 équivalents temps plein, la maîtrise des coûts salariaux et la démonstration d’un dispositif robuste de qualité, d’environnement et de continuité opérationnelle.

La priorité immédiate est de préparer une demande de participation complète avant le 10 novembre 2026 à 16:00, heure de Bruxelles, puis de surveiller les invitations, clarifications, modifications et documents complémentaires publiés sur la fiche officielle de la procédure.