Contrôles de sécurité, coordination de sécurité et santé et analyse de risques aux postes de travail.

Framework agreement tender EC-OIL/2026/OP/0005 issued by the European Commission OIL seeks providers for safety and environmental controls, safety and health coordination on construction sites, workplace risk analyses and psychosocial risk assessments for Commission buildings in Luxembourg and Brussels. The contract has an initial 12-month term renewable up to three times (up to 48 months) and is divided into five lots covering specific services and locations. Applicants must be approved and specialised companies, including an Organisme de Contrôle Agréé (OCA) where required, and must submit electronic bids via the EU Funding & Tenders Portal by 27 August 2026 at 16:00:59 Europe/Luxembourg. Most lots are awarded solely on price (100%) while Lot 5 uses a 60% quality / 40% price split; full technical specifications, draft contracts and the financial offer template are available on the portal.

What the contract covers

Scope summary

Framework service contracts for:mandatory regulatory technical safety and environmental inspections by accredited control bodies; Safety and Health Coordination on construction sites; workplace risk analyses (including psychosocial risks), awareness sessions and technical assistance. Services apply to Commission buildings managed in Luxembourg and Brussels.

Who can apply:Companies or organisations accredited/qualified to perform regulatory safety inspections, certified safety and health coordinators and specialised firms in workplace risk assessment and psychosocial risk analysis. Tender is open via eSubmission to economic operators meeting the selection criteria in the procurement documents.

1. 1Contracting authority: European Commission, OIL Office Infrastructures and Logistics Luxembourg
2. 2Procedure: framework agreements for services (CPV 71700000)
3. 3Geographical coverage: Grand Duchy of Luxembourg and Brussels (specific lots)
4. 4Contract duration: initial 12 months, renewable up to 3 times (planned total period 48 months)
5. 5Documents and submission via the EU Funding & Tenders Portal

Estimated contract value:not specified in the published notice. See tender documents for financial offer forms and draft contracts.

Key dates:Submission deadlines: 2026-01-01 14:00:59 UTC (listed) and final closing date 2026-08-27 16:00:59 Europe/Luxembourg. Open tender event: 28 August 2026. Consult the procurement documents for clarification and Q&A deadlines.

How to apply:download the Invitation to tender, technical specifications and financial offer form from the EU Funding & Tenders Portal and submit electronically through the portal. Full set of market documents available at the tender page Tender details.

Résumé de l'opportunité

Type d'opportunité:Marché public (Tender). Autorité contractante: Commission européenne, OIL - Office Infrastructures et Logistique à Luxembourg. Objet: Fourniture de services spécialisés relatifs aux contrôles réglementaires de sécurité et d'environnement, coordination de sécurité et de santé sur chantiers, analyses de risques aux postes de travail et analyses de risques psychosociaux. Référence de l'appel: EC-OIL/2026/OP/0005. Publications et documents de marché disponibles sur le portail Funding & Tenders de la Commission européenne. Date de publication: 9 juillet 2026. Deadlines principales: 1er janvier 2026 à 14:00:59 UTC (apparait comme deadline initiale) et date de clôture officielle 27 août 2026 à 16:00:59 (Europe/Luxembourg) pour soumissions électroniques.

Contexte et objectifs

Conformément à la décision de la Commission 1623/2006, l'OIL est responsable de la sécurité et de la santé des bâtiments de la Commission à Luxembourg. L'OIL cherche à engager des prestataires agréés pour : réaliser les inspections techniques réglementaires obligatoires via un organisme de contrôle agréé (OCA), assurer la coordination de sécurité et santé sur chantiers et fournir des analyses de risques aux postes de travail, y compris la gestion des risques psychosociaux et des actions de sensibilisation et d'assistance technique.

Type de procédure:Procédure électronique via Funding & Tenders Portal, soumission par eSubmission requise. Marché à bons de commande / contrat-cadre (framework agreement) avec durée initiale 12 mois renouvelable 3 fois; période prévue d'exécution par lot : 48 mois planifiés. ¹

Lots et périmètre des prestations

Le marché est divisé en 5 lots distincts. Chaque lot couvre un périmètre géographique et des postes de prestation spécifiques décrits ci-dessous. Les documents techniques et le projet de contrat figurent dans les pièces jointes publiées sur le portail.

1. 1LOT 1 — Contrôles de sécurité / environnementaux - Luxembourg. Prestations : contrôles périodiques et contrôles éventuels supplémentaires demandés par le pouvoir adjudicateur; assistance technique. Détails techniques et localisation par bâtiment dans le Descriptif technique (Appendice 2).
2. 2LOT 2 — Coordination de Sécurité et de Santé - Luxembourg. Prestations : coordination sur chantiers dans les immeubles gérés ou à gérer par le pouvoir adjudicateur au Grand-Duché de Luxembourg.
3. 3LOT 3 — Analyse de risques au poste de travail - Luxembourg. Prestations : analyses de risques (visites, entretiens, rapports, tableaux d'évaluation, mesures de prévention), séances de sensibilisation, assistance technique, plan de prévention et plan d'action annuel.
4. 4LOT 4 — Analyse de risque au poste de travail - Bruxelles. Même structure que LOT 3 mais couvrant Bruxelles et environs pour le personnel de la Commission européenne.
5. 5LOT 5 — (DG HR) Analyse de risques psychosociaux à Bruxelles et Luxembourg. Prestations : analyse et prévention des risques psychosociaux, assistance technique pour enquêtes internes.

Documents de marché disponibles

Un ensemble complet de documents a été publié (tous en langue française indiquée):invitation à soumissionner, pièces administratives, spécifications techniques par lot, formulaires d'offre financière (format native Excel), projet(s) de contrat et annexes (contacts, appendices, baseline sécurité, modèles de comptes-rendus). Les documents ont été publiés le 9 juillet 2026 et portent des références de fichiers (ex. 01.00 Invitation à soumissionner_V1.pdf, 02.01 SA1_V1.pdf, 03.00 CCHP2 ST_V1.pdf, 02.02 SA2 OF_V1.xlsx, 04.00 PjContrat Lots 1 2 3_V1.pdf, etc.).

Eligibilité et types de candidats attendus

Le marché s'adresse à des sociétés agréées, spécialisées et qualifiées intervenant dans le domaine de la sécurité, des inspections techniques, de la coordination SST sur chantiers et de l'analyse des risques aux postes de travail. Les critères de sélection détaillés sont dans les documents de marché (sélection et exigences particulières).

1. 1Eligible Applicant Types: Entreprises spécialisées du secteur privé (sociétés agréées), bureaux d'études, organismes de contrôle agréés (OCA), cabinets de prévention des risques professionnels, prestataires de coordination sécurité et santé, consultants en risques psychosociaux. Les documents précisent les exigences de qualification; la description mentionne que l'appel n'est pas spécialement adapté aux PME (smeSuitableIndicator: false) mais les entreprises répondant aux critères peuvent soumissionner.
2. 2Funding Type: Marché public (procurement) / contrat de services; mécanisme financier principal : marché/public procurement (paiement sur prestation, non-subvention).
3. 3Consortium Requirement: Le dossier permet des soumissions par soumissionnaire unique; la structure des exigences peut autoriser des consortiums ou sous-traitance mais les conditions exactes figurent dans les documents de sélection et projet de contrat. Le type de procédure mentionne des critères de sélection standard et documents obligatoires.
4. 4Beneficiary Scope (Geographic Eligibility): Grand-Duché de Luxembourg et pour certains lots Bruxelles et environs; le marché est émis par la Commission européenne et s'applique au territoire où les prestations sont exécutées (Luxembourg et Belgique pour certains lots).
5. 5Target Sector: Sécurité au travail / santé et sécurité, environnement, prévention des risques professionnels, coordination des chantiers, services d'inspection technique, analyses psychosociales.
6. 6Mentioned Countries: Luxembourg, Belgique (Bruxelles).
7. 7Project Stage: Prestation de services opérationnelle pour exploitation courante, maintenance, prévention et conformité réglementaire — niveau opérationnel/déploiement (exécution, démonstration et maintenance).
8. 8Funding Amount: Aucun montant forfaitaire publicisé dans le résumé; les formulaires financiers sont fournis (02.02 SA2 OF_V1.xlsx). Les marchés sont des contrats à bons de commande/contrat-cadre avec commandes ultérieures; prix évalués selon critère prix (100 % pour certains lots) et combinaison qualité/prix (ex. LOT 5 : qualité 60 / prix 40).
9. 9Application Type: Appel ouvert via portal Funding & Tenders — Invitation to tender; soumissions électroniques obligatoires par eSubmission via le portail. Date limite de demande d'informations: 19 août 2026. Séance d'ouverture (open tender event) planifiée le 28 août 2026 à 10:00+02:00 (probablement procédure publique d'ouverture des plis).
10. 10Nature of Support: Paiements en contrepartie de services fournis (monétaire par facturation contractuelle).
11. 11Application Stages: Processus en une étape pour la soumission (dépôt électronique de l'offre comprenant partie administrative, technique et financière). Il existe ensuite la phase d'ouverture et d'évaluation. Selon lot, critères d'attribution peuvent être prix seul ou qualité+prix. Le processus post-attribution inclut passation du contrat-cadre et issuance de commandes. Comptez globalement 2 phases (soumission écrite puis évaluation/attribution).
12. 12Success Rates: Non publiées. Le caractère compétitif des marchés publics de la Commission implique un taux de succès dépendant du nombre de soumissionnaires; aucune statistique de réussite fournie dans les documents de marché.
13. 13Co-funding Requirement: Aucun cofinancement exigé; il s'agit d'un marché de services payés par l'autorité contractante.

Critères d'attribution et exigences techniques

Les critères d'attribution et les pondérations sont indiquées lot par lot dans les pièces administratives : pour plusieurs lots la seule pondération publiée est le critère prix à 100 ; pour au moins un lot (LOT 5) la répartition est qualité 60 / prix 40. Les exigences techniques détaillées, y compris fréquence des visites, liste des installations et localisation, qualifications minimales du personnel, agréments requis, modèles de rapports, planning et modalités de coordination, figurent dans les spécifications techniques jointes (documents 03.* et appendices). Les candidats doivent consulter impérativement le Descriptif technique et le projet de contrat dans les pièces jointes.

• Qualifications probables requises: agréments OCA pour inspections, diplômes/professionnels en prévention des risques, coordinateurs sécurité SSI pour chantiers, expérience en analyses de risques et prévention des RPS.
• Livrables typiques: rapports d'inspection, fiches techniques, tableaux d'évaluation des risques, plans de prévention, rapports de sensibilisation, procès-verbaux de réunions, plans d'action annuels.
• Modalités contractuelles: contrat-cadre, commandes ad hoc, facturation selon commandes et modalités électroniques d'ordre et paiement.

Procédure de candidature et templates

Les candidats doivent soumettre une offre complète via le portail Funding & Tenders (eSubmission). Les documents fournis comprennent : Invitation à soumissionner, SA1 (partie administrative), SA2 OF (formulaire d'offre financière, fournie en fichier Excel), spécifications techniques (03.*), projet de contrat et annexes. Les pièces à fournir typiques incluent : formulaire administratif complété (SA1), offre technique répondant aux spécifications techniques (démonstration des capacités, CV des intervenants, preuves d'agréments et références), offre financière dans le template SA2 OF, attestations légales et financières demandées dans SA1 et annexes. Les formats et modèles à utiliser sont fournis dans les documents de marché; il est impératif d'utiliser le fichier SA2 OF_V1.xlsx pour l'offre financière et de respecter les modèles d'annexes (Annexe III modèles CS-BdC, Annexe IV contacts, Appendice 2 description technique, etc.).

Structure attendue de l'offre (indication basée sur documents disponibles):1. Partie administrative : formulaire SA1 complété, preuves d'enregistrement et documents juridiques; 2. Partie technique : réponse point par point aux spécifications techniques, méthodologie, planning, CV et qualifications du personnel, références de projets similaires, agréments OCA le cas échéant; 3. Partie financière : formulaire SA2 OF (fichier Excel) rempli selon instructions; 4. Annexes : attestations, modèles signés, liste de contacts. Respect des langues et formats indiqués (documents en français) et dépôt électronique via le portail.

Calendrier clefs

Publication des documents:9 juillet 2026. Date limite pour demande d'informations complémentaires: 19 août 2026. Date limite de soumission: 27 août 2026 à 16:00:59 (Europe/Luxembourg). Ouverture publique prévue: 28 août 2026 à 10:00+02:00. Consulter le portail pour éventuelles modifications et dates finales.

Aspects contractuels et administratifs importants

Le marché est publié comme contract nature services et classé CPV principal 71700000. Le contrat-cadre prévoit commandes ultérieures; paiements et commandes seront gérés électroniquement. Les soumissionnaires doivent se conformer aux exigences administratives et aux clauses du projet de contrat (disponibles en pièce jointe). L'appel précise que le pouvoir adjudicateur peut exiger des contrôles complémentaires sur demande (POSTE I.2). Certains lots utilisent uniquement le critère prix pour l'attribution, ce qui implique une attention particulière à la compétitivité tarifaire.

Les soumissionnaires doivent vérifier les modèles contractuels et annexes (ex. PjContrat Lots 1 2 3, Pj contrat Lot 4, Pj contrat Lot 5, appendices de contacts, security baseline) et s'assurer de la conformité des garanties, assurances et agréments demandés.

Points de vigilance pour candidats

1. 1Consulter et respecter intégralement les spécifications techniques et le projet de contrat ; la plupart des informations essentielles (planning, localisation, fréquence) sont dans le Descriptif technique en Appendice 2.
2. 2Utiliser le formulaire officiel SA2 OF (fichier Excel) pour l'offre financière et respecter la méthode d'évaluation indiquée (prix seul ou combinaison qualité/prix selon lot).
3. 3Vérifier les qualifications requises et produire preuves d'agréments OCA ou autres certifications demandées.
4. 4Soumettre électroniquement via eSubmission avant la date et heure limites ; les demandes d'information doivent être posées avant la date limite d'AIR (19/08/2026).
5. 5Prendre en compte la durée initiale (12 mois) et les renouvellements possibles (3 fois) lors du calcul des prix et de la capacité d'exécution.
6. 6Vérifier les modalités de facturation et de paiement électroniques et les exigences post-attribution.

Réponses structurées aux questions demandées

Eligible Applicant Types:Entreprises privées spécialisées (sociétés agréées), organismes de contrôle agréés OCA, bureaux d'études et de prévention des risques, consultants en coordination SST, cabinets spécialisés en analyses psychosociales; possibilité de candidature en groupement ou recours à la sous-traitance selon conditions du dossier.

Funding Type:Marché public / contrat de services (procurement).

Consortium Requirement:Aucun consortium obligatoire imposé ; soumission par entité unique acceptée ; documents peuvent préciser conditions permettant consortiums ou sous-traitance pour satisfaire aux capacités requises.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Prestations prévues pour Luxembourg et Bruxelles (Belgique) selon lot ; marché publié par la Commission européenne (OIL Luxembourg).

Target Sector:Santé et sécurité au travail, prévention des risques professionnels, environnement (inspections techniques), coordination de chantiers, gestion des risques psychosociaux.

Mentioned Countries:Luxembourg, Belgique (Bruxelles).

Project Stage:Exécution opérationnelle et maintenance des prestations (service continu) ; niveau déployé/d'exploitation.

Funding Amount:Non spécifié dans le résumé public; offre financière à remplir par les candidats via le modèle SA2 OF fourni. Le marché est un contrat-cadre avec commandes subséquentes.

Application Type:Appel ouvert via Funding & Tenders Portal, soumission électronique obligatoire (eSubmission).

Nature of Support:Paiement monétaire pour services rendus (contrat de services).

Application Stages:Processus principal en 2 grandes étapes : (1) soumission électronique complète (administratif, technique, financier) ; (2) évaluation et attribution (ouverture des plis et notation selon critères).

Success Rates:Non communiquées dans l'avis de marché.

Co-funding Requirement:Aucun cofinancement requis; marché rémunéré par l'autorité contractante.

Templates et structure des formulaires:Les modèles fournis dans les documents de marché incluent : 01.00 Invitation à soumissionner (instructions), 02.01 SA1 (partie administrative), 02.02 SA2 OF (formulaire d'offre financière, .xlsx), spécifications techniques (03.*), projet(s) de contrat (04.*), annexes contacts et modèles (05.*, 06.*). Utiliser SA2 OF_V1.xlsx pour la partie financière et respecter toutes les rubriques indiquées (prix unitaires, totaux, TVA si applicable, durée de validité de l'offre).

Résumé final

Il s'agit d'un appel d'offres de la Commission européenne (OIL Luxembourg) pour la mise en place d'un contrat-cadre de services spécialisés couvrant : inspections techniques réglementaires (organisme de contrôle agréé), coordination de sécurité et santé sur chantiers, analyses de risques aux postes de travail et analyses des risques psychosociaux. Le marché est divisé en cinq lots couvrant Luxembourg et Bruxelles. Les candidats doivent soumettre une offre administrative, technique et financière via le portail Funding & Tenders (eSubmission) avant le 27 août 2026 à 16:00:59 (Europe/Luxembourg), en utilisant les modèles fournis (notamment SA2 OF pour l'offre financière). Les critères d'attribution sont précisés lot par lot (prix ou qualité/prix); les documents techniques et le projet de contrat, disponibles en pièces jointes, détaillent les exigences, livrables, qualifications et modalités contractuelles. Les soumissionnaires doivent vérifier l'ensemble des pièces publiées et respecter les instructions de dépôt électronique et les délais. ¹

Footnotes

1. 1Consulter le portail Funding & Tenders de la Commission européenne pour accéder aux documents de marché complets et au dépôt eSubmission : ec.europa.eu

Opportunity Overview

This is a **framework agreement tender** for safety controls, health and safety coordination, and workplace risk analysis at European Commission buildings in **Luxembourg and Brussels**, managed by the **Office Infrastructures et Logistique (OIL)** ¹.

Call Identifier:EC-OIL/2026/OP/0005

Procedure Type:Open procedure under a framework agreement (fa-wo-rc)

Contract Duration:Initial 12 months, renewable up to 3 times (total **48 months**) ¹.

Scope of Services

The tender covers three core service areas mandated by Commission Decision 1623/2006:mandatory technical inspections by an approved control body (OCA), safety and health coordination on construction sites, and workplace risk analysis by specialized approved companies ¹.

Lot Breakdown

Eligibility and Requirements

Applicants must be **approved and specialized companies** in safety control, health coordination, or risk analysis, capable of performing mandatory technical inspections as an **Organisme de Contrôle Agréé (OCA)** ¹.

Key Qualification Criteria:

1. 1Holding OCA accreditation for mandatory technical inspections
2. 2Specialization in workplace risk analysis or psychosocial risk prevention (for Lot 5)
3. 3Capacity to operate in Luxembourg and/or Brussels as specified per lot
4. 4Compliance with EU public procurement selection criteria (see tender documents)

SME Suitability:Not specifically marked as SME-suitable (smeSuitableIndicator: false) ¹.

Award Criteria

Most lots (1–4) are awarded **solely on price (100% weight)**. Lot 5 (Psychosocial risks) uses a **quality-price mix: 60% quality, 40% price** ¹.

Deadlines and Submission

Submission must be made **electronically** via the **EU Funding & Tenders Portal** using the eSubmission method ¹.

Contracting Authority

**European Commission, OIL – Office Infrastructures et Logistique à Luxembourg** ¹.

Contact for Contracts:Refer to the official tender documents for specific contact details; general DG HR contracts email is hr-contrats-marches@ec.europa.eu for related health/safety tenders ².

Key Documents Available

All tender documents are published in **French** and include:Invitation to tender, technical specifications (per lot), draft contracts, contract annexes (including security baseline), and financial offer forms ¹.

• 01.00 Invitation à soumissionner (Invitation to tender)
• 02.00 CCHP1 (Tender specifications - administrative part)
• 03.00 CCHP2 ST (General technical specifications)
• Lot-specific technical specs (e.g., 03.01.02 ST1.2 for Lot 1)
• Draft contracts and annexes per lot
• 02.02 SA2 OF (Financial offer form in Excel)

Applicant Action Points

1. 1Verify OCA accreditation status for mandatory inspections (critical for Lot 1)
2. 2Confirm specialization in workplace risk analysis (Lots 3, 4) or psychosocial risks (Lot 5)
3. 3Download and review all lot-specific technical specifications and draft contracts
4. 4Prepare separate bids per lot if eligible for multiple lots
5. 5Submit electronically before 27 August 2026, 16:00:59 Luxembourg time
6. 6Request clarifications before 19 August 2026 if needed

Footnotes

1. 1Official tender details and documents: EU Funding & Tenders Portal - Tender EC-OIL/2026/OP/0005
2. 2Related OHS audit tender reference for contact context: OJEU 784840-2025