Planungs-, Überwachungs- und Projektmanagementleistungen für Neubauprojekte des JRC Karlsruhe

This is an EU public procurement tender by the European Commission Joint Research Centre for planning, supervision and project management services for new build and refurbishment projects at JRC Karlsruhe (Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, Eggenstein-Leopoldshafen), including the nuclear area and laboratory Wing M. The contract is a restricted two-stage procedure to establish a framework agreement (no reopening of competition) with an estimated value of €5,000,000 and a maximum duration of 48 months (initial 12 months plus up to three extensions). Services cover project coordination, scheduling, quality assurance, document management, installation and commissioning support and relocation preparation, and require a multidisciplinary team including engineers across multiple disciplines and a welding engineer. Submissions must be made electronically via the EU Funding & Tenders Portal, with the deadline for requests to participate on 20 October 2026 at 16:00 Europe/Berlin and award based on lowest price.

Kurzüberblick

Was gefördert / beauftragt wird

Rahmenvertrag für Planungs-, Überwachungs- und Projektmanagementleistungen (Projektkoordination, Terminplanung, Qualitätsprüfung, Dokumentenmanagement) für Neubau- und Sanierungsprojekte im Nuklearbereich am JRC Karlsruhe (u. a. Laborgebäude Flügel M, Infrastruktur). Leistungen umfassen Installations‑, Inbetriebnahme‑ und Umzugsvorbereitung.

Geschätzter Auftragswert:Maximaler Obergrenzenwert ca. €5 000 000 (Rahmenvertrag) für bis zu 48 Monate.

Wer kann sich bewerben:Unternehmen und Konsortien mit nachgewiesener Eignung in Projektsteuerung, Planungskontrolle, Terminplanung, Fertigungs‑/Montageüberwachung und Schweißaufsicht; Teilnahme ist offen für in der EU und berechtigte Drittstaaten ansässige natürliche und juristische Personen, siehe Ausschreibungsbedingungen.

Wesentliche Anforderungen

1. 1Rahmenvertrag, Ausführung durch Einzelverträge (Auftragsscheine)
2. 2Max. Vertragsdauer 48 Monate (initial 12 Monate, bis zu 3x verlängerbar)
3. 3Bewertung nach niedrigstem Preis (Preis 100 %)
4. 4Erforderliche Profile: Projektkoordinator, Ingenieure (Lüftung, Kälte/Klima, Verfahrenstechnik, Elektro/Leittechnik, Bautechnik, Maschinenbau), Schweißfachingenieur, Sachbearbeitung/Archiv

Bieter müssen die in den Vergabeunterlagen beschriebenen Eignungsanforderungen erfüllen (u. a. Umsatz-/Versicherungsanforderungen, Referenzen im nuklearen Anlagenbau, Nachweise zu Qualifikationen und Berufserfahrung). Sicherheits‑, Strahlenschutz‑ und Zuverlässigkeitsprüfungen sind Voraussetzung für Einsätze im Kontrollbereich.

Fristen & Einreichung

Zwei‑stufiges Verfahren:1) Aufforderung zur Teilnahme (Teilnahmeantrag) 2) Nur ausgewählte Bewerber werden zur Angebotsabgabe eingeladen. Elektronische Einreichung über das EU Funding & Tenders Portal ist zwingend; Registrierung (EU Login, PIC) erforderlich.

Auswahl & Vergabe

Verfahrenstyp:Restricted procedure (zweistufig). Auswahl nach Ausschluss‑ und Eignungskriterien in Stufe 1; Stufe 2: Zuschlag nach niedrigstem Preis. Rahmenvertrag mit Einzelverträgen/Auftragsscheinen; Vertragsentwurf und technische Spezifikationen liegen in den Ausschreibungsunterlagen vor.

Praktische Hinweise

1. 1Alle erforderlichen Nachweise gemäß Anhang 1A/€1Bder Ausschreibungsunterlagen beifügen
2. 2Teilnehmerkennung (PIC) und EU Login zur Einreichung bereitstellen
3. 3Sicherheits‑ und Strahlenschutznachweise für Personal im Kontrollbereich erforderlich
4. 4Für technische Profile Lebensläufe (z. B. Europass), Zertifikate und Referenzen beifügen

Ausschreibungsunterlagen, Einladung, technische Spezifikationen, Vertragsentwurf und Finanzformular sind auf dem EU Funding & Tenders Portal abrufbar Funding & Tenders Portal ¹ .

Footnotes

1. 1Vollständige Vergabeunterlagen, Dokumente und das elektronische Einreichungssystem finden Sie auf dem Funding & Tenders Portal (Ausschreibungsseite, Call ID EC-JRC/KRU/2026/RP/3808).

Kurzbeschreibung des Verfahrens

Nicht offenes Verfahren (Restricted procedure) zur Vergabe eines einzelnen Rahmenvertrags für Planungs-, Überwachungs- und Projektmanagementleistungen für Neubau- und Sanierungsprojekte im Nuklearbereich am Standort JRC Karlsruhe. Der Rahmenvertrag hat eine maximale Laufzeit von 48 Monaten (ursprünglich 12 Monate mit bis zu 3 Verlängerungen jeweils 12 Monate). Der Auftrag umfasst Projekt- und Terminplankoordination, Qualitätsprüfung, Dokumentmanagement, Fertigungs- und Montageüberwachung, Terminplanung sowie Koordination mit Behörden und Gutachtern. Besondere Anforderungen bestehen für Arbeiten in Kontrollbereichen (Strahlenschutz, Sicherheitsüberprüfungen). Einreichung elektronisch über das EU Funding & Tenders Portal (eSubmission).

Wesentliche administrative Eckdaten

Ausschreibungsreferenz EC-JRC/KRU/2026/RP/3808; geschätzter Gesamtwert des Verfahrens €5 000 000 (Estimated total value / Estimated overall contract amount €5 000 000; im Rahmenvertragsentwurf als Obergrenze €4 500 000 angegeben). Verfahren in zwei Stufen: Schritt 1 Teilnahmeantrag (Auswahl), Schritt 2 Angebotsaufforderung an ausgewählte Bewerber. TED-Referenz 177/2026 629783-2026; TED-Publikationsdatum 14/09/2026; Frist für Anfragen zur Teilnahme und Abgabe von Teilnahmeanträgen 20/10/2026 16:00 Europe/Berlin. Submission method: Electronic (EU Login / eSubmission via Funding & Tenders Portal).

Eligible Applicant Types:Geeignete Antragsteller: juristische Personen und natürliche Personen; Teilnahme als Einzelbewerber oder als Gemeinschaft (Konsortium) mit benanntem federführenden Mitglied möglich. Zulässig sind: Unternehmen (einschließlich KMU/SME und Großunternehmen), Beratungs- und Ingenieurbüros, Planer, Prüf- und Zertifizierungsstellen, spezialisierte Zulieferer, Forschungseinrichtungen und sonstige Wirtschaftsteilnehmer mit der geforderten fachlichen und technischen Eignung. Unterauftragnehmer und Dritte dürfen eingebunden werden; benannte Unterauftragnehmer mit voraussichtlichem Anteil > 20 % sind im Teilnahmeantrag anzugeben und Verpflichtungsschreiben beizufügen.

Funding Type:Primäre Finanzierungs- und Vergabemodalität: öffentlicher Dienstleistungsauftrag in Form eines Rahmenvertrags (services). Keine Zuschüsse, sondern ein kostenpflichtiger Dienstleistungsvertrag, Preisbewertung nach dem Kriterium Preis (lowest price).

Consortium Requirement:System erlaubt Einzelbewerber oder Gemeinschaften (gemeinsames Angebot). Ein Konsortium ist nicht zwingend, kann aber verwendet werden. Bei gemeinsamer Bewerbung ist ein federführendes Mitglied zu benennen; alle Mitglieder haften gesamtschuldnerisch. Es gelten spezifische Vorgaben zu Rollen, Vollmachten und Nachweisen (Vereinbarung/Vollmacht Anhang 3, Liste der Mitglieder, Nachweise der Eignung jeweils).

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Geografische Berechtigung: Europäische Union (EU) und andere natürliche oder juristische Personen, die in Staaten mit Abkommen über öffentliche Beschaffung oder Mitgliedern des GPA (WTO Government Procurement Agreement) niedergelassen sind; Teilnahme von Drittländern möglich, sofern Vertragsbedingungen und Sanktionsregeln dies nicht ausschließen. Praxis: Bewerber müssen Niederlassungsland angeben und die nach nationalem Recht erforderlichen Nachweise liefern. Stellen, die EU-Sanktionsmaßnahmen unterliegen, sind ausgeschlossen.

Target Sector:Thematischer Sektor: Bauen/Construction und technische Gebäudeausrüstung mit Schwerpunkt Nuklear-, Labor- und Infrastrukturprojekte. Haupt-CPV 71321000 (Engineering design services for mechanical and electrical installations for buildings); zusätzliche CPV: 45220000, 71000000 (Bauleistungen, Forschungsdienstleistungen). Anforderungen decken Fachdisziplinen: Lüftung, Kälte-Klima, Verfahrenstechnik, Elektro- und Leittechnik, Bautechnik, Maschinenbau, Schweißtechnik, Dokumenten-/Archivwesen.

Mentioned Countries:Explizit genannter Standort: Deutschland (JRC Karlsruhe, Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen). Vertragsführung und Vergabe durch die Europäische Kommission, Joint Research Centre (JRC) mit Sitz in der EU.

Project Stage:Erwarteter Projektreifegrad: Demonstration/Implementation und Inbetriebnahmephasen für Neubau sowie Sanierungs- und Umzugsvorbereitung; Arbeiten umfassen Planung, Installation, Fertigungskontrolle, Montageüberwachung, Inbetriebnahmeunterstützung und Qualitätsprüfungen während Ausführung und Abnahme.

Funding Amount:Grobe Finanzskala: geschätzter Gesamtwert veröffentlicht mit €5 000 000; im Dokument des Rahmenvertrags wurde ein Obergrenzenbetrag von €4 500 000 genannt. Einzelverträge werden im Rahmen der Obergrenze abgerufen.

Application Type:Einreichungsmethode: Open call via EU Funding & Tenders Portal. Verfahrenstyp: Restricted procedure (nichtoffenes Verfahren) in zwei Stufen: Schritt 1 Teilnahmeantrag (electronic eSubmission), Schritt 2 nur für ausgewählte Bewerber Aufforderung zur Angebotsabgabe. Einreichung ausschließlich elektronisch über eSubmission (EU Login erforderlich).

Nature of Support:Art der Unterstützung: Finanzielle Vergütung für erbrachte Dienstleistungen (Geld / service contract). Keine Zuschüsse oder Fördermittel; Vertragliche Vergütung auf Grundlage eingereichter finanzieller Angebote (Festpreise/Einheitspreise, Preisanpassungsregelung möglich).

Application Stages:Anzahl der Bewerbungsstufen: 2. Stufe 1: Einreichung Teilnahmeantrag mit Eignungsnachweisen (Ausschluss- und Eignungskriterien). Stufe 2: Nur ausgewählte Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert; Bewertung der Angebote nach Zuschlagskriterium Preis (100 % Preis).

Success Rates:Erfolgswahrscheinlichkeit: Wird nicht publiziert. Restriktives zweistufiges Auswahlverfahren reduziert Zahl der am Ende aufgeforderten Bieter; Vertrag wird an wirtschaftlich günstigsten Bieter anhand des niedrigsten Preises vergeben (lowest price). Aufgrund beschränktem Verfahren ist Auswahl eng; genaue Quote nicht verfügbar.

Co-funding Requirement:Kofinanzierung: Nicht erforderlich in Form eines Eigenanteils für die Vertragsausführung; es handelt sich um ein Entgelt für Dienstleistungen. Der Auftragnehmer trägt jedoch sämtliche Kosten im Zusammenhang mit gesetzlichen Anforderungen (Sicherheitsüberprüfungen, Zuverlässigkeitsprüfungen, Sicherheitsanforderungen) selbst.

Detaillierte Anforderungen und Profile

Auftragsgegenstand, geforderte Arbeitsprofile, Eignungs- und Nachweispflichten sowie administrative Vorgaben sind umfassend in den Ausschreibungsunterlagen (Invitation, Admin Annex, Technical Specifications, Draft Contract, Financial Offer, Declaration of Honour, Sicherheitsbestimmungen) veröffentlicht. Nachfolgend werden die Anforderungen reproduziert und strukturiert dargestellt.

Geforderte Arbeitsprofile (Auszug):Benötigte Profile (ausführlich in den technischen Spezifikationen beschrieben): Projektkoordinator, Ingenieure/Fachingenieure in den Bereichen Lüftung, Kälte-Klima, Verfahrenstechnik, Elektro- und Leittechnik, Bautechnik, Maschinenbau; Schweißfachingenieur (IWE/IWT/IWI oder gleichwertig); Terminplaner; Profil für Archiv-, Bibliotheks- oder Sekretariatswesen (Dokumenten- und Qualitätsmanagement). Für jede Profilkategorie sind Mindestqualifikation (Diplom-/Masterabschluss bzw. Techniker plus jahresbezogene Berufserfahrung) sowie Mindestanzahl an Lebensläufen und Nachweisen (Europass empfohlen) verlangt.

1. 1Projektkoordinator: Diplom-Ingenieur (Bautechnik, Maschinenbau, Verfahrenstechnik, Elektrotechnik) oder Techniker mit mind. 10 Jahren Erfahrung.
2. 2Planungskontrolle / Fertigungs- und Montageüberwachung: Ingenieure oder Techniker in Lüftung, Kälte-Klima, Verfahrenstechnik, Elektro- und Leittechnik; mind. 5 bzw. 10 Jahre Erfahrung je nach Ausbildung.
3. 3Terminplanung: Ingenieur mit mind. 2 Jahren bzw. Techniker mit mind. 4 Jahren Erfahrung; Erfahrung mit MS Project und Netzplantechnik erforderlich.
4. 4Schweißfachingenieur: technisches Studium (Maschinenbau, Werkstofftechnik) oder Techniker mit mind. 2/4 Jahren Erfahrung; Nachweis schweißtechnischer Qualifikation (IWE/IWT/IWI) erwartet.
5. 5Koordination Projektunterlagen & Behördenkontakt: abgeschlossene Lehre oder Ausbildung im Archiv-/Bibliotheks-/Sekretariatswesen mit mind. 3 Jahren Erfahrung; Kenntnisse im Dokumenten- und Qualitätsmanagement.

Technische und Qualitätsanforderungen:Mindestanforderungen: Erfahrung in nuklearen Bereichen bzw. kerntechnischem Anlagenbau, Nachweis wesentlicher Referenzen der letzten 10 Jahre (mind. 2 Referenzen für Anlagenneubau oder gesetzesbasierte Änderungen). Qualitätsmanagement: ISO 9001:2015 Zertifikat oder gleichwertige Beschreibung des QM-Systems erforderlich; bei gemeinsamen Bewerbungen muss die QM-Abdeckung für alle beteiligten Stellen sichergestellt sein.

Bewerbungs- und Nachweisstruktur

Was einzureichen ist:Schritt 1 (Teilnahmeantrag) umfasst: Invitation, Admin Annex, Declaration of Honour (Annex 2), Administrative Unterlagen (Spezifikationen), technische Eignungsnachweise (Referenzliste, Lebensläufe, Zertifikate), Finanzberichte (Bilanzen, GuV) oder Bankerklärungen und Nachweise zu Versicherungen; Verpflichtungsschreiben benannter Unterauftragnehmer (Anhang 5.1) sowie Verpflichtungen von Stellen, deren Kapazitäten in Anspruch genommen werden (Anhang 5.2) falls zutreffend. Schritt 2 (nur an ausgewählte Bewerber): Finanzangebot (Anhang 6, Finanzformular), unterschriebene Vertragsentwürfe, weitere projektspezifische Nachweise.

Templates: Struktur der Antragsformulare:Vorhandene Templates in den Ausschreibungsunterlagen: 01 Invitation (Aufforderung), 02 Admin Annex (administrative Spezifikation), 03 Declaration of Honour (Ehrenwörtliche Erklärung, Anhang 2), 04 Technical Specifications (Technische Spezifikation), 05 Financial Offer (Excel-Formular, Anhang 6), 06 Draft Contract und 06.1 Security provisions. Für die Bewerbung: A. Teilnahmeantrag mit Anhang 1A Dokumentliste; B. Verpflichtungsschreiben gemäß Anhang 5.1/5.2; C. Liste benannter Unterauftragnehmer gemäß Anhang 4; D. Eignungsnachweise (Referenzen, Lebensläufe, Abschluss- und Qualifikationsnachweise, QM-Zertifikat ISO 9001 oder gleichwertig); E. Finanzunterlagen (Bilanz/GuV der letzten 2 Jahre, Bankerklärungen) und Nachweis der Berufshaftpflichtversicherung (mind. €1 000 000 je Schadensfall).

Hinweise zu Unterlagen:Viele Nachweise können auf Anfrage später gefordert werden; manche Nachweise sind bereits im Teilnahmeantrag vorzulegen (Anhang 1A listet diese). Wenn Dokumente zuvor bei der Kommission hinterlegt und noch aktuell sind, müssen sie nicht erneut vorgelegt werden; Alternativ sind Links zu nationalen Datenbanken möglich. Elektronische Signatur: QES (qualifizierte elektronische Signatur) empfohlen; handschriftliche Originale können aufbewahrt, aber nicht immer eingereicht werden.

Sicherheits-, Strahlenschutz- und Zugangsanforderungen

Kernforderungen:Zuverlässigkeitsprüfungen für alle eingesetzten Personen (AtZüV Kategorie 1) und Sicherheitsüberprüfungen für Drittstaatsangehörige durch die Kommission; Vorlage von polizeilichen Führungszeugnissen, Strahlenschutzpässe für Einsätze im Kontrollbereich, ggf. Befähigungsprüfung im Strahlenschutz nach Einsatzbeginn. Für Arbeiten im Kontrollbereich ist eine Genehmigung nach §25 StrlSchG oder Äquivalent vorzulegen. Kosten für Sicherheitsprüfungen und für die Erfüllung Sicherheitsauflagen trägt der Auftragnehmer.

Was ist dieses Angebot und wie ist es zu erklären?

Ziel der Ausschreibung ist es, einen Rahmenvertrag zu schließen, um den JRC Karlsruhe mit qualifizierten externen Dienstleistungen im Bereich Projektkoordination, Terminplanung, Planungskontrolle, Fertigungs- und Montageüberwachung, Schweißprüfungen und Dokumentenmanagement für Neubau- und Sanierungsprojekte im nuklearen Labor- und Infrastrukturbereich zu unterstützen. Das Verfahren ist zweistufig: Zuerst werden Eignung und Ausschluss geprüft; anschließend werden nur ausgewählte Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Die Auswahl erfolgt nach dem Kriterium Preis (Günstigster Preis). Der Vertrag ist als Rahmenvereinbarung mit einer in der Praxis limitierenden Obergrenze konzipiert; Einzelaufträge werden schrittweise beauftragt. Die Leistungserbringung erfordert spezielle technische Profile, Qualifikations- und Sicherheitsnachweise (Zuverlässigkeits- und Strahlenschutzprüfungen). Die Einreichung ist elektronisch über das Funding & Tenders Portal vorzunehmen; EU Login und PIC erforderlich.

This is an EU public procurement tender for planning, supervision and project management services related to new build and refurbishment projects at the JRC Karlsruhe site in Eggenstein-Leopoldshafen, including the nuclear area and the laboratory building Wing M. The portal source places the site at Hermann-von-Helmholtz-Platz 1, Building 811, 76344 Eggenstein-Leopoldshafen, Germany.[1]

The procurement is a restricted procedure for services, awarded on the basis of lowest price, and structured as a framework agreement without reopening of competition. The estimated total contract value is €5,000,000 and the maximum contract duration is 48 months.

What the Contract Covers

The assignment covers support for project coordination, schedule coordination, quality checking and document management for new build and refurbishment projects in the nuclear environment at JRC Karlsruhe. It explicitly includes support during installation and commissioning of new buildings, as well as preparation for move in and move out activities.

• Project coordination and overall scheduling
• Quality review and quality assurance support
• Document management and project documentation control
• Support during installation and commissioning phases
• Preparation for relocation, move in and move out activities
• Technical coordination for the new build and refurbishment works in the nuclear area

Required Professional Profiles

The notice states that a multidisciplinary team is required. The detailed profile descriptions and qualification requirements will be published later in the tender documents.

• Project coordinator
• Engineers in ventilation
• Engineers in cooling and climate systems
• Engineers in process engineering
• Engineers in electrical and control engineering
• Engineers in civil engineering
• Engineers in mechanical engineering
• A welding engineer
• A profile in archive, library or secretarial services

Who Can Apply

As a restricted procedure, the opportunity is open only to candidates that first submit a request to participate and are then shortlisted by the contracting authority. The call is best suited to experienced engineering, project management and multidisciplinary service providers able to deliver in a controlled, security sensitive and technically complex environment.

The portal flags the lot as not SME suitable, so applicants should not assume that small and medium sized enterprises are the intended primary target. The later stage documentation will define the qualification and selection criteria in more detail.

Key Commercial and Procurement Terms

The framework agreement is initially intended for 12 months and may be extended up to three times, which aligns with the stated maximum duration of 48 months. ¹

Documents and Submission Requirements

The documents listed on the portal include the invitation, administrative annex, declaration on honour, technical specifications, financial offer form, draft contract and a safety annex. No translations were listed, so the published package appears to be in German only.

• Invitation to submit a request to participate
• Tender specifications and administrative annex
• Declaration on honour
• Technical specifications
• Financial offer form
• Draft contract
• Draft contract safety annex

Submissions must be made electronically through the Funding and Tenders Portal, and an EU Login account is required for electronic submission. The public Q and A section shown in the collected context contains no items.

Applicant Takeaways

1. 1This is a framework services tender, not a grant, so funding rates do not apply.
2. 2The award is based on lowest price, which makes competitive pricing important.
3. 3The scope is multidisciplinary and likely requires a strong consortium or prime contractor model.
4. 4The nuclear site context and safety annex suggest strict access, safety and compliance requirements.
5. 5The qualifications of the requested personnel will matter at the second stage and should be planned early.
6. 6The operative deadline in the portal context is 20 October 2026 at 16:00 Europe/Berlin.

Footnotes

1. 1The collected portal context states that the framework agreement is initially for 12 months and can be extended up to three times. The same context also shows a maximum contract duration of 48 months.