Versicherungsberatung

The European Union Aviation Safety Agency (EASA) plans to procure independent insurance consultancy services under procedure EASA/2026/LVP/0014-EXA via a planned negotiated procedure for a framework agreement with an estimated total value of €60,000 and maximum duration of 48 months. The scope includes insurance advisory and risk assessment across liability, business contents, electronics and other policies (including drone operator liability), ongoing coverage monitoring, support for insurer procurement and claims handling. Expressions of interest must be submitted electronically through the EU Funding and Tenders Portal (EU Login) in the current pre-announcement phase, with the expression of interest period indicated in the portal. The awarded contractor will provide services under a framework agreement without reopening competition for the contract duration.

Was gefördert/vergaben wird

Kernleistung

Beschaffung unabhängiger Versicherungsberatungsleistungen für die European Union Aviation Safety Agency (EASA). Ziel ist die Sicherstellung eines wirtschaftlichen und bedarfsgerechten Versicherungsschutzes durch Beratung, Prüfung bestehender Policeverhältnisse, laufende Überprüfung, Unterstützung bei Vergabeverfahren, Schadensfallbearbeitung und Archivierung.

Geschätzter Auftragswert und Laufzeit:Gesamtschätzwert ca. €60 000; maximaler Vertragszeitraum bis 48 Monate; Rahmenvereinbarung ohne Wiederöffnung des Wettbewerbs ¹.

1. 1Wer kann sich bewerben: Versicherungsberater und Beratungsunternehmen mit einschlägiger Erfahrung (B2B-Dienstleister).
2. 2Verfahrensart: Geplante verhandelte Vergabe für Mittel-/Niedrigwert-Auftrag (ExA-Ankündigung).
3. 3Einreichung: Elektronisch über EU Login; Ausdruck der Interessenbekundung innerhalb der angegebenen Frist.

Hauptauftraggeber:European Union Aviation Safety Agency (EASA). Haupt-CPV: 66519310 - Insurance consultancy services.

Footnotes

1. 1Ausschreibungs- und Einreichungsinformationen sind über das EU Funding & Tenders Portal verfügbar EU Funding & Tenders Portal.

Kurzbeschreibung und Zweck

Die European Union Aviation Safety Agency (EASA) beabsichtigt, über ein geplantes Verhandlungsverfahren (low/middle value) einen Versicherungsberater (VB) zu beauftragen. Ziel ist die Bereitstellung qualitativ hochwertiger, unabhängiger Beratungsleistungen zur Erzielung eines wirtschaftlichen und bedarfsgerechten Versicherungsschutzes für die Agentur.

Umfang der Leistungen (Aufgaben des Versicherungsberaters)

Die Tätigkeit umfasst folgende Hauptaufgaben:

1. 1Allgemeine Beratung in versicherungswirtschaftlichen Fragestellungen.
2. 2Prüfung der Risiko- und Versicherungsverhältnisse für spezifische Versicherungsarten: Betriebshaftpflichtversicherung, Geschäftsinhaltsversicherung, Elektronikversicherung, Mehrkostenversicherung und weitere vorhandene Versicherungen (z. B. Luftfahrt-Halterhaftpflichtversicherung für Drohnen).
3. 3Laufende Überprüfung des bestehenden Versicherungsschutzes auf Aktualität.
4. 4Unterstützung bei der Durchführung von Vergabeverfahren zur Beauftragung geeigneter Versicherer und Empfehlung geeigneter Versicherer.
5. 5Abwicklung bzw. Bearbeitung von Schadensfällen.
6. 6Archivierung von Unterlagen.

Wesentliche Vertragsdaten

Bewerbungs- und Verfahrensdetails

Methode und Einreichung:Ausdruckes Interesse sind elektronisch einzureichen; ein EU Login Account ist erforderlich. Submissions must be sent exclusively at the address for submission given in the portal (Express interest via EU Login).

Zeitplan (indikativ):Startdatum für Ausdruckes Interesse: 14/04/2026. Frist für Ausdruckes Interesse: 05/05/2026 00:59 Europe/Berlin. Indikativer Start des Verhandlungsverfahrens: 01/06/2026.

Eignung und Anforderungen — strukturierte Antworten

Eligible Applicant Types:Geeignete Bewerber sind in erster Linie Versicherungsberater und Beratungsunternehmen mit versicherungstechnischer Expertise; dies umfasst: unabhängige Versicherungsberater, Versicherungsmakler mit Beratungskompetenz, Beratende Einzelunternehmer (falls rechtlich zulässig), Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsunternehmen mit relevanter Sparte, Versicherungs- und Risikomanagement-Abteilungen von größeren Beratungsfirmen. Sekundär können sich juristische Personen wie SMEs, große Unternehmen, spezialisierte Beratungsfirmen, möglicherweise Forschungseinrichtungen oder Nonprofits nur dann bewerben, wenn sie die geforderte fachliche Qualifikation in Insurance consultancy services nachweisen können. Behörden oder staatliche Stellen sind nicht ausgeschlossen, wenn sie als Anbieter der geforderten Leistungen auftreten können.

Funding Type:Dies ist eine öffentliche Auftragsvergabe (procurement) für Dienstleistungen. Finanzielle Zuwendungen erfolgen über einen Dienstleistungsvertrag (fees for services) im Rahmen eines Rahmenvertrags; kein Förderungsprogramm (grant/loan) im klassischen Sinne.

Consortium Requirement:Es ist nicht ausdrücklich ein Konsortium gefordert. Einzelbewerbungen sind möglich; Konsortien oder Bietergemeinschaften können zulässig sein, falls dies in der Ausschreibungsunterlage genauer geregelt wird. Aktuell lautet die Angabe: geplantes verhandeltes Verfahren — keine zwingende Konsortialpflicht.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Der Auftraggeber ist eine EU-Agentur (EASA). Bewerber müssen die Teilnahmebedingungen der EU-Beschaffungsplattform erfüllen; in der Regel sind Teilnehmer aus EU-Mitgliedstaaten und gegebenenfalls EWR/EFTA-Staaten zugelassen. Spezifische geografische Einschränkungen werden in den offiziellen Vergabeunterlagen präzisiert. EU Login wird zur Einreichung verlangt, was den Zugang für in der EU niedergelassene juristische Personen und in vielen Fällen EEA-Teilnehmer voraussetzt.

Target Sector:Primärer Sektor: Versicherung und Risikomanagement. Sekundäre Ausrichtung: Luftfahrt (da EASA Auftraggeber ist), Public Sector procurement. Branchenrelevante Themen: Haftpflicht, Inhalts- und Elektronikversicherung, Drohnen / Luftfahrt-Halterhaftpflicht, Mehrkostenrisiken.

Mentioned Countries:Explizit werden keine einzelnen Länder in der Beschreibung genannt. Der Auftraggeber ist eine EU-Agentur (EASA) mit Sitz in der EU; zeitliche Angaben nennen Europe/Brussels und Europe/Berlin als Zeitzonen. Entsprechend ist die Region EU/EEA anzunehmen.

Project Stage:Operative Beratungs- und Dienstleistungsphase für laufende Verwaltung, Monitoring und Schadensbearbeitung. Erwartete Reife: Implementierung/Operativbetrieb und laufender Service (keine Grundlagenforschung).

Funding Amount:Geschätzter Gesamtwert des Rahmenvertrags: €60 000 (Estimated total value). Dies entspricht dem Betrag, der für die gesamte Laufzeit bzw. für den vorgesehenen Rahmenvertrag angegeben wurde; konkrete Vergütungsmodalitäten und Jahresaufteilungen werden in den Vergabeunterlagen geregelt.

Application Type:Geplante Ausschreibung: Ausdruckes Interesse (Expression of interest) elektronisch über das EU Funding & Tenders Portal. Die spätere Vergabe erfolgt über ein verhandeltes Verfahren (negotiated procedure) mit mittlerem/niedrigem Vertragswert. Es handelt sich nicht um eine offene Call-for-proposals, sondern um eine geplante öffentliche Ausschreibung mit initialer Aufforderung zur Interessensbekundung.

Nature of Support:Finanzielle Vergütung über einen Dienstleistungsvertrag (Geldzahlungen für erbrachte Leistungen). Zusätzlich werden vertraglich geregelte nicht-monetäre Leistungen (z. B. Zugang zu internen Unterlagen, Zusammenarbeit mit EASA-Teams) erwartet.

Application Stages:Mindestens zwei Stufen sind zu erwarten: 1) Einreichung der Expression of Interest (elektronisch via EU Login) innerhalb der Frist; 2) Start des verhandelten Verfahrens mit Einreichung vollständiger Angebotsunterlagen und anschließender Auswahlverhandlungen. Die genaue Anzahl der Verfahrensstufen (z. B. Auswahlgespräche, Verhandlungen, Zuschlag) hängt von den Vertragsunterlagen ab, typischerweise 2 bis 3 Stufen.

Success Rates:Keine ausdrücklich angegebene Erfolgsquote. Bei Verhandlungsverfahren mit mittlerem/niedrigem Wert und geschätztem Gesamtvolumen von €60 000 ist die Auswahl typischerweise kompetitiv; Erfolg hängt von Eignung, Erfahrung, Preis und Nachweis der geforderten Versicherungs- und Luftfahrtkompetenzen ab. Konkrete Quote kann nicht beziffert werden.

Co-funding Requirement:Keine Angabe über Eigen- oder Ko-Finanzierung. Als Dienstleistungsvertrag trägt der Auftraggeber die Vergütung; eine vom Bieter zu stellende Kofinanzierung ist nicht üblich und nicht erwähnt.

Hinweise zur Bewerbung und empfohlene Inhalte der Angebotsunterlagen

Die endgültigen Anforderungen werden in den Vergabeunterlagen (Tender Documents) festgelegt. Auf Basis der veröffentlichten Beschreibung sollten interessierte Anbieter mindestens folgende Nachweise und Dokumente vorbereiten:

1. 1Firmendaten und rechtliche Identität (Handelsregisterauszug oder vergleichbare Dokumente).
2. 2Nachweis fachlicher Qualifikation: Beschreibung des Teams (CVs), relevante Zertifikate, Branchen- oder Versicherungs-Qualifikationen, Referenzen zu vergleichbaren Aufträgen, vorzugsweise im öffentlichen Sektor oder in der Luftfahrt/Drone-Insurance-Thematik.
3. 3Detaillierte Leistungsbeschreibung: Vorgehensweise für die Risikoanalyse, Assessment-Methodik für die genannten Versicherungsarten, Prozesse zur Schadensfallbearbeitung, Archivierungs- und Reportingverfahren.
4. 4Preisangebot und Vergütungsmodell (Stundensätze, Pauschalen, Abrechnungsmodalitäten) in Übereinstimmung mit den Vorgaben des Auftraggebers.
5. 5Qualitätssicherungsmaßnahmen, Compliance- und Unabhängigkeitserklärungen sowie Interessenskonflikt-Management.
6. 6Nachweise zur finanziellen Leistungsfähigkeit (Jahresabschlüsse, Bankreferenzen) falls gefordert.
7. 7Erklärung zur Verfügbarkeit über die maximale Vertragsdauer bzw. Ressourcenbereitstellung über 48 Monate.

Vorbereitungstipps:Erarbeiten Sie eine klare Darstellung, wie Ihr Angebot die spezifischen Versicherungsarten adressiert (Haftpflicht, Geschäftsinhalte, Elektronik, Mehrkosten, Luftfahrt-Halterhaftpflicht für Drohnen), inklusive konkreter Maßnahmen zur Aktualisierung und laufenden Überprüfung des Versicherungsschutzes sowie Prozessbeispiele zur Unterstützung von Vergabeverfahren und Schadensabwicklung.

Wichtige Links und Hinweise

Zur Einreichung ist ein EU Login Account erforderlich; Informationen und Registrierung erfolgen über das EU Funding & Tenders Portal EU Funding & Tenders Portal. Weitere Informationen zum geplanten Verfahren werden bei Lancierung der Ausschreibung auf der Plattform publiziert EASA Hauptseite. Hinweis: Ab 30. Juni 2026 wird für EU Login 2-Faktor-Authentifizierung erforderlich sein ¹.

Zusammenfassung — Worum geht es?

Die EASA plant die Vergabe eines Rahmenvertrags für unabhängige Versicherungsberatungsleistungen mit einem geschätzten Gesamtwert von €60 000 und einer maximalen Laufzeit von 48 Monaten. Gesucht werden erfahrene Versicherungsberater oder Beratungsunternehmen, die Risiko- und Versicherungsverhältnisse prüfen (insbesondere Betriebshaftpflicht, Geschäftsinhalte, Elektronik, Mehrkosten und luftfahrtrelevante Policen wie Drohnenhalterhaftpflicht), den bestehenden Versicherungsschutz laufend aktualisieren, bei Vergabeverfahren zur Auswahl von Versicherern unterstützen, Schadensfälle abwickeln und Unterlagen archivieren können. Die erste formale Handlung ist die elektronische Einreichung einer Expression of Interest im Portal bis 05/05/2026; die anschließende Vergabe erfolgt über ein verhandeltes Verfahren. Interessenten sollten ihre fachliche Eignung, einschlägige Referenzen, Teamqualifikationen und ein klares Preis- und Leistungsangebot bereitstellen.

Footnotes

1. 1Informationen zur EU Login Registrierung und 2-step verification sind auf dem EU Funding & Tenders Portal verfügbar: EU Login Hilfe.

Opportunity Overview

The European Union Aviation Safety Agency (EASA) is announcing its intention to procure independent, high-quality insurance consultancy services through a planned negotiated procedure for a middle or low-value contract. This is a pre-announcement of future procurement activity, not yet an active call for tenders. The procedure identifier is EASA/2026/LVP/0014-EXA, published on 13 April 2026.

Scope of Services

EASA requires comprehensive insurance advisory services to achieve economical and needs-based insurance coverage. The insurance consultant will provide strategic guidance across multiple insurance categories and ongoing risk management support.

The consultant's responsibilities include:

1. 1General advisory services on insurance-related matters and risk assessment
2. 2Review of risk and insurance relationships for the following insurance types: general liability insurance, business contents insurance, electronics insurance, additional costs insurance, and other existing policies such as aircraft operator liability insurance for drones
3. 3Continuous monitoring and updating of existing insurance coverage to ensure current adequacy
4. 4Support in conducting procurement procedures for selecting appropriate insurers and providing recommendations for suitable insurance providers
5. 5Claims handling and processing support
6. 6Documentation archiving and records management

Procurement Details

Procedure Type:Planned negotiated procedure for middle or low-value contract. This procedure type allows EASA to negotiate directly with selected suppliers rather than conducting an open competitive tender.

Estimated Contract Value:€60,000 total estimated value

Contract Duration:Maximum 48 months

Contract Type:Framework agreement without reopening of competition. Once awarded, the contractor will provide services under this framework for the full duration without competitive re-tendering.

Contracting Authority:European Union Aviation Safety Agency (EASA)

CPV Classification:66519310 - Insurance consultancy services

Timeline and Key Milestones

Interested parties should note that this current phase is for expressions of interest only. The actual call for tenders will be launched at a later date following the indicative timeline. Potential bidders are encouraged to register their interest early to remain informed of subsequent procurement steps.

Eligibility and Submission Requirements

Expressions of interest must be submitted exclusively through electronic means via the EU Funding and Tenders Portal. Submission requires an EU Login account with two-factor authentication ¹. Potential applicants should establish their EU Login credentials in advance to ensure timely submission before the 05 May 2026 deadline.

Based on standard EASA procurement practices for insurance consultancy services, eligible bidders typically must demonstrate ²:

• Professional authorization and licensing to operate in the relevant insurance sectors
• Technical expertise and professional competence in insurance advisory services
• Proven track record and references in insurance consultancy, particularly for organizational or institutional clients
• Financial stability and capacity to deliver services
• Ability to provide services in German language, as EASA's primary operational language is German
• Independence from conflicts of interest
• Compliance with EU procurement principles of non-discrimination and equal treatment

Important Procedural Notes

This announcement (EASA/2026/LVP/0014-EXA) is not itself a call for tenders but rather a publication of EASA's intention to launch a negotiated procedure in the future. The 'ExA' designation in the reference number indicates this is an advance notice. Procurement documents for this procedure are not yet available. Interested parties should monitor the EU Funding and Tenders Portal for the formal call for tenders, expected around 01 June 2026.

The negotiated procedure approach means EASA will select and negotiate with specific suppliers rather than conducting an open competitive bidding process. This procedure type is typically used for specialized services where the contracting authority has identified particular expertise requirements.

How to Participate

Interested insurance consultancy firms should take the following steps:

1. 1Create or verify an EU Login account at the EU Funding and Tenders Portal with two-factor authentication enabled
2. 2Subscribe to notifications for this tender (EASA/2026/LVP/0014-EXA) to receive updates on the formal call launch
3. 3Prepare documentation demonstrating professional qualifications, relevant experience, and financial capacity
4. 4Submit expression of interest electronically by 05 May 2026 at 00:59 Berlin time
5. 5Monitor the portal for the formal call for tenders expected in June 2026
6. 6Prepare detailed proposals and supporting documentation for submission when the negotiated procedure is formally launched

Questions regarding this procurement opportunity can be submitted through the Questions and Answers section of the portal once the formal call is published. Currently, no public questions and answers are available as this remains in the pre-announcement phase.

Key Considerations for Applicants

The estimated contract value of €60,000 over 48 months represents an average annual commitment of approximately €15,000. This relatively modest budget suggests EASA is seeking focused, efficient advisory services rather than comprehensive full-time consultancy. Bidders should structure their proposals to deliver high-value advisory services within this budget constraint.

The framework agreement structure without reopening of competition means the selected contractor will have a stable, multi-year engagement with EASA. This provides opportunity for deep understanding of EASA's insurance needs and development of long-term risk management strategies. However, it also means the selection process will be rigorous, as EASA will be committing to a single provider for the full 48-month period.

Applicants should emphasize their experience with aviation-sector organizations and international institutional clients, given EASA's specialized regulatory environment. Familiarity with EU institutional procurement rules and insurance requirements for EU agencies would be advantageous.

Footnotes

1. 1As of 30 June 2026, two-factor authentication is mandatory for all EU Login accounts accessing the F&T Portal. Users should activate this security feature in their account settings immediately upon account creation.
2. 2Specific eligibility criteria will be detailed in the formal call for tenders and procurement documents. The requirements listed reflect standard EASA procurement practices for insurance consultancy services based on EU procurement regulations and EASA's institutional requirements.