Achat et livraison de bons cadeaux pour les membres du personnel du Comité économique et social européen (CESE)

The European Economic and Social Committee (EESC) seeks suppliers to provide gift vouchers, gift cards, value bonds or equivalent instruments under planned negotiated procedure CESE/2026/LVP/0058-EXA to recognise staff milestones. The procurement is for a supplies framework agreement without reopening of competition for a maximum duration of 48 months and is classified under CPV 18530000; the estimated total value is not disclosed. Interested suppliers must express interest electronically via the EU Funding and Tenders Portal using an EU Login account by 08 May 2026 at 00:59 Brussels time. Formal procurement documents and the negotiated-procedure launch are indicative and will be published on the portal when the procedure opens.

Objet du marché

Fourniture et livraison de bons cadeaux (chèques/cartes/vouchers ou équivalents) destinés aux membres du personnel du Comité économique et social européen pour marquer étapes de carrière et proposer des expériences diversifiées.

Autorité contractante et nature

European Economic and Social Committee (CESE). Marché de fournitures, classification CPV 18530000 Presents and rewards. Cadre: accord-cadre sans réouverture de la concurrence.

Type de procédure et durée

Publication annonçant l'intention de lancer une procédure négociée pour contrat de faible ou moyen montant (planned negotiated procedure for middle/low value contract). Durée maximale du marché: 48 mois.

Valeur indicative:Aucune valeur totale chiffrée publiée; procédure annoncée comme low/middle value (montant attendu modéré) ¹.

Qui peut soumettre une manifestation d'intérêt

Fournisseurs de services/produits de bons cadeaux habilités à fournir des chèques/cartes/vouchers. Les soumissions d'expression d'intérêt doivent être envoyées électroniquement via un compte EU Login (authentification requise).

Dates et étapes clés

1. 1Début dépôt des expressions d'intérêt: 22/04/2026 (Europe/Brussels)
2. 2Date indicative de lancement de la procédure négociée: 07/05/2026 (Europe/Brussels)
3. 3Date limite pour les expressions d'intérêt: 08/05/2026 00:59 (Europe/Brussels)

Soumissions et questions se font via le portail Funding & Tenders; un compte EU Login est obligatoire pour s'inscrire, déposer l'expression d'intérêt et participer électroniquement.

Footnotes

1. 1Cette annonce est une publicité ex ante pour l'intention de lancer un marché de faible ou moyen montant; le montant estimé n'est pas précisé dans le résumé publié sur le portail F&T Portal.

Résumé principal

Le Comité économique et social européen (CESE) publie une information ex ante annonçant son intention de lancer une procédure négociée de faible ou moyenne valeur pour l'acquisition et la livraison de bons cadeaux destinés aux membres du personnel. Les bons peuvent prendre la forme de chèques cadeaux, cartes cadeaux, bons de valeur, vouchers ou tout autre instrument équivalent, destinés à proposer une sélection d'expériences diversifiées. Il s'agit d'un marché de fournitures sous la forme d'un accord-cadre, sans réouverture de la concurrence, d'une durée maximale de 48 mois.

Détails administratifs et procédure

Référence procédure:CESE/2026/LVP/0058-EXA. Type de procédure: planned negotiated procedure for middle/low value contract (information ex ante annonçant une future procédure négociée de faible ou moyenne valeur). Nature du contrat: supplies. Classification CPV principale: 18530000 - Presents and rewards. Autorité contractante principale: European Economic and Social Committee (CESE). Forme contractuelle: framework agreement, without reopening of competition. Durée maximale du contrat: 48 MONTH.

Milestones clés et calendrier:Start date for expression of interest: 22/04/2026 Europe/Brussels. Indicative date of launch of the negotiated procedure: 07/05/2026 Europe/Brussels. Deadline for expression of interest: 08/05/2026 00:59 Europe/Brussels.

1. 1Publication d'information ex ante (annonce d'intention) — Document publié 03/10/2024 (page portail) indiquant référence ExA.
2. 2Période d'expression d'intérêt électronique: 22/04/2026 — 08/05/2026 (date et heure précisées).
3. 3Lancement indicatif de la procédure négociée: 07/05/2026 (indicatif).
4. 4Signature d'un accord-cadre (framework agreement) prévu pour une durée maximale de 48 mois.

Modalités de soumission et contact

Les manifestations d'intérêt doivent être soumises électroniquement via le portail Funding & Tenders Portal. Un compte EU Login est requis pour effectuer la soumission en ligne; à compter du 30 juin 2026 l'authentification à deux facteurs deviendra obligatoire pour accéder au compte EU Login et au portail ¹. Les soumissions doivent être envoyées exclusivement à l'adresse de soumission indiquée sur la plateforme et via la fonction 'Express interest' du portail.

Eligibilité et types de candidats attendus

Le document publié est une annonce d'intention pour un marché public; il ne fournit pas une liste détaillée de conditions d'éligibilité ni de critères techniques détaillés. Sur la base de la nature du marché (fourniture de bons cadeaux) et des pratiques usuelles pour des procédures similaires, les types de candidats éligibles comprennent des entreprises commerciales fournissant des instruments de cadeaux et de récompense, détaillants ou plateformes de cartes/bons cadeaux, prestataires de services de vouchers et agences spécialisées en solutions cadeaux. Les profils suivants sont concernés de manière réaliste :

• PME et grandes entreprises spécialisées dans la vente ou l'émission de cartes cadeaux, chèques cadeaux, vouchers, bons d'achat ou bons expériences.
• Plateformes numériques ou prestataires de services délivrant vouchers électroniques et cartes cadeau.
• Entreprises de solutions RH / récompenses employées par des institutions publiques ou privées (fourniture, logistique, personnalisation, rapports).
• Distributeurs et revendeurs agréés pouvant offrir une gamme multi-enseignes ou multi-expériences.

La publication ne mentionne pas expressément l'acceptation de consortiums, groupements ou sous-traitance. Les marchés négociés de cette nature acceptent souvent soumissions individuelles d'opérateurs économiques; toutefois la possibilité de participer en groupement peut être indiquée dans les documents de la consultation qui seront publiés lors du lancement. Les candidats doivent pouvoir contracter avec une institution de l'UE et remplir les conditions légales et financières exigées au moment de la consultation.

Portée géographique et bénéficiaires potentiels

L'autorité contractante est basée à Bruxelles (CESE). La publicité et la procédure sont publiées sur le portail européen; de ce fait les soumissionnaires établis dans l'Union européenne et l'Espace économique européen (EEA) constitueront l'essentiel des candidats. Les règles européennes d'accès aux marchés publics s'appliquent: les entreprises établies dans les États membres de l'UE et de l'EEA peuvent normalement soumissionner. La publication n'exclut pas la participation d'entités d'États tiers si elles sont légalement autorisées à contracter avec des institutions européennes — modalités précises seront indiquées dans les documents de la procédure.

Pays explicitement mentionnés:Aucun pays tiers n'est explicitement nommé dans la fiche; l'autorité contractante est le CESE (siège à Bruxelles, Belgique). La portée pratique est l'UE/EEA et entités pouvant contracter avec des institutions européennes.

Nature de l'offre attendue et exigences techniques probables

L'objet porte sur la fourniture de bons cadeaux et services associés. Les éléments techniques et services attendus, qui seront détaillés dans les documents de marché, sont susceptibles de comprendre au moins les composantes suivantes :

1. 1Fourniture physique et/ou électronique de bons, cartes et vouchers (impression, personnalisation, codage, sécurité).
2. 2Catalogue multi-enseignes ou multi-expériences couvrant des restaurants, loisirs, culture, voyages, bien-être, commerce de détail, services et expériences.
3. 3Mécanismes de distribution: envoi postal sécurisé, envoi électronique par e-mail, interface d'activation, codes uniques et plate-forme d'échange pour les bénéficiaires.
4. 4Gestion de stock, traçabilité, reporting et traçabilité des bons distribués/utilisés.
5. 5Options de personnalisation (branding CESE, messages personnalisés pour événements ou étapes de carrière).
6. 6Assistance client et services après-vente (hotline, support électronique pour bénéficiaires et gestion d'incidents).
7. 7Garanties de conformité légale et fiscale, notamment règles de TVA/impôts applicables aux bons et aux avantages en nature dans le statut du CESE.

Le soumissionnaire devra très probablement démontrer capacité logistique, solvabilité financière, conformité légale (statuts, certificats), capacités techniques (exemples de marchés analogues, références) et respect des exigences de sécurité et de confidentialité des données si des vouchers électroniques et données personnelles sont traités.

Financement et conditions commerciales

Il s'agit d'un marché public (procurement) — les titulaires recevront des paiements contre livraisons et services conformément aux conditions contractuelles. La fiche ne mentionne aucune enveloppe budgétaire ou montant estimé chiffré. La procédure est qualifiée de middle/low value: cela signifie que la valeur estimée restera en dessous des seuils applicables pour les procédures ouvertes et est considérée comme de faible à moyenne valeur. Aucun cofinancement par le candidat n'est requis en tant que cofinancement de projet; il s'agit d'un contrat commercial où le fournisseur facturera les fournitures et services au CESE.

Montant du financement:Montant non spécifié dans l'annonce. Classification 'middle/low value' implique un budget inférieur aux seuils des marchés publics européens ouverts; le montant précis sera communiqué dans l'avis de marché définitif et les documents de consultation.

Type de soumission et étapes de sélection

Type d'appel:planned negotiated procedure — l'annonce actuelle n'est pas un appel d'offres mais la publication d'une intention suivie d'une procédure négociée. Les soumissionnaires doivent d'abord exprimer leur intérêt électroniquement via le portail (Express interest). La procédure prévue comporte au minimum deux étapes: 1) expression d'intérêt / candidature et 2) invitation à participer / soumission dans le cadre de la procédure négociée. Selon la procédure négociée, une phase de négociation commerciale et technique entre l'autorité et le ou les candidats présélectionnés est possible avant l'attribution finale.

1. 1Étape 1: Expression d'intérêt électronique via EU Login (période 22/04/2026 — 08/05/2026).
2. 2Étape 2: Lancement de la procédure négociée (invitation à soumissionner / négociations) — date indicative 07/05/2026.
3. 3Étape 3: Négociations éventuelles et soumission finale d'offres selon conditions de l'avis.
4. 4Étape 4: Attribution et signature d'un accord-cadre; exécution et livraisons pendant la durée (jusqu'à 48 mois).

Nombre d'étapes:au moins 2 (expression d'intérêt puis procédure négociée), mais la sélection finale peut comprendre 3 ou 4 sous-étapes en pratique (pré-sélection, négociation, offre finale, attribution).

Taux de succès et compétition

La publication n'indique pas de taux de succès chiffrés. Évaluation qualitative:pour des procédures négociées de faible/moyenne valeur, le nombre de candidats invités est souvent limité; la probabilité de succès dépendra de la conformité complète du dossier, expérience fournie et compétitivité commerciale. Les fournisseurs spécialisés et référencés sur marchés similaires ont un avantage. Les taux de réussite peuvent varier fortement selon le nombre de manifestants d'intérêt et la capacité à répondre aux exigences contractuelles et techniques.

Coûts, cofinancement et obligations financières

Cofinancement:non applicable comme exigence de cofinancement par le candidat. Le marché fonctionne sur la base d'une facturation des fournitures et services fournis au CESE et du paiement contractuel par l'autorité. Les exigences financières particulières (garanties bancaires, modalités de paiement, retenues) seront précisées dans les documents de marché.

Templates et format des candidatures

La fiche ExA ne fournit pas de modèles de dossier ni de formulaires types. La manifestation d'intérêt doit être réalisée via la fonction Express interest du portail, ce qui implique l'utilisation des formulaires électroniques et pièces jointes demandées par la plateforme EU Funding & Tenders. Les documents formels, critères d'éligibilité et modèles (ex: formulaire de soumission, déclaration sur l'honneur, preuves financières, preuves de capacité technique) seront publiés avec l'avis d'appel d'offres lors du lancement de la procédure négociée. Les candidats doivent préparer les éléments suivants, typiquement requis pour un marché public :

1. 1Documents d'identification légale et statutaires de l'entreprise (extrait Kbis ou équivalent).
2. 2Coordonnées complètes et contact pour le marché.
3. 3Preuves de capacité technique et références pertinentes (contrats similaires fournis à des institutions publiques/privées).
4. 4Déclarations financières ou preuves de solvabilité (bilans, attestations bancaires si requis).
5. 5Description technique de l'offre (produits/plateforme, catalogue d'expériences, processus de distribution, sécurité des codes/vouchers).
6. 6Plan de mise en œuvre et calendrier, y compris traitement des commandes et délai de livraison.
7. 7Engagements en matière de protection des données et conformité (GDPR) si des données personnelles sont traitées.
8. 8Conditions commerciales, prix unitaires, remises, frais de gestion éventuels et modalités de facturation.

Aspects juridiques et conformité

La procédure suivra les règles applicables aux marchés publics de l'Union et aux pratiques des institutions de l'UE. Les candidats devront fournir preuves d'absence de conflit d'intérêts, conformité aux obligations fiscales et sociales et situations d'exclusion (déclarations sur l'honneur). Toute sous‑traitance prévue devra être déclarée conformément aux règles de la consultation. Les exigences précises seront indiquées dans l'avis de marché.

Recommandations pratiques pour les candidats

1. 1Créer/mettre à jour un compte EU Login et préparer l'authentification à deux facteurs avant la période d'expression d'intérêt ¹.
2. 2Préparer dès maintenant documents d'identité légale, références de marchés similaires, preuves de capacités techniques et solvabilité financière.
3. 3Préparer descriptif technique complet des solutions proposées (physiques et/ou électroniques), catalogue d'expériences, modalités de personnalisation et de distribution.
4. 4Anticiper exigences GDPR et fournir éléments de conformité pour traitement des données des bénéficiaires.
5. 5Présenter une offre commerciale claire: prix unitaires, remises, coûts de gestion, conditions de livraison et délais.
6. 6Surveiller la publication sur le portail Funding & Tenders Portal pour récupérer l'avis officiel et les documents de consultation lors du lancement de la procédure.

Le candidat intéressé doit impérativement utiliser la fonction 'Express interest' du portail et respecter les délais indiqués. Les questions techniques ou administratives seront gérées via la messagerie Q&A du portail une fois la consultation ouverte.

Réponses structurées aux questions d'extraction d'information

Eligible Applicant Types

Fournisseurs commerciaux de bons/ cartes cadeaux et vouchers, plateformes numériques de distribution de vouchers, revendeurs/ distributeurs multi-enseignes, agences spécialisées en solutions de récompense et avantages pour le personnel. Typologie probable: SME, large enterprise, retailers, digital platform operators, specialised service providers. Universités, ONG, individus et investisseurs ne sont pas les cibles habituelles pour ce type de marché de fournitures.

Funding Type

Il ne s'agit pas d'une subvention mais d'un marché public:procurement / supply contract (accord-cadre pour fournitures).

Consortium Requirement

La publication ne spécifie pas l'obligation de présenter une offre en consortium. En pratique, la procédure devrait accepter des soumissionnaires uniques; la possibilité de groupements ou de sous-traitance sera clarifiée dans les documents de consultation. Statut: single applicant principalement attendu, mais groupements possibles si autorisés dans l'avis.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility)

Ciblage:entités établies dans l'Union européenne et l'Espace économique européen (UE/EEA) et, le cas échéant, autres entités légalement autorisées à contracter avec une institution de l'UE. L'autorité contractante est basée en Belgique (Bruxelles).

Target Sector

Secteur:services et fournitures liés aux cadeaux et récompenses du personnel, distribution de bons/commerce de détail d'expérience (categorie CPV: Presents and rewards). Secteur transversal: RH/avantages salariés, distribution de biens et services au détail, solutions digitales de vouchers.

Mentioned Countries

Aucun pays tiers spécifiquement mentionné. Institution contractante:Belgium (Bruxelles). Région implicite: EU/EEA.

Project Stage

Phase:marché de fourniture (exécution). Il s'agit d'une prestation de fourniture et de distribution opérationnelle plutôt que d'un projet R&D ou d'innovation: stade d'exécution/commercialisation de produits et services existants.

Funding Amount

Montant:non indiqué. Classé comme low/middle value contract; montant estimé inférieur aux seuils pour grandes procédures ouvertes. Le chiffre exact sera publié avec l'avis de marché.

Application Type

Méthode:planned negotiated procedure (expression of interest via portail — electronic). Appel: not open call but publication d'intention suivie d'une procédure négociée; réponse via Express interest.

Nature of Support

Nature:paiement contractuel (money) en contrepartie de fournitures et services. Il ne s'agit pas d'un support non financier direct; toutefois le contrat pourra inclure services associés (gestion, reporting, assistance) fournis par le titulaire.

Application Stages

Nombre d'étapes minimum:2 (1. expression d'intérêt via EU Login; 2. procédure négociée — invitation, négociation et soumission). En pratique la sélection peut comporter 3 à 4 sous-étapes selon déroulement des négociations.

Success Rates

Taux de succès non fournis. Estimation qualitative:dépend du nombre d'opérateurs manifestant leur intérêt et de la capacité à satisfaire exigences techniques/commerciales. Pour procédures négociées de faible/moyenne valeur le nombre d'invitations et donc le taux effectif peut être limité.

Co-funding Requirement

Non applicable:pas de cofinancement du projet demandé; le modèle est contractuel (fournisseur facture le CESE).

Templates

Aucun template contenu dans la notice ExA. Les formulaires et modèles légaux (déclarations, formulaires de soumission) seront fournis dans les documents de la consultation publiés au lancement de la procédure négociée. La soumission initiale (expression d'intérêt) est électronique via EU Login/Express interest; préparer pièces administratives et techniques standard requises pour marchés publics.

Conclusion — Que représente cette opportunité et explication générale

Cette annonce ExA informe du futur lancement par le CESE d'une procédure négociée de faible ou moyenne valeur pour établir un accord-cadre d'une durée maximale de 48 mois visant à fournir des bons cadeaux (physiques et/ou électroniques) destinés au personnel du CESE pour marquer étapes importantes de leur carrière. Il s'agit d'un marché de fournitures (CPV 18530000). Les entreprises commerciales actives dans l'émission, distribution et gestion de cartes/bons cadeaux, plateformes de vouchers ou services de récompenses RH sont les candidats pertinents. Les intéressés doivent exprimer leur intérêt électroniquement via le Funding & Tenders Portal en utilisant un compte EU Login avant la date limite (08/05/2026 00:59 Europe/Brussels). Les détails techniques, juridiques et financiers seront précisés dans l'avis d'appel d'offres et les documents de marché publiés au lancement de la procédure négociée; il est conseillé aux fournisseurs potentiels de préparer leurs références, documents administratifs, preuves de capacité logistique et conformité GDPR ainsi que d'activer la double authentification EU Login si nécessaire ¹.

Footnotes

1. 1EU Login and Funding & Tenders Portal require an EU Login account for electronic submissions. As of 30 June 2026, two-factor authentication will become mandatory for EU Login access; candidates should register a second-factor method (EU Login mobile app, security key, trusted platform/TPM, passkey or eID) and set up recovery security questions before attempting to submit an expression of interest. Guidance and instructions are available on the Funding & Tenders Portal documentation pages.

Opportunity Overview

The European Economic and Social Committee (EESC) is seeking suppliers to provide gift vouchers, gift cards, value bonds, vouchers or equivalent forms to recognise and reward personnel milestones and career achievements. This is a planned negotiated procedure for a middle or low value contract, classified under CPV code 18530000 (Presents and rewards). The procurement follows standard EU institutional practices for employee recognition and benefits.

Procurement Details

Procedure Reference:CESE/2026/LVP/0058-EXA

Contracting Authority:European Economic and Social Committee (EESC)

Contract Type:Supplies - Framework agreement without reopening of competition

Maximum Contract Duration:48 months

Estimated Total Value:Not disclosed in the procurement notice

Procedure Type and Status

This is a planned negotiated procedure for middle or low value contracts. The reference designation 'ExA' indicates this is not yet an active call for tenders but rather a publication announcing the EESC's intention to launch a future negotiated procedure. This allows potential suppliers to express interest and prepare for the formal tender launch.

Key Dates and Milestones

Interested suppliers must submit expressions of interest electronically by 08 May 2026 at 00:59 Brussels time. The formal negotiated procedure is expected to launch on 07 May 2026.

Submission Requirements

Submissions must be sent exclusively through electronic means via the EU Funding and Tenders Portal. An EU Login account is required for electronic submission. Potential suppliers should note that as of 30 June 2026, two-factor authentication will be mandatory for all EU Login accounts accessing the portal.

Scope of Supply

The EESC seeks to acquire gift vouchers, gift cards, value bonds, vouchers or any equivalent form designed to offer personnel a diverse selection of experiences. The procurement is intended to recognise important career milestones and achievements, consistent with practices across other EU institutions and bodies. The framework agreement structure allows for flexible ordering over the 48-month contract period.

Eligibility and Application Process

This is an expression of interest phase for a planned negotiated procedure. Suppliers interested in participating should prepare their submissions for electronic submission through the EU Funding and Tenders Portal. The negotiated procedure format means that the EESC will select and negotiate directly with chosen suppliers rather than conducting an open competitive tender. Suppliers must have an active EU Login account to participate.

Important Information for Applicants

• This is a planned call announcement, not an active tender. Formal procurement documents will be published when the negotiated procedure is launched.
• Electronic submission is mandatory; paper submissions are not accepted.
• EU Login account creation requires only an email address and password, though two-factor authentication will become mandatory by 30 June 2026.
• The framework agreement structure allows the EESC to place orders over 48 months without reopening competition.
• Questions and answers regarding the procurement will be managed through the portal's Q&A system once the formal procedure launches.
• Suppliers should monitor the EU Funding and Tenders Portal for updates and formal tender documentation.

Portal Access and Support

All submissions and communications must occur through the EU Funding and Tenders Portal at EU Funding and Tenders Portal. Suppliers requiring technical assistance should contact the IT Helpdesk through the portal. The portal provides guidance documents and reference materials to support participation in EU procurement procedures.

Procurement Context

The EESC, as the voice of organised civil society in Europe representing employers, workers and civil society organisations, maintains personnel recognition practices aligned with other EU institutions. This procurement reflects standard institutional practice for employee benefits and recognition programmes. The use of gift vouchers and cards provides personnel with flexibility in selecting experiences and rewards that suit their individual preferences.

Footnotes

1. 1The estimated total value of the contract has not been disclosed in the procurement notice. Suppliers should contact the EESC through the portal for clarification on budget parameters if needed.