Prestations d'assistance en gestion de sinistres

The European Parliament Directorate-General for Infrastructure and Logistics invites tenders for framework agreements to provide claims management assistance for buildings occupied by the Parliament, divided into Lot 1 covering France, Belgium and Luxembourg and Lot 2 covering other Member States. The estimated total value is €680,000 with Lot 1 at €600,000 and Lot 2 at €80,000 and the framework may run up to 48 months under successive renewals. Offers must be submitted electronically via the EU Funding and Tenders Portal eSubmission by 7 October 2026 at 16:00 Brussels time and will be evaluated on the basis of the lowest price with price as the sole award criterion. Bidders must demonstrate the required legal, financial and technical capacities, provide the specified annexes and financial statements, and comply with environmental and sanctions declarations.

Résumé rapide

Objet du marché

Services d’assistance en gestion de sinistres pour les bâtiments occupés par le Parlement européen: expertise technique, évaluation des dommages, nomination d’experts assermentés, négociation avec parties adverses, conseil juridique et suivi des dossiers. Exclusions: assurances accidents/médicales, droit du travail et procédures juridictionnelles.

Montant estimé (valeur totale et par lots):Valeur totale estimée €680 000. Lot 1 (France, Belgique, Luxembourg): €600 000. Lot 2 (autres États membres UE): €80 000 ¹.

1. 1Qui peut candidater: opérateurs économiques (personnes physiques ou morales) établis dans un État membre de l’UE ou pays tiers ayant les droits d’accès prévus; groupements et sous‑traitance autorisés selon le cahier des charges.
2. 2Durée du contrat: contrat‑cadre jusqu’à 48 mois (contrat-cadre initial 12 mois, renouvelable 3 fois; exécution via bons de commande).
3. 3Critère d’attribution: prix le plus bas (méthode: lowest price).

Principales pièces et conditions:cahier des charges et annexes obligatoires (spécifications techniques, fiches financières, déclarations sur l’honneur, politique EMAS, projet(s) de contrat-cadre et bordereau de prix). Les offres doivent respecter les exigences de capacité financière (chiffre d’affaires minimum, états financiers) et technique (3 ans d’expérience pertinente). Voir documents de marché pour détails ¹.

Footnotes

1. 1Dossier complet et soumission électronique disponibles sur le portail Funding & Tenders: ec.europa.eu

Titre officiel:Prestations d'assistance en gestion de sinistres. Référence interne: EP-INLO/2026/OP/0028. Autorité contractante: European Parliament, SG - Directorate-General for Infrastructure and Logistics (Direction générale des infrastructures et de la logistique, Unité Assurances). Nature de la procédure: procédure ouverte (open procedure) pour la conclusion de contrats-cadres (framework agreement) sans réouverture de la concurrence. Lots: 2 (Lot 1: France, Belgique, Luxembourg; Lot 2: reste de l'Union européenne hors États du Lot 1).

Documents publics et accès aux pièces de marché:Tous les documents de marché (lettre d'invitation, cahier des charges, spécifications techniques, projets de contrat, annexes, bordereaux de prix, formulaires de déclaration, etc.) sont publiés en français et disponibles sur le portail Funding & Tenders Portal. Voir le dossier de l'appel d'offres et l'accès au eSubmission F&T Portal - dossier EP-INLO/2026/OP/0028 ¹.

1. 1TED reference: 171/2026 612412-2026
2. 2Publication / mise en ligne: 04/09/2026
3. 3Date limite soumission (tous lots): 07/10/2026 à 16:00 (Europe/Bruxelles)
4. 4Ouverture publique: 08/10/2026 à 10:00 (Europe/Bruxelles)
5. 5Dépôt électronique obligatoire via eSubmission (EU Login requis)
6. 6Langues autorisées pour les offres: toutes les langues officielles de l'Union européenne (offre possible dans toute langue officielle).

Objectif et périmètre du marché

Contexte:augmentation de sinistres non couverts par les assurances en vigueur (notamment en matière de construction) et difficultés de dialogue avec les assureurs des parties adverses. Le Parlement européen recherche des prestataires spécialisés pour représenter et défendre ses intérêts lors de sinistres affectant les bâtiments occupés par le Parlement.

Périmètre:assistance complète en gestion de sinistres non couverts ou situés sous franchises (multirisques, responsabilité civile d’exploitation, sinistres liés à projets de construction/rénovation). Prestations demandées: évaluation des dommages, nomination et coordination d'experts assermentés, négociations avec experts/assureurs adverses, conseil juridique et technique, rédaction / suivi de dossiers, reporting trimestriel des heures consommées par catégorie de sinistre.

Lots, valeurs estimées et durée

Critères financiers, attribution et méthode d'évaluation

Méthode d'attribution:offre la moins-disante (award method: lowest price). Le critère d'attribution principal et unique (100 %) est le prix (voir bordereau de prix à remettre par lot).

Structure tarifaire demandée:Les prestations doivent être tarifées en heures de travail par sinistre selon trois catégories de valeur du sinistre: (1) moins de €50 000, (2) entre 50 000 et €400 000, (3) plus de €400 000. Les taux horaires proposés doivent être forfaitaires, toutes charges comprises (déplacements, hébergement, frais connexes). Un bordereau de prix distinct est requis par lot. Le prix proposé doit être exprimé en EUR hors TVA. Le soumissionnaire doit fournir un prix pour chacune des trois tranches sous peine d’exclusion.

Critères d’admissibilité, de sélection et d’exclusion

Admissibilité:participation ouverte aux personnes physiques et morales et entités publiques établies dans un État membre de l’Union européenne et dans les pays tiers ayant conclu un accord d’accès aux marchés publics avec l'UE (conditions et preuves d'établissement exigées). Inscription préalable au registre des participants (PIC) et compte EU Login requis pour eSubmission.

1. 1Critères d’exclusion: application des articles 138 à 143 du Règlement financier (exemples: faillite, condamnation définitive pour fraude/corruption/infractions graves, manquements graves dans l’exécution d’un contrat, irrégularités, opposition à audits, sanctions liées à la Russie — les exigences détaillées figurent dans l’annexe III et IX).
2. 2Critères de sélection obligatoires (capacités minimales requises): chiffre d’affaires minimal de €450 000 (sur 3 exercices), résultat d’exploitation positif sur les 3 derniers exercices, assurance responsabilité professionnelle, expérience d’au moins 3 ans dans des services similaires, capacité à mobiliser juristes spécialisés et ingénieurs du bâtiment/experts assermentés, références (liste des principaux services fournis les 3 dernières années).
3. 3Preuves à fournir: annexes financières (bilans, comptes de résultat) pour 3 exercices, fiche signalétique financière, fiche renseignements financiers, extraits de références, déclarations sur l’honneur (annexe III), déclaration sur l’honneur sanctions Russie (annexe IX), formulaires de groupement/sous-traitance si applicable (annexes V et VI).

Groupements:autorisés. Chaque membre doit fournir les preuves d’admissibilité, d’exclusion et de sélection (annexe V). Le groupement doit préciser dans l’offre le mandataire, la répartition des tâches, l’engagement de solidarité et la forme juridique — justificatifs à fournir avant signature du contrat si attribution.

Soumission et modalités pratiques

Soumission électronique obligatoire via eSubmission (EU Login requis). Les offres soumises par tout autre moyen (email, courrier papier) ne seront pas prises en compte sauf exception technique ou instruction contraire publiée sur le portail. Limite de téléchargements et tailles de fichiers conformes aux System Requirements d'eSubmission: pièce jointe < 50 MB (consulter la documentation du portail).

1. 1Adresse de dépôt électronique: eSubmission via le portail Funding & Tenders F&T Portal - eSubmission
2. 2Date et heure limite (tous lots): 07/10/2026 — 16:00:59 Europe/Brussels
3. 3Ouverture publique des plis: 08/10/2026 — 10:00 Europe/Brussels (maximum 2 représentants par soumission)
4. 4Délai de validité des offres: 6 mois (tender validity period: 6 months)
5. 5Période pour questions publiques (Q&A): questions via la section Questions & answers du dossier F&T, date limite pour question: 29/09/2026 23:59 (contrôler Q&A sur le portail).

Pièces obligatoires à joindre:Invitation à soumissionner (lettre), cahier des charges et annexes (I: spécifications techniques; II: politique EMAS; III: déclaration sur l’honneur; IV: fiche signalétique financière; V: renseignements groupements; VI: renseignements sous-traitants; VII: renseignements financiers; VIII: déclaration sanctions Russie), projet(s) de contrat-cadre et projet de bon de commande, bordereau de prix (cahier d’engagement par lot), formulaire d’identification financière (FIF), preuve d’assurance professionnelle, états financiers des 3 derniers exercices, références relevant de prestations similaires (3 ans).

Forme contractuelle et exécution

Type de marché:contrat-cadre (framework agreement) sans réouverture de la concurrence, avec exécution via bons de commande. Méthode d’attribution: prix le plus bas. Modalités d’exécution: interventions facturées sur la base de taux horaires par catégorie de sinistre; relevé trimestriel des heures à compter du 3e mois d’exécution; bons de commande émis par le Parlement européen; possibilité de bons complémentaires (limites annuelles par lot indiquées dans le projet de contrat).

Durée contractuelle / renouvellement:Contrat-cadre: durée initiale 12 mois, renouvelable tacitement jusqu’à 3 fois (durée totale possible 48 mois). Exécution maximale indiquée: 48 mois.

Exigences techniques et capacités attendues

1. 1Expérience minimale: au moins 3 ans d’expérience dans des prestations équivalentes (gestion de sinistres complexes, notamment dommages aux biens et sinistres liés à la construction/rénovation).
2. 2Équipe: disponibilité d’une équipe d’experts assermentés ou capacité à mandater rapidement des experts assermentés (juristes spécialisés, ingénieurs de la construction), mobilisables sur événement.
3. 3Disponibilité géographique: capacité d’intervention rapide sur les territoires couverts par le lot (Lot 1: France/Belgique/Luxembourg; Lot 2: reste de l’UE hors Lot 1).
4. 4Moyens: capacité à conduire expertises, procédures d’évaluation, négociations avec assureurs adverses, gestion documentaire, reporting et suivi financier des heures.
5. 5Qualité et environnement: respect de la politique environnementale EMAS 2025 du Parlement (annexe II) et des obligations de promotion de l’égalité des chances (article 12 du cahier des charges).

Eligibilités et types d'entités admises

Types d'entités autorisées:sociétés privées (PME et grandes entreprises), cabinets d'experts en sinistres et en expertise technique du bâtiment, bureaux d'ingénierie, sociétés de courtage/adjusting spécialisées, consortiums / groupements d'opérateurs économiques (consortiums, associations momentanées). Les organisations internationales et entités publiques peuvent également participer sous réserve de conformité aux conditions. Les sous-traitants sont autorisés mais doivent être déclarés (annexe VI) et peuvent être soumis aux mêmes vérifications d’exclusion et de sélection.

Critères administratifs, contrôles et garanties

Contrôles et audits:le Parlement européen, l’Office européen de lutte antifraude (OLAF), la Cour des comptes et le Parquet européen peuvent effectuer des contrôles et audits jusqu’à 5 ans après paiement du solde. La production de justificatifs est exigible dans un délai court (généralement 7 jours) sur demande. Le non-respect des obligations peut entraîner rejet de l’offre, exclusion, sanctions financières, résiliation du contrat et/ou exécution par substitution.

Assurances et responsabilité:Obligation de disposer d’une assurance responsabilité professionnelle couvrant l’activité. Le contractant est responsable des dommages causés au Parlement ou à des tiers par lui-même, son personnel ou ses sous-traitants lors de l’exécution du contrat; il devra fournir les attestations d’assurance sur demande.

Modalités de paiement et facturation

Facturation:factures électroniques exigées (PEPPOL ou portail F&T) en EUR hors TVA; mention obligatoire: référence du contrat et du Purchase Order; modalités de paiement: virement, délai de paiement: 30 jours calendaires à compter de l’enregistrement de la facture; intérêts de retard: taux BCE majoré de 8 points. Les factures papier ne sont acceptées qu’en cas d’impossibilité technique ou pour entités hors UE (conditions détaillées dans le projet de contrat).

Modèles et templates fournis dans le dossier de marché

1. 1Invitation à soumissionner (lettre d’invitation) — modèle fourni
2. 2Cahier des charges & annexes (Annexes I à IX) — Spécifications techniques, Politique EMAS 2025, Déclaration sur l'honneur, Fiche signalétique financière, Fiche groupements, Déclaration sous-traitants, Renseignements financiers, Déclaration sanctions Russie
3. 3Projet(s) de contrat-cadre (Lot 1 et Lot 2) et Projet de bon de commande
4. 4Bordereau(s) de prix / Cahier d'engagement Lot 1 et Lot 2 (formulaire financier à remplir)
5. 5Formulaire Financial Identification Form (Fiche signalétique financière / FIF)
6. 6Modèles: déclaration sur l'honneur (Annexe III), déclaration sanctions Russie (Annexe IX), annexe relative aux groupements (Annexe V), annexe sous-traitants (Annexe VI).

Conseil pratique:télécharger et lire l’intégralité du Cahier des charges et de ses annexes (16 documents au total publiés); préparer l’ensemble des pièces financières et techniques demandées (bilans, attestations d’assurance, références, CV des experts, fiches de disponibilité, bordereaux de prix complétés par lot); valider la conformité aux critères d’exclusion et apporter les preuves requises (déclarations signées).

Contacts, Q&A et assistance

Adresse principale de contact (pour la procédure et réception des demandes d'information):inlo.ao.coordination@europarl.europa.eu. Les demandes de renseignement pendant la phase de soumission doivent être publiées via la section Questions & answers du dossier sur le portail F&T (Create a question). Le pouvoir adjudicateur ne garantit pas de réponses aux questions posées moins de six jours ouvrables avant la date limite de réception des offres.

Réponses structurées aux questions de catégorisation

1. 1Eligible Applicant Types: startup, SME, large enterprise, consultancy/firms of experts, insurance brokers, claims adjusters, legal firms with construction/insurance expertise, engineering firms, consortiums (groupement d'opérateurs économiques), public bodies where eligible under treaties, nonprofit only if legally able to provide services — les candidats doivent s’enregistrer dans le Participant Register et disposer d’un PIC.
2. 2Funding Type: procurement (tender) — nature du contrat: services; marché public via contrat-cadre et bons de commande.
3. 3Consortium Requirement: other — consortiums et offres conjointes autorisées; candidature individuelle également acceptée. Groupements doivent fournir annexe V et s’engager à responsabilité solidaire.
4. 4Beneficiary Scope (Geographic Eligibility): EU — opérateurs établis dans un État membre de l’UE ou pays tiers ayant un accord donnant accès au marché de l’UE; Lots géographiques: Lot 1 (France, Belgique, Luxembourg) et Lot 2 (reste UE hors Lot 1).
5. 5Target Sector: insurance services, claims management, construction damage expertise, legal/juridical advisory in construction/insurance, insurance brokerage and claims adjustment services (CPV: 66510000, 66518100, 66518300).
6. 6Mentioned Countries: France, Belgium, Luxembourg; broader: territory of the European Union (other Member States).
7. 7Project Stage: operational service delivery (claim handling, expert appointment, negotiation) — mature/commercial service (not R&D).
8. 8Funding Amount: estimated total procedure value €680,000 (Lot €1 600,000; Lot €2 80,000).
9. 9Application Type: open call / public tender via eSubmission (electronic), open procedure; submissions through Funding & Tenders Portal eSubmission tool.
10. 10Nature of Support: non-grant — commercial paid services under contract; beneficiaries receive service contracts (monetary payments for delivered services).
11. 11Application Stages: 1 (single-stage submission of a full tender) with pre-award checks (exclusion and selection verification) and post-award signature + possible interim audits; administrative clarification stage may occur during evaluation.
12. 12Success Rates: not published — competitive open tender with unknown number of bidders; historically low for EU institutions due to strict compliance requirements; dependent on price competitiveness and fulfillment of selection criteria.
13. 13Co-funding Requirement: no direct co-funding required; bidders must demonstrate financial capacity (minimum turnover and positive operating result) and provide own resources; costs of tender preparation borne by bidder.

Templates and application form structure (outline):Les documents fournis à télécharger servent de modèles à compléter: ; 1) Lettre d’engagement / Cahier d’engagement (par lot) — identification du soumissionnaire, déclaration sur l’honneur (Annexe III), facturation et sous-traitants, signature, bordereau des prix; 2) Bordereau des prix (tarifs horaires par tranche de valeur de sinistre) — champ obligatoire pour chaque catégorie; 3) Fiche signalétique financière (Financial Identification Form) — coordonnées bancaires et pièces justificatives (RIB ou relevé bancaire), ID, documents officiels; 4) Annexes financières: bilans, comptes de résultat et tableaux demandés (Annexe VII) pour 3 derniers exercices; 5) Annexes juridiques: projet de contrat-cadre complété si nécessaire, acceptation des conditions, mentions EMAS, politique environnementale (Annexe II). Respect strict des noms de fichiers et structuration des pièces conforme aux System Requirements d'eSubmission.

Points d’attention (risques et recommandations)

1. 1Respect strict du format et de la langue utile: documents officiels publiés en français; il est indiqué que les opérateurs peuvent soumettre l’offre dans une langue officielle de l’UE mais le dossier de marché est en français (la version française prévaut).
2. 2Ne pas omettre de remettre toutes les pièces administratives (Annexes III à IX) — absence de documents requis peut entraîner exclusion immédiate.
3. 3Remplir et signer la déclaration sur l’honneur (Annexe III) et la déclaration sanctions Russie (Annexe IX) si applicable; fournir preuves justificatives rapides si demandé.
4. 4Préparer la preuve des capacités financières (chiffre d’affaires minimal €450 000, résultats positifs) et des références techniques demandées (liste des missions analogues).
5. 5Assurer que les taux horaires proposés sont compétitifs puisque l’attribution se fera au prix le plus bas (la qualité minimale devant être démontrée au préalable selon critères de sélection).
6. 6Anticiper les contrôles et audits post‑attribution (conserver documents pendant au moins 5 ans).

Résumé synthétique:Il s’agit d’un appel d’offres de l’Union européenne (Parlement européen, DG Infrastructure & Logistics) visant à établir un ou plusieurs contrats-cadres de prestations de services d’assistance en gestion de sinistres pour les bâtiments occupés par le Parlement. Le marché est divisé en 2 lots géographiques (Lot 1: France/Belgique/Luxembourg; Lot 2: reste UE) pour une valeur totale estimée à €680 000. Les soumissionnaires doivent démontrer des capacités financières, techniques et professionnelles solides, fournir des tarifs horaires par tranche de sinistre, accepter que l’attribution se fasse au prix le plus bas et soumettre électroniquement leur offre via eSubmission avant le 07/10/2026 16:00 (Europe/Bruxelles). Le dossier complet et tous modèles/formulaires sont disponibles sur le portail Funding & Tenders F&T Portal - dossier EP-INLO/2026/OP/0028 ¹.

Footnotes

1. 1Dossier de marché, documents et eSubmission disponibles sur le portail Funding & Tenders Portal: ec.europa.eu. Consultez les annexes (Cahier des charges, Spécifications techniques, projet de contrat-cadre, bordereaaux de prix, formulaires financiers et déclarations).

This is an open EU procurement procedure for services of assistance in claims management, issued by the European Parliament, Directorate-General for Infrastructure and Logistics ¹. The requirement responds to a rise in claims not covered by existing insurance arrangements, especially in construction related cases, and the need for specialised support to represent the Institution's interests.

What the Contract Covers

The contract seeks a specialist service provider to support the Parliament in handling claims and related insurance matters in France, Belgium and Luxembourg under one lot, and in other Parliament occupied buildings under a second lot. The main CPV classification is insurance services, with additional references to insurance brokerage services and insurance claims adjustment services.

Lots and Scope

• Lot 1 covers prestations d assistance en gestion de sinistres en France, en Belgique et au Luxembourg, with an estimated value of €600000.
• Lot 2 covers assistance in claims management in buildings occupied by the Parliament, excluding the Member States covered by Lot 1, with an estimated value of €80000.

Who Can Apply

The procedure is open, so it is not limited to invited candidates. Based on the published tender information, the opportunity is aimed at operators able to provide claims handling, insurance brokerage or loss adjusting services, and the portal flags the contract as not specifically suitable for SMEs. The submission system requires an EU Login account, and tenderers or consortium members must use a PIC for participation.

Estimated Value:The estimated total contract value is €680000, which aligns with the two lot estimates combined.

Key Commercial and Procedural Terms

Requirements and Documents to Expect

The tender documents include the invitation letter, tender specifications, technical specifications, EMAS policy 2025 annex, declaration on honour, financial identification form, consortium information form, subcontractor information form, financial information form, Russia sanctions declaration, draft framework contract and lot specific financial offer forms. These documents indicate that bidders should be prepared to demonstrate legal, administrative and financial capacity, and to comply with environmental and sanctions related declarations.

Applicant Considerations

• Prepare to compete on price, because the award criterion is lowest price and the weighting shown in the eForms data is 100 percent price.
• Check the lot definitions carefully, because Lot 1 and Lot 2 are geographically and operationally distinct.
• Use the official electronic submission route only, and do not rely on email or paper submission.
• Monitor the question cutoff date, because the contracting authority is not bound to reply to questions submitted after 2026-09-29 23:59 Brussels time.
• Allow time to gather administrative declarations, financial forms and any consortium or subcontractor documents before submission.

Official source: EU Funding and Tenders Portal tender notice

Footnotes

1. 1Official tender notice on the EU Funding and Tenders Portal: EU Funding and Tenders Portal tender notice.