Contratación pólizas de seguros.

EUIPO (European Union Intellectual Property Office) is procuring insurance services under procedure EUIPO/2026/OP/0016 with an estimated total value of €400,000 and a maximum duration of 24 months. The contract covers material damage and multiple liability risks including professional use of bicycles and drones and is classified under CPV 66510000 Insurance services, with detailed scope and minimum limits set in the tender specifications. This is an open electronic procedure submitted via the EU Funding & Tenders Portal eSubmission, award is based solely on the lowest price and the tender validity period is nine months. Key submission requirements include EU Login and a PIC, documents are published in Spanish, the tender deadline is 21/10/2026 13:00 Europe/Madrid and the last date for questions is 13/10/2026 23:59 Europe/Madrid.

What it funds

Scope summary

Procurement of insurance policies for the European Union Intellectual Property Office (EUIPO): material damage (buildings and contents), general and employer liability (including events, liability for teleworkers), bicycle and drone liability. Coverage must meet minimum limits and technical requirements set in the tender documents.

Estimated value and duration:Estimated total value €400,000 for 2 years (typically €200,000 per year). Maximum contract duration 24 months; initial 12 months with one 12‑month renewal option.

Who can apply

Open procedure:insurers authorised to operate in the EU/EEA (and third‑country insurers where allowed by applicable rules). Economic operators may bid as single tenderers or joint offers; subcontracting is permitted. Bidders must meet selection criteria (financial turnover, technical experience, authorisation to operate in the insurance class requested).

Key procurement facts

1. 1Award criterion: lowest price (price only).
2. 2Main CPV: 66510000 Insurance services.
3. 3Submission: electronically via eSubmission (EU Login required).
4. 4Documents published in Spanish (tender specifications, technical specs, draft contract, financial offer form).

How to apply / practical notes

Download the procurement documents and submit via the EU Funding & Tenders Portal eSubmission. Offers must remain valid for 9 months. Deadline for clarifications: 13/10/2026 23:59 Europe/Madrid. Supporting administrative, financial and technical evidence required as specified in Annex I and Annex IV.

Where to find the tender documents:Official tender page on the Funding & Tenders Portal: ec.europa.eu (documents available in Spanish).

Selection and submission checklist

1. 1Register/hold EU Login and Participant Identification Code (PIC) where required.
2. 2Complete Annex IV standard submission forms (technical and financial parts) and attach insurers' full policy conditions.
3. 3Provide proof of authorisation to operate in the insurance class and required financial/experience evidence (turnover, similar contracts).
4. 4Submit only via eSubmission before the deadline; no paper copies.

Oportunidad y referencia

Título:Contratación pólizas de seguros. Procedimiento identificador: EUIPO/2026/OP/0016. Referencia TED: 178/2026 (633665-2026). Órgano contratante: European Union Intellectual Property Office (EUIPO), Avenida de Europa 4, 03008 Alicante, España. Publicación TED: 15/09/2026. Plazo de presentación de ofertas: 21/10/2026 a las 13:00 (hora Europa/Madrid). Apertura pública (virtual) de plicas: 22/10/2026 a las 11:00 (Europe/Madrid). Dirección para descarga de documentos y presentación electrónica: Funding & Tenders Portal y eSubmission Funding & Tenders Portal ¹.

Tipo de procedimiento:Licitación pública, procedimiento tipo: Open procedure (procedimiento abierto). Modalidad: contrato de servicios (nature of the contract: services). Adjudicación: método precio más bajo.

Objeto del contrato:Contratación de pólizas de seguro (contrato directo con un solo adjudicatario) para la cobertura de: 1) daños materiales (continente y contenido) de inmuebles y equipamiento de EUIPO; 2) responsabilidad civil derivada de la gestión de inmuebles, equipamiento, servicios a ocupantes, trabajo en teletrabajo y eventos organizados por EUIPO; 3) responsabilidad civil derivada del uso profesional de bicicletas (convencionales y eléctricas) y drones (para actividades audiovisuales, filmación y fotografía aérea). Cobertura internacional para eventos y equipos en Europa y resto del mundo según especificaciones técnicas.

Resumen financiero y alcance temporal

Estimación total del procedimiento:€400 000 (sin IVA). Duración máxima prevista: 24 meses (contrato de 2 años). Plazo inicial: contrato por 12 meses renovable una (1) vez según proyecto de contrato y cláusula de renovación en pliegos.

Requisitos, documentos y presentación

Presentación exclusivamente electrónica mediante eSubmission (es necesario EU Login y PIC para participantes). Idiomas admitidos para las ofertas: cualquiera de las 24 lenguas oficiales de la UE (lista incluida en el anuncio). Fecha máxima para formular preguntas a la autoridad: 13/10/2026 23:59 (Europe/Madrid). La documentación contractual disponible en el Portal: Invitación a licitar, Anexo I Pliego de condiciones, Anexo II Especificaciones técnicas, Anexo III Proyecto de contrato, Anexo IV Formulario de respuesta (Formulario de presentación estándar).

Documentos obligatorios a presentar (resumen):Anexo IV (Formulario de presentación estándar) firmado; declaración jurada sobre criterios de exclusión y selección; identificación jurídica y financiera; lista de contratos pertinentes; certificados de calidad y ambientales cuando procedan; propuestas técnica (incluyendo condiciones generales y particulares de seguro en PDF) y financiera (Formulario de respuesta financiera); formularios de subcontratación y cartas de compromiso si procede; certificados administrativos (pago impuestos, seguridad social) cuando se soliciten.

Información técnica mínima solicitada

Las especificaciones técnicas (Anexo II y Anexo II.1) describen en detalle el parque inmobiliario (sede en Alicante: edificios AA1, AA2, AA3 y campus; locales alquilados RL223 en Bruselas y IAK en Luxemburgo), contenidos asegurables (equipamiento IT, mobiliario, equipamiento audiovisual, drones, bicicletas, etc.), instalaciones técnicas relevantes (SAI, grupos electrógenos, CPD, detección y extinción incendios, climatización, BMS) y siniestralidad histórica. Se exige, como requisitos mínimos, coberturas de Todo Riesgo Daños Materiales y amplias coberturas de Responsabilidad Civil con límites y sublímites detallados en el Anexo II.

1. 1Coberturas mínimas Daños Materiales: límite máximo por siniestro solicitado €100 000 000 (continente + contenido), con sublímits y coberturas a primer riesgo para ciertos riesgos (equipos electrónicos, cámaras frigoríficas, deterioro bienes refrigerados, honorarios, peritos, etc.) y franquicia estándar €3 000 salvo riesgos extraordinarios.
2. 2Coberturas mínimas Responsabilidad Civil: límites por siniestro y anualidad (ejemplos: actividad/explotación €5 000 000/siniestro y €10 000 000/anualidad; subsidiaria €5 000 000; locativa €1 000 000; profesional €1 000 000), inclusión de responsabilidad por eventos (dentro y fuera de inmuebles), responsabilidad por bicicletas y drones.
3. 3Seguro de bicicletas y drones: límite solicitado por siniestro y año €300 000 por bicicletas (daños a terceros); para drones límite orientativo €300 000 por siniestro y año; detalles y uso operativo en Anexo II.

Criterios de exclusión y selección

Se aplican los criterios habituales de contratación pública de la UE:comprobación de exclusiones (situaciones de incumplimiento penal, impuestos y seguridad social), criterios de selección económicos, financieros y técnicos (volumen de negocio mínimo anual > €200 000 en los últimos 2 ejercicios; experiencia mínima: al menos 3 contratos similares finalizados en los últimos 2 años con prima anual mínima de €150 000 cada uno; certificación de calidad ISO 9001 o equivalente aplicada al servicio). Ver Anexo I para la lista completa de requisitos, pruebas y formatos.

Evaluación y adjudicación:El método de adjudicación es precio más bajo entre las ofertas que cumplan los requisitos y criterios de selección. La evaluación sigue etapas administrativas, comprobación de exclusión, selección, verificación de requisitos mínimos y evaluación financiera (la oferta más barata obtiene 100 puntos y el resto se pondera proporcionalmente). Se incluyen mecanismos para detectar ofertas anormalmente bajas y solicitar desgloses.

Información práctica para el licitador

1. 1Registro: disponer de EU Login y, si corresponde, PIC en el Registro de Participantes para usar eSubmission.
2. 2Formato y firmas: todos los documentos que requieran firma deben firmarse (firma manuscrita escaneada o firma electrónica cualificada/QES).
3. 3Subida de ficheros: eSubmission admite hasta 200 archivos por oferta, tamaños máximos indicados en System Requirements; no se aceptan envíos por correo físico.
4. 4Retirada y reemplazo: posible retirar o reemplazar ofertas antes del cierre; solo se considerará la última oferta válida por licitador.
5. 5Visita in situ: visita a las instalaciones EUIPO Alicante 01/10/2026 11:00 (máximo 2 representantes por licitador, inscripción previa a procurement@euipo.europa.eu).

Categorías y respuestas estructuradas (extracción para clasificación)

A continuación se responden de forma detallada y estructurada a las preguntas de categorización recopiladas a partir del pliego y documentación.

Eligible Applicant Types:

Entidades aseguradoras (compañías de seguros) autorizadas para operar en los ramos objeto del contrato. Se aceptan aseguradoras establecidas en Estados miembros de la UE/EEE habilitadas para operar en España o compañías locales en Bélgica y Luxemburgo cuando la legislación local lo requiera. También pueden presentarse agrupaciones (oferta conjunta) y subcontratistas identificados. No está limitada a PYMEs — candidatos: aseguradoras, corredores con facultades de colocación o consorcios de aseguradores, entidades con capacidad financiera y técnica demostrable.

Funding Type:

Mecanismo financiero:contrato de servicios (procurement) — es una contratación pública pagada por la autoridad contratante (EUIPO) mediante precios y facturación acordados en el contrato; no es grant, préstamo ni instrumento de capital.

Consortium Requirement:

Se permite presentación como licitador único o en oferta conjunta (consorcio). No es obligatorio formar consorcio. En caso de oferta conjunta, todos los miembros responden solidariamente; se exige designar responsable único y presentar compromiso (Modelo A o B) y distribuir responsabilidades.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):

Ámbito elegible:entidades establecidas en el ámbito de aplicación de los Tratados (UE) y personas jurídicas en terceros países con acuerdos aplicables de contratación pública. Se permite participación de entidades de la UE/EEE y compañías locales para coberturas en Bélgica y Luxemburgo si la normativa local requiere aseguradoras locales.

Target Sector:

Sector objetivo:servicios aseguradores e intermediación de seguros — CPV 66510000 Insurance services. El alcance técnico cubre seguros de daños materiales, responsabilidad civil, seguros para vehículos no motorizados (bicicletas), drones y coberturas de eventos, por lo tanto intersecta con seguros corporativos, riesgos de infraestructura, TI/CPD y eventos.

Mentioned Countries:

Países mencionados explícitamente en la documentación:España (sede principal EUIPO, Alicante), Bélgica (Bruselas, local RL223), Luxemburgo (local IAK). Se extiende cobertura territorial a Europa y resto del mundo para eventos según condiciones.

Project Stage:

Etapa esperada del proyecto:contratación y provisión operacional de servicios de seguro (fase de contratación y ejecución/operación). No se trata de I+D; el contratista debe proveer pólizas operativas y gestionar siniestros y cobertura durante la vigencia del contrato (implementación y operación).

Funding Amount:

Escala de financiación/facturación prevista:importe estimado global del procedimiento €400 000 (€200 000 año 1 + €200 000 año 2). Límite contractual y presupuesto disponible tal como indica el Anexo I.

Application Type:

Tipo de convocatoria y envío:Open call / Open procedure con envío electrónico obligatorio vía eSubmission (portal F&T). Plazo fijo con fecha y hora límite pública (no rolling call).

Nature of Support:

Tipo de apoyo:prestación de servicios contractuales remunerados por EUIPO (contrato con pagos, no subvención). Los beneficiarios recibirán pagos contractuales por la prestación de las pólizas y servicios asociados (gestión de siniestros, atención 24/7, emisión de documentación, etc.).

Application Stages:

Etapas administrativas del proceso:1) Preparación y envío de la oferta (documentación técnica y financiera) antes de la fecha límite; 2) Apertura pública de plicas; 3) Evaluación administrativa y técnica, verificación de exclusiones y criterios de selección; 4) Evaluación financiera y detección de ofertas anormalmente bajas; 5) Comunicación de adjudicación y fase de contratación (firma del contrato). En práctica: 4 a 5 etapas principales.

Success Rates:

Tasas de éxito:no publicadas. Este es un procedimiento abierto con criterios de elegibilidad, selección y precio más bajo; la probabilidad de adjudicación dependerá del cumplimiento de requisitos y de la competitividad del precio. No se proporcionan porcentajes oficiales en los documentos.

Co-funding Requirement:

Requisito de cofinanciación:no aplicable. Es un contrato de compra de servicios por parte de EUIPO con precios y facturación; no se exige aportación económica por parte del licitador a modo de cofinanciación del contrato.

Plantillas y estructura de solicitud (Anexo IV: Formulario de presentación estándar)

El Anexo IV contiene el Formulario de Presentación Estándar (SSF). Los licitadores deben completar la totalidad del formulario y adjuntar los documentos solicitados en las carpetas correspondientes en eSubmission. A continuación se describe la estructura y las secciones que debe contener la oferta y los anexos asociados:

1. 1Datos de identificación del licitador: denominación jurídica, dirección, NIF/IVA, datos de contacto, en caso de oferta conjunta incluir los datos de todos los integrantes y designar el responsable.
2. 2Declaraciones administrativas: declaración jurada sobre criterios de exclusión y selección, poderes y pruebas de representación, identificación jurídica y financiera (formulario y documentación probatoria).
3. 3Documentos de selección económico-financiera: volumen de negocio (cuentas o extractos bancarios de últimos 2 ejercicios), extractos que acrediten solvencia financiera.
4. 4Documentos técnico-profesionales: lista de contratos relevantes/similares (mínimo 3 contratos en últimos 2 años con primas anuales >= €150 000), certificaciones de calidad (ISO9001 o equivalente), políticas medioambientales o certificaciones (EMAS/ISO14001) si procede.
5. 5Oferta técnica: formulario de respuesta técnica del Anexo IV, condiciones generales y particulares de las pólizas ofrecidas (PDF), descripción de gestión de siniestros, persona de contacto, servicio 24/7 y tiempos máximos de respuesta (indicados en especificación técnica: 15 días para emisión de documentación, 5 días para tramitación urgente).
6. 6Oferta financiera: formulario de propuesta financiera del Anexo IV con detalle de primas para año 1 y año 2, total importe primas 2 años (campo que se usará para evaluación).
7. 7Subcontratación y dependencia: formulario de subcontratación, cartas de compromiso de subcontratistas identificados y cartas de dependencia de terceros si la oferta se basa en capacidades de otros.

La oferta debe seguir el orden requerido en el Anexo IV y la estructura de carpetas en eSubmission. Todos los documentos que requieran firma deben remitirse firmados electrónicamente o escaneados con firma manuscrita; se recomienda uso de firma electrónica cualificada (QES).

Observaciones y puntos críticos para licitadores

1. 1Cumplir los mínimos técnicos: la ausencia de coberturas mínimas o exclusiones que reduzcan sublímites o incrementen franquicias previstas en los pliegos puede dar lugar al rechazo.
2. 2Volumen y experiencia: debe demostrarse capacidad técnica y financiera (volumen de negocio y contratos similares) con evidencias verificables; la oferta puede basarse en capacidades de terceros mediante carta de compromiso.
3. 3Ofertas anormalmente bajas: EUIPO aplicará controles y podrá solicitar desgloses detallados para verificar autenticidad y cumplimiento de legislación laboral y costes asociados.
4. 4Cobertura para Bruselas y Luxemburgo: para estos locales se requiere cumplimiento del marco legal local y, si procede, operar con compañías locales para riesgos obligatorios (fenómenos de la naturaleza, terrorismo).
5. 5Gestión de siniestros y SLAs: tiempos de respuesta obligatorios (15 días para emisión de documentación, 5 días para peticiones urgentes) y servicio 24/7 de contacto para incidencias.

La documentación completa del procedimiento, incluidos formularios y plantillas, se facilita en el Portal Funding & Tenders y los anexos publicados (Anexo I a Anexo IV, Especificaciones técnicas y Proyecto de contrato). Se recomienda examinar detenidamente el Pliego de Condiciones (Anexo I) y las Especificaciones técnicas (Anexo II, Anexo II.1 y II.2) por requisitos técnicos, límites, exclusiones y siniestralidad histórica.

Contacto y soporte técnico:Para cuestiones administrativas y contractuales: procurement@euipo.europa.eu. Para soporte técnico del sistema eSubmission y problemas de carga: EC-FUNDING-TENDER-SERVICE-DESK@ec.europa.eu / EC-EPROCUREMENT-SERVICE-DESK@ec.europa.eu y teléfono +32 229 71063 (operaciones portal).

Resumen ejecutivo:Se trata de una contratación pública abierta gestionada por EUIPO para la adquisición de pólizas de seguro integrales que cubran daños materiales, responsabilidad civil (actividad, patronal, subsidiaria, locativa, profesional) y coberturas específicas para bicicletas y drones usados para fines profesionales. El procedimiento es un contrato de servicios con presupuesto estimado de €400 000 para dos años. Se valorará cumplimiento estricto de los requisitos técnicos y administrativos, experiencia previa de la aseguradora, condiciones comerciales y el precio. La presentación es electrónica a través del Portal de Funding & Tenders y eSubmission. Los licitadores deben completar el Anexo IV y adjuntar la totalidad de la documentación, incluidas las condiciones generales y particulares de las pólizas que se ofrecerán de forma vinculante durante 9 meses desde la fecha límite de presentación.

Footnotes

1. 1Portal Funding & Tenders — ficha del procedimiento y documentos (Invitación, Anexo I, II, III, IV). Enlace de acceso a documentación y presentación electrónica: ec.europa.eu

This is an open EU procurement procedure by the European Union Intellectual Property Office for insurance services, identified as EUIPO/2026/OP/0016, with an estimated total value of €400000 and a maximum contract duration of 24 months.[1]

What the tender is about

The notice concerns the contracting of insurance policies, classified under CPV 66510000 Insurance services. The public extract does not specify the exact policy mix in the summary, so applicants should rely on the tender specifications, technical specifications and draft contract for the detailed scope.[1]

Who can apply

This is an open procedure submitted electronically, so any economic operator that meets the tender specifications and selection criteria may bid, subject to the formal requirements in the documents. The portal also indicates that a PIC is mandatory for tenderers and that an EU Login account is required for electronic submission.[1]

Commercial and procedural conditions

1. 1Award is based on the lowest price, with price weighted at 100 percent.[1]
2. 2The tender validity period is 9 months.[1]
3. 3The contract is described as a services contract and the portal marks the opportunity as not SME suitable.[1]
4. 4The contract note indicates an initial period of 12 months renewable once, while the overall maximum contract duration is 24 months.[1]

Key dates

Documents to review

• Invitation letter.[1]
• Tender specifications.[1]
• Technical specifications.[1]
• Draft contract.[1]
• Financial offer form.[1]

All five published documents are in Spanish and no translations are available in the portal extract, so bidders should be prepared to work from the Spanish tender pack or arrange their own translation support.[1]

For applicants, the main practical points are to confirm eligibility, register and use an EU Login account, ensure a valid PIC, prepare the financial offer in line with the lowest-price award method, and submit electronically before the deadline.[1]