Organisation de la réception pour la remise de médailles aux membres du personnel de la Commission Européenne

Tender EC-HR/2026/OP/0276 (Commission européenne, DG HR) requests services to organise the annual medal ceremony and reception for staff with 20 years of service. It is a framework agreement (LOT-0001) with an initial 12-month duration, renewable up to three times (total potential 48 months). Bidders must submit a full offer in French via the EU Funding & Tenders Portal (eSubmission) before 10 August 2026 14:00:59 (Brussels time), including the Declaration on Honour and the Annex 6 financial bordereau. The contract will be awarded on a 100% price criterion and requires compliance with the technical specifications, administrative provisions and Appendix 2 security requirements.

Objet du marché

Ce qui est financé

Prestation de services pour l'organisation de la cérémonie et de la réception annuelles de remise de médailles aux membres du personnel de la Commission européenne honorant 20 ans de service (inclut logistique, restauration, accueil et services connexes).

Type de procédure et durée:Marché de services sous la forme d'un contrat‑cadre. Durée initiale 12 mois, renouvelable jusqu'à 3 fois (durée planifiée totale 48 mois).

Qui peut soumettre:Entreprises fournissant des services d'événementiel et de réception (logistique, traiteur, gestion d'événements) répondant aux exigences de sélection et de sécurité indiquées dans les documents de marché.

1. 1Soumission électronique via le portail Funding & Tenders (eSubmission).
2. 2Consortiums ou soumissionnaires uniques admissibles si ils satisfont aux critères de sélection décrits dans le cahier des charges.
3. 3SME suitability indicator: false (voir documents pour conditions).

Autorité contractante:Commission européenne, DG HR - Human Resources and Security. Identifiant de la procédure: EC-HR/2026/OP/0276.

Budget et offres:Le montant n'est pas publié dans l'avis. Les soumissionnaires doivent compléter le bordereau financier fourni dans les documents de marché et présenter une offre prix conformément aux spécifications ¹.

Documents de marché disponibles en français (invitation, cahier des charges, projet de contrat, bordereau financier, exigences de sécurité). Téléchargement et soumission via le portail Tender Details. ¹

Footnotes

1. 1Voir notamment FR-Invitation to tender EC-HR2026OP0276 Remise medailles 2026 et Annexe 6 - Bordereau financier disponibles sur la page de l'appel.

Résumé et objet du marché

Le présent marché (Call Identifier EC-HR/2026/OP/0276) est un appel d'offres public géré par la Commission européenne, DG HR - Human Resources and Security, pour l'organisation de la cérémonie et de la réception annuelle destinée à la remise de médailles aux membres du personnel de la Commission européenne en l'honneur de leurs 20 ans de service. Le marché est un contrat de services avec un cadre contractuel initial d'une durée de 12 mois, renouvelable jusqu'à 3 fois, et une période planifiée totale indiquée de 48 mois. Les documents de marché, y compris le cahier des charges, le projet de contrat cadre, annexes et formulaires financiers sont publiés en français. Les candidats doivent soumettre leur offre par voie électronique via le portail Funding & Tenders (esubmission).

Documents disponibles:Invitation to tender (FR), Cahier des charges administratif et technique (avec annexes 1-5), Spécifications techniques, Projet de contrat cadre, Annexes sur la TVA et sécurité, Formulaire de bordereau financier (Annexe 6), Déclaration sur l'honneur (version Recast-December-2025). Consultez les documents joints dans la section Cft Documents du portail ¹.

Informations essentielles

Type d'opportunité:Marché public de services (procédure formelle publiée sur le portail EU Funding & Tenders). Code CPV principal: 79952000 (services d'organisation d'évènements et de réceptions). Mode de soumission: ESUBMISSION (électronique obligatoire). Langue principale des documents: Français. Autorité contractante: Commission européenne, DG HR - Human Resources and Security.

Dates et échéances importantes:Date limite de soumission: 10 août 2026, 14:00:59 (Europe/Brussels). Ouverture publique (open tender event) enregistrée le 12 août 2026 à 10:00. Période pour demandes d'information additionnelle: jusqu'au 31 juillet 2026. Documents publiés initialement le 30 juin 2026. Le marché contient une mention considerChangedUntilDate pour documents le 14 juillet 2026.

Critères et modalités de l'appel d'offres

Le marché est noté sur la base d'un critère d'attribution principal:le prix. Les documents précisent aussi des exigences administratives, techniques et de sécurité qui doivent être respectées. La validité offerte demandée est de 6 mois après la soumission. Le régime contractuel mentionne l'utilisation de contrats-cadres et la possibilité de bons de commande électroniques et paiements électroniques au poste-attribution.

Procédure contractuelle et durée:Nature du marché: services. Contrat-cadre initial de 12 mois, renouvelable trois fois selon le projet de contrat cadre fourni dans les documents. Période planifiée indiquée : 48 mois (durée totale potentielle si renouvellements appliqués).

Exigences de candidature et sélection

La consultation indique des critères de sélection (qualification du soumissionnaire) et des exigences spécifiques décrites dans les documents de marché et cahier des charges. Les soumissionnaires doivent fournir les documents administratifs exigés, la déclaration sur l'honneur, le bordereau financier complété (Annexe 6) et démontrer la capacité technique et les moyens pour assurer l'ensemble des prestations décrites (logistique, restauration, accueil, sécurité, gestion d'invités, équipements techniques et décoration conformes aux spécifications). Le dossier de candidature doit respecter les instructions et formulaires fournis en français.

1. 1Documents administratifs requis: déclaration sur l'honneur (formulaire fourni), preuves légales et financières selon le cahier des charges.
2. 2Offre technique: réponse aux spécifications techniques (CdC partie 2), capacité organisationnelle, références, plan opérationnel pour la cérémonie et la réception.
3. 3Offre financière: bordereau financier Annexe 6 (fichier Excel native) dûment rempli et signé si nécessaire.
4. 4Documents contractuels: accepter le projet de contrat cadre et annexes, consignes de sécurité et TVA comme indiqué.

Questions demandées — réponses structurées

Eligible Applicant Types

Le marché s'adresse typiquement à des prestataires de services d'événementiel. Sur la base des documents standard de marchés publics européens et du cahier des charges publié, les types d'applicants éligibles comprennent: entreprises commerciales fournissant des services d'organisation d'événements et restauration (PME et grandes entreprises), sociétés spécialisées en hôtellerie et restauration, agences événementielles, fournisseurs de traiteur, prestataires de sécurité et technique d'événement, et consortiums temporaires (groupements) si explicitement autorisés par le cahier des charges. Les organismes publics, associations ou ONG peuvent également soumissionner si habilités par leur statut et conformes aux exigences. Les documents ne mentionnent pas l'éligibilité d'individus isolés. Le dossier administratif précisera les preuves légales et qualités requises.

Funding Type

Il s'agit d'un marché public rémunéré:mécanisme financier principal = marché / contrat de services (procurement). La Commission paiera le soumissionnaire retenu sur la base des conditions contractuelles et des bons de commande émis dans le cadre du contrat-cadre.

Consortium Requirement

La procédure ne requiert pas obligatoirement un consortium unique; un soumissionnaire unique (entreprise) peut postuler. Toutefois, les groupements temporaires ou consortiums peuvent être admis si le cahier des charges et les règles de soumission (précisées dans les documents) le permettent pour répondre aux exigences techniques et de capacité.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility)

Le marché est publié par la Commission européenne et, par défaut, s'adresse aux opérateurs commerciaux et entités légalement constituées dans l'Union européenne; les règles de participation du portail Funding & Tenders s'appliquent (EU/EEA et pays tiers conformément aux règles de l'autorité contractante). Les documents sont en français et l'appel est géré depuis Bruxelles; aucune liste explicite de pays tiers restreints n'est fournie dans le résumé, se référer au Cahier des charges pour détails sur éligibilité juridique et pays d'établissement.

Target Sector

Secteur visé:organisation d'événements et services connexes (événementiel, traiteur, restauration, services d'accueil, logistique évènementielle, services audiovisuels et techniques, sécurité évènementielle). CPV principal 79952000 (services de réceptions, événements et traiteur).

Mentioned Countries

Aucun pays spécifique n'est explicitement mentionné dans le texte sauf la référence générale à la Commission européenne et au fuseau Europe/Brussels. L'appel s'applique au cadre européen via le portail Funding & Tenders.

Project Stage

Stade attendu:prestation opérationnelle / exécution. On attend des soumissionnaires qu'ils proposent un service prêt à être délivré (organisation, logistique, gestion d'événements) plutôt que de la recherche ou du développement. Il s'agit d'une mise en oeuvre événementielle et de services immédiatement exécutables.

Funding Amount

Le montant exact demandé n'est pas renseigné dans le résumé public scrappé (le champ requestedTenderTotal est vide). Les candidats doivent compléter le bordereau financier (Annexe 6) pour proposer leur prix. Le critère d'attribution principal est le prix (poids 100 selon les métadonnées).

Application Type

Type d'appel:appel d'offres public via portail (open call non restreint). Méthode de soumission: soumission électronique requise (ESUBMISSION) via Funding & Tenders Portal.

Nature of Support

Support financier fourni:paiement contractuel (argent) pour la réalisation des prestations de services convenues; pas de financement non remboursable. Le marché prévoit la fourniture de services et la facturation conformément au contrat.

Application Stages

Nombre d'étapes:1 étape principale de soumission (dépôt de l'offre technique et financière). Le processus comporte ensuite l'ouverture publique et l'évaluation administrative, technique et financière par l'autorité contractante. Si le marché conduit à un contrat-cadre, les commandes ultérieures peuvent être émises par appels internes (post-attribution).

Success Rates

Le taux de succès n'est pas indiqué dans les documents. Les marchés publics ont généralement un seul adjudicataire par lot; le risque de réussite dépend du nombre d'offres reçues et de la compétitivité des prix et de la conformité technique. Aucune statistique de réussite fournie.

Co-funding Requirement

Aucun cofinancement requis n'est indiqué. Le soumissionnaire propose un prix pour la prestation; la Commission payera selon les modalités contractuelles. Les règles de TVA et facturation sont précisées dans les documents d'annexe (annex-vat-2023-fr).

Templates et structure des formulaires

Les documents fournis incluent des modèles et annexes obligatoires à compléter pour la soumission: 1) Invitation to tender (mode d'emploi en français), 2) Cahier des charges administratif et technique (avec annexes 1-5), 3) Annexe 6 Bordereau financier (fichier Excel natif) à remplir pour l'offre de prix, 4) Déclaration sur l'honneur (modèle DOCX), 5) Projet de contrat cadre et annexes (sécurité, TVA). Les soumissionnaires doivent suivre la structure demandée: partie administrative, partie technique (réponse point par point aux spécifications techniques) et partie financière (bordereau financier).

1. 1Formulaires administratifs: déclaration sur l'honneur (Annexe fournie).
2. 2Offre technique: réponse structurée conformément au Cahier des charges partie 2 - Spécifications techniques.
3. 3Offre financière: remplir Annexe 6 - Bordereau financier (Excel NATIVE).
4. 4Acceptation contractuelle: prendre connaissance et accepter le projet de contrat cadre et annexes.

Aspects techniques et exigences clés (extraits attendus)

Le cahier des charges technique décrit en détail les prestations attendues pour la cérémonie et la réception: lieu et agencement, accueil des invités, signalétique, scénographie, matériel audio-visuel, sonorisation et éclairage, restauration (type de menu et exigences diététiques), service de table, vestiaire, sécurité, personnel qualifié (maître d'hôtel, techniciens), nettoyage, gestion d'imprévus, assurance responsabilité civile et conformité aux règles de sécurité. Les exigences de sécurité et confidentialité sont détaillées dans l'Appendix 2 Security requirements.

Lot unique et modalité d'attribution

Il existe un lot unique:LOT-0001. L'attribution se fera au niveau du lot, sur la base du critère prix (poids 100). Le dossier complet, technique et financier, sera évalué pour conformité avant l'analyse du prix.

Comment postuler et ressources utiles

Les offres doivent être déposées électroniquement via le portail Funding & Tenders. Les candidats doivent télécharger et compléter les documents fournis (Annexe 6 Bordereau financier, déclaration sur l'honneur, proposition technique), s'assurer du respect des délais, des exigences de sécurité et de TVA et accepter les conditions du projet de contrat cadre. Pour accès direct aux documents et au dossier: consultez la page de l'appel d'offres sur le portail EU Funding & Tenders Call details. ¹

Résumé final — Qu'est-ce que cette opportunité et comment l'expliquer

Il s'agit d'un marché public de services publié par la Commission européenne (DG HR) pour confier l'organisation complète de la cérémonie et de la réception annuelle de remise de médailles aux agents ayant 20 ans de service. Les prestataires d'événementiel, traiteur, logistique et services techniques peuvent soumissionner. L'évaluation repose principalement sur le prix, mais la conformité administrative et la capacité technique sont conditionnelles. Les candidats doivent soumettre un dossier complet en français via le portail Funding & Tenders avant le 10 août 2026 à 14:00:59 (Europe/Brussels), en utilisant les modèles fournis (bordereau financier, déclaration sur l'honneur, projet de contrat). Le contrat proposé est un contrat-cadre initial d'un an, renouvelable jusqu'à trois fois, et les documents détaillent les exigences techniques, de sécurité et de TVA. Les soumissionnaires doivent lire et se conformer strictement au cahier des charges et aux annexes publiées pour être éligibles et compétitifs.

Footnotes

1. 1Fichiers publiés et versions: FR-Invitation_to_tender_EC-HR2026OP0276_Remise medailles 2026_V1.pdf; Cahier des charges avec annexes 1-5_V1.pdf; CdC partie 2 -Spécifications techniques final_V1.pdf; Projet de contrat cadre_V1.pdf; annexe-vat-2023-fr_V1.pdf; Appendix 2 Security requirements_V1.pdf; Annexe 6 - Bordereau financier_V1.xlsx; declaration-honour-FR Recast-December-version-2025-fr_V1.docx. Tous disponibles sur la page de l'appel d'offres du portail Funding & Tenders.

Opportunity Details

This tender, identified as EC-HR/2026/OP/0276, is for the organization of the annual ceremony and reception to award medals to European Commission staff members honoring their 20 years of service ¹.

Tender Type:Framework Agreement (Accord-cadre) for services, specifically event organization and reception management ².

Deadline Date:Tenders must be submitted by 14:00:59 on 10 August 2026 (Brussels time) ³.

Contract Duration:Initial duration of 12 months, renewable up to 3 times (total 48 months) ⁴.

Who Should Apply

Eligible applicants include event management companies, reception service providers, and consortiums with proven expertise in organizing high-level protocol ceremonies for international institutions ⁵.

1. 1Companies with experience in protocol and diplomatic event organization
2. 2Providers capable of managing security requirements for EU premises
3. 3Consortiums with administrative and logistical capacity for multi-year framework contracts

Key Eligibility and Requirements

Applicants must demonstrate compliance with EU security standards, as detailed in Appendix 2 Security requirements included in the tender documents ⁶.

Funding and Contract Value

This is a framework agreement where individual service orders (Requests for Services) will be issued; the maximum budget per mission under EU framework contracts is typically €1,000,000 ⁷.

Award Criterion:100% based on price (lowest cost wins) ⁸.

Submission Process

Submissions must be made electronically via the EU Funding and Tenders Portal using the eSubmission method ⁹.

1. 1Download tender specifications (CdC partie 2 - Spécifications techniques final)
2. 2Prepare financial offer using Annex 6 (Excel format)
3. 3Complete Declaration on honour in French
4. 4Submit via portal before 14:00:59 on 10 August 2026

Important Notes for Applicants

The ceremony honors 20 years of service, requiring strict adherence to EU protocol, dignified scenography, and secure handling of medals and official documents ¹⁰.

All tender documents are in French; applicants must ensure language compliance for all submissions including the declaration on honour and technical specifications ¹¹.

Footnotes

1. 1Official tender description: Le présent marché est destiné à l'organisation de la cérémonie et de la réception pour la remise annuelle de médailles aux membres du personnel de la Commission européenne en l'honneur de leurs 20 ans de service EU Tender Portal.
2. 2Framework contracts are specific to the EU allowing flexible service provision; missions typically last up to 4 years with max budget €1M CYE Consult.
3. 3Deadline confirmed: 2026-08-10T14:00:59+00:00 (Europe/Brussels timezone) [[EU Tender Portal]].
4. 4Contract extension details: Initial 12 months, renewable 3 times (total 48 months) per draft contract framework [[EU Tender Portal - Draft Contract]].
5. 5Event organization best practices include protocol adherence, scenography, and security for dignified ceremonies Prest Agency.
6. 6Security requirements document: Appendix 2 Security requirements_V1.pdf included in tender package [[EU Tender Portal - Cft Documents]].
7. 7EU framework contract mission budget cap: €1,000,000 maximum per mission [[CYE Consult]].
8. 8Award criterion: 100% price-based (lowest cost) per tender specifications [[EU Tender Portal - Awarding Terms]].
9. 9Submission method: ESUBMISSION via EU Funding and Tenders Portal [[EU Tender Portal - Tendering Process]].
10. 10Protocol for medal ceremonies: Requires dignified setting, official delegates, and secure handling of decorations Grande Chancellerie.
11. 11Language requirement: All documents in French (FR-Invitation, CdC, Declaration on honour) [[EU Tender Portal - Cft Documents]].