Location et maintenance de vélos à assistance électrique, avec système digital de réservation et sécurisation, dans la Région de Bruxelles-Capitale et...

Public procurement by the European Commission, Office for Infrastructure and Logistics in Brussels (procedure EC-OIB/2026/OP/0015) for all‑in leasing and maintenance of urban electric bicycles and a digital reservation and intelligent locking system for the Brussels‑Capital Region and nearby sites. The procedure is an open electronic submission via the EU Funding & Tenders Portal with a submission deadline of 15 September 2026 at 15:00 (Brussels time), award by lowest price and a framework agreement of up to 96 months (initial 48 months plus two renewals). Tenderers must demonstrate financial and technical capacity (including at least two years’ relevant experience and a specific average annual turnover indicative requirement), provide a sample bike and live demonstration, support EU Login integration and MIFARE/NFC badge compatibility, and meet specified SLAs for maintenance, repairs and replacements.

What is procured

Scope

Open tender by the European Commission (OIB, Brussels) for supply, operation (leasing) and full maintenance all‑in of urban electric bicycles (VAE), plus a digital reservation and smart locking system (smart locks unlock via smartphone and badge) and its installation and integration with Commission IT systems.

Who can apply:Economic operators (sole bidders or consortia) able to provide new electric city bikes, an IT locking/reservation solution and maintenance services; bidders must demonstrate at least 2 years’ relevant experience and the financial/technical capacity requested in the procurement documents, including minimum specific annual turnover of €150 000 ¹.

1. 1Supply and operational leasing of electric city bikes (VAE) with all‑in maintenance and insurance
2. 2Provision of a reservation platform and electronic locks (smartphone + badge), including deployment and integration
3. 3On‑site monthly maintenance, rapid repair/replacement SLAs and spare parts included

Award method:lowest price among administratively and technically compliant offers. Framework agreement with specific contracts / call‑offs for quantities and rental periods.

Key commercial and technical requirements

1. 1All‑in monthly unit price to cover lease, maintenance, assistance, parts, replacement and insurance
2. 2Technical minimums for bikes (e.g. 250 W mid‑motor, 36 V ≥500 Wh battery, hydraulic disc brakes, urban frame and integrated locks)
3. 3Reservation system: web + iOS/Android, EU Login integration, reporting, admin console, multilingual (FR/EN)
4. 4Smart locks: smartphone + Mifare badges support, scalable to entire fleet, maintenance and replacement SLAs

Deadlines and submission

Electronic submission via the EU Funding & Tenders Portal eSubmission only. Deadline for receipt of tenders: 15 September 2026, 15:00 Europe/Brussels. Public opening (virtual) of tenders: 17 September 2026, 10:30 Europe/Brussels ¹.

Evaluation & sample requirements:Offers will be checked for administrative and technical compliance; bidders must provide detailed technical datasheets and will be asked to submit a sample bike for inspection and a demonstration of the reservation/locking system.

Financial summary

Tender uses a unit monthly all‑in leasing price model. Indicative quantities are provided in the financial schedule; evaluation uses estimated annualised costs over the contract duration. Bidders complete the financial offer form (Annex 3).

1. 1Pricing basis: monthly unit fee (ALL‑IN) multiplied by estimated quantities and months
2. 2One‑off fee for system installation and integration (Volet C) to be added

Lead contracting authority:European Commission, Office for Infrastructure and Logistics in Brussels (OIB). Main CPV: 34430000 (Bicycles). Submission is electronic and requires EU Login/PIC registration ¹.

Footnotes

1. 1Procurement documents, technical specifications, financial form, draft contract and submission instructions are published on the EU Funding & Tenders Portal (tender EC-OIB/2026/OP/0015). See the official tender page for full terms and documentation Tender documents.

Résumé synthétique de l'appel d'offres

Appel d'offres de la Commission européenne (Office for Infrastructure and Logistics in Brussels, OIB) réf. EC-OIB/2026/OP/0015 pour la fourniture, la location et la maintenance «all‑in» de vélos à assistance électrique (VAE), plus la fourniture, l'installation, la maintenance et l'intégration d'un système digital de réservation et de sécurisation (cadenas électroniques actionnables par smartphone et badge). La prestation couvre la Région de Bruxelles‑Capitale et sa périphérie; la durée maximale du contrat‑cadre est de 96 mois (4 ans initial + 2 reconductions de 24 mois). Soumission électronique via le portail Funding & Tenders (eSubmission) après connexion EU Login EU Funding & Tenders Portal ¹.

Deadlines and key dates:Publication sur le portail: 04/08/2026. Date limite de réception des offres (eSubmission, heure locale Bruxelles): 15/09/2026 15:00. Séance publique d’ouverture (virtuelle) : 17/09/2026 10:30 Europe/Bruxelles. Date limite pour questions : 07/09/2026 23:59 Europe/Bruxelles.

Catégorisation et informations structurées (détails extraits du dossier)

Eligible Applicant Types:Entreprises commerciales fournissant vélos et services associés (constructeurs/assembleurs/gestionnaires de flotte), sociétés de leasing / opérateurs de mobilité, intégrateurs informatiques / fournisseurs de solutions IoT et de verrouillage électronique, entreprises de maintenance et réparation cycles, prestataires de services cloud/IT pour l’intégration et l’exploitation de la plateforme. Les groupements (consortiums) et offres conjointes sont autorisés; sous‑traitance permise sous conditions et avec justificatifs. Les PME et grandes entreprises peuvent postuler; ONG, associations et organismes publics ne sont la cible que s’ils présentent une offre commerciale valable (forme juridique et capacité exigées).

Funding Type:Il s’agit d’un marché public / procédure de fourniture (procurement) et non d’un subvention. Mécanisme : contrat‑cadre de fournitures (framework agreement) attribué sur la base du prix le plus bas (award method : lowest price). Nature contractuelle : supplies (CPV principal 34430000 - Bicycles).

Consortium Requirement:Offres individuelles et offres conjointes acceptées. Le dossier comprend un questionnaire et un modèle d’accord/procuration pour les offres conjointes (Annexe 1.1). En cas d’offre conjointe sans personnalité juridique, un chef de file doit être désigné et tous les membres sont solidaires.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Marché publié par la Commission européenne – OIB Bruxelles. Zone d’exécution : Région de Bruxelles‑Capitale et périphérie (adresses indicatives : quartier européen, avenue du Bourget, Overijse). Éligibilité des soumissionnaires : opérateurs établis (ou groupement comprenant opérateurs établis) en conformité avec les règles de passation de marchés de l’UE; pas de limitation explicite à des Etats membres particuliers mais la prestation s’applique en Belgique. L’utilisation d’EU Login et du portail F&T est requise ¹.

Target Sector:Transport urbain, mobilité durable et services logistiques ; composante hardware (vélos électriques, cadenas intelligents) et composante ICT (plateforme de réservation, API, intégration EU Login, gestion des utilisateurs, reporting, géolocalisation optionnelle). Secteurs techniques impliqués : mobilité/transport, cycles/e‑bike manufacturing, IoT/embedded systems, software/SaaS, intégration IT, maintenance/aftercare.

Mentioned Countries:Belgique (siège d’exécution et autorité contractante : Bruxelles). Le marché est publié à l’échelle européenne et les offres peuvent être soumises par opérateurs de tout État membre. L’environnement de traitement des données doit rester au sein de l’Union européenne (exigence cloud / externalisation).

Project Stage:Approvisionnement, déploiement et exploitation opérationnelle. Le projet couvre fourniture de matériel (vélos neufs), installation, intégration IT et mise en service, exploitation courante (maintenance préventive et curative, assistance, remplacement et assurance) et évolutions logicielles pendant la durée du contrat‑cadre (implémentation, exploitation, mises à jour).

Funding Amount:Le dossier ne précise pas de montant total estimé. Le bordereau financier (Annexe 3) fournit la structure de valorisation : Volet A (formule ALL‑IN leasing VAE) quantité indicative 150 unités (max 150 en cours de contrat), Volet B (système de réservation/localisation/verrouillage sur vélos en propriété) 200 unités, Volet C installation/déploiement forfaitaire 1. L’évaluation financière sera réalisée sur la base des redevances unitaires mensuelles multipliées par les quantités indicatives et par 12 pour l’année, puis projetées sur 8 ans + redevance forfaitaire d’installation. Le montant précis dépend des prix unitaires proposés (non fournis dans l’avis).

Application Type:Procédure ouverte (open procedure). Soumission électronique nécessaire via eSubmission sur le portail Funding & Tenders. EU Login requis pour s’abonner à l’appel, télécharger les documents et soumettre la réponse.

Nature of Support:Contrat commercial rémunéré (paiement au fournisseur pour les fournitures et services). Support financier : paiements de loyers mensuels et paiement forfaitaire d’installation/ déploiement. Il s’agit d’un marché public payant, non d’un financement direct (subvention).

Application Stages:Procédure en plusieurs étapes pratiques : (1) soumission électronique complète via eSubmission (dossier administratif, capacité, technique et financier) ; (2) ouverture publique des offres ; (3) vérification administrative et évaluation technique, incluant demande et remise d’un échantillon VAE et démonstration du système de réservation/sécurisation ; (4) évaluation financière basée sur l’annexe 3 et attribution au prix le plus bas pour les offres administrativement et techniquement conformes ; (5) signature du contrat‑cadre et signature des contrats spécifiques / bons de commande. En pratique on compte 3 à 5 étapes formelles.

Success Rates:Le dossier ne publie aucun taux de succès. Il s’agit d’un marché ouvert à plusieurs candidats ; la probabilité d’attribution dépend de la conformité technique stricte au cahier des charges, de la preuve d’expérience (minimum 2 ans dans leasing/location VAE avec maintenance), de la capacité financière (chiffre d’affaires spécifique minimum demandé 150 000 €/an) et du prix proposé. Aucune statistique historique de taux d’attribution fournie.

Co‑funding Requirement:Pas de co‑financement exigé ; il s’agit d’un marché public où le fournisseur facture le pouvoir adjudicateur. Les soumissionnaires doivent toutefois prouver capacité financière et éventuellement fournir garanties si les comptes montrent faiblesse (garantie d’un tiers, déclaration de la maison mère, etc.).

Templates, submission documents et structure du dossier de candidature

Documents officiels publiés et disponibles en téléchargement sur le dossier de l'appel d'offres (tous en version française selon publication) : Invitation à soumissionner, Annexe 1 Check‑list (documents à compléter et fournir), Annexe 2 Spécifications techniques et administratives (cahier des charges), Annexe 3 Bordereau financier (format natif xlsx), Annexe 4 Projet de contrat‑cadre et appendices (draft CC, Appendix 2 et 3). Ces documents constituent les modèles et formulaires obligatoires à utiliser pour soumettre l’offre (notamment la déclaration sur l'honneur, modèles de questionnaires pour offres conjointes et sous‑traitance, bordereau financier à compléter).

1. 1Checklist des pièces administratives exigées : déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion (modèle officiel à reproduire), pièces attestant capacité économique (bilans 2 derniers exercices ou déclaration de résultat) et chiffre d’affaires spécifique moyen min. 150 000 €/an, preuve de capacité technique avec références de contrats leasing/location VAE (montants, volumes, durées, contacts clients).
2. 2Questionnaire et modèle d’Accord/Procuration en cas d’offre conjointe (Annexe 1.1) : liste des mandants, désignation du chef de file, procuration signée par tous les membres, engagement de solidarité.
3. 3Questionnaire sous‑traitance (Annexe 1.2) : pour tout sous‑traitant, fournir déclaration d’intention/lettre d’engagement, justification du rôle et parts >10% doivent être accompagnées des documents de capacité du sous‑traitant.
4. 4Fiche technique vélo et documentation technique système : fournir fiche technique VAE (conforme aux spécifications minimales Annexe 2, point 4.1), démonstration et architecture du système de réservation et sécurisation (Annexe 2, point 4.2), preuve de partenariat pour recyclage batteries (ex. collecteur BEBAT).
5. 5Bordereau financier (Annexe 3) : compléter le tableau fournissant prix unitaire mensuel pour la formule ALL‑IN (Volet A), prix par unité pour l’ajout du système de verrouillage sur vélos propres (Volet B), et prix forfaitaire d’installation/déploiement (Volet C).

Structure attendue pour l’offre technique (conforme à Annexe 1 et 2):identification du soumissionnaire, déclaration sur l'honneur, documents de capacité financière et technique, offre technique décrivant la ou les références des modèles VAE proposés avec fiche technique, protocole de maintenance et garanties, description complète de la solution IT (architecture, sécurité, API, compatibilité EU Login et MIFARE/NFC, langues FR/EN), démonstration prévue lors de la remise d’échantillon, plan de déploiement et planning de livraison (délai max 4 mois), politique assurance/sinistres et plan de remplacement en cas de vol.

Points procéduraux importants pour la soumission:Soumission strictement électronique via eSubmission ; PIC requis pour toute entité participante ; nommer un LEAR/point de contact ; respecter les formats et limites techniques du système (taille pièces jointes, nombre max de fichiers) ; la soumission peut être retirée ou remplacée avant la date limite. Un échantillon de vélo et une démonstration du système (identique au matériel proposé) sont obligatoires pour vérifier la conformité technique et seront demandés à tous les soumissionnaires recevables après l’ouverture des offres.

Renseignements techniques et d’exploitation exigés

Extraits techniques obligatoires (dossier technique à joindre):fiche technique détaillée VAE (cadre, suspension, dimensions roues, pneus anti‑crevaison, motorisation 250 W central, batterie 36 V min 500 Wh verrouillable, éclairage LED, freins à disque hydrauliques, garde‑boue vissés, panier, béquille, sacoche, selle unisexe, porte‑bagages); description du système de verrouillage électronique (compatibilité MIFARE DESFire EV3, Mifare Ultralight, activation badge et smartphone NFC iOS/Android, API, SSO/EU Login intégration, reporting, géolocalisation optionnelle); SLA d’assistance (J+1 intervention VAE, J+2 remplacement vélo si non réparable, délais d’intervention pour pannes système selon seuils >=5 cadenas ou <5); plan de maintenance mensuel listant opérations et type de rapport d’intervention.

Exigences sécurité et cloud:si solution externalisée dans le cloud, les données de la Commission et les informations sensibles non classifiées doivent être hébergées dans l’Union européenne, isolation des données, accès minimal pour le personnel fournisseur, disponibilité et journaux de sécurité garantis, procédure d’incident et audits possibles par HR.DS et DG DIGIT.

Evaluation et attribution

Critères cumulés:contrôle d’exclusion, vérification de la capacité économique (bilans, CA spécifique) et technique (références 2 ans min en leasing/location VAE + maintenance) ; conformité administrative et technique (fiches, échantillons, démonstration) ; adjudication finale au prix le plus bas parmi les offres conformes.

Garanties et obligations contractuelles principales:Contrat‑cadre de fourniture conclu pour une durée initiale de 48 mois, reconductible 2x24 mois (durée max 96 mois). Modalités : contrats spécifiques / bons de commande pour commandes effectives ; livraison des vélos max 4 mois après signature du contrat spécifique ; garantie standard 24 mois (ou période plus longue si stipulée), assurance vol sans franchise, obligation de remplacement sous 72 heures en cas de vol pour les unités concernées.

1. 1Quantités indicatives (bordereau) : Volet A leasing VAE 150 unités (pouvant être augmenté jusqu’à 150 au cours du contrat), Volet B ajout cadenas sur vélos propriété 200 unités, Volet C installation/déploiement 1 prestation forfaitaire.
2. 2Maintenance : visite mensuelle sur site, dépannage J+1, remplacement vélo J+2 si non réparable, SLA pour pannes système et cadenas avec délais différenciés (>=5 cadenas incident J+1 ; <5 cadenas J+2 ; remplacement J+3 si non réparable).
3. 3Exigences IT : démonstration du système et documentation, compatibilité EU Login pour enregistrement des utilisateurs, API et possibilité de rapport automatisé, disponibilité 24/7, notifications emails/smartphone.

La Commission publie tous les documents officiels dans le dossier de l’appel d’offres ; la soumission implique acceptation complète des conditions du projet de contrat‑cadre (Annexe 4) et des clauses relatives à la sécurité (Appendices 2 & 3).

Footnotes

1. 1Portail Funding & Tenders (eSubmission) où les documents du marché sont publiés et où la soumission se réalise : ec.europa.eu

This opportunity is a public procurement tender, not a grant, for the location and maintenance of electric bicycles with a digital reservation and intelligent locking system for the Brussels-Capital Region and nearby sites. The contracting authority is the European Commission, Office for Infrastructure and Logistics in Brussels, under procedure EC-OIB/2026/OP/0015, published on 4 August 2026. No funding rate applies because this is a procurement contract rather than EU grant funding.[1]

What the contract covers

The contract covers an all in leasing and maintenance service for urban electric bicycles, including insurance, assistance, breakdown support, spare parts and labour, together with a reservation and electronic locking solution that can be activated through smartphone and badge. The system must also be installed and integrated with the Commission’s IT environment.[2]

• Volet A: leasing and maintenance of new urban e-bikes with all in service.[2]
• Volet B: reservation and security system for both rented e-bikes and existing Commission owned bikes.[2]
• Volet C: installation, deployment and integration with Commission systems, to be completed within the required implementation period.[2]

Who can apply

Any economic operator able to meet the selection criteria may bid, including a single tenderer or a consortium, provided it registers with EU Login and has a Participant Identification Code for electronic submission. The tender documents also require standard exclusion declarations and, where relevant, consortium and subcontracting documentation.[1][2]

The tender is not marked as SME suitable in the portal extract, so it is not specifically tailored to SMEs.[1]

Selection and compliance requirements

• Financial capacity: submission of the last two years of financial statements showing a positive annual result before tax, or equivalent justification if unavailable; average annual turnover specific to the contract object of at least €150,000 over the last two exercises.[2]
• Technical capacity: at least two years of experience in leasing or renting electric bicycles with maintenance, supported by references to principal contracts with amounts, volumes, durations and client contact details.[2]
• Administrative documents: signed declaration on honour on exclusion criteria, proof of legal establishment, contact details of authorised signatories and contract managers, and, for groups or subcontractors, the relevant questionnaires and commitment letters.[2]
• Technical offer evidence: detailed e-bike technical sheet, visual and technical description of the reservation and locking architecture, and proof of partnership with an approved WEEE collector of the BEBAT type.[2]
• Sample requirement: each admissible tenderer must provide a sample urban e-bike for compliance assessment at its own cost.[1][2]

Operational and technical requirements

• The e-bikes must be new, never used, CE marked, compliant with Belgian road rules and EN ISO 4210:2023, and supplied with manuals in French and English.[2]
• The reservation system must work on iOS and Android, have a web version for computers, support notifications, and be available in French and English at minimum.[2]
• User registration must integrate with EU Login, and the system must synchronise data, generate usage statistics and allow building based management and prioritisation.[2]
• The locking system must support Mifare DESFire EV3 badges and Mifare Ultralight paper badges, and must also be usable through NFC enabled smartphones where supported.[2]
• If cloud hosting is used, the solution must satisfy the Commission’s outsourcing and security principles, including EU hosting for sensitive data, access control, logging, incident response and governance registration requirements.[2]

Volumes, duration and service levels

The indicative volume is 100 leased e-bikes, including 5 for the Committee of the Regions and 5 for the European Economic and Social Committee, with the possibility of increasing to 150 e-bikes during the contract. The locking and reservation system must also cover about 200 existing Commission owned bikes, for a total of roughly 350 units.[2]

The contract starts with an initial duration of 48 months and can be tacitly renewed twice for 24 months each, for a maximum of 96 months. Delivery and installation must be completed within four months of the relevant specific contract or order, and monthly maintenance is required on site in Commission buildings.[2]

• Bike breakdown intervention: by J plus 1 at the latest, with replacement by J plus 2 if repair is impossible.[2]
• Reservation system or significant lock failures affecting five or more units: intervention by J plus 1 at the latest.[2]
• Limited lock failures affecting fewer than five units: intervention by J plus 2 at the latest, with replacement by J plus 3 if repair is impossible.[2]
• Theft or disappearance: replacement within 72 hours, with no deductible charged to the contracting authority.[2]

Pricing, evaluation and contract mechanics

The award is based on the lowest price among offers that are administratively and technically compliant. Financial evaluation uses the indicative quantities in the pricing schedule, multiplying the monthly unit price by the estimated quantity and by 12, then adding the one off installation and deployment fee.[2]

The portal extract does not disclose an estimated total contract value, so bidders should rely on the detailed pricing schedule in Annex 3 and the technical specifications when preparing their offer.[1][2]

Practical takeaways for bidders

1. 1Prepare evidence of turnover, profitability and at least two years of relevant fleet leasing experience before submission.[2]
2. 2Plan for a live bike sample and a live demonstration of the reservation and locking solution during evaluation.[1][2]
3. 3Ensure the system can integrate with EU Login, Commission IT rules and the required badge and smartphone technologies.[2]
4. 4Build maintenance logistics around Brussels sites, including the European quarter, Avenue du Bourget in Evere and Overijse, and meet the stated response times.[2]
5. 5Submit electronically only, and do not miss the deadline for questions if clarification is needed before 7 September 2026.[1]