Fourniture et installation de systèmes audiovisuels intégrés pour les nouveaux bureaux de l’OCVV à Angers II

The Community Plant Variety Office (CPVO) plans a negotiated procedure (CPVO/2026/MVP/0003-EXA) for the supply and installation of integrated professional audiovisual systems for its new Angers building. The estimated budget is €139,000 excluding VAT and the maximum contract duration is three months. Expressions of interest must be submitted electronically via the EU Funding & Tenders Portal using an EU Login account between 09 February 2026 and 05 May 2026 (deadline 05 May 2026 00:59 Paris time), with an indicative launch of the negotiated procedure on 06 May 2026. This publication is an advance notice (EXA) and not the final call for tenders.

Buts du marché

Fourniture, installation et configuration de solutions audiovisuelles professionnelles pour salles de réunion, salles de conférence et espaces collaboratifs du nouveau bâtiment du CPVO (systèmes de conférence, captation et diffusion vidéo, équipements audio et de contrôle) avec services associés d'étude, installation, formation et documentation technique.

Qui peut répondre

Entreprises fournissant matériel et services AV professionnels (intégrateurs AV, revendeurs-installateurs, prestataires de services techniques). La soumission se fera via un compte EU Login et la procédure sera une procédure négociée prévue pour contrat de faible/moyenne valeur.

Montant estimé:Estimation totale: €139 000 ¹.

1. 1Type de procédure: Planned negotiated procedure for middle/low value contract
2. 2Nature du contrat: supplies
3. 3Durée maximale du contrat: 3 months

Calendrier indicatif:ouverture des manifestations d'intérêt le 09/02/2026; date limite pour manifestation d'intérêt 05/05/2026 00:59 (Europe/Paris); lancement indicatif de la procédure négociée 06/05/2026. Les expressions d'intérêt doivent être soumises électroniquement via EU Login.

Points pratiques:Ce document n'est pas l'appel d'offres final mais une publicité annonçant l'intention de lancer une procédure négociée de faible/moyenne valeur. L'accès et la soumission exigent un compte EU Login; la mise en place de l'authentification à deux facteurs deviendra obligatoire en 2026 pour les comptes Portal ¹.

Footnotes

1. 1Détails publiés sur le portail Funding & Tenders de la Commission européenne: ec.europa.eu (référence CPVO/2026/MVP/0003-EXA).

Résumé et objectif de la procédure

Type d'opportunité:Planned call for tenders (publication ex ante annonçant l'intention de lancer une procédure négociée de faible ou moyenne valeur). Objet: fournir et installer des solutions audiovisuelles professionnelles intégrées pour équiper les salles de réunion, salles de conférence et espaces collaboratifs du nouveau bâtiment du Community Plant Variety Office (CPVO) à Angers II. Travaux attendus: fourniture de systèmes de conférence, de diffusion et de captation vidéo, équipements audio, systèmes de contrôle, et prestations associées d'étude, installation, configuration, formation et remise de la documentation technique (DOE).

Procédure et administration responsable:Procédure identifiée: CPVO/2026/MVP/0003-EXA. Type: Planned negotiated procedure for middle/low value contract (procédure négociée à valeur moyenne/faible à venir). Autorité contractante principale: Community Plant Variety Office (CPVO). Nature du contrat: supplies. Classification CPV principale: 32321200 - Audio-visual equipment.

Informations financières et calendrier indicatif

Valeur estimée:€139 000 (estimated total value). Durée maximale du contrat: 3 MONTH (trois mois). Il s'agit d'un marché de fournitures; aucune information indiquant qu'il s'agit d'un accord-cadre effectif à ce stade.

Dates et étapes clés:Start date for expression of interest: 09/02/2026 Europe/Brussels. Deadline for expression of interest: 05/05/2026 00:59 Europe/Paris. Indicative date of launch of the negotiated procedure: 06/05/2026 Europe/Paris. Remarque: la publication est une annonce ex ante et non la consultation finale; la procédure négociée sera lancée après cette phase.

Critères d'accès et modalité de candidature

Méthode d'expression d'intérêt:Electronic. Les soumissions pour l'expression d'intérêt doivent être envoyées exclusivement à l'adresse indiquée dans le portail et nécessitent un compte EU Login pour la soumission électronique. La page rappelle que, à partir du 30 juin 2026, l'authentification à deux facteurs deviendra nécessaire pour EU Login et fournit des guides sur l'enregistrement et l'utilisation des méthodes 2FA ¹.

1. 1Méthode de soumission: électronique via EU Login (compte requis).
2. 2Adresse pour l'expression d'intérêt: Express interest (via le portail) ; EU Login account is required for the electronic submission.
3. 3Questions & Answers: disponibles via la rubrique Q&A une fois connecté; au moment du scraping, aucune Q&A publique n'était publiée.

Réponses structurées aux questions d'extraction

Eligible Applicant Types:En tant que marché public de fournitures pour solutions audiovisuelles et services connexes (étude, installation, formation, DOE), les types d'entités éligibles sont typiquement: entreprises établies (PME, grandes entreprises) spécialisées en systèmes audiovisuels et intégration AV, intégrateurs AV, sociétés d'ingénierie audiovisuelle, entreprises de télécommunications et audiovisuel, entreprises de services techniques, consortiums entre entreprises si la mise en concurrence l'autorise. Les universités et centres de recherche ne sont pas la cible principale sauf s'ils disposent d'une entité commerciale/technique offrant des prestations de fourniture/installation. Les associations et ONG peuvent se porter candidates uniquement si elles fournissent les biens/services demandés et sont juridiquement et techniquement capables.

Funding Type:Il s'agit d'un marché public (procurement). Mécanisme financier primaire: contrat de fournitures acheté par autorité publique (paiement du marché). Ce n'est pas une subvention, prêt ou investissement en capital privé.

Consortium Requirement:Other / single depending on la procédure. La publication ex ante ne précise pas une obligation de consortium. Habituellement pour ce type de marché de faible/moyenne valeur, une entreprise seule peut soumissionner; la constitution de groupements (consortium / joint venture / mandataire) reste possible si le soumissionnaire souhaite mutualiser compétences et références.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):L'acheteur est une agence de l'Union européenne (CPVO) basée en France; la procédure est publiée sur le portail F&T de l'UE. Les soumissionnaires doivent pouvoir contracter avec une autorité européenne et sont généralement attendus à provenir des États membres de l'UE ou d'un pays tiers éligible aux marchés publics de l'UE selon les règles applicables. Le document ne liste pas explicitement les pays éligibles; en pratique, les entreprises établies dans l'Union européenne sont éligibles. Lieu d'exécution: Angers, France (nouveau bâtiment CPVO Angers II).

Target Sector:ICT / audiovisual / audiovisual integration / AV systems / facilities management. Domaine technique: solutions audiovisuelles professionnelles, systèmes de conférence, captation et diffusion vidéo, équipements audio, systèmes de contrôle et automatisation des salles, services d'installation, configuration, formation et fourniture de dossiers d'ouvrages exécutés (DOE).

Mentioned Countries:France (Angers — lieu d'exécution). L'autorité contractante est une agence de l'Union européenne (CPVO) couvrant les 27 États membres, mais la publication concerne un marché local à Angers II. Région mentionnée: Europe/Brussels et Europe/Paris pour les fuseaux horaires et échéances.

Project Stage:delivery / implementation. Le projet est au stade d'équipement et d'installation opérationnelle (fourniture et mise en service). Ce n'est pas un projet de recherche ni de R&D; il s'agit d'un marché d'exécution et de mise en service.

Funding Amount:montant estimé unique fourni: €139000 (valeur totale estimée du marché).

Application Type:open call (expression of interest publique via portail) but confined: planned negotiated procedure will follow. La publication actuelle est une annonce ex ante pour recueillir expressions of interest avant le lancement d'une procédure négociée de faible/moyenne valeur. Soumission: expression of interest électronique via EU Login pendant la période indiquée.

Nature of Support:money. Les lauréats recevront un contrat rémunéré de fourniture/installations (paiement en euros). Par ailleurs le contrat comporte des prestations de services non-monétaires (installation, formation, documentation) mais financées par le marché.

Application Stages:2. 1) Phase d'expression d'intérêt (réception des manifestions d'intérêt via le portail). 2) Lancement de la procédure négociée et sélection finale (négociation / soumission formelle et attribution). Selon la procédure négociée, peuvent intervenir des étapes supplémentaires (clarifications, négociation technique, proposition finale).

Success Rates:non spécifié. Pour les procédures négociées de faible/moyenne valeur, le taux de succès dépend du nombre de soumissionnaires invités; typiquement le taux varie fortement. A défaut de données historiques publiques sur ce marché précis, il est impossible de fournir un pourcentage exact. Les marchés publics locaux de ce montant attirent généralement quelques soumissionnaires spécialisés; le taux de succès pourrait se situer entre 10 % et 33 % selon le niveau de compétition (estimation indicative non officielle).

Co-funding Requirement:no. Il s'agit d'un marché payé intégralement par l'autorité contractante; il n'y a pas d'exigence de co-financement de la part du soumissionnaire.

Exigences techniques et livrables attendus (détaillés à reproduire)

Contenu technique attendu (tel qu'indiqué dans la description):

1. 1Solutions audiovisuelles professionnelles intégrées pour salles de réunion, salles de conférence et espaces de travail collaboratifs.
2. 2Systèmes de conférence (probablement visioconférence, microphones de salle, consoles de conférence).
3. 3Systèmes de diffusion et de captation vidéo (caméras de salle, encodeurs/streamers, équipements de capture vidéo).
4. 4Équipements audio (enceintes, amplificateurs, mixeurs, microphones fixes et portables).
5. 5Équipements de contrôle (panneaux de contrôle/systèmes de contrôle centralisés pour pilotage des équipements AV et intégration avec l'infrastructure salle).
6. 6Services associés: étude (audit technique/pré-étude), installation, configuration, formation des utilisateurs et administrateurs, documentation technique complète et Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE).

Remarques techniques et logistiques implicites:interventions sur site à Angers II, conformité aux normes électriques et de sécurité locales, garantie des équipements, tests et recette (mise en service), formation en langue(s) de travail du CPVO (probablement français ou anglais), délais d'exécution courts (durée maximale du contrat: 3 mois).

Modalités administratives et exigences d'accès (EU Login et 2FA)

Accès au portail et soumission:Un compte EU Login est requis pour s'inscrire, exprimer son intérêt et soumettre électroniquement. Le portail détaille la nécessité progressive d'activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour EU Login au cours de 2026 et fournit des guides pas à pas pour enregistrer un appareil, une clé de sécurité, un passkey ou lier une eID. Les soumissionnaires doivent préparer et configurer leur compte EU Login et les méthodes 2FA appropriées avant la date limite pour éviter des problèmes d'accès ¹.

Templates et structure attendue des candidatures / éléments à préparer

La publication ex ante ne fournit pas de formulaire de soumission complet. Néanmoins, les soumissionnaires qui souhaitent préparer une expression of interest et être prêts pour la procédure négociée doivent préparer les documents et informations suivants (liste complète recommandée pour marchés AV):

1. 1Lettre d'expression d'intérêt officielle (sur papier entête de l'entreprise) mentionnant la référence CPVO/2026/MVP/0003-EXA, coordonnées, personne de contact et confirmation de disponibilité pour exécution dans le délai indiqué.
2. 2Preuve d'enregistrement légal de l'entreprise (extrait Kbis ou équivalent), preuves fiscales et sociales selon exigences locales.
3. 3Références et expériences pertinentes: fiches projet d'installations AV similaires (taille, valeur, nature), attestations clients, photos et descriptions techniques.
4. 4Capacités techniques: CV des ingénieurs/techniciens clés, certifications des fabricants (ex: Crestron, AMX, Biamp, Shure, Dante, NDI, etc.), certificats qualité ISO le cas échéant.
5. 5Proposition méthodologique indicative: approche d'étude, schémas d'intégration, plan d'installation, tests et recette, plan de formation et remise de DOE.
6. 6Proposition commerciale indicative: estimation budgétaire (coûts matériels, main-d'oeuvre, frais de déplacement, garanties), conditions de paiement et calendriers de livraison / mise en service.
7. 7Garanties et services après-vente: durée de garantie, SLAs pour maintenance et interventions, disponibilité des pièces détachées.
8. 8Engagements en matière de conformité et sécurité: respect des normes électriques, EMC, protection des données et confidentialité pour les systèmes de visioconférence.
9. 9Preuves d'assurance professionnelle (responsabilité civile, assurance décennale si applicable pour travaux civils).

Préparer ces éléments en avance facilitera la réponse rapide lors de l'invitation à la procédure négociée.

Conseils pratiques pour les soumissionnaires

• Créez et préparez votre compte EU Login immédiatement et configurez au moins une méthode 2FA avant la date limite pour éviter tout verrouillage d'accès ¹.
• Rassemblez références AV et preuves de capacité d'exécution pour des projets réalisés dans un délai court (3 mois).
• Préparez une proposition technique claire séparant matériel, intégration, configuration, tests, formation et documentation (DOE).
• Prévoyez une offre commerciale cohérente avec la valeur estimée (€139 000) et des marges compatibles avec un marché public.
• Assurez-vous de la conformité aux normes électriques et sécurité françaises pour les installations sur site à Angers.

Conclusion — résumé étendu

Qu'est-ce que cette opportunité et comment l'expliquer:Il s'agit d'une annonce ex ante publiée par le Community Plant Variety Office (CPVO) indiquant l'intention de lancer une procédure négociée de faible/moyenne valeur (ExA) pour la fourniture et l'installation de systèmes audiovisuels intégrés dans le nouveau bâtiment CPVO Angers II. La prestation couvre l'ensemble de la chaîne: étude et conception, fourniture des matériels audiovisuels (systèmes de conférence, captation/diffusion vidéo, équipements audio), installation, configuration, mise en service, formation des utilisateurs et administrateurs, et remise d'une documentation technique complète (DOE). Le montant estimé du marché est de €139 000 et la durée maximale du contrat est de trois mois. Les soumissionnaires intéressés doivent déposer une expression of interest par voie électronique via le portail des Funding & Tenders de la Commission européenne en utilisant un compte EU Login (compte à préparer, 2FA requis prochainement). Après la clôture de la période d'expression d'intérêt, la procédure négociée sera lancée de manière indicative le 06/05/2026. Cette opportunité cible des intégrateurs et fournisseurs professionnels du secteur audiovisuel capables d'intervenir rapidement sur site à Angers et de livrer une solution complète clef en main conforme aux exigences techniques et administratives d'une agence de l'Union européenne.

Contact et ressources:les candidats doivent se connecter au portail EU Funding & Tenders pour exprimer leur intérêt et consulter les documents et Q&A une fois la procédure lancée. Préparez EU Login et la 2FA avant la soumission ¹.

Footnotes

1. 1La page du portail rappelle que l'accès au F&T Portal et la soumission électronique nécessitent un compte EU Login et que la mise en place de l'authentification à deux facteurs (2FA) deviendra obligatoire progressivement en 2026. Les guides détaillés pour enregistrer les méthodes 2FA (EU Login mobile app, security key/trusted platform, passkey, eID) sont publiés sur le portail et doivent être consultés par les soumissionnaires avant la soumission.

Funding Opportunity Overview

This is a planned negotiated procedure for a middle and low value contract issued by the Community Plant Variety Office (CPVO), a European Union agency based in Angers, France. The opportunity concerns the supply and installation of integrated professional audiovisual systems for the new CPVO building. This is not yet an active call for tenders but an advance notice of the contracting authority's intention to launch a negotiated procurement procedure in the future.

Contracting Authority

The Community Plant Variety Office (CPVO) is a decentralized agency of the European Union that manages the European Union system of plant variety rights covering all 27 Member States. The CPVO is currently relocating from its offices at 3 Boulevard du Marechal-Foch in Angers to a new building called Nymphe in the Carre d'Orgemont district, with the move scheduled for late 2025 to early 2026.

Procurement Details

Procedure Identifier:CPVO/2026/MVP/0003-EXA

Procedure Type:Planned negotiated procedure for middle and low value contract

Estimated Total Budget:€139,000 (without VAT)

Contract Nature:Supplies

Maximum Contract Duration:3 months

CPV Classification:32321200 - Audio-visual equipment

Scope of Work

The objective of this procurement is to equip meeting rooms, conference rooms and collaborative workspaces in the new CPVO building with integrated professional audiovisual solutions. The scope includes conference systems, video broadcasting and recording systems, audio and control equipment, as well as associated services including feasibility studies, installation, configuration, staff training and technical documentation (DOE - Dossier d'Ouvrages Executes).

Key Dates and Timeline

Expression of Interest Process

Interested economic operators must submit their expression of interest exclusively through electronic means via the EU Funding and Tenders Portal. An EU Login account is required for electronic submission. This is a mandatory requirement for participation in the subsequent negotiated procedure.

Eligibility and Participation

This procurement is open to all economic operators capable of providing integrated audiovisual solutions and installation services. Potential bidders should have demonstrated experience in professional audiovisual system design, installation and configuration. The negotiated procedure format allows the CPVO to select and negotiate with pre-qualified suppliers rather than conducting an open competitive tender.

Important Procedural Notes

This publication (marked with -EXA suffix) is not an active call for tenders but rather an advance notice announcing the contracting authority's intention to launch a future negotiated low or middle value procedure. The actual call for tenders will be published at a later date, currently indicated as 06 May 2026. Interested parties should monitor the EU Funding and Tenders Portal for the formal tender launch.

Context and Background

The CPVO is undertaking a comprehensive relocation project to a new facility as part of its modernization and expansion strategy. This audiovisual systems procurement is part of a broader infrastructure investment program for the new building. Related procurements have been announced for security and guarding services, as well as for audiovisual and event management services, indicating a coordinated approach to equipping and staffing the new facility.

How to Participate

1. 1Create or access your EU Login account at the EU Funding and Tenders Portal
2. 2Monitor the portal for updates on this opportunity (reference CPVO/2026/MVP/0003-EXA)
3. 3Prepare your expression of interest with relevant company information, experience and technical capabilities
4. 4Submit your expression of interest electronically before the deadline of 05 May 2026 at 00:59 Paris time
5. 5Await notification regarding selection for the negotiated procedure phase
6. 6Participate in negotiations with the CPVO if selected

Additional Information

As of 30 June 2026, two-factor authentication will become mandatory for accessing EU Login accounts on the Funding and Tenders Portal. Interested parties are advised to set up their two-factor authentication methods in advance. Questions regarding this procurement can be submitted through the Questions and Answers section of the portal once the formal call is published. The CPVO procurement page provides additional details on other ongoing and planned procurements.