Erbringung von gastronomischen Dienstleistungen

Public procurement tender EIOPA/2026/OP/0002 by the European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA) seeks a contractor for a framework agreement to provide catering and gastronomic services primarily at EIOPA premises in Frankfurt, Germany, with occasional external events. The estimated overall contract value is €1,550,000 and the framework is initially 12 months with up to three extensions (up to 48 months total). Key dates: publication 13 May 2026, deadline for questions 9 June 2026, tender submission deadline 17 June 2026 16:00:59 Europe/Berlin, and electronic submission via the EU Funding & Tenders Portal is mandatory. Award will be based on quality and price and bidders must submit the required technical, financial and declaration documents as specified in the tender documentation.

Wer kann sich bewerben

Kurzübersicht

Öffentliche Ausschreibung der European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA) für einen Rahmenvertrag zur Erbringung von Verpflegungs- und Cateringdienstleistungen überwiegend in den Räumlichkeiten in Frankfurt am Main; gelegentliche Einsätze an externen Orten im Frankfurter Gebiet.

Förder-/Auftragsvolumen:Geschätzter Gesamtwert des Verfahrens: €1 550 000 (geschätzter Gesamtbetrag des Rahmenvertrags) ¹.

1. 1Fristen: Einreichungstermine 2026-01-01T14:00:59Z (zusätzliche Frist) und 2026-06-17T16:00:59+00:00 (Hauptschluss).
2. 2Leistungsort: Frankfurt am Main mit gelegentlichen Einsätzen im weiteren Frankfurter Gebiet.

Footnotes

1. 1Ausschreibungsdetails und Vergabeunterlagen auf dem Funding & Tenders Portal: Ausschreibung EIOPA/2026/OP/0002.

Kurzbeschreibung

Die öffentlichen Auftraggeber, vertreten durch die European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA), beabsichtigen, mit einem zuverlässigen Auftragnehmer einen Rahmenvertrag über die Erbringung von Verpflegungs- und gastronomischen Dienstleistungen abzuschließen. Die Leistungen sind hauptsächlich in den Räumlichkeiten der EIOPA in Frankfurt am Main (Deutschland) zu erbringen; gelegentliche Leistungen an weiteren externen Orten im Frankfurter Gebiet sind möglich. Das Beschaffungsobjekt wird unter dem CPV-Code 55520000 (Catering-Dienste) geführt. Der geschätzte Gesamtwert des Verfahrens beträgt €1 550 000. Weitere Einzelheiten und Vertragsunterlagen sind in den Ausschreibungsunterlagen enthalten ¹.

Ausschreibungskennzeichen und Fristen:Call Identifier: EIOPA/2026/OP/0002; Schließung/Abgabefrist Haupttermin: 17 Juni 2026, 16:00:59 Uhr (Europe/Berlin). Ein weiterer Frist-/Terminwert in den Metadaten zeigt 2026-01-01T14:00:59Z; die verbindliche Einreichungsfrist ist jedoch der im Portal genannte 2026-06-17 16:00:59. Öffentliche Angebotsöffnung/vermittelnde Veranstaltung: 18 Juni 2026, 14:30 Uhr. Frist für Anfragen hinsichtlich zusätzlicher Informationen: 09 Juni 2026 (Ende).

Wesentliche Merkmale des Verfahrens

Vertragsart:Dienstleistungsrahmenvertrag (framework-agreement). Laufzeit/Planung: geplante Vertragsdauer 48 Monate; der Rahmenvertrag wird zunächst für 12 Monate geschlossen mit der Möglichkeit, bis zu 3 Mal zu verlängern (siehe Vertragsentwurf). Vergabeverfahren: offenes/electronic submission (eSubmission) über das Funding and Tenders Portal. Auftragstyp: öffentliches Beschaffungsverfahren für Dienstleistungen. Geschätzter Gesamtwert: €1 550 000. Haupt-CPV: 55520000.

Leistungsort und Vertragspartner:Primärer Leistungsort: Frankfurt am Main (Deutschland). Weitere mögliche Einsatzorte: externe Orte im Frankfurter Gebiet. Auftraggeber/Lead Contracting Authority: European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA) ¹.

1. 1Eligible Applicant Types: Unternehmen mit Kapazität zur Erbringung von Catering- und Verpflegungsdienstleistungen. Geeignete Akteure umfassen kommerzielle Caterer, mittelständische und große Dienstleistungsunternehmen, Küchenbetriebe, Gastronomiebetriebe sowie gegebenenfalls gemeinnützige Einrichtungen mit entsprechenden Kapazitäten. Das Verfahren ist nicht speziell als SME-suitable gekennzeichnet (smeSuitableIndicator:false), bedeutet aber nicht grundsätzlich den Ausschluss von KMU. Einzelpersonen sind aufgrund des Vertragsumfangs und der Form des Rahmenvertrags nicht Zielgruppe.
2. 2Funding Type: Beschaffung/öffentliche Ausschreibung für Dienstleistungen; primär Service contract / framework agreement (kein Zuschuss, kein Darlehen).
3. 3Consortium Requirement: Ein Konsortium wird nicht explizit vorgeschrieben; Einreichung erfolgt durch einen Bieter (single tenderer) mit der Möglichkeit, Unterauftragnehmer einzusetzen. Es existieren Formulare/Erklärungen für Unterauftragnehmer und Verpflichtungserklärungen anderer Unternehmen, was auf zulässige Kooperationen/Unterauftragserteilungen hinweist.
4. 4Beneficiary Scope (Geographic Eligibility): Ausschreibung eines EU-Organs mit Leistungsort in Deutschland; grundsätzlich sind Bieter aus EU-Mitgliedstaaten teilnahmeberechtigt (EU-weite Ausschreibung über das Portal). Explizit genannter Leistungsort: Deutschland (Frankfurt am Main).
5. 5Target Sector: Gastronomie / Catering / Verpflegungsdienstleistungen (Dienstleistungssektor, CPV 55520000).
6. 6Mentioned Countries: Deutschland (Frankfurt am Main) und auf Ebene der Ausschreibung die European Union im Sinne der EIOPA als EU-Organ. (Primär: Germany).
7. 7Project Stage: Betriebs- und Dienstleistungsphase (Bereitstellung laufender gastronomischer Dienstleistungen) — Realisierung/Operativbetrieb und kontinuierliche Leistungserbringung (keine Forschungs‑ oder Entwicklungsphase).
8. 8Funding Amount: Geschätzter Gesamtwert des Verfahrens €1 550 000 (estimatedOverallContractAmount).
9. 9Application Type: Offene Ausschreibung mit elektronischer Einreichung (eSubmission) über das Funding & Tenders Portal / Funding and Tenders Portal; Bewerbungen sind einzureichen bis zur angegebenen Frist (erforderliche Einreichungsmethode: required / ESUBMISSION).
10. 10Nature of Support: Geldleistungs-basierter Dienstleistungsvertrag: dem Bieter wird kein Zuschuss gezahlt, stattdessen erbringt der Auftragnehmer Leistungen gegen Zahlung durch den Auftraggeber (monetäre Gegenleistung im Rahmen eines Dienstleistungsvertrages).
11. 11Application Stages: Zwei bis drei praktische Phasen: 1) Einreichung (elektronisch), 2) formale Prüfung und Auswertung (Bewertung nach Preis und Qualität), 3) Zuschlag und Vertragsabschluss (inklusive möglicher Nachverhandlungen/Unterzeichnung des Rahmenvertrags). Das Portal zeigt ein geplantes öffentliches Öffnungsverfahren am 18.06.2026; in der Praxis sind Einreichung und Bewertung die Hauptstufen.
12. 12Success Rates: Nicht angegeben. Bei öffentlichen Ausschreibungen ist die Erfolgswahrscheinlichkeit abhängig von Marktteilnehmerzahl und Eignung; keine statistischen Erfolgsraten im Portal genannt.
13. 13Co-funding Requirement: Keine Eigen- oder Kofinanzierungspflicht; es handelt sich um ein Auftragsvergabeverfahren (der Bieter bietet Preise und erbringt Leistungen gegen Vergütung durch den Auftraggeber).

Dokumente, Vorlagen und Nachweise (aufgeführt in den Ausschreibungsunterlagen)

Die Ausschreibungsunterlagen enthalten eine Reihe von Pflichtdokumenten und Vorlagen, die Bieter beim Einreichen verwenden müssen. Die folgende Liste reproduziert die in den Metadaten aufgeführten Dokumenttitel und Dateinamen (Stand Veröffentlichung 13 Mai 2026).

1. 1Invitation to tender EIOPA2026OP0002 (Einladung zur Ausschreibung) – Invitation_to_tender_EIOPA2026OP0002_V1.pdf
2. 2Anhang I. Ausschreibungsunterlagen (Tender specifications) – Anhang_I._Ausschreibungsunterlagen_V1.pdf
3. 3Anhang I.A. Leistungsbeschreibung (Terms of reference) – Anhang_I.A._Leistungsbeschreibung_V1.pdf
4. 4Anhang I.B. Technisches Angebot (Bewerbungsformular) – Anhang_I.B_Technisches Angebot (Bewerbungsformular)_V1.pdf
5. 5Anhang I.C. Finanzielles Angebot (Preisliste) – Anhang_I.C._Finanzielles Angebot (Preisliste)_V1.xlsx (Preisblatt/Finanzformular)
6. 6Anhang I.D. Ehrenwörtliche Erklärung – Ausschlusskriterien – Anhang_I.D_Ehrenwörtliche Erklärung_Ausschlusskriterien_V1.docx
7. 7Anhang I.E. Ehrenwörtliche Erklärung – Umwelt/Soziales/Arbeitsrecht – Anhang_I.E_Ehrenwörtliche Erklärung_Umwelt_Sozial_Arbeitsrechts_V1.docx
8. 8Anhang I.F. Vollmacht der Mitglieder (vollmachtsbezogene Formulare bei Konsortien/Vertretungen) – Anhang_I.F._Vollmacht der Mitglieder_V1.pdf
9. 9Anhang I.G. Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer – Anhang_I.G._Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer_V1.pdf
10. 10Anhang I.H. Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen – Anhang_I.H._Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen_V1.pdf
11. 11Anhang II. Dienstleistungsrahmenvertrag (Draft contract) – Anhang_II_Dienstleistungsrahmenvertrag_V1.pdf
12. 12Anlage 2 Sicherheitsanforderungen (Draft contract annex) – Anlage_2_Sicherheitsanforderungen_V1.pdf
13. 13Anhang IV. SLA (Service Level Agreement) – Anhang IV_SLA_V1.pdf

Die Ausschreibungsunterlagen enthalten explizite Formulare für technische Angebotsbestandteile, Preisliste/Finanzangebot, eidesstattliche Erklärungen bzgl. Ausschlusskriterien sowie Erklärungen zu Umwelt-, Sozial- und Arbeitsrechtsanforderungen. Ebenfalls vorhanden sind der Vertragsentwurf und Anhänge zu Sicherheitsanforderungen und SLA. Bieter müssen die genannten Vorlagen/Erklärungen in der geforderten Form und Sprache (DE) einreichen.

Bewertung und Zuschlagskriterien

Die Auftragsvergabe erfolgt nach den in den Vergabeunterlagen definierten Zuschlagskriterien. Metadaten nennen Qualität und Preis als Hauptkriterien; detaillierte Unterkriterien und Gewichtungen sind in den Ausschreibungsunterlagen (Anhang I) beschrieben. Bieter sollten die Leistungsbeschreibung, das Bewertungsraster und die Anforderungen an Nachweise (Referenzen, Personal, Hygiene- und Sicherheitskonzepte etc.) genau beachten.

Technische und organisatorische Anforderungen (überblicksartig):Die Leistungsbeschreibung (Anhang I.A) sowie der Vertragsentwurf und SLA enthalten Anforderungen zu Leistungserbringung, Personalausstattung, Hygiene- und Lebensmittelsicherheitsstandards, Sicherheitsanforderungen für Zutritte zu EIOPA-Räumlichkeiten, Ausstattung vor Ort, Reaktionszeiten und Service-Levels. Konkrete Nachweisanforderungen (z. B. Referenzen, Nachweis einschlägiger Erfahrung, Zertifikate) sind in den Vergabeunterlagen spezifiziert und sind Bestandteil der technischen Angebotsdokumente.

Einreichung – praktische Hinweise

1. 1Einreichungsmethode: Elektronisch über das Funding & Tenders Portal (eSubmission). Der Einreichungsmodus ist verpflichtend; prüfen Sie Zugangsrechte und Zeitfenster.
2. 2Sprache: Die Dokumente in den Metadaten sind in deutscher Sprache (DE). Reichen Sie die geforderten Formulare in der geforderten Sprache ein.
3. 3Formate: Preisblatt als Excel-Datei (NATIVE), andere Vorlagen als PDF oder DOCX; verwenden Sie die bereitgestellten Dateivorlagen unverändert, wo verlangt.
4. 4Fristen: Letzte Einreichungsfrist 17.06.2026 16:00:59 (Europe/Berlin). Planen Sie Puffer für Portal-Uploads und Validierungsprüfungen ein.
5. 5Kommunikation: Fragen zum Verfahren sind bis zum in den Metadaten genannten Datum 09.06.2026 zu stellen (Frist für Anfragen), Antworten/Änderungen werden ggf. in Form von geänderten Dokumenten/Ergänzungen veröffentlicht.
6. 6Erforderliche Erklärungen: eidesstattliche Erklärungen zu Ausschlusskriterien und zu Umwelt/Sozial/Arbeitsrechtsaspekten; Vollmachten für Vertreter; Verpflichtungserklärungen von Unterauftragnehmern falls verwendet.
7. 7Vertrags- und SLA-Prüfung: Prüfen Sie den Entwurf des Dienstleistungsrahmenvertrags und die SLA-Anforderungen, insbesondere Verlängerungsmechanismen, Kündigungsrechte, Haftungsfragen und Sicherheitsanforderungen.

Die Ausschreibungsunterlagen wurden am 13.05.2026 veröffentlicht. Änderungen oder ergänzende Dokumente werden bis zum in den Dokumentmetadaten angegebenen 'considerChangedUntilDate' (27.05.2026) als 'NEW' markiert; verfolgen Sie Aktualisierungen im Portal ¹.

Bewertung der Eignung – Empfehlungen für Bieter

Zur Maximierung der Erfolgsaussichten sind die folgenden Elemente wichtig:lückenlose Ausfüllung des technischen Angebotsformulars, vollständige Beantwortung der eidesstattlichen Erklärungen, Nachweis einschlägiger Referenzen für vergleichbare Catering‑Leistungen (vorzugsweise für öffentliche Auftraggeber oder große Institutionen), detailliertes Preisangebot unter Verwendung des bereitgestellten Preisblatts, Nachweise zu Hygiene- und Lebensmittelsicherheitsstandards (z. B. HACCP), Nachweis von Personalqualifikationen und Kapazitäten, Sicherheitsfreigaben falls erforderlich und Angabe von Unterauftragnehmern mit verpflichtenden Erklärungen.

Cooperation / Subcontracting:Konsortien sind nicht zwingend; das Verfahren ermöglicht jedoch die Einbindung von Unterauftragnehmern. Dafür stehen die Vorlagen 'Verpflichtungserklärung Unterauftragnehmer' und 'Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen' zur Verfügung. Vollmachten für Mitglieder/Vertreter sind ebenfalls vorgesehen.

Zusammenfassende Einordnung: Was ist diese Möglichkeit und für wen ist sie relevant?

Die Ausschreibung EIOPA/2026/OP/0002 ist eine öffentliche Beschaffung zur Vergabe eines Rahmenvertrags über Catering- und Verpflegungsdienstleistungen mit Leistungsort Frankfurt am Main. Zielgruppe sind erfahrene Catering-Unternehmen und Dienstleister mit der organisatorischen und rechtlichen Kapazität, kontinuierliche Verpflegungsleistungen in einer EU-Institution zu erbringen. Es handelt sich nicht um ein Förderprogramm, sondern um ein Beschaffungsverfahren: Bieter bieten Dienstleistungen gegen Bezahlung, auf Basis eines vorgegebenen Vertragsentwurfs und verbindlicher SLA-Anforderungen. Bewerbungen sind elektronisch über das Funding & Tenders Portal einzureichen; die Frist ist der 17. Juni 2026. Interessenten müssen die in den Anlagen bereitgestellten Formulare und Nachweise vollständig einreichen und den Vertragsentwurf sowie Sicherheits- und SLA-Anforderungen akzeptieren oder gegebenenfalls verhandeln.

Kurz:Dies ist eine EU‑Organ‑Ausschreibung für Catering-Dienstleistungen in Frankfurt; sie bietet einen Rahmenvertrag mit einem geschätzten Volumen von 1,55 Mio. EUR über bis zu 48 Monate (initial 12 Monate plus Verlängerungen). Bieter sollten die technischen und finanziellen Vorlagen sorgfältig ausfüllen und rechtzeitig über das Portal einreichen. Detaillierte Vertrags- und Leistungsanforderungen finden sich in den Anhängen (Leistungsbeschreibung, SLA, Sicherheitsanforderungen, Vertragsentwurf) ¹.

Footnotes

1. 1Ausschreibungsdetails, Dokumente und Einreichungsportal: ec.europa.eu

Opportunity Overview

This is an open public procurement tender (Call Identifier:EIOPA/2026/OP/0002) issued by the European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA), headquartered in Frankfurt am Main, Germany. The tender seeks a reliable contractor to establish a framework agreement for catering and gastronomic services, primarily within EIOPA's premises in Frankfurt and occasionally at external locations in the Frankfurt area. The main CPV code is 55520000 (Catering services). The estimated overall contract value is €1,550,000. The procedure is an open tender with electronic submission required via the EU Funding and Tenders Portal.

Contracting Authority

European Insurance and Occupational Pensions Authority (EIOPA), one of the three European Supervisory Authorities responsible for microprudential oversight in the EU insurance and occupational pensions sectors. EIOPA operates under Regulation (EU) No 1094/2010 and follows EU procurement rules analogous to the Financial Regulation (EU, Euratom) 2018/1046. Contact and further details available at EIOPA Procurement.

Scope of Services

The framework agreement covers the provision of catering services, including food preparation and related gastronomic services. Detailed specifications are outlined in the tender documents, particularly Anhang I.A. Leistungsbeschreibung (Terms of Reference). Services will be delivered mainly on-site in Frankfurt with flexibility for external events.

Key Dates and Deadlines

• Publication Date: 13 May 2026
• Deadline for Requests for Additional Information: 9 June 2026
• Tender Submission Deadline: 17 June 2026 at 16:00:59 (Europe/Berlin time)
• Tender Opening: 18 June 2026 at 14:30 (virtual session)
• Documents valid until: 27 May 2026 (check for updates)

Contract Details

Duration:Initial term of 12 months, extendable up to 3 times (potentially up to 48 months total). ¹

Estimated Value:€1,550,000 (overall estimated contract amount).

Type:Framework agreement for services (fa-wo-rc), with electronic ordering and payment.

Eligibility and Who Can Apply

Open to economic operators across the EU. Legal entities whose statutory business purpose includes the preparation and distribution of meals are suitable. Bidders must comply with all relevant legal, professional association, hygiene, environmental, social, and labor law requirements. Joint tenders and subcontracting are allowed, with specific forms provided (e.g., Anhang I.F, I.G, I.H). Registration in the EU Participant Register is required for eSubmission.

Award Criteria

• Quality (details in tender documents)
• Price (details in tender documents)

Tender validity period:6 months. Full details in the tender specifications.

Submission Requirements

Electronic submission only via eSubmission on the EU Funding & Tenders Portal. Tenders in any official EU language. Required documents include:

• Technisches Angebot (Technical Offer Form - Anhang I.B)
• Finanzielles Angebot (Financial Offer/Price List - Anhang I.C)
• Ehrenwörtliche Erklärung (Declarations of Honour for exclusion criteria, environment/social/labor law - Anhang I.D, I.E)
• Powers of attorney and commitments for joint tenders/subcontractors (Anhang I.F, I.G, I.H)
• Draft Framework Contract (Anhang II), SLA (Anhang IV), Security Requirements (Anlage 2)

Tender Documents

All documents published in German on the portal as of 13 May 2026 (version 1). Key files:

Access full list and download via Tender Portal. Documents may be updated; check 'considerChangedUntilDate'.

Additional Considerations

This tender aligns with EU Green Public Procurement (GPP) trends for catering, emphasizing sustainability, though specific criteria are in the documents. EIOPA procurement follows transparency, equal treatment, and non-discrimination principles. Not suitable for SMEs as per indicator. Appeals handled per procedure terms.

Footnotes

1. 1Contract extension details from tender metadata and draft framework contract (Anhang II). Consult official documents for precise terms.