Vaisselle et couverts pour la restauration collective et la crèche

Open procurement tender CONSILIUM/2026/OP/0003 for a four-year inter-institutional framework agreement to supply tableware, cutlery and nursery items to the General Secretariat of the Council of the EU and the European Commission in Brussels. Submissions must be made via the EU Funding & Tenders Portal eSubmission with physical samples required and the submission deadline is 30 March 2026 at 16:00 Brussels time. The contract will be awarded to the lowest-price technically compliant tender and requires conformity with food-contact regulations (Reg. CE 1935/2004) and BPA-free plastics for nursery items. Eligibility and selection require demonstrated financial capacity (minimum annual turnover related to the contract of €115,000 for each of the last three years) and technical capacity (at least five comparable contracts since 2023, each with a minimum value of €50,000).

Résumé de l'appel d'offres

Objet

Contrat-cadre interinstitutionnel (durée maximale 48 mois) pour la fourniture de vaisselle, verres et couverts destinés à la restauration collective (restaurants, bars, cafétérias) du Secrétariat général du Conseil (SGC) et de la Commission (OIB) à Bruxelles, et d'articles pour la crèche du SGC.

Type de procédure et méthode d'attribution:Procédure ouverte. Contrat attribué selon le critère du prix le plus bas (lowest price).¹

1. 1Durée: contrat-cadre jusqu'à 4 ans (maximum 48 mois).
2. 2Soumission électronique obligatoire via eSubmission; échantillons physiques exigés pour chaque article listé.
3. 3Périmètre: Listes A (vaisselle/verres), B (couverts) et C (articles crèche).

Qui peut soumissionner

Opérateurs économiques (personnes physiques ou morales) établis dans le champ d'application des traités ou dans des pays tiers ayant conclu des accords d'accès aux marchés publics avec l'UE. Les offres conjointes (groupements) et la sous-traitance sont autorisées; documents d'identification, preuves financières et techniques obligatoires.

Exigences minimales de sélection:Chiffre d'affaires annuel spécifique minimum €115 000 pour chacun des 3 derniers exercices; résultat d'exploitation moyen avant impôts positif; expérience technique: au moins 5 contrats similaires depuis 2023 (valeur min. €50 000 chacun).

Budget, volumes et modalités financières

Le montant total estimé n'est pas fixé comme engagement ferme. L'évaluation financière se fait sur la base du bordereau financier fourni en annexe IV (modèle de calcul: ∑ volumes estimatifs x prix unitaires). Les prix doivent être exprimés en euros hors TVA.

1. 1Volumes indicatifs (4 ans) figurent en annexe IV; indications annuelles: SGC env. 4 commandes/an jusqu'à 3 500 pièces par commande; OIB 2–4 commandes/an jusqu'à 6 500 pièces; Ispra (CCR) env. 2 commandes/an ~150 pièces/article.
2. 2Livraison DDP Bruxelles (adresses SGC et OIB); délais de livraison standard 90 jours calendrier sauf bon de commande précisant un autre délai.
3. 3Prix unitaires valables pour comparaison; quantités indiquées à titre indicatif et non contractuel.

Dates et étapes clés

Date limite de réception des offres:30/03/2026 à 16:00 (Europe/Brussels). Séance d'ouverture publique (virtuelle): 31/03/2026 à 14:00 (Europe/Brussels). Date limite pour questions: 20/03/2026 23:59 (Brussels).

Points pratiques et livrables demandés

Offre technique comprenant le bordereau de conformité (Annexe III), certificats et fiches techniques, échantillons pour chaque article listé; offre financière complétée sur le modèle (Annexe IV); déclarations administratives (Annexe I, Annexe I bis, etc.).

Adresse d'envoi des échantillons (si envoi postal)

Secrétariat général du Conseil — Direction des finances — Planification financière et contrats. Réf. CONSILIUM/2026/OP/0003. Détails complets dans l'invitation à soumissionner.

Footnotes

1. 1Dossier complet, documents de marché, annexes et modalités de soumission disponibles sur le portail Funding & Tenders de la Commission européenne: F&T Portal - dossier CONSILIUM/2026/OP/0003

Le Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne (SGC), agissant en chef de file conjointement avec la Commission européenne – Office pour les Infrastructures et la Logistique à Bruxelles (OIB), lance une procédure ouverte pour conclure un contrat-cadre interinstitutionnel de fournitures sur 4 ans portant sur la fourniture de vaisselle, verres et couverts destinés aux restaurants, bars et cafétérias des bâtiments du SGC et de la Commission à Bruxelles, ainsi qu’à la crèche du SGC. Le marché est passé selon la méthode d’attribution au prix le plus bas parmi les offres techniquement conformes. Délai indicatif de livraison: 90 jours calendrier après commande, base DDP sur sites désignés.

Lien officiel de la procédure et documents:Portail Funding & Tenders: CONSILIUM/2026/OP/0003 — Détails de l’appel d’offres. Cahier des charges V2: Cahier des charges_V2.pdf. Invitation à soumissionner: Invitation à soumissionner (PDF). Projet de contrat-cadre: Projet de CC (PDF). Annexes modèles: Déclaration sur l’honneur, Identification du soumissionnaire, Critères de sélection, Bordereau de conformité, Bordereau financier, Catalogue photos.

Paramètres clés de la consultation

Objet, périmètre et exigences techniques

Le marché couvre la fourniture, sur commande, de trois familles d’articles:A) Vaisselle et verres pour restauration collective; B) Couverts pour restauration collective; C) Articles destinés à la crèche. Les articles proposés doivent répondre à des exigences minimales de robustesse, empilabilité, ergonomie, compatibilité avec les conditions de lavage industriel, résistance à la décoloration et aux chocs thermiques, ainsi qu’aux micro-ondes lorsqu’applicable. Les articles en plastique destinés à la crèche doivent être sans BPA, de teinte claire (blanc ou crème), incassables et résistants aux taches/odeurs/éraflures; les gobelets doivent être empilables et lavables jusqu’à 65 °C. Les couverts en inox destinés à la restauration collective (B1 à B7) doivent être en aciers inoxydables ferritiques ou martensitiques (type 18/0 ou équivalent), résistants à la corrosion et adaptés à des tunnels de lavage avec extracteurs magnétiques.

Listes d’articles et plages dimensionnelles:Liste A — Vaisselle et verres (extraits et plages): tasses à café 18–23 cl, sous-tasses, tasses moka 8–13 cl, bols à potage 40–60 cl, bol à salade empilable 400 g, assiettes plates 16/19/24/26 cm, assiettes creuses 22/24 cm, ravier carré 12 cm, verres à eau trempé 19–24 cl (lisse ou strié conique empilable), verres à eau trempé strié empilable 27–30 cl, verres boisson chaude avec anse 23–28 cl et 32–35 cl, verre à eau trempé 33–35 cl, verre à vin trempé 35–45 cl. Liste B — Couverts (dimensions minimales): couteau de table 22–24 cm, 85 g; fourchette de table 20–22 cm, 55 g; fourchette dessert 17–19 cm, 45 g; cuillère de table 19–21 cm, 75 g; cuillère dessert 17–19 cm, 50 g; cuillère à café 13–15 cm, 25 g; couteau à steak bout arrondi 22–24 cm, 85 g; cuillère à café expresso en inox 18/10, 11 cm. Liste C — Crèche: bol plastique sans BPA avec 2 anses 30–50 cl; gobelet plastique dur sans BPA 20–30 cl; assiette creuse mélamine rigide sans BPA 18–22 cm; set 4 couverts enfants (fourchette dents courtes émoussées, couteau légèrement dentelé, cuillères bords arrondis).

Normes, conformité et tolérances:Tous les produits doivent respecter la législation UE et nationale en vigueur applicables aux matériaux au contact des denrées alimentaires (Règlement CE n°1935/2004). Plastiques rigides: sans BPA. Preuves attendues à l’offre: fiches techniques et certificats de conformité; à défaut, déclaration sur l’honneur signée. Tolérance de masse pour l’article A6 — bol à salade empilable 400 g: portée à ±5 % (au lieu de ±2,5 %) conformément à la version V2 du cahier des charges et au Q&A.

Volumes indicatifs pour l’évaluation financière

Le bordereau financier (Annexe IV) comporte des quantités strictement indicatives utilisées pour comparer les offres. Exemples extraits sur 4 ans: A.1 tasse à café 31 000 pièces; A.2 sous-tasse pour A1 31 000; A.3 tasse moka 11 050; A.5 bol potage 13 200; A.6 bol salade empilable 13 850; A.14 et A.15 verres à eau 6 200 chacun; B.1 couteau de table 4 800; B.2 fourchette de table 4 800; B.6 cuillère à café 4 350; B.7 couteau steak 3 450; C.1 à C.4 articles crèche 200 chacun. Ces quantités ne constituent pas un engagement contractuel et peuvent varier sensiblement commande par commande.

Livraison, sites desservis et conditions logistiques

• Incoterms: DDP — livraisons sous emballage au quai de déchargement de l’entrepôt désigné ou au rez-de-chaussée des bâtiments, déchargement à charge du contractant.
• Délais: 90 jours calendrier par défaut, sauf délai spécifique indiqué au bon de commande. Pénalités contractuelles possibles en cas de retard (dommages-intérêts par jour, selon formule contractuelle).
• Sites principaux à Bruxelles: SGC, Chaussée d’Etterbeek 70, 1048 Bruxelles (quai de déchargement, 8h30–16h30 jours ouvrables); OIB, 142 Chaussée de Vilvoorde, 1120 Neder-Over-Heembeek.
• Livraisons possibles vers le Centre commun de recherche (CCR) à Ispra, Italie, sur devis spécifique pour les frais de transport.
• Emballage robuste, palettes non retournées sauf disposition contraire, étiquetage détaillé exigé (pouvoir adjudicateur, contractant, contenu, date, références de commande, code article).

Échantillons obligatoires à la soumission

Un échantillon par article listé dans l’Annexe III doit être mis à disposition au plus tard à la date limite de réception des offres. Les envois doivent être correctement étiquetés et scellés, acheminés par poste/messagerie à l’adresse financière du SGC ou déposés au quai de déchargement, avec la mention obligatoire d’identification de la procédure et de non-ouverture par les services courrier non autorisés. Chaque échantillon doit porter une étiquette avec le nom du soumissionnaire et la référence catalogue de l’article, accompagnée d’une fiche technique complète. Les échantillons du titulaire retenu seront conservés comme référence qualité tout au long du contrat-cadre; ceux des non retenus seront récupérables 60 jours après notification des résultats.

Structure de l’offre et documents à fournir

• Informations administratives: formulaire Identification du soumissionnaire (Annexe I bis), Formulaire Entité légale et justificatifs (registre, TVA, pouvoirs de signature), Fiche d’identification financière.
• Critères d’exclusion et de sélection: Déclaration sur l’honneur signée (Annexe I) et pièces justificatives sur demande avant attribution; Critères de sélection renseignés et preuves (Annexe II).
• Offre technique: Bordereau de conformité — exigences minimales (Annexe III) dûment complété avec dimensions exactes et références; Fourniture des échantillons.
• Offre financière: Bordereau financier (Annexe IV) aux formats fournis, en euros, HT et hors taxes/droits, sans altérer structure ni formules; les prix unitaires prévalent en cas d’écart.

Critères d’exclusion et de sélection

• Exclusion: conformément à la Déclaration sur l’honneur (faillite, condamnations pertinentes, manquements fiscaux et sociaux, faute professionnelle grave, irrégularités, infractions graves, entrave aux audits, mesures restrictives UE, etc.).
• Capacité économique et financière minimale: chiffre d’affaires annuel spécifique à l’objet du marché d’au moins 115 000 euros pour chacun des trois derniers exercices clôturés; bénéfice moyen avant impôts positif sur les trois derniers exercices. Preuves: déclaration signée ou attestation d’auditeur, bilans et comptes de résultats; alternatives acceptées en cas d’indisponibilité dûment justifiée (garantie d’un tiers, lettre de soutien, assurance risques professionnels).
• Capacité technique et professionnelle minimale: au moins 5 contrats comparables exécutés ou en cours, entrés en vigueur en 2023 ou après, chacun d’un montant minimum de 50 000 euros. Preuves: liste détaillée (client public/privé, coordonnées, dates, objet, montant).
• Groupements/consortia: autorisés; responsabilité solidaire; chef de file et point de contact unique; Accord/Procuration conforme au modèle de l’Annexe I bis; critères d’exclusion appliqués individuellement; critères de sélection évalués de manière consolidée.
• Sous-traitance: à déclarer avec identification, rôles, pourcentage, lettres d’engagement; critères d’exclusion appliqués individuellement; contrôle possible des capacités par l’acheteur.
• Capacités d’autres entités: autorisées sous réserve de lettre d’engagement selon modèle (Annexe I bis) et preuves de ressources.

Méthode d’évaluation et d’attribution

• Vérification de conformité technique: sur base des échantillons et des documents techniques (fiches, certificats).
• Classement financier: total évalué = somme des produits volumes estimatifs x prix unitaires du bordereau financier. Le total sert uniquement à comparer les offres et ne constitue pas un engagement d’achat.
• Attribution: au prix le plus bas parmi les offres conformes, avec accès à la procédure, non soumises à mesures restrictives et répondant aux critères d’exclusion et de sélection.

Modalités contractuelles, prix et paiement

• Nature du cadre: unique, sans exclusivité ni réouverture de concurrence; commandes par bons de commande transmis par email; retour signé sous 5 jours ouvrables.
• Prix et révision: prix fermes non révisables durant la 1re année; révision annuelle possible ensuite sur base de l’IPCH zone euro selon formule contractuelle; achat aux prix en vigueur à la date de signature du bon de commande.
• Durée du cadre: 4 ans à compter de la dernière signature; prolongations et résiliations selon conditions contractuelles.
• Garanties: garantie légale minimum d’un an à compter de la réception; dispositions étendues de garantie et de conformité dans le CC.
• Paiement: 30 jours après réception facture via e-PRIOR et approbation; pas de préfinancement; exonération de TVA et droits au titre du Protocole sur les privilèges et immunités de l’UE; facturation électronique exigée; intérêts de retard selon taux BCE + 8 points si applicable.

Soumission, calendrier et assistance

• Soumission exclusivement via e-Submission du Portail F&T; chaque membre d’un groupement doit disposer d’un PIC valide.
• Langues: offres dans toute langue officielle de l’UE; documents de marché publiés en français; traduction néerlandaise annoncée et publication prévue avec ajustement du délai si nécessaire (voir Q&A public).
• Validité des offres: 6 mois à compter de la date limite de soumission.
• Ouverture publique: séance virtuelle, jusqu’à deux représentants par offre; demande préalable par email et transmission de l’accusé de soumission.
• Assistance technique: Service Desk F&T pour e-Submission; documentation système, formats, tailles (fichiers ≤ 50 Mo; jusqu’à 200 pièces jointes par soumission).

Catégorisation et extraction structurée

Eligible Applicant Types:Opérateurs économiques capables de fournir des fournitures de vaisselle et de couverts et de satisfaire aux critères de sélection, y compris: PME, grandes entreprises, distributeurs, fabricants, intégrateurs logistiques, ainsi que groupements/consortia de ces entités. Sont éligibles également les entités s’appuyant sur des sous-traitants ou des tiers pour les capacités, conformément aux annexes. Les universités, instituts de recherche, ONG ou personnes physiques sont éligibles uniquement s’ils remplissent l’objet et les critères de capacité; toutefois la nature du marché cible principalement des entreprises de fabrication/distribution d’articles de table et couverts.

Funding Type:Commande publique de fournitures par contrat-cadre interinstitutionnel. Paiements contractuels pour les biens livrés. Pas de subvention, prêt ou équité.

Consortium Requirement:Consortium autorisé mais non obligatoire. Les groupements doivent désigner un chef de file, fournir un accord/procuration et assument une responsabilité solidaire. Sous-traitance et recours aux capacités de tiers autorisés avec lettres d’engagement.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Accès ouvert aux opérateurs relevant du champ d’application des traités de l’UE, aux pays tiers ayant conclu des accords spécifiques d’ouverture des marchés publics avec l’UE, ainsi qu’aux États parties à l’Accord sur les marchés publics (AMP/GPA) de l’OMC, selon les conditions des accords.

Target Sector:Fournitures pour restauration collective et petite enfance: biens de consommation durables, vaisselle hôtelière en porcelaine/verre trempé, couverts en inox, articles plastique/mélamine sans BPA. Secteurs: restauration collective, équipements HORECA, logistique d’approvisionnement, conformité matériaux au contact alimentaire.

Mentioned Countries:Belgique (Bruxelles); Italie (Ispra, Centre commun de recherche).

Project Stage:Approvisionnement et exécution. Les fournisseurs doivent être capables de livrer des produits conformes, fournir des échantillons et assurer le réapprovisionnement continu pendant 5 ans, avec des références contractuelles récentes.

Funding Amount:Valeur estimée non publiée dans l’avis sur le Portail F&T/TED. Le montant maximal du contrat-cadre sera renseigné dans les conditions principales lors de la signature; l’évaluation financière repose sur des quantités indicatives du bordereau.

Application Type:Appel d’offres ouvert, soumission électronique unique via e-Submission sur le Portail F&T.

Nature of Support:Paiements contractuels contre livraison conforme des fournitures. Pas de services d’accompagnement non financiers prévus hors cadres contractuels standard (contrôles et audits, etc.).

Application Stages:Procédure en 1 étape: soumission d’une offre complète (administrative, technique avec échantillons, financière), suivie de l’évaluation, ouverture publique et attribution.

Success Rates:Taux de succès non indiqué. La sélection s’effectue sur conformité technique et critère prix le plus bas.

Co-funding Requirement:Aucun cofinancement requis. Il s’agit d’un marché public de fournitures; les prix proposés couvrent toutes les dépenses directes et indirectes liées à la fourniture, y compris emballage et livraison DDP.

Templates, formulaires et structure attendue des dossiers

1. 1Lettre d’invitation à soumissionner: modalités e-Submission, délais, ouverture publique, validité des offres, consignes d’envoi des échantillons, points de contact.
2. 2Annexe I — Déclaration sur l’honneur: exclusion, sélection, mesures restrictives UE, dettes envers l’UE, indépendance de l’offre, déclaration PME, pièces justificatives éventuelles; signature électronique qualifiée eIDAS ou manuscrite.
3. 3Annexe I bis — Identification du soumissionnaire: identité légale, forme juridique, N° enregistrement, N° TVA, signataires habilités; Personne de contact; Questionnaire offres conjointes; Accord/Procuration de groupement; Liste des sous-traitants et pourcentage; Lettres d’engagement des sous-traitants; Lettre d’engagement des entités dont les capacités sont invoquées.
4. 4Annexe II — Critères de sélection: tableaux à compléter pour CA spécifique 3 ans, bénéfice moyen, et 5 références de contrats comparables (depuis 2023, min 50 000 euros) avec coordonnées clients.
5. 5Annexe III — Bordereau de conformité: questionnaire d’exigences minimales (normes, sécurité alimentaire, environnement/travail), feuilles par listes A, B, C avec colonnes OUI/NON, dimensions exactes proposées, gammes/collections et références articles; joindre fiches techniques et certificats.
6. 6Annexe IV — Bordereau financier: feuilles par listes A, B, C avec quantités indicatives sur 4 ans; saisir références, prix unitaires et totaux calculés; feuille récapitulative des totaux; interdiction de modifier structure et formules; prix en euros HT.
7. 7Annexe V — Catalogue photos: exemples de modèles utilisés et dimensions de certains articles afin de favoriser la compatibilité visuelle/empilabilité; sans référence obligatoire à une marque ou un modèle spécifique.

Questions fréquentes et clarifications officielles

• Tolérance de masse A6 portée à ±5 % au lieu de ±2,5 % (cahier des charges V2 et Q&A).
• Aucun modèle ni marque imposé malgré les photos d’exemples de l’Annexe V; seules les spécifications techniques priment.
• Traduction néerlandaise des documents en préparation; une extension du délai de soumission sera prévue lors de la publication de la version traduite.
• Validité des offres: 6 mois après la date limite, pour permettre finalisation et signature du cadre de 4 ans.
• e-Submission: utilisation de PIC obligatoire pour soumissionnaires et membres de groupement; contraintes techniques sur navigateurs (Chrome/Firefox), taille/format des fichiers, nombre de pièces jointes, chiffrement des soumissions.

Conformité réglementaire, audits et garanties qualité

• Conformité aux obligations environnementales, sociales et du travail énumérées à l’annexe X de la directive 2014/24/UE.
• Pouvoirs de contrôle/audit du pouvoir adjudicateur, OLAF, Cour des comptes et Parquet européen; conservation des pièces 5 ans après le paiement du solde du dernier contrat spécifique.
• Réduction de prix possible en cas de non-conformité qualitative; remplacement/recours à un tiers aux frais du contractant en cas de manquements; dommages-intérêts de retard.
• Réapprovisionnement: continuité garantie au moins 5 ans (version V2: à partir de la date limite de soumission), avec remplacement à caractéristiques équivalentes et au prix contractuel si un article est décommercialisé, sous réserve d’acceptation par l’acheteur.

Résumé final

Cet appel d’offres vise à mettre en place un contrat-cadre de 4 ans pour l’approvisionnement en vaisselle, verres et couverts pour la restauration collective des institutions européennes à Bruxelles et pour la crèche du SGC. Les fournisseurs doivent proposer des articles robustes, empilables et adaptés à un usage intensif, conformes à la réglementation alimentaire de l’UE, incluant des exigences strictes pour les matériaux et pour les articles destinés aux enfants (sans BPA). La procédure est une procédure ouverte européenne, attribuée au prix le plus bas parmi les offres conformes. L’offre comporte trois volets: administratif (entité légale, formulaires), technique (bordereau de conformité et échantillons par article) et financier (bordereau avec quantités indicatives sur 4 ans, servant à l’évaluation). Les exigences de capacité imposent un chiffre d’affaires annuel lié à l’objet du marché d’au moins 115 000 euros sur chacun des 3 derniers exercices et au moins 5 contrats comparables depuis 2023 d’un montant minimal de 50 000 euros. Les livraisons sont DDP sur les sites de Bruxelles, avec possibilités de livraisons à Ispra sur devis de transport. Les prix sont fermes la première année avec révision annuelle indexée (IPCH) ensuite; aucune avance n’est prévue; paiements à 30 jours via e-PRIOR, en exonération de TVA. L’intégralité de la soumission s’effectue via le Portail F&T (e-Submission), avec dépôt des échantillons avant l’échéance. En résumé, il s’agit d’un marché de fournitures pour des opérateurs expérimentés du secteur HORECA/restauration collective, capables de démontrer conformité technique sur échantillons, solidité financière et expérience récente, et d’assurer un réapprovisionnement stable pendant toute la durée du cadre, dans le respect des normes de sécurité alimentaire et des obligations environnementales et sociales de l’UE.

Funding Opportunity Overview

This is an open procurement tender for a 4-year framework agreement to supply tableware, cutlery, and nursery items to the General Secretariat of the Council of the European Union and the European Commission in Brussels. The tender seeks a single supplier through a competitive open procedure with lowest-price award method. The framework agreement covers supplies for collective catering facilities (restaurants, bars, cafeterias) and a nursery facility.

Key Opportunity Details

Tender Reference and Publication:Procedure identifier: CONSILIUM/2026/OP/0003. TED reference: 38/2026 130649-2026. Published on 24 February 2026 on the EU Funding and Tenders Portal and TED database.

Contracting Authorities:Lead contracting authority: Secretariat General of the Council of the European Union (SGC) in Brussels. Associated contracting authority: European Commission, Office for Infrastructure and Logistics (OIB) in Brussels. This is an inter-institutional framework agreement.

Contract Type and Duration:Supply contract in the form of a framework agreement for 4 years maximum. Framework agreement is without reopening of competition, meaning the selected supplier will be the sole supplier for the contract duration unless additional orders are required.

Procurement CPV Code:Main classification: 39221200 - Tableware. This classification covers all tableware products specified in the tender.

Critical Deadlines

1. 1Deadline for receipt of tender submissions: 30 March 2026 at 16:00 Brussels time (Europe/Brussels timezone)
2. 2Last date and time for submitting questions: 20 March 2026 at 23:59 Brussels time
3. 3Date and time of public opening: 31 March 2026 at 14:00 Brussels time
4. 4Tender documents available: EU Funding and Tenders Portal at ec.europa.eu

Products and Specifications

The tender is divided into three product lists requiring different types of tableware and cutlery items. All items must be new, of premium quality, designed for intensive daily collective use, and comply with EU regulations on food-contact materials.

List A: Tableware and Glassware:20 articles of porcelain tableware and tempered glassware including white cups (coffee and moka), saucers, soup bowls, plates (sizes 16cm to 26cm, flat and deep), square bowls, and various water and wine glasses. All items must be stackable for optimal storage, resistant to industrial dishwashing, thermal shock, microwave use, and discoloration. Minimum 1-year guarantee from delivery.

List B: Cutlery for Collective Catering:8 articles of stainless steel cutlery (18/0 or equivalent ferric stainless steel or martensitic steel) including table knives, table forks, dessert forks, table spoons, dessert spoons, coffee spoons, steak knives, and espresso spoons. All items must be compatible with magnetic extractors in industrial dishwashing tunnels, resistant to shocks, wear, industrial washing, discoloration, and corrosion.

List C: Nursery Items:4 articles specifically designed for children aged 3 months to 4 years: rigid plastic bowls with handles (BPA-free), unbreakable plastic goblets (BPA-free, dishwasher-safe to 65 degrees Celsius), melamine rigid deep plates (white or cream, BPA-free), and safety cutlery sets of 4 pieces (monobloc stainless steel with rounded edges). All nursery items must be impact-resistant, ergonomic, without decorative elements, and free of BPA.

Eligibility and Selection Criteria

Eligible Applicants:Open to all natural and legal persons falling within the scope of EU treaties and those from third countries with EU procurement agreements (including WTO GPA signatories). Applicants must not be in exclusion situations including bankruptcy, non-payment of taxes and social contributions, professional misconduct, fraud, corruption, or other illegal activities affecting EU financial interests.

Economic and Financial Capacity Requirements:Minimum annual turnover related to the contract object: €115,000 for each of the last 3 completed financial years. Must demonstrate positive profit before taxes on average over the last 3 financial years. Proof required through signed turnover statements or independent auditor declarations, and copies of financial statements and profit/loss accounts for the 3 years.

Technical Capacity Requirements:Must demonstrate execution or ongoing execution of at least 5 contracts with similar characteristics. Contract entry date cannot be earlier than 2023. Each reference contract must have minimum value of €50,000. Applicants must provide list of contracts with client information (public or private), execution dates, brief description of supplies, and contract amounts.

Submission and Award Process

Submission Method:All offers must be submitted exclusively through the electronic submission system (eSubmission) accessible from the EU Funding and Tenders Portal. Paper submissions by post or email will not be accepted. Applicants must register in the Participant Register to obtain a Participant Identification Code (PIC) before submission.

Required Documents:Administrative documents: Legal entity forms, financial identification sheets, proof of legal status and capacity, signed declarations on exclusion and selection criteria. Technical offer: Physical samples of each article listed (Lists A, B, C), conformity compliance checklist (Annex III), technical specifications sheets with photos, certificates of compliance with EU food-contact regulations (Regulation CE 1935/2004) or declaration of conformity. Financial offer: Completed financial bid form (Annex IV) with unit prices in EUR excluding VAT for all items, calculated on estimated 4-year volumes.

Award Criteria:Lowest price is the sole award criterion. The contract will be awarded to the economically most advantageous tender (lowest-price offer) that: meets all minimum technical requirements verified through samples and technical documentation, has no restrictive measures applied, is not in exclusion situations, meets all selection criteria, and is compliant with EU regulations.

Financial Framework and Volumes

Estimated Volumes and Ordering Patterns:All volumes are purely indicative and non-binding. Council Secretariat: approximately 4 orders annually with maximum 3,500 pieces per order. European Commission (OIB) Brussels: approximately 2-4 orders annually with maximum 6,500 pieces per order. Joint Research Centre (JRC) Ispra (optional): approximately 2 orders annually with approximately 150 pieces per article, with specific transport costs to Italy.

Pricing and Costs:Prices must be expressed in EUR rounded to 2 decimal places, excluding VAT, customs duties, and import/export taxes. Prices must include all general expenses and costs directly or indirectly related to supply including delivery and packaging costs as defined in the specifications. TVA exemption applies for EU institutions under EU privileges and immunities protocol. Price revision is possible annually starting from year 2, based on the Harmonized Consumer Price Index (IPCH) for the euro zone, using a formula provided in the contract.

Delivery and Logistics

Delivery Terms and Locations:Delivery on DDP (Delivered Duty Paid) basis to Brussels locations: Secretariat General at Chaussee d'Etterbeek 70, unloading quay, 1048 Brussels, Belgium; Commission OIB at 142 Chaussee de Vilvoorde, 1120 Neder-Over-Heembeek, Belgium. Optional delivery to JRC Ispra, Italy with separate transport cost quotation. Standard delivery deadline: 90 calendar days from order signature unless specific deadline stated in order. All deliveries must occur on working days between 08:30 and 16:30 hours. Supplier must notify exact delivery date at least 10 days in advance.

Reapply Commitment:Supplier must guarantee continuity of supply of all reference items for at least 5 years from the submission deadline. If an article becomes unavailable, supplier must provide proof and propose replacement with equivalent technical specifications at the contracted price. Contracting authority reserves right to accept or reject proposed replacements.

Conformity and Standards

Regulatory Compliance:All products must comply with EU and national standards applicable during contract execution, particularly Regulation (CE) 1935/2004 on materials and objects intended to come into contact with food. Only rigid plastics without BPA (bisphenol A) are authorized. For items marked with asterisk in specifications, reference photos of current models are provided in Annex V to ensure compatibility with existing stock.

Certificates and Declarations:Upon submission, supplier must provide certificates or other proofs demonstrating conformity with applicable standards, particularly regarding BPA absence in plastic articles. If certificates do not exist, supplier must provide a signed declaration explicitly confirming that supplies comply with applicable standards. During contract execution, contracting authority reserves right to request additional certificates or conformity proofs, including following any regulation updates.

Contract Performance Requirements

Quality Guarantees:Supplier formally guarantees that all proposed articles are new, unused, and incorporate latest design and material improvements. All delivered articles must be free from manufacturing defects, material defects, or workmanship defects. Minimum guarantee period: 1 year from delivery date. Guarantee covers manufacturing and quality defects under normal use and with proper maintenance. Normal wear (minor scratches, sharpening) and accidental damage are excluded. During guarantee period, supplier must replace defective items at no cost within reasonable timeframe. Weight stability is critical: for item A.6 (400g stackable salad bowl), tolerance of maximum plus or minus 5 percent (plus or minus 20g) is permitted.

Payment and Invoice Terms:Payment after conformity certificate issuance, typically within 30 days of invoice receipt. Invoices must reference the framework agreement number and specific order number, include supplier identity and amount in EUR, and separate VAT basis for each rate or exemption. For combined institutional orders, detailed breakdown by supplier member (if joint offer) is required.

Submission Requirements and Contact

Sample Submission:One physical sample of each article listed in Lists A, B, and C must be provided. Samples must be properly packaged, preferably in a single closed container numbered if multiple packages are used. Package must display: Tender reference CONSILIUM/2026/OP/0003, supplier identification, and warning Do Not Open by mail service or unauthorized persons. Samples must arrive by tender deadline, 30 March 2026 16:00 Brussels time. Submit samples to: Conseil de l'Union europeenne, Secretariat General, Developpement organisationnel et services, Direction des finances, Planification financiere et contrats, Reference CONSILIUM/2026/OP/0003, Rue de la Loi/Wetstraat 175, 1048 Bruxelles, Belgium. Alternatively deliver to loading quay at Chaussee d'Etterbeek 70, 1040 Bruxelles, accessible weekdays 08:30-16:30.

Questions and Clarifications:Submit all questions about tender documents through the Q and A section of the EU Funding and Tenders Portal. Deadline for questions: 20 March 2026 23:59 Brussels time. Contracting authority is not obliged to respond to questions received less than 6 working days before submission deadline. Answers are published on the portal and accessible to all participants. Five clarification questions have already been addressed in the Q and A section regarding specific product specifications.

Support and Documentation:Technical support for eSubmission system: Email ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu or phone +32 (0) 229 71063. Procurement-specific support: Email tendering@consilium.europa.eu. System requirements and user guides available on the portal. Tender documents include: Invitation to tender, specifications (technical and administrative), draft framework agreement, selection criteria annexes, conformity checklist, financial bid form, and photo catalog of current items used.

Additional Important Information

This tender relates to sustainable food service procurement as the EU institutions are seeking reusable tableware and cutlery to comply with circular economy principles. Under French law AGEC (Anti-Waste and Circular Economy law), collective catering establishments of 20 or more diners must serve meals consumed on-site in reusable tableware. The use of reusable dishware instead of single-use items is mandatory and is expected to avoid approximately 130,000 tonnes of single-use packaging waste over the contract period. All tableware suppliers to EU institutions must demonstrate compliance with Good Food Brussels Environment certification standards to maintain the EU institutions Good Food label certification for their catering operations.

The framework agreement is structured without reopening of competition, meaning once a supplier is selected there will be no new competition for additional orders unless the contract is terminated. Suppliers should ensure their pricing reflects the full 4-year duration and is competitive from day one as price adjustments are limited to annual formula-based revisions. The estimated volumes provided are non-binding and actual orders may be significantly lower or higher. Suppliers must be prepared to supply items for minimum 5 years from tender submission to ensure continued availability throughout the contract and any subsequent replacement needs.