Fourniture et installation de cabines acoustiques (“quiet booths”)

This notice is a planned call for tenders by the European Commission, OIL Luxembourg, announcing a future negotiated low or middle value procedure for the supply and installation of individual acoustic booths for open-plan offices (procedure EC-OIL/2026/MVP/0006-EXA, CPV 39000000). The contract covers furnishing, delivery, installation, commissioning and support of quiet booths to improve privacy and acoustic conditions, with a maximum contract duration of 12 months and no estimated total value published. Expressions of interest must be submitted electronically via the EU Funding & Tenders Portal using an EU Login account between 10 August 2026 and 31 August 2026, with an indicative launch of the negotiated procedure on 31 August 2026.

What it funds

Scope

Supply and on-site installation of individual acoustic booths for Commission open-plan offices to enable confidential telephone and videoconference calls with appropriate comfort and acoustic performance. Contract nature: supplies. CPV: 39000000 (office furniture).

Contracting authority and procedure:Lead contracting authority: European Commission, OIL Office Infrastructures et Logistique, Luxembourg. Procedure published as a planned negotiated procedure for low/middle value contracts (publication is an intent notice, not the tender itself) ¹.

Who can apply:Commercial suppliers or installers of office acoustic booths / furniture able to deliver and install in Luxembourg. Electronic submissions require an EU Login account.

Key administrative facts

1. 1Reference: EC-OIL/2026/MVP/0006-EXA
2. 2Nature of contract: supplies (furniture)
3. 3Maximum contract duration: 12 months
4. 4SME suitability: indicated as not specifically SME-suitable in metadata

No estimated total value is shown on the EXA notice; the publication indicates a future low or middle value negotiated procedure. Submissions of interest must be sent electronically via the EU portal and require EU Login.

Footnotes

1. 1Official notice and future tender documentation will be available on the EU Funding and Tenders Portal Opportunity details.

Résumé et objectif

La Commission européenne, via l'Office Infrastructures et Logistique à Luxembourg (OIL), annonce son intention de lancer une procédure négociée de valeur moyenne/faible pour la fourniture et l'installation de cabines acoustiques individuelles appelées quiet booths. L'objectif est d'équiper des espaces de travail ouverts afin de permettre aux collaborateurs d'effectuer des appels téléphoniques et visioconférences dans des conditions optimales de confort, confidentialité et qualité acoustique.

Référence et lien:Procedure identifier EC-OIL/2026/MVP/0006-EXA. Détails publiés sur le portail Funding & Tenders de la Commission européenne Fourniture et installation de cabines acoustiques ¹.

Informations principales (extrait)

1. 1Type d'opportunité: Tender (procédure négociée planifiée pour contrat de valeur moyenne/faible).
2. 2Nature du marché: fournitures (supplies), classification CPV principal 39000000 — Furniture (incl. office furniture).
3. 3Autorité contractante principale: Commission européenne, OIL - Office Infrastructures et Logistique à Luxembourg.
4. 4Durée maximale du contrat: 12 months (période maximale indiquée).
5. 5Procédure: Planned negotiated procedure for middle/low value contract.
6. 6Méthode de soumission de manifestation d'intérêt: électronique via EU Login (eSubmission) à l'adresse indiquée sur le portail.
7. 7Dates clés (indicatives): Start date for expression of interest 10/08/2026 Europe/Brussels; Deadline for expression of interest 31/08/2026 00:59 Europe/Luxembourg; Indicative date of launch of the negotiated procedure 31/08/2026 Europe/Luxembourg.
8. 8Lot identifié: PAR-0001 — Fourniture et installation de cabines acoustiques (quiet booths).
9. 9SME suitable indicator: false (l'avis indique que l'appel n'est pas spécifiquement adapté aux PME).

Critères et conditions d'éligibilité

Le document publié est une annonce d'intention et non le dossier complet d'appel d'offres. Les conditions détaillées d'éligibilité et les exigences techniques seront précisées dans les documents de l'appel négocié lorsque celui-ci sera lancé. Néanmoins, les éléments disponibles fournissent des indications sur l'éligibilité administrative et la méthode de réponse.

1. 1Types de soumissionnaires éligibles: entreprises commerciales fournissant du mobilier et services d'installation. Le texte ne limite pas explicitement les types (par ex. PME, grandes entreprises, consortiums) mais il s'agit d'un marché public de fournitures; les soumissionnaires doivent respecter les règles de passation de marchés applicables à la Commission européenne et fournir les preuves de capacités légales, financières et techniques requises dans l'appel.
2. 2Localisation / champ géographique: marché publié par la Commission européenne (autorité basée au Luxembourg). L'annonce n'explicite pas une restriction territoriale spéciale: en pratique, les opérateurs economic operators établis dans l'Union européenne (ou autres entités admises par la réglementation applicable aux marchés publics de la Commission) seront concernés. La publication est accessible via le portail européen et exige un compte EU Login pour soumission.
3. 3Exigences administratives immédiates: création/possession d'un compte EU Login pour s'abonner, poser des questions et soumettre électroniquement la manifestation d'intérêt.
4. 4Forme de la réponse à la publication initiale: manifestation d'intérêt électronique (expression of interest) envoyée exclusivement à l'adresse pour soumission indiquée sur le portail.

Classements et sélection

Procédure négociée planifiée:l'autorité contractante indique son intention de lancer une procédure négociée. La procédure négociée de valeur moyenne/faible laisse généralement à l'acheteur la possibilité de sélectionner un ensemble restreint de candidats à inviter à négocier (contrairement à une procédure ouverte). Les critères d'attribution, conditions de qualification et documents demandés seront précisés dans l'appel formel.

Consortium requis ?:Aucun consortium n'est explicitement requis par la publication. Il s'agit d'un marché de fournitures susceptible d'être exécuté par un unique fournisseur ou par un groupement d'opérateurs économiques si l'appel ultérieur le permet. En l'absence du cahier des charges complet, prévoir la possibilité de soumission en tant que groupement solidaire ou consortium si la charge de fourniture et d'installation nécessite des compétences complémentaires.

Aspects financiers et modalités

La publication actuelle ne communique pas de montant estimé pour la valeur totale du marché. Le libellé indique procédure pour contrat de valeur moyenne/faible (middle/low value). Le contrat est de nature supplies (fourniture), et la Commission paiera le marché selon les modalités définies dans le dossier de consultation (non publiées dans l'avis d'intention).

1. 1Type de financement: marché public (procurement) — paiement contractuel pour fournitures et installation.
2. 2Montant estimé: non précisé dans la publication initiale.
3. 3Co-financement: non indiqué; en règle générale pour les marchés de fournitures publics, aucun co-financement du fournisseur n'est demandé sauf garanties, cautionnements ou avances prévues dans le contrat.
4. 4Nature du support pour le soumissionnaire: contrat rémunéré (monétaire) si adjudication.

Calendrier et étapes de l'appel

L'annonce fixe des étapes initiales pour la manifestation d'intérêt et l'indication d'une date indicative de lancement de la procédure négociée. Le calendrier suivant est résumé à partir des métadonnées publiées.

Modalités de soumission et documents

La manifestation d'intérêt et, ultérieurement, les candidatures/offres doivent être soumises électroniquement via le portail Funding & Tenders (esubmission) et requièrent un compte EU Login. L'adresse de soumission spécifique ainsi que le dossier complet et les pièces contractuelles seront publiés lors du lancement de la procédure négociée.

Templates et formulaires attendus:L'avis initial ne comporte pas les modèles détaillés. En général, les procédures de la Commission exigent: 1) formulaire de manifestation d'intérêt électronique via le portail; 2) déclaration sur l'honneur et documents d'identification de l'opérateur économique; 3) preuves de capacités techniques et professionnelles (références de projets similaires, fiches techniques des cabines proposées), 4) documents financiers ou preuves de solvabilité lorsque requis, 5) propositions techniques et commerciales détaillées pour l'étape d'offre. Tous les formulaires officiels et eForms seront mis à disposition avec le dossier d'appel. EU Login est obligatoire pour accéder et soumettre les eForms.

Critères techniques probables (exemples attendus dans le dossier)

Le texte d'annonce décrit l'objectif fonctionnel (cabines acoustiques individuelles pour appels/visioconférences avec confort, confidentialité et qualité acoustique). Le cahier des charges complet devrait préciser des exigences techniques détaillées telles que isolation acoustique (valeurs d'affaiblissement acoustique en dB), dimensions et configurations (taille intérieure, hauteur), ventilation et renouvellement d'air, éclairage intégré, options électriques et prises, qualité des matériaux, modularité pour intégration dans open spaces, capacités d'installation et ancrage au sol, exigences de montage/démontage, garanties, maintenance et délais de livraison et installation.

1. 1Exigences acoustiques (valeurs d'isolation, tests mesurables attendus).
2. 2Confort interne (siège, tablette, ergonomie, éclairage).
3. 3Aspects techniques (ventilation, alimentation électrique, connectivité pour visioconférence).
4. 4Dimensions et options de personnalisation (taille, couleurs, matériaux).
5. 5Installation on-site, coordination logistique au sein d'un bâtiment occupé.
6. 6Maintenance et garanties contractuelles.

Aspects pratiques et recommandations pour les soumissionnaires

Préparez la documentation administrative, preuves de références similaires, fiches techniques des produits proposés et capacité logistique pour livraison et installation dans un bâtiment institutionnel. Assurez-vous d'avoir un compte EU Login opérationnel avant le début de la période de manifestation d'intérêt. Les soumissionnaires potentiels doivent surveiller la publication complète de l'appel négocié pour connaître les critères d'éligibilité détaillés, les exigences techniques et le modèle contractuel.

1. 1Créer ou vérifier un compte EU Login et lister les personnes autorisées à soumettre.
2. 2Rassembler références de projets comparables, photos, certificats de conformité et fiches techniques acoustiques.
3. 3Etablir capacité d'installation et planning indicative (délais de livraison, temps d'installation par cabine).
4. 4Préparer éléments financiers: conditions commerciales, délais de paiement, garanties et politiques de maintenance.
5. 5Suivre la publication de l'appel négocié pour télécharger les eForms et documents contractuels officiels.

Réponses structurées aux questions de catégorisation

Les réponses ci-dessous reprennent et explicitent les informations disponibles dans la publication et les pratiques usuelles relatives aux marchés publics de la Commission européenne.

• Eligible Applicant Types: startup, SME, large enterprise, university, research institute, nonprofit, government, public-private partnership, NGO, other (operators of economic activity providing furniture and installation services). L'avis n'impose pas de limitation stricte par type d'entité; les opérateurs économiques capables de fournir et installer les quiet booths sont concernés.
• Funding Type: procurement (public contract for supplies).
• Consortium Requirement: other — not explicitly required. The call is for a supplier; consortiums or joint bids may be possible subject to the tender documents.
• Beneficiary Scope (Geographic Eligibility): EU (contracting authority is the European Commission in Luxembourg; the tender is published on the EU portal and requires EU Login).
• Target Sector: buildings or construction; furniture / office fittings; workplace ergonomics and facilities (categorized under furniture CPV 39000000).
• Mentioned Countries: Luxembourg (lead contracting authority location and timezone references). The contracting authority is the European Commission (EU-wide).
• Project Stage: commercialization / implementation (supply and installation of finished products into operational premises).
• Funding Amount: not specified; estimated total value not provided in the notice (classified as middle/low value contract).
• Application Type: planned negotiated procedure with an expression of interest (open call for EOIs within specified dates); electronic submission required via the Funding & Tenders Portal (EU Login).
• Nature of Support: money — direct public procurement contract (payments for supplies/installations).
• Application Stages: 2 — initial expression of interest / selection of candidates followed by the negotiated procedure (invitation to submit offers and negotiation). Exact number of stages will be confirmed in the tender dossier.
• Success Rates: not available / not specified. Typical competitive procurement success rate depends on number of bidders and selection constraints; this information is not published.
• Co-funding Requirement: no co-funding indicated. The supplier will deliver goods/services against payment; no applicant co-financing is required as part of a procurement award, beyond performance guarantees or financial securities if requested.

Résumé final — que retenir

Il s'agit d'une annonce d'intention (ExA) publiée par la Commission européenne pour la fourniture et l'installation de cabines acoustiques individuelles (quiet booths) destinées aux espaces de travail ouverts. La procédure prévue est une procédure négociée de valeur moyenne/faible, avec une phase initiale de manifestation d'intérêt à soumettre électroniquement via EU Login entre le 10/08/2026 et le 31/08/2026. Le contrat est de nature fournitures (CPV 39000000) et a pour durée maximale 12 mois. Les informations techniques et financières détaillées seront disponibles dans le dossier de consultation lors du lancement officiel de la procédure négociée. Les candidats intéressés doivent préparer capacités techniques, références, documentation produit (fiches techniques acoustiques, ventilation, dimensions, options électriques) et s'assurer qu'ils peuvent assurer livraison et installation dans des locaux institutionnels occupés. Surveillez la publication complète du dossier et assurez-vous d'avoir un compte EU Login opérationnel pour soumettre la manifestation d'intérêt et, le cas échéant, les candidatures et offres.

Footnotes

1. 1Fiche de l'appel d'intention sur le portail Funding & Tenders de la Commission européenne: ec.europa.eu

This notice is a planned call for tenders, not the tender itself. It announces the Commission européenne's intention to launch a future negotiated low or middle value procedure for the supply and installation of individual acoustic booths for open-plan offices at its Luxembourg premises.

What the opportunity is about

The contract concerns the furnishing and installation of individual quiet booths that will let staff make telephone calls and participate in videoconferences in better comfort, privacy and acoustic conditions. The scope is clearly office furniture and related equipment rather than a works contract.

Who can apply

The notice does not publish a detailed eligibility list at this stage. In practice, the opportunity is aimed at economic operators able to supply and install acoustic office booths, manage delivery and commissioning, and meet Commission procurement requirements for a negotiated low or middle value contract.

Expressions of interest must be submitted electronically and require an EU Login account.

Key procurement data

Key dates

1. 1Start date for expression of interest, 10 August 2026
2. 2Deadline for expression of interest, 31 August 2026 at 00:59 Europe/Luxembourg
3. 3Indicative date of launch of the negotiated procedure, 31 August 2026 Europe/Luxembourg

What applicants should note

• This is only a prior information notice announcing a future procedure, so there are no tender documents to evaluate yet.
• The portal states that references marked ExA are not calls for tenders but publications of the contracting authority's intention to launch a future negotiated low or middle value procedure.
• No public Q and A items were available on the portal snapshot provided.
• The contracting authority is seeking a supply solution, so bidders should be able to deliver, install and support the booths within the stated 12 month maximum contract period.

Practical assessment

For market operators, this is a small scale but relevant EU institutional procurement opportunity in the office interiors and acoustic solutions segment. Suppliers with strong product availability, installation capacity in Luxembourg, and experience with office fit out contracts will be best placed to pursue the future invitation.