Acquisition d'une perforatrice et d'une relieuse

The European Commission OIB (Office for Infrastructure and Logistics in Brussels) plans to procure a perforation and spiral binding machine with conditional take-back of the existing 2008 unit under procedure EC-OIB/2026/MVP/0080-EXA. This is an advance notice for a planned negotiated procedure for a low or middle value supplies contract and is not a formal call for tenders. Interested suppliers should submit an electronic expression of interest via the Funding & Tenders Portal between 28/07/2026 and 26/08/2026 and will need an EU Login account. The contract is classified under CPV 30123000 and 30123500, has a maximum duration of 27 months, and full technical and participation details will be published when the negotiated procedure is launched.

Type d'opportunité

Résumé rapide

Procédure planifiée (négociée, valeur faible/moyenne) pour la fourniture d'une machine de perforation et d'une relieuse à spirale destinée à remplacer l'équipement existant (2008). Reprise conditionnelle de l'ancienne machine prévue.

Qui peut soumissionner:Fournisseurs de matériels de bureau / machines à relier. Soumission électronique requise via EU Login ; l'avis indique que la procédure visera un marché de fournitures géré par la Commission européenne, OIB - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels ¹.

1. 1Début période d'expression d'intérêt: 28/07/2026
2. 2Date limite d'expression d'intérêt: 26/08/2026 00:59 (Europe/Brussels)
3. 3Lancement indicatif de la procédure: 01/09/2026

Remarque:il s'agit d'une publication d'intention (EXA) annonçant une future procédure négociée; les documents de marché complets seront publiés au lancement de la procédure.

Footnotes

1. 1Détails et futur lancement publiés sur le portail EU Funding & Tenders EU Funding & Tenders Portal.

Résumé de l'opportunité

La Commission européenne, Office for Infrastructure and Logistics in Brussels (OIB), annonce son intention de lancer une procédure négociée pour un marché de fournitures de valeur faible ou moyenne en vue de l'acquisition d'une perforatrice et d'une relieuse à spirale pour remplacer l'équipement actuel datant de 2008 (référence OIB5/PR/2006/050). La reprise sous conditions de la machine existante sera prévue dans le marché. Il s'agit d'une publication d'intention (référence ExA) et non d'un avis de marché formel; elle annonce le lancement futur d'une procédure négociée. ¹

Procédure et calendrier indicatif:Type de procédure: planned negotiated procedure for middle/low value contract (procédure négociée pour contrat de valeur faible ou moyenne). Début de la période pour les manifestations d'intérêt: 28/07/2026 (Europe/Brussels). Date limite de manifestation d'intérêt (expression of interest): 26/08/2026 00:59 Europe/Brussels. Date indicative de lancement de la procédure négociée: 01/09/2026 (Europe/Brussels). Délai d'inscription EXARegistration: 25/08/2026 23:59:59 Europe/Brussels.

Durée et nature du contrat:Nature du contrat: supplies (fournitures). Durée maximale indicative du contrat: 27 months. Il est précisé qu'il s'agit d'un marché de fournitures sans indication de cadre permanent (framework-agreement none).

Informations techniques et objet

Objet principal:fourniture d'une perforatrice et d'une relieuse à spirale destinées aux services de la Commission à Bruxelles afin d'assurer la production continue de documents reliés avec spirale, principalement des rapports demandés de façon récurrente par les directions générales. Contexte technique: la machine actuelle (perforation et reliure spirale) date de 2008, est devenue vétuste et difficile à utiliser, justifiant son remplacement. Condition spécifique: la reprise de la machine actuelle sera prévue sous conditions.

Classification et codes:CPV principal: 30123000 - Office and business machines. CPV additionnel: 30123500. Programme de financement indiqué: eu-funds (codelist eu-funded).

Eligibilité et types de candidats attendus

Cette opportunité est une procédure de passation de marché public pour la fourniture d'équipement. Les candidats éligibles sont des opérateurs économiques fournissant des machines de bureau et d'imprimerie: fabricants d'équipements de perçage et de reliure, distributeurs autorisés, revendeurs spécialisés, entreprises de fournitures de bureau, et sociétés de services après-vente et maintenance. Les types d'entités qui peuvent répondre comprennent: PME, grandes entreprises, entreprises nationales ou internationales fournissant des équipements sur le marché européen, distributeurs locaux et importateurs. Les organismes publics ne sont pas candidats au sens d'offre de fourniture mais peuvent être parties intéressées. Les offres peuvent inclure des sous-traitants pour l'installation, la formation et la maintenance.

Portée géographique:marché lancé par la Commission européenne (OIB) à Bruxelles; la procédure est gérée via le portail Funding & Tenders et exige EU Login pour la soumission électronique. La couverture attendue est principalement le territoire de l'Union européenne/EEE pour les fournisseurs ; aucun pays tiers spécifiques ne sont explicitement listés dans l'avis, mais la passation suit les règles applicables aux marchés publics européens.

Exigences de soumission et méthode:Méthode d'expression d'intérêt: électronique via le Funding & Tenders Portal avec compte EU Login requis. Les manifestations d'intérêt doivent être envoyées exclusivement à l'adresse/outil de soumission indiqué dans l'avis (Express interest via portal). Aucun document de marché final n'est encore publié; ce document ExA annonce l'intention de publication d'un avis de marché négocié.

1. 1Étape 1: Manifestation d'intérêt / inscription EXA via le portail (période ouverte du 28/07/2026 au 26/08/2026, inscription EXA 25/08/2026 23:59:59).
2. 2Étape 2: Lancement indicatif de la procédure négociée (01/09/2026) et publication des documents de consultation si la procédure est confirmée.
3. 3Étape 3: Soumission des offres formelles selon les documents de la procédure, évaluation et attribution du marché.
4. 4Étape 4: Négociation éventuelle dans le cadre de la procédure négociée, signature du contrat et exécution (fourniture, reprise éventuelle de l'ancien équipement, installation, formation, maintenance).

Nombre d'étapes estimées pour obtenir le marché:3 à 4 étapes (manifestation d'intérêt, lancement et soumission d'offres, évaluation/attribution, négociation/contractualisation/exécution).

Aspect financier

Type de financement:marché public/achat (procurement) — cession financière en échange de fournitures et services. Il ne s'agit pas d'une subvention ni d'un prêt; le contractant recevra un paiement pour la fourniture et services convenus. Aucun montant estimé total n'est renseigné dans la publication ExA (champ Estimated total value laissé vide).

Co-financement et garanties:Aucun co-financement du fournisseur n'est requis (le fournisseur fournit l'équipement et est payé par le pouvoir adjudicateur). Des garanties contractuelles, conditions de reprise de l'équipement existant et conditions de maintenance et SAV peuvent être demandées dans le dossier de consultation final.

Critères, documents et templates attendus

Les documents de candidature et les gabarits officiels ne sont pas publiés dans cet avis d'intention. La soumission ultérieure se fera via les formulaires électroniques (eForms) du Funding & Tenders Portal et requiert un compte EU Login. Les critères usuels des marchés publics pour ce type de fourniture incluront: preuves légales d'existence et de capacité (extrait registre de commerce), références techniques et commerciales, fiches techniques du matériel proposé, description des prestations après-vente (garantie, maintenance), offre financière, conditions de reprise de l'ancien équipement et délais de livraison/installation. Les candidats doivent préparer: fiche technique complète de la perforatrice et de la relieuse proposées, planning de livraison et installation, conditions de garantie et SAV, preuve de capacité technique et références comparables. Les formulaires détaillés et modèles d'attestations seront fournis au moment de la publication de l'avis de marché.

Aspects pratiques et recommandations pour les soumissionnaires

1) Créer ou vérifier un compte EU Login et veiller à disposer des droits nécessaires pour déposer une manifestation d'intérêt et, ultérieurement, une offre. 2) Préparer des fiches techniques détaillées pour la perforatrice et la relieuse proposées (capacités de perçage, diamètre et format des spirales, cadence, compatibilité formats papier, exigences électriques, dimensions, poids, options d'automatisation, interventions de maintenance). 3) Préparer les références clients et preuves d'expérience pour des fournitures similaires. 4) Anticiper une proposition commerciale claire incluant prix, délais de livraison, conditions de reprise de l'ancien équipement, installation et formation du personnel, garanties et SLA pour la maintenance. 5) Suivre la publication officielle des documents de marché après le lancement de la procédure négociée pour obtenir les modèles et exigences contractuelles définitives.

Taux de succès:non renseigné dans la communication. Les chances dépendent du positionnement commercial et de la conformité stricte aux spécifications et exigences du pouvoir adjudicateur.

Résumé final

Cet avis ExA signale l'intention de la Commission européenne (OIB Bruxelles) de lancer une procédure négociée de valeur faible ou moyenne pour acheter une perforatrice et une relieuse à spirale destinées à remplacer un équipement datant de 2008. L'appel vise à assurer la continuité de la production de documents reliés par spirale pour les directions générales. La procédure requiert une manifestation d'intérêt électronique via le Funding & Tenders Portal (EU Login requis) entre le 28/07/2026 et le 26/08/2026, l'inscription EXA devant être faite au plus tard le 25/08/2026. Les fournisseurs européens d'équipements de bureau et de reliure (fabricants, distributeurs, revendeurs spécialisés) sont les candidats naturels. Les conditions détaillées, documents techniques et modèles seront fournis lors de la publication officielle de la procédure négociée (prévue de façon indicative le 01/09/2026).

Footnotes

1. 1Notice and full entry available on the EU Funding & Tenders Portal: Acquisition d'une perforatrice et d'une relieuse || ec.europa.eu

This is a planned EU procurement notice for the acquisition of a perforation and spiral binding machine, with a possible conditional take back of the existing machine. It is published by the European Commission, OIB - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels, under procedure identifier EC-OIB/2026/MVP/0080-EXA and is described on the official portal page EU Funding and Tenders Portal.

What the procurement is about

The contracting authority states that the current perforation and spiral binding machine dates from 2008 and has become outdated and difficult to use. The equipment is still needed to produce spiral bound documents, mainly reports requested by Directorates-General, so the intention is to replace the existing machine.

The procurement is for supplies and falls under CPV 30123000 Office and business machines, with an additional classification of CPV 30123500.

Procedure type and status

This notice is not an actual call for tenders. It is a publication announcing the contracting authority’s intention to launch a future negotiated low or middle value procedure. Interested operators are invited first to express interest electronically, after which the negotiated procedure is expected to be launched.

The procedure type is listed as planned negotiated procedure for middle low value contract.

Who can apply

The notice does not publish a detailed eligibility profile, selection criteria, or special participation restrictions at this stage. In practical terms, suppliers able to provide office and business machines, including perforation and binding equipment and related delivery or servicing arrangements, should be the relevant market group to monitor.

Because this is only a planned notice, applicants should expect the definitive eligibility rules, technical specifications, award method, and submission conditions to appear only once the negotiated procedure is formally launched.

Key deadlines and milestones

Commercial and contractual information

The notice does not indicate a framework agreement structure, and it does not publish an estimated total value. The contract duration is capped at 27 months.

How to express interest

Expression of interest must be submitted electronically through the Funding and Tenders Portal. An EU Login account is required for electronic submission, and the notice states that submissions must be sent exclusively at the address for submission provided in the portal.

Practical takeaways for potential suppliers

1. 1Monitor the portal closely because the current publication is only an advance notice and not the actual tender.
2. 2Prepare an EU Login account and be ready to submit an expression of interest before 26/08/2026 00:59 Brussels time.
3. 3Assess whether your company can supply office binding and punching equipment and handle possible trade in or take back of the existing machine.
4. 4Expect a short contract horizon of up to 27 months and a relatively low or middle value procurement format.
5. 5Wait for the formal negotiated procedure documents before relying on any final technical, financial, or selection requirements.

Overall assessment

This opportunity is a straightforward supply procurement focused on replacing obsolete office equipment for internal administrative use within the European Commission. It is likely of interest to specialist office equipment suppliers or integrators that can provide delivery, installation, and possible removal or take back arrangements for existing machinery.