Remplacement des tours de refroidissement du bâtiment Charlemagne

Planned negotiated procurement by the European Commission Office for Infrastructure and Logistics in Brussels (OIB) to replace five existing cooling towers at the Charlemagne building (170 rue de la Loi, Brussels) with two high-performance cooling towers. Procedure identifier EC-OIB/2026/MVP/0020-EXA; planned negotiated procedure for a middle/low value contract with expression of interest period 25 March–13 April 2026 and indicative launch 15 April 2026. Main classification CPV 45331230 (installation work of cooling equipment), maximum contract duration 24 months and estimated total value not disclosed. Submissions must be made electronically via the EU Funding & Tenders Portal using an EU Login account; bidders should demonstrate technical experience in cooling tower installation, energy-efficiency performance and compliance with EU environmental standards.

Résumé de l'opportunité

Travaux de remplacement des cinq tours de refroidissement existantes par deux nouvelles tours plus performantes au bâtiment de bureaux Charlemagne (170, rue de la Loi/Wetstraat) pour améliorer le confort thermique, l'efficacité énergétique, la conformité environnementale et réduire la consommation d'électricité, d'eau et les coûts d'exploitation.

Ce que le marché finance

Fourniture, installation et mise en service d'équipements de refroidissement (travaux d'installation d'équipements de refroidissement, CPV 45331230) et activités connexes nécessaires à l'opérationnalisation des deux nouvelles tours.

Procédure:Procédure négociée prévue pour contrat de faible/moyenne valeur (publication ExA indiquant intention de lancer la procédure négociée). Méthode de dépôt des manifestations d'intérêt: électronique via compte EU Login ¹.

1. 1Qui peut soumissionner: entreprises de génie climatique/entrepreneurs en installation d'équipements de refroidissement et prestataires de services techniques compétents pour ce type de travaux
2. 2Autorité contractante: Commission européenne, OIB - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels
3. 3Durée maximale du contrat: 24 mois

Aucune valeur totale estimée publiée dans l'avis. Les soumissions d'expression d'intérêt doivent être envoyées exclusivement via l'adresse électronique du portail et requièrent un compte EU Login.

Classification principale (CPV) 45331230 - Installation work of cooling equipment. Le dossier complet et les documents de procédure seront publiés lors du lancement de la procédure négociée.

Footnotes

1. 1Portail officiel des marchés publics de la Commission européenne: EU Funding & Tenders Portal.

Résumé et objectif du marché

Le présent projet, publié par la Commission européenne — Office for Infrastructure and Logistics in Brussels (OIB), vise à remplacer les cinq tours de refroidissement existantes du bâtiment de bureaux Charlemagne (CHAR), situé au 170, rue de la Loi/Wetstraat à Bruxelles, par deux nouvelles tours plus performantes. Les objectifs techniques et opérationnels indiqués sont d'assurer la continuité du confort thermique, d'améliorer l'efficacité énergétique, de garantir la conformité aux normes environnementales actuelles et de réduire les coûts d'exploitation, notamment la consommation d'électricité et d'eau ainsi que les coûts d'entretien.

Type de procédure et nature du contrat:Planned negotiated procedure for middle/low value contract (publication annonçant l'intention de lancer ultérieurement une procédure négociée de faible ou moyenne valeur). Le marché est un contrat public pour travaux/installation (classification CPV 45331230 - Installation work of cooling equipment).

Durée maximale du contrat:La durée maximale indiquée est de 24 mois.

Dates et jalons importants

1. 1Publication annoncée: 03/10/2024 (mises à jour et duplication de l'annonce sur le portail).
2. 2Début de la période d'expression d'intérêt: 25/03/2026 (Europe/Brussels).
3. 3Date limite d'expression d'intérêt: 13/04/2026 23:59 (Europe/Brussels).
4. 4Date indicative de lancement de la procédure négociée: 15/04/2026 (Europe/Brussels).

Informations d'accès et modalités de soumission

Les soumissions doivent être envoyées exclusivement à l'adresse électronique prévue via la plate-forme du portail Funding & Tenders. Un compte EU Login est requis pour s'inscrire, soumettre des questions et exprimer son intérêt électroniquement. L'expression d'intérêt est indiquée comme électronique et doit être réalisée via la zone « Express interest » du dossier sur le portail F&T Tender Details ¹.

Questions publiques et contact:Aucun Q&A public n'était disponible au moment de la publication (0 item(s) found). Les questions peuvent être posées via le portail après authentification EU Login.

Critères, périmètre et classification

Classification principale CPV:45331230 - Installation work of cooling equipment. L'Autorité contractante principale est la Commission européenne, OIB - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels. Le marché porte sur la fourniture, la pose et la mise en service de tours de refroidissement, et potentiellement sur les travaux associés d'installation, d'adaptation de supports, d'infrastructures auxiliaires, et sur la coordination avec les systèmes HVAC existants, pour atteindre des gains d'efficacité énergétique et réduire consommation d'eau et d'électricité.

Eligible Applicant Types

Fournisseurs et entreprises capables d'exécuter des travaux d'installation et de remplacement de tours de refroidissement. Détails attendus et raisonnables à considérer pour l'éligibilité:

1. 1Entreprises de construction et d'installation spécialisées en HVAC (chauffage, ventilation, climatisation) et équipements de refroidissement.
2. 2PME et grandes entreprises du secteur des techniques du bâtiment et de la mécanique industrielle.
3. 3Consortiums ou groupements d'entreprises (souvent admis dans les procédures négociées; voir section Consortium Requirement ci-dessous).
4. 4Entreprises disposant de l'autorisation légale pour opérer en Belgique et, le cas échéant, d'équipes techniques qualifiées, certificats qualité et références sur installations similaires.
5. 5Fournisseurs de matériel de tours de refroidissement et d'entreprises de maintenance spécialisées.

Funding Type

Il s'agit d'un marché public (procurement). Le mécanisme financier est un contrat public pour la fourniture et l'installation (paiement sur facturation conformément aux conditions contractuelles). Ce n'est pas une subvention, ni un prêt.

Consortium Requirement

La publication annonce une procédure négociée de faible ou moyenne valeur. Le texte de l'annonce ne précise pas explicitement l'exigence exclusive d'un consortium ou d'un opérateur unique. En pratique, pour ce type de marché, l'Autorité contractante peut accepter des candidatures d'opérateurs uniques ou de groupements/consortiums (joint ventures). Les entreprises intéressées devront vérifier les documents de la procédure négociée lors du lancement définitif pour connaître les exigences exactes en matière de capacité financière et technique et la forme juridique requise (soumission individuelle ou groupée).

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility)

La procédure est lancée par une autorité de la Commission européenne basée à Bruxelles. L'éligibilité pratique s'adresse principalement aux opérateurs capables d'opérer en Belgique et dans l'Union européenne. Les fournisseurs établis dans l'UE sont implicitement ciblés. Les règles de participation du portail F&T s'appliquent (EU Login requis). Des opérateurs tiers (pays hors UE) peuvent être autorisés sous réserve des conditions de la procédure et des règles applicables relatives à la passation de marchés publics de la Commission; ces détails seront précisés dans les documents de la procédure.

Target Sector

Secteurs ciblés:bâtiments et construction, HVAC, efficacité énergétique, installations techniques des bâtiments, environnement (réduction de consommation d'eau et d'énergie).

Mentioned Countries

Belgique (Bruxelles). Autorité contractante:Commission européenne (Bruxelles). Le champ d'action principal est le site du bâtiment Charlemagne à Bruxelles.

Project Stage

Stage attendu:exécution/implémentation. Le marché concerne la réalisation et la mise en service d'une installation (remplacement et intégration des nouvelles tours de refroidissement). Le projet est au stade préparation / passation du marché, avec exécution prévue après attribution.

Funding Amount

La publication ne fournit pas de valeur estimée totale chiffrée. Elle indique seulement que la procédure prévue est une procédure négociée de faible ou moyenne valeur. Les soumissionnaires devront consulter les documents contractuels au lancement définitif pour connaître l'estimation financière ou le budget alloué.

Application Type

Expression of interest via le portail Funding & Tenders (appel planifié). Méthode:electronic submission via EU Login. Type final de la procédure: negotiated procedure for middle/low value contract (appel planifié non encore publié officiellement comme marché ouvert).

Nature of Support

Support financier:paiement contractuel en échange de la fourniture et de l'exécution (contrat public). Il s'agit donc d'un rétribution monétaire pour prestations, pas d'une assistance non-financière gratuite.

Application Stages

Au minimum deux étapes identifiables:1) expression d'intérêt / présélection via le portail; 2) procédure négociée avec sélection et négociation finale et attribution du contrat. Selon la procédure négociée choisie, des étapes supplémentaires peuvent inclure demandes de clarification, négociations techniques et financières, visites de site et remise d'offres finales.

Success Rates

Aucune donnée de taux de succès fournie. Pour les procédures négociées de faible/moyenne valeur, le nombre d'opérateurs concernés est généralement limité et la concurrence peut être restreinte (dépend du nombre d'expressions d'intérêt reçues). Le taux de succès dépendra du nombre et de la qualité des candidats admis à la phase de négociation.

Co-funding Requirement

Aucun co-financement n'est mentionné. Le marché est une commande publique payée par l'autorité contractante et ne requiert normalement pas de co-financement du soumissionnaire; toutefois, les soumissionnaires doivent disposer de capacités financières propres pour réaliser les travaux (garanties, cautionnements, avances éventuelles) conformément aux conditions contractuelles.

Templates et structure de la candidature

L'annonce ne fournit pas de modèles de dossier de candidature ou de formulaire de soumission. Les documents obligatoires et modèles (ex. capacité financière, références, certificats, formulaires administratifs, spécifications techniques, planning, offre financière) seront publiés dans le dossier de la procédure négociée lors de son lancement. En pratique, le dossier comprendra typiquement:

1. 1Formulaire d'expression d'intérêt via le portail (identité du candidat, coordonnées, contact EU Login).
2. 2Documents administratifs: extrait Kbis ou équivalent, preuve d'inscription au registre du commerce, documents de représentations légales.
3. 3Preuves financières: bilans, chiffre d'affaires des dernières années, capacité financière pour exécuter le contrat.
4. 4Preuves techniques et professionnelles: références similaires (remplacement/installation de tours de refroidissement), CVs du personnel clé, certificats qualité (ISO, certification produits si requise), fiches techniques des équipements proposés.
5. 5Proposition technique: solution proposée (caractéristiques des tours, efficacités, consommation d'eau et d'énergie estimées, intégration au système existant, mesures environnementales), planning d'exécution, mesures de sécurité et continuité de service.
6. 6Offre financière: prix détaillé, conditions de paiement, garanties et cautionnements éventuels.
7. 7Certificats de conformité et documentation produits (fiches techniques, garanties fournisseur).

Les soumissionnaires doivent préparer ces éléments en attente de la publication définitive du dossier. L'inscription EU Login est requise pour effectuer l'expression d'intérêt et accéder aux documents.

Risques, exigences techniques et recommandations

Exigences techniques implicites et risques à anticiper:

1. 1Compatibilité hydraulique et mécanique entre nouvelles tours et installation existante (paliers, pompes, conduites, supports).
2. 2Contrainte d'espace et contraintes d'accès sur le toit ou emplacement des tours existantes; risque de travaux de démolition et d'évacuation sécurisée des anciennes unités.
3. 3Nécessité d'assurer la continuité du service thermique pendant les travaux (phases de basculement / redondance).
4. 4Conformité aux réglementations environnementales et sanitaires (traitement d'eau, prévention du risque Légionella, gestion des eaux pluviales et usées, normes bruit/vibrations), et normes techniques applicables en Belgique/UE.
5. 5Performance énergétique: preuve de gains attendus en consommation électrique et eau, méthodes de mesure et garanties de performance pouvant être requises.
6. 6Maintenance et garantie: conditions de maintenance, pièces de rechange, SLA (service level agreements) et coûts sur la durée de vie.
7. 7Coordination avec l'OIB et autres intervenants du bâtiment pour planification, sécurité et contrôle d'accès.

Conclusion et explication générale de l'opportunité

Il s'agit d'une procédure de passation de marché public planifiée par l'Office for Infrastructure and Logistics in Brussels de la Commission européenne pour remplacer les tours de refroidissement du bâtiment Charlemagne à Bruxelles. L'appel est publié comme 'EXA' (annonce d'intention de lancer une procédure négociée de faible ou moyenne valeur). Les entreprises spécialisées en HVAC, intégration d'équipements de refroidissement et travaux d'installation peuvent exprimer leur intérêt électroniquement via le portail Funding & Tenders en utilisant un compte EU Login entre le 25/03/2026 et le 13/04/2026. Le marché vise à améliorer l'efficacité énergétique et environnementale du bâtiment, réduire consommation d'eau et d'électricité et diminuer les coûts d'exploitation. Les détails contractuels, les exigences techniques précises et la valeur estimée seront fournis lors de la publication définitive de la procédure négociée; les candidats intéressés doivent se préparer à soumettre des documents administratifs, financiers et techniques habituels pour ce type de marché public et à démontrer des références solides pour des installations similaires. Pour accéder au dossier et exprimer l'intérêt, utilisez la page officielle du portail F&T Tender Details ¹.

Footnotes

1. 1Dossier public de la procédure planifiée et page d'expression d'intérêt: ec.europa.eu

Opportunity Overview

This is a planned negotiated procurement procedure announced by the European Commission's Office for Infrastructure and Logistics in Brussels (OIB). The project involves replacing five existing cooling towers at the Charlemagne building, located at 170 rue de la Loi/Wetstraat in Brussels, with two new high-performance cooling towers. The Charlemagne building is a 15-storey office complex that houses various departments of the European Commission, including those responsible for enlargement, interpretation, trade, and advisory functions ¹.

Project Objectives and Scope

The replacement project aims to achieve multiple objectives:ensure continuity of thermal comfort, improve energy efficiency, comply with current environmental standards, and reduce building operating costs. The replacement of five existing towers with two new, more efficient units is specifically designed to reduce electricity consumption, water consumption, and maintenance costs. This initiative aligns with the Commission's commitment to maintaining office infrastructure to the highest environmental standards while providing cost-effective operations ².

Procurement Details

Procedure Identifier:EC-OIB/2026/MVP/0020-EXA

Procedure Type:Planned negotiated procedure for middle or low value contract. This is not yet an active call for tenders but rather an announcement of the contracting authority's intention to launch a future negotiated procedure.

Contracting Authority:Commission europeenne, OIB - Office for Infrastructure and Logistics in Brussels

Main Classification (CPV):45331230 - Installation work of cooling equipment

Maximum Contract Duration:24 months

Estimated Total Value:Not disclosed in the procurement notice

Key Dates and Timeline

Interested parties should note that expressions of interest must be submitted electronically before the 13 April 2026 deadline. The negotiated procedure is expected to commence on 15 April 2026.

Expression of Interest Requirements

Submissions must be made exclusively through electronic means via the EU Funding and Tenders Portal. An EU Login account is mandatory for electronic submission. Prospective bidders without an existing EU Login account can create one easily using only an email address and password. The portal provides access to all procurement documents and allows bidders to submit questions and requests to participate.

About the Charlemagne Building

The Charlemagne building is a significant European Commission facility in Brussels' European Quarter. Constructed in 1967, the building comprises 15 storeys and three conference rooms. It was originally designed by architect Jacques Cuisinier and initially housed the Secretariat of the Council of the European Union until 1995. In 1998, architect Helmut Jahn modernized the building's original concrete facade by replacing it with glass. The building currently houses the Directorate-General for Economic and Financial Affairs and the Internal Audit Service of the European Commission ¹.

Submission and Support

Bidders can access the EU Funding and Tenders Portal at EU Funding and Tenders Portal. The portal includes a Questions and Answers section where bidders can seek clarification on the procurement. For technical assistance with EU Login or portal access, support is available through the portal's helpdesk. Bidders are encouraged to consult the F&T eProcurement wiki for additional guidance on procedures and requirements.

Important Considerations for Bidders

This announcement represents the Commission's intention to conduct a negotiated procedure for a middle or low value contract. The negotiated procedure allows the contracting authority to conduct discussions with selected candidates before awarding the contract. Bidders should be prepared to demonstrate technical capability in cooling tower installation and replacement, understanding of energy efficiency requirements, and compliance with EU environmental standards. The 24-month maximum contract duration suggests a comprehensive project including design, procurement, installation, testing, and commissioning of the new cooling systems ².

Footnotes

1. 1The Charlemagne building is located at 170 rue de la Loi in Brussels' European Quarter and serves as a major office complex for European Commission departments. It was constructed in 1967 and underwent facade modernization in 1998.
2. 2The Office for Infrastructure and Logistics in Brussels is responsible for ensuring Commission office infrastructure is future-proof and upholds the highest environmental standards while providing cost-effective and sustainable services.