Prestations de service dans le domaine du suivi médical des absences pour raisons médicales et des procédures d’invalidité pour le Parlement européen ...

The European Parliament (DG Personnel) has published an open tender EP-PERS/LUX/2026/OP/0006 for medical services to monitor staff absences for medical reasons and to support invalidity procedures at its Brussels premises. The contract is a framework agreement to be awarded to two providers, initially for one year renewable up to a maximum of 48 months, with an indicative workload of 40 hours/week (approx. 1,800 hours/year or 7,200 hours over four years) executed by purchase orders. Electronic submission via eSubmission is required by 27 October 2026 23:30 (Europe/Luxembourg) and evaluation is by best price-quality ratio with quality weighted 70% (oral interviews of proposed doctors are decisive) and price 30%. Eligible applicants are economic operators established in the EU or in eligible third countries and must propose doctors authorised to practise occupational medicine in Belgium with at least two years' experience and B2 French and English.

Objet du marché

Résumé essentiel

Prestation de services médicaux pour le suivi des absences pour raisons médicales et la gestion des procédures d’invalidité du personnel du Parlement européen sur le site de Bruxelles (Rue Wiertz 60). Le marché prendra la forme de deux contrats‑cadres indépendants attribués selon le meilleur rapport qualité/prix.

Durée et volume estimé:Contrats d’une durée maximale cumulée de 48 mois (contrat initial 12 mois renouvelable 3 fois). Estimation totale: en moyenne 1 800 heures/an par l’ensemble des prestataires (soit 7 200 heures sur 4 ans pour les deux contrats).

1. 1Ce que finance: consultations médicales (présentielles ou téléconsultations), notes et rapports médicaux à l’administration, représentation en commissions d’invalidité, réévaluations, saisie statistique et rapports mensuels.
2. 2Qui peut soumissionner: personnes physiques et morales établies dans un État membre de l’UE ou dans un pays tiers disposant d’un accord d’accès aux marchés publics; groupements et sous‑traitants autorisés (voir cahier des charges).
3. 3Exigences minimales clés: diplôme de médecin reconnu UE, formation spécifique en médecine du travail, autorisation d’exercer valable en Belgique, au moins 2 ans d’expérience en médecine du travail, niveau B2 en français et anglais.

Montants, calendrier et soumission

Le marché est financé sur le budget du Parlement européen; les prix doivent être fermes, libellés en euros, hors TVA. Le bordereau des prix horaire figure en annexe. La durée totale possible du contrat est de 4 ans (12 mois initial + 3 reconductions annuelles).

Modalités de candidature et points pratiques

Soumissions électroniques obligatoires via le portail EU Funding & Tenders (eSubmission). Chaque soumissionnaire doit être enregistré dans le Participant Register (PIC) et respecter les annexes du cahier des charges (cahier des charges, projet de contrat, formulaires financiers, attestations, preuves de compétences et assurances).

Points d’attention pratiques:Les médecins proposés seront évalués lors d’un entretien oral (durée ≈ 1 h) en FR et EN; chaque médecin doit obtenir au moins 65/90 points. Les factures électroniques sont requises (PEPPOL ou portail F&T) et les serveurs de traitement des données personnelles doivent être situés dans l’EEE ou dans un pays doté d’une décision d’adéquation.

1. 1Consulter et télécharger le cahier des charges et le projet de contrat sur le portail Funding & Tenders (lien dans l’avis de marché).
2. 2Préparer justificatifs: diplômes, autorisation d’exercice en Belgique, CVs, attestations d’assurance, déclarations d’exclusion (annexe III) et formulaire financier (annexe IV).
3. 3S’assurer de la conformité aux restrictions liées aux sanctions internationales mentionnées dans le cahier des charges.

Autorité contractante

Parlement européen, Direction générale du Personnel — Direction Services sociaux et soutien aux ressources humaines (Service de la gestion des absences médicales).

Résumé synthétique:Appel d’offres public (procédure ouverte) lancé par le Parlement européen, Direction générale du Personnel, pour la fourniture de prestations médicales de suivi des absences pour raisons médicales et pour la conduite des procédures d’invalidité sur le site de Bruxelles. Deux contrats‑cadres indépendants seront conclus (deux prestataires retenus) ; exécution par bons de commande ; durée maximale quatre ans (1 an initial + 3 renouvellements annuels). Soumission électronique via eSubmission sur le portail Funding & Tenders. Détails opérationnels, critères de sélection, modèles de documents et projet de contrat fournis en français dans les documents de marché. Tender details ¹

Informations essentielles (extrait des documents de marché)

Identification:Référence appel d’offres EP-PERS/LUX/2026/OP/0006, TED ref 184/2026 655505-2026. Autorité contractante: European Parliament, SG - Directorate-General for Personnel, Direction C Services sociaux et soutien aux ressources humaines (Service de la gestion des absences médicales). Lieu d’exécution: Parlement européen, rue Wiertz 60, B-1047 Bruxelles. Modalité de soumission: exclusivement électronique via eSubmission (EU Login requis). Langue contractuelle: français. Procédure: procédure ouverte; exécution via cadre à bons de commande auprès de deux prestataires (approvisionnement auprès de plusieurs prestataires). Durée totale: jusqu’à 48 mois (contrat-cadre d’une année renouvelable tacitement 3 fois). Valeur estimée: plafond sur 4 ans estimé à 7 200 heures (40 heures/semaine durant 45 semaines = 1 800 h/an ; 2 opérateurs partagent le volume). Période d’exécution: début après signature.

Deadlines principales:Date limite de réception des offres: 27/10/2026 23:30 Europe/Luxembourg. Ouverture publique: 28/10/2026 15:00 Europe/Luxembourg. Date de publication des documents: 23/09/2026. Date limite pour poser des questions: 19/10/2026 23:59 Europe/Luxembourg. La soumission est horodatée électroniquement par eSubmission ¹.

Objet détaillé et prestations attendues

Objet:fournir des médecins prestataires pour assurer le suivi médical des agents absents pour raisons médicales et représenter l’institution dans les commissions d’invalidité, effectuer les réévaluations périodiques de persistance de l’invalidité, rédiger les rapports et notes médicales destinés à l’administration, saisir les données statistiques dans le système du SGAM et produire un rapport mensuel détaillant jours et heures prestées joint à la facture.

1. 1Prise de contact initiale téléphonique avec l’agent absent.
2. 2Consultations médicales en présentiel dans les locaux du Parlement à Bruxelles ou en téléconsultation selon situation et capacité de l’agent.
3. 3Rédaction de notes de dossier, comptes rendus médicaux et rapports circonstanciés pour l’administration.
4. 4Contact, avec accord explicite de l’agent, avec le médecin traitant de l’agent.
5. 5Représentation du Parlement dans les commissions d’invalidité (composition tripartite).
6. 6Réalisation des réévaluations périodiques de persistance de l’invalidité et rédaction des conclusions/rappels à l’administration.
7. 7Participation aux réunions de service (line‑managers, RH, cabinets médicaux internes).
8. 8Saisie des statistiques et données nécessaires dans le système informatique du SGAM.
9. 9Émission d’un rapport mensuel détaillant jours et heures et transmission concomitante de la facture mensuelle.

Volume estimé et modalités opérationnelles

Volume estimé:40 heures/semaine sur base de 45 semaines par an = 1 800 heures/an ; estimation sur 4 ans = 7 200 heures (plafond pour l’ensemble des 2 contrats). Le Parlement peut, dans les 3 ans suivant la signature, recourir à la procédure négociée pour acquérir des services supplémentaires identiques jusqu’à 30% de la valeur initiale. Les prestations sont organisées par bons de commande émis sans réouverture de concurrence entre les titulaires du cadre.

Critères d’éligibilité, sélection et attribution

Critères d’exclusion:application des articles 138 à 143 du Règlement financier (pour motifs tels que faillite, condamnations pénales, fraude, corruption, blanchiment, manquements graves à l’exécution d’un contrat, non‑paiement d’impôts ou cotisations sociales, etc.). Les soumissionnaires complètent la déclaration sur l’honneur (Annexe III) et fourniront justificatifs sur demande. Mesures restrictives relatives à la Russie: interdictions et déclarations spécifiques (Annexe VIII).

1. 1Capacité juridique et réglementaire: inscription professionnelle/autorisation d’exercer (preuve à fournir avec l’offre).
2. 2Capacité financière: assurance professionnelle minimale et chiffre d’affaires annuel minimum de €15 000 dans le domaine (déclarations des deux derniers exercices, annexe VII).
3. 3Capacité technique et professionnelle (exigences minimales pour les médecins proposés): diplôme de base en médecine, certificat/specialisation en médecine du travail reconnue au sein de l’UE, inscription à l’Ordre des médecins et autorisation d’exercer en Belgique, expérience professionnelle d’au moins 2 ans en médecine du travail, niveau B2 en français et en anglais; CV et copies de diplômes/agréments à fournir avec l’offre.

Critères d’attribution:meilleur rapport qualité/prix ; pondération: qualité 70 %, prix 30 %. Évaluation qualité sur 100 points: entretien oral des médecins proposés (critère principal 90 points ; note minimale requise 65/90 par médecin) et expérience/specialisations additionnelles 10 points. L’entretien oral est individuel et en français et anglais; pour personnes morales, possibilité de proposer jusqu’à €2 Médecins (moyenne des notes si 2 proposés). Seules les offres atteignant au moins 65/90 au test oral sont retenues pour l’évaluation financière.

Modalités administratives et contractuelles

Modalité de soumission:électronique via eSubmission (EU Login/PIC requis). Documents de marché fournis en français: lettre d’invitation signée, cahier des charges (Cahier des charges PE PERS 2026 035), annexes (Annexes I‑XIII), projet de contrat cadre PE PERS 2026 035. Contrat cadre: modèle fourni en Annexe II du dossier; exécution par bons de commande ; facturation: factures mensuelles en format électronique via PEPPOL (GLN 0088:5488888007925) ou via le portail Funding & Tenders, ou exceptionnellement par courrier papier si conditions particulières. Délai de paiement: 30 jours calendaires à compter de l’enregistrement de la facture.

Remarques sur la facturation électronique et l’inscription PEPPOL/F&T:Modalités: transmission via PEPPOL (Endpoint ID 0088:54888880079252) ou encodage manuel via le portail Funding & Tenders ; formulaire d’accès et modalités détaillées en Annexe XIII. Fournisseurs doivent désigner représentants autorisés (LEAR/UID) et peuvent envoyer factures tests via PEPPOL. Toutes factures doivent préciser l’unité destinataire: DG PERS, Direction services sociaux et soutien aux ressources humaines, Service de la gestion des absences médicales.

Exigences de sécurité, confidentialité et protection des données

Sécurité et habilitations:accès aux locaux du Parlement soumis à vérifications d’antécédents de sécurité quand nécessaire; le prestataire et son personnel doivent satisfaire aux normes de sécurité et obtenir les habilitations requises. Confidentialité et protection des données: traitement de données personnelles et médicales pour le compte du Parlement conformément au règlement (UE) 2018/1725 ; les serveurs et équipements de traitement doivent être situés dans l’EEE ou dans un pays avec décision d’adéquation de la Commission; obligations détaillées dans le contrat (article I.12 et article II.12 du projet de contrat) et annexe XI (déclaration de confidentialité et d’absence de conflit d’intérêts).

Conditions de remplacement et continuité du service

Remplacement:en cas d’absence prévue pour congés annuels, pré‑information au SGAM. En cas d’absence > 20 jours ouvrés (hors congés annuels), le titulaire doit proposer un sous‑traitant sous 15 jours ouvrés remplissant les mêmes critères (expérience 2 ans, diplômes, agréments) ; le Parlement se réserve le droit de refuser. En cas de manquement, le Parlement peut mettre fin au contrat prématurément.

Documents contractuels publiés (liste)

1. 11. Lettre invitation signée (FR) — publiée 23/09/2026.
2. 22. Cahier des charges PE PERS 2026 035 (FR) — publié 23/09/2026 (inclut annexes I–XIII).
3. 33. Annexe IV Signalétique financier fournisseur (EN/FR) — publié 23/09/2026.
4. 44. Annexe IV.I Guide signalétique financier (FR) — publié 23/09/2026.
5. 55. Annexe XIII Formulaire de facturation électronique (FR) — publié 23/09/2026.
6. 66. Projet de contrat cadre PE PERS 2026 035 (FR) — publié 23/09/2026.

Réponses structurées aux éléments de catégorisation

Les éléments ci‑dessous reprennent, point par point, les informations demandées afin de catégoriser l’opportunité et d’extraire les données structurées.

Eligible Applicant Types:Personnes physiques (médecins individuels) et personnes morales (cabinet médical, entreprises de services de santé) établies dans l’Union européenne ou dans un pays tiers ayant conclu un accord d’accès aux marchés publics avec l’UE. Groupements d’opérateurs économiques autorisés (consortium, association momentanée) ; sous‑traitance autorisée. Les prestations doivent être exercées en Belgique par des médecins disposant de l’autorisation d’exercer en Belgique et remplissant les critères techniques (diplôme, spécialisation en médecine du travail reconnue, expérience minimale).

Funding Type:Contrat de marché public / prestation de services (procurement). Il s’agit d’un appel d’offres/tender et non d’une subvention.

Consortium Requirement:Possible mais non obligatoire. Le soumissionnaire peut être une personne physique, une personne morale ou un groupement d’opérateurs économiques. En cas de groupement, chaque membre doit fournir les preuves requises pour l’accès au marché et satisfaire les critères d’exclusion et de sélection ; responsabilité solidaire exigée si le groupement est retenu.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Ouvert aux personnes physiques, morales et entités publiques établies dans un État membre de l’Union européenne et aux personnes physiques, morales et entités publiques d’un pays tiers ayant conclu avec l’Union européenne un accord leur donnant accès aux marchés publics. Les prestataires effectuant des traitements de données doivent respecter les règles de localisation des serveurs (EEE ou pays avec décision d’adéquation).

Target Sector:Santé, plus précisément médecine du travail, services médicaux de suivi d’absentéisme et évaluations d’invalidité ; services médicaux et services RH/assurance maladie au sein d’une institution publique.

Mentioned Countries:Pays explicitement mentionné: Belgique (lieu d’exécution ; autorisation d’exercer en Belgique exigée). Zone: Union européenne (applicabilité large) ; serveurs: Espace économique européen ou pays avec décision d’adéquation.

Project Stage:Prestation opérationnelle et de service clinique quotidien : validation et exécution (operations/delivery). Il s’agit d’un service en production (suivi, consultation, rapports), pas d’un projet de recherche.

Funding Amount:Aucun montant financier forfaitaire fixe publié dans l’avis ; l’estimation opérationnelle est exprimée en volume d’heures : 1 800 heures/an estimées (40 h/sem x 45 sem) ; 7 200 heures sur 4 ans. Le prix demandé dans le bordereau horaire (Annexe I) sera utilisé pour le classement financier.

Application Type:Appel ouvert (open procedure) ; méthode de soumission: eSubmission via le portail Funding & Tenders (appel ouvert, date limite et procédure publiées).

Nature of Support:Prestation de services rémunérée (contrat) — paiement sur facture mensuelle. Support financier direct sous forme de paiements contractuels (service contract).

Application Stages:Principales étapes: 1) soumission électronique complète; 2) ouverture publique; 3) vérifications administratives et demandes de justificatifs; 4) évaluation technique (entretien oral des médecins proposés) ; 5) évaluation financière ; 6) attribution aux deux meilleures offres (meilleur rapport qualité/prix) ; 7) signature contrat-cadre et émission de bons de commande. Au moins 5 étapes structurées.

Success Rates:Non fournie dans les documents. Étant un marché public ouvert avec deux contrats-cadres à pourvoir, le taux de succès théorique dépend du nombre de soumissions ; les deux offres retenues présenteront le meilleur rapport qualité/prix selon les critères définis.

Co-funding Requirement:Non requis. Il s’agit d’un marché public : le prestataire facture ses prestations et reçoit paiement par le Parlement. Pas d’exigence de cofinancement signalée.

Templates and Application Structure:Les documents de marché contiennent les templates et annexes obligatoires à joindre: Annexe I (Bordereau de prix) — prix horaire forfaitaire en EUR, Annexe III (déclaration sur l’honneur critères d’exclusion et de sélection), Annexe IV (signalétique financier fournisseur + guide), Annexe VI (déclaration concernant sous‑traitants), Annexe V (fiche groupement), Annexe VII (fiche renseignements financiers), Annexe XI (déclaration confidentialité et absence de conflit d’intérêts), Annexe XIII (formulaire facturation électronique). L’offre doit inclure: preuves d’inscription professionnelle/autorisation, diplômes et certificats (médecine + spécialisation médecine du travail), attestation d’autorisation d’exercer en Belgique, CV détaillé, preuves d’assurance professionnelle, déclaration de chiffre d’affaires pour 2 derniers exercices, bordereau de prix signé et cacheté, fiches/annexes complétées selon le cahier des charges. L’entretien oral est un élément obligatoire de la sélection pour chaque médecin proposé.

Points opérationnels et conseils pratiques pour la soumission

Recommandations clés (extraites du cahier des charges):1) vérifier dès à présent l’EU Login / PIC et s’inscrire si nécessaire ; 2) préparer tous les justificatifs demandés (diplômes, agréments belges, CV détaillé, attestations d’expérience, assurance professionnelle, preuves financières, déclarations d’absence de mesures restrictives, formulaires d’agrégation en cas de groupement) ; 3) préparer les médecins proposés à l’entretien oral en français et anglais (objectifs: gestion de l’absentéisme, retour au travail, procédures d’invalidité) ; 4) compléter et joindre le bordereau de prix en EUR hors TVA (prix forfaitaire par heure), et prévoir la facturation électronique via PEPPOL ou portail F&T ; 5) respecter les consignes techniques et formats eSubmission (fichiers <50 MB par fichier, max 200 pièces jointes, navigateurs recommandés Chrome/Firefox).

Documents complémentaires et modèle de contrat:le projet de contrat cadre (PE PERS 2026 035 - Projet contrat cadre) décrit les conditions particulières et générales, les pénalités journalières, les modalités de résiliation, la protection des données, la révision des prix indexée sur l’IPCH zone euro, les modalités de facturation et paiement, les assurances et responsabilités. Les soumissionnaires doivent lire attentivement le cahier des charges et le projet de contrat avant soumission. ¹

Contacts et support:Questions via la fonctionnalité Questions & Answers du portail Funding & Tenders (section Questions & answers) avant la date butoir; eSubmission helpdesk en cas de difficultés techniques; adresse e-mail fournie pour assistance relative à la séance d’ouverture: pers-tenders@europarl.europa.eu. Toutes les communications formelles figurent dans le portail F&T et constituent la source officielle.

Footnotes

1. 1Dossier et documents officiels de l’appel d’offres disponibles sur le portail EU Funding & Tenders: ec.europa.eu. Pour soumettre une offre utiliser eSubmission (EU Login requis) et consulter guides système sur le portail.

This is an open procurement for medical services supporting the European Parliament in Brussels, focused on the monitoring of absences for medical reasons and participation in invalidity procedures. The contract is a framework agreement awarded to two operators and executed through purchase orders, with an initial one year term renewable up to four years in total. The opportunity sits within the Parliament's broader medical service activities, which include absence management, invalidity commissions, and related specialist medical services[5][13].

Opportunity snapshot

What the contract is about

The service concerns medical follow up of staff absences due to medical reasons and work related support for invalidity procedures. The selected doctors will work closely with the Parliament's SGAM medical absence management service, provide consultations in person or by teleconsultation when exceptional, prepare medical notes and reports, represent the Parliament in invalidity commissions, and carry out periodic reassessments of continued invalidity.

The tender documents state an indicative workload of 40 hours per week, calculated on 45 working weeks per year, equivalent to about 1,800 hours per year and 7,200 hours over four years. The Parliament also indicates that within three years of signature it may use a negotiated procedure for additional similar services up to 30 percent of the initial contract value, subject to the conditions in the specifications.

Who can apply

• Economic operators established in an EU Member State.
• Economic operators from third countries that have a specific procurement agreement with the EU giving access to this market.
• Individuals, legal persons, or public entities, provided they meet the legal and professional requirements in their country of establishment and for practice in Belgium.
• Consortia and joint offers, provided the required joint and several liability arrangements are documented.
• Medical service providers able to allocate doctors who satisfy the minimum technical and professional requirements.

Eligibility, selection and technical requirements

For legal persons, the tender allows a maximum of two doctors to be proposed, and the proposed doctors must be the persons actually assigned to the contract. Any later replacement or addition requires prior approval by the Parliament.

Award criteria and scoring

The oral interview is decisive. Each proposed doctor is interviewed individually in French and English for about one hour and must score at least 65 out of 90 to keep the offer in the competition. If two doctors are proposed, both must pass, and the quality score becomes the arithmetic average of their individual results. Extra points are available for experience in invalidity commissions and for additional specialisation in psychiatry, internal medicine, or orthopaedics.

Commercial terms and operational conditions

• The contract language is French and all formal communication must be in French.
• Prices must be fixed, all inclusive, expressed in euros, and quoted net of VAT and equivalent taxes.
• No variant offers are allowed.
• No financial guarantee or tender security is required.
• The service is to be delivered mainly at the Parliament's Brussels premises, with teleconsultation only in exceptional circumstances.
• Security background checks may be requested for staff needing access to Parliament premises.
• Monthly reporting is required and the monthly invoice must be accompanied by the service report.
• Invoices must not contain personal data relating to staff members.
• Electronic invoicing is required, with PEPPOL or the Funding and Tenders Portal as the available channels.

Practical points applicants will want to know

• This is a procurement contract, not a grant, so there is no EU funding rate.
• The procurement is structured as a multi supplier framework to protect continuity and service availability.
• Subcontracting is allowed, but the Parliament may reject subcontractors that do not meet exclusion or selection requirements.
• Joint bids are permitted, but the tender must document the legal form of the grouping and the solidarity of the members.
• The Parliament may verify restrictive measures compliance, including Russia related sanctions declarations.
• Public opening is scheduled shortly after the submission deadline, which is a standard sign that the procedure is progressing on the published timetable.

The most important success factor is not only meeting the formal eligibility requirements but also preparing the proposed doctors for the oral interview, since that assessment carries the largest share of the quality score and is mandatory for continuation in the award process.