Gestión de documentos y correspondencia

Open EUIPO tender for document and correspondence management at EUIPO headquarters in Alicante with an estimated total value of €5,820,000 and a maximum framework duration of 48 months. The contract covers mailroom processing, business support, archiving, internal distribution, reprography, supply of office materials, equipment maintenance and implementation and maintenance of mailroom scanning and information processing software. Electronic submission via the EU Funding & Tenders eSubmission portal is mandatory and the deadline for tenders is 2 October 2026 at 13:00 (Europe/Madrid); award will be on the best price-quality ratio (quality 60%, price 40%). Eligible economic operators may submit single or joint bids subject to selection requirements including professional liability insurance (min. €1,000,000), minimum annual turnover (above €2,000,000 in each of the last three closed financial years), relevant experience and recommended certifications such as ISO 9001 and ISO 27001.

What it funds

Summary

Tender to provide comprehensive document and correspondence management services at the EUIPO headquarters in Alicante. Core services include mailroom processing and digitalisation, business support (data entry/key‑in), archiving, internal distribution, reprography, office supplies and maintenance. The contract includes implementation and maintenance of a mailroom scanning/processing system and the option to purchase or lease equipment.

Estimated budget:Total estimated value of the framework contract: €5,820,000 (over up to 48 months) ¹

1. 1Who can apply: legal persons established in the scope of the Treaties and entities from third countries covered by applicable agreements; single tenderers or joint tenders are permitted; subcontracting allowed
2. 2Procedure type: Open procedure, electronic submission via EU Login; PIC required for tenders
3. 3Award method: Best price-quality ratio; framework contract in cascade (up to two contractors)

Important dates:call published 10/08/2026; deadline for receipt of tenders 02/10/2026 13:00 Europe/Madrid. A site visit and public opening dates are published in the procurement documents.

Eligibility and requirements

Eligibility highlights

Eligible applicants:economic operators that meet exclusion and selection criteria in the tender documents. Participation is open on equal terms to tenderers within the scope of the EU Treaties and to entities from third countries having relevant public procurement agreements. Joint bids (consortia) are allowed; identified subcontractors above 20% must be declared.

Mandatory checks and documentation:Tenders must include the standard submission form, declaration on exclusion and selection criteria, proof of insurance and financial/technical evidence listed in the specifications. Security, data protection and continuity requirements apply; some activities require facility access & health-and-safety documentation.

1. 1Minimum technical capacities include relevant contracts in the last 3 years, qualified staff and certifications (ISO 9001, ISO 27001 preferred)
2. 2Service must meet SLAs and security/IT rules for outsourcing; EU-only hosting required for certain sensitive data
3. 3Offers accepted in any official EU language; tenders remain valid for 9 months

How to apply:Submit an electronic tender via the EU Funding & Tenders Portal eSubmission service (EU Login). All procurement documents, detailed technical specifications and templates are available on the call page Call page. ¹

Footnotes

1. 1Official procurement page with documents and submission portal: EUIPO – Document and correspondence management

Datos clave del procedimiento

Información administrativa y plazos

Título de la convocatoria:Gestión de documentos y correspondencia. Entidad contratante: European Union Intellectual Property Office (EUIPO), sede en Alicante (Avenida de Europa, 4). Referencia TED: 152/2026 — 550838-2026. Tipo de procedimiento: Procedimiento abierto con adjudicación mediante mejor relación calidad-precio y formalización de hasta 2 contratos marco en cascada. Valor estimado total: €5 820 000. Duración máxima del contrato marco: 48 meses (1 año inicial + renovaciones tácitas hasta 3 años adicionales según cláusulas).

Publicación en TED:10/08/2026. Fecha límite de presentación de ofertas: 02/10/2026 a las 13:00 (hora Madrid). Apertura pública de plicas (virtual): 05/10/2026 a las 11:00 (hora Madrid). Plazo de consulta y preguntas: la Oficina puede atender consultas hasta 24/09/2026 23:59 (hora Madrid); deben presentarse por el portal Funding & Tenders y EU Login es obligatorio para registrarse y formular preguntas. La presentación de ofertas es exclusivamente electrónica a través del sistema eSubmission del Portal Funding & Tenders.

Documentación contractual y técnica disponible:Invitación a licitar, Pliego de condiciones (Anexo I), Especificaciones técnicas (Anexo II), Borrador de contrato marco y condiciones generales (Anexo III), Formulario de presentación estándar (Anexo IV), guía para licitadores y documentación complementaria. Los documentos están publicados en español e inglés en el Portal Funding & Tenders; la versión española prevalece en caso de discrepancias ¹.

1. 1Modalidad: contratación de servicios (CPV principal 79500000 Office-support services).
2. 2Objeto: contratación de servicios integrales en las categorías operacionales Mailroom, Business Support, Archivo, Distribución interna, Reprografía y suministro de material de oficina; incluye implementación/puesta en producción y mantenimiento de un software de escaneado y tratamiento de información para Mailroom; mantenimiento de equipos adscritos al contrato; compra o alquiler de material.
3. 3Forma de adjudicación: contrato marco múltiple en cascada; la Oficina prevé adjudicar hasta 2 contratos marco.
4. 4Método de valoración: criterios ponderados, calidad 60 % y precio 40 %. Umbral mínimo técnico: 40 % en conjunto en criterios técnicos 1 a 3 (ver Especificaciones técnicas).

Categorización de la oportunidad (respuestas detalladas)

Elegibilidad, modalidad financiera y alcance geográfico

A continuación se detalla, con el mayor nivel de precisión extraído de la convocatoria y sus anexos, la categorización solicitada y los requisitos estructurales de la licitación.

Eligible Applicant Types:Pueden presentar oferta: personas jurídicas y físicas dentro del ámbito de aplicación de los Tratados (empresas, universidades, institutos de investigación, ONGs, organizaciones sin ánimo de lucro, administraciones públicas de Estados miembro compatibles, etc.). Se permite la presentación como licitador único, en agrupación (oferta conjunta) o mediante subcontratación. Se admite la participación de pymes y grandes empresas. En resumen: startup, SME, large enterprise, university, research institute, nonprofit, government, individual (si procede), public-private consortia y ONG, siempre que cumplan criterios de selección y no estén en situación de exclusión.

Funding Type:La modalidad contractual principal es la contratación pública de servicios (procurement) mediante un contrato marco denominado framework agreement. No es un instrumento de subvención, préstamo ni equity; la financiación consiste en pagos por servicios ejecutados conforme a los Contratos Específicos/pedidos derivados del FWC.

Consortium Requirement:Se permite tanto la presentación por un único licitador como por una agrupación (oferta conjunta). Por tanto no es obligatoria la presentación en consorcio salvo que el proponente estime necesario para cumplir requisitos técnicos y de capacidad. Si se presenta oferta conjunta deberá formalizarse un acuerdo/poder de representación (modelo A o B) con responsabilidad solidaria de los miembros y designación de un responsable/punto de contacto.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Ámbito geográfico: abierto a entidades dentro del ámbito de aplicación de los Tratados (Estados miembros de la UE y terceros estados con acuerdos especiales aplicables). Requerimientos especiales para localización de datos: los datos sensibles no clasificados (SNC) deben alojarse dentro de la Unión Europea y del EEE conforme a las normas de seguridad informática para externalización (Anexo II.6).

Target Sector:Sector objetivo: servicios de oficina y soporte operativo para una agencia pública (EUIPO). Temáticas: office-support services, document management, mailroom operations, scanning/OCR and information processing software, archiving, reprography, internal distribution, supply of office consumables, maintenance of reprographic and archive equipment, and IT/system integration for Mailroom processes. En términos industriales: ICT (software de escaneado OMR/OCR, integraciones), document management, archive services, reprographics, logistics (internal mail), facilities maintenance.

Mentioned Countries:Países explícitos o ámbito: España (sede en Alicante). Requisito de elegibilidad: ámbito de aplicación de los Tratados (UE). Se exige que los datos sensibles no clasificados se alojen en la UE/EEE. En conclusión: EU/EEA (con mención específica a España para ejecución local).

Project Stage:El proyecto cubre operaciones ya en producción (operational services) y la implantación, integración y mantenimiento de un software de escaneado y tratamiento de la información para el Mailroom (implementación, integración, puesta en producción y mantenimiento). Etapas cubiertas: operación (servicios diarios), digitalización, integración y mantenimiento del software, conservación y destrucción documental, y supply chain operativo (suministros de oficina). En la práctica: operaciones, despliegue/implementación, mantenimiento y evolución.

Funding Amount:Importe estimado total del procedimiento: €5 820 000 (desglose anual previsto: Año 1: €1 350 000; Año 2: €1 420 000; Año 3: €1 490 000; Año 4: €1 560 000). Este importe es un techo estimado para la duración total del FWC y no representa un compromiso de volumen mínimo. Además, la CA podrá adquirir nuevos servicios hasta un máximo del 50 % del valor inicial mediante procedimiento negociado (repetición de servicios similares).

Application Type:Método de presentación: convocatoria abierta (Call for tenders) con presentación electrónica obligatoria (eSubmission) a través del Portal Funding & Tenders. No admite presentaciones en papel ni envío por correo electrónico. Requiere EU Login y PIC para entidades participantes.

Nature of Support:Tipo de apoyo: contratación de servicios remunerados; los beneficiarios reciben pagos económicos por entregables y servicios prestados en virtud de Contratos Específicos y pedidos (monetary support). Además recibirán la contraprestación por el servicio en función del calendario de facturación establecido en cada contrato específico (interim payments y balance).

Application Stages:Número de etapas en el proceso de adjudicación: 3. 1) Presentación de oferta (electrónica) y verificación administrativa y de exclusión; 2) evaluación de la capacidad y cumplimiento de requisitos mínimos y la evaluación técnica (criterios de calidad) y financiera; 3) adjudicación y firma del Contrato Marco y posteriores Contratos Específicos por activación de la cascada.

Success Rates:Tasas de éxito: no especificadas por la convocatoria. Al tratarse de un procedimiento competitivo abierto y con adjudicación de hasta 2 contratos marco, el ratio de adjudicación final depende del número de ofertas válidas y su puntuación. Históricamente, los procesos de agencias de la UE suelen tener baja tasa de éxito (single-digit %), pero la convocatoria no publica una tasa específica.

Co-funding Requirement:Condición de cofinanciación: no se solicita financiación coadyuvante por parte del adjudicatario. La contratación pública se regula por pagos por servicios según importes ofertados por el contratista (sin exigencia de cofinanciación propia).

Templates:Plantillas y documentación obligatoria: la licitación incluye los siguientes documentos/patrones que forman parte del expediente y deben usarse exactamente según se solicite: Invitación a licitar; Pliego de condiciones y Especificaciones técnicas (Anexo I / Anexo II); Borrador de Contrato Marco y Condiciones Generales (Anexo III); Anexo IV Formulario de Presentación Estándar (SSF) que integra la declaración por honor, información financiera y técnica; modelos de compromiso para ofertas conjuntas (Modelo A o B) y modelo de carta de compromiso de subcontratistas. La documentación adicional incluye el Anexo II.1 (equipos adscritos), Anexo II.2 (volumen histórico), Anexo II.3 (especificaciones material y logo), Anexo II.4 (política de personal externo), Anexo II.5 (modelo de declaración de confidencialidad) y Anexo II.6 (normas de seguridad informática para externalización).

1. 1Requisitos administrativos: EU Login y PIC obligatorios; la declaración por el honor y la documentación de no exclusión se presenta en el Anexo IV; los certificados y pruebas solicitadas en fase de adjudicación deben presentarse en el plazo fijado por la Oficina.
2. 2Criterios de selección esenciales: seguro de responsabilidad profesional (mín. €1 000 000), volumen de negocios (mín. anual medio últimos 3 años > €2 000 000), experiencia en contratos similares (mín. 3 contratos en Mailroom/Business Support por un valor acumulado ≥ €1 500 000; al menos 2 contratos con servicios de archivo/distribución/reprografía >= €100 000 por contrato en los últimos 3 años), personal cualificado y certificaciones de calidad y seguridad (ISO9001, ISO27001 o equivalentes) y política medioambiental (EMAS, ISO14001 o equivalente).
3. 3Criterios de adjudicación: six technical criteria (organización de recursos humanos, procedimientos de contingencia, metodología lingüística para 24 idiomas, plan de autocontrol de calidad, formación del personal, medidas medioambientales) con pesos y umbrales; la evaluación técnica tiene un umbral de admisibilidad y la clasificación final combina calidad (60 %) y precio (40 %).
4. 4Condiciones de prestación: periodo inicial 1 año más renovaciones tácitas; contrato marco multiple en cascada; ejecución mediante Contratos Específicos y Hojas de Encargo; SLA y penalizaciones previstas; obligación de tratar datos personales conforme al Reglamento (UE) 2018/1725 y normas de seguridad para externalización.
5. 5Requisitos técnicos y de seguridad: el contratista debe aportar la infraestructura, hardware y software de escaneado y tratamiento de la información para Mailroom, garantizar RPO cercano a cero, RTO inferior a 1 día, cifrado y control de claves, y mantenimiento. Los datos SNC deben permanecer en centros de datos dentro de la UE/EEE.

Puntos operativos clave:servicio 24/7 no exigido pero disponibilidad en horario operativo (7:00-20:00) y respuesta a urgencias; SLA para plazos de recepción, digitalización, distribución digital y entrega física; gestión de archivo con módulos motorizados y custodia de ~9 500 cajas; destrucción confidencial, control de préstamos y devoluciones; reprografía con plazos definidos; suministro de material con catálogo informatizado y controles de stock; servicio de mantenimiento correctivo y preventivo con tiempos máximos de respuesta y mantenimiento obligatorio por SAT para módulos de archivo.

• Requisitos de oferta técnica: entrega de una propuesta técnica estructurada que cubra los criterios de calidad (máximo 100 puntos) con límites de extensión en páginas por criterio según Anexo I.
• Propuesta financiera: formulario obligatorio en Excel (Anexo IV); catálogo de suministros en PDF; precios fijos contractuales para ítems marcados en la oferta; condiciones de revisión e indexación del precio según FWC.
• Subcontratación: puede identificarse y hasta el 20% del contrato se debe declarar; subcontratistas identificados presentan carta de compromiso; sustituciones requieren aprobación por la Oficina.
• Seguridad y confidencialidad: firma de declaración de confidencialidad (Anexo II.5); cumplimiento ISO27001 recomendado/solicitado; obligación de notificación de incidentes y procedimientos de respuesta; requisitos contractuales específicos sobre ubicaciones de datos, jurisdicción y derechos de auditoría y acceso.

Resumen:la licitación busca un adjudicatario (o dos en cascada) capaz de gestionar integralmente servicios de correspondencia y documentación para la EUIPO en Alicante. El contrato combina prestación operativa 24/7 no exigida pero con fuertes requisitos de disponibilidad y contingencia, capacidades de digitalización y tratamiento de datos (incluyendo suministro de un sistema de escaneado e integración con los repositorios corporativos), gestión física del archivo y distribución logística interna, reprografía y suministro de consumibles. La responsabilidad contractual incluye cumplimiento normativo (protección de datos, seguridad informática, prevención de riesgos laborales), control de calidad mediante SLA y evaluación por mejor relación calidad-precio.

Footnotes

1. 1Los documentos de la licitación y las aclaraciones se publican en el Portal Funding & Tenders de la Comisión Europea: ec.europa.eu.

This is an open EUIPO services tender for document and correspondence management at the EUIPO headquarters in Alicante. The portal notice shows an estimated value of €5,820,000, an electronic submission method, a maximum duration of 48 months, and award on the best price-quality ratio[2].

What the contract covers

The scope combines operational document handling and site support services. The service package includes mailroom processing, business support, archiving, internal distribution, reprography, office supply provisioning, maintenance of equipment made available under the contract, and the implementation, integration and maintenance of scanning and information processing software for the mailroom.

• Mailroom handling of incoming and outgoing correspondence
• Business support for the centre's day to day operations
• Archive management
• Internal distribution
• Reprography
• Supply of office materials
• Maintenance of equipment provided for the contract
• Software for mailroom scanning and information processing
• Purchase or rental of material

Who can apply

Any eligible economic operator may tender as a single bidder or as a joint tender. Subcontracting is allowed, but the contractor remains fully responsible for delivery, and all participating entities must be clearly identified with their respective roles and responsibilities.

• Single tenderers and joint tenders are both allowed
• Subcontracting is permitted
• A consortium must designate a lead contact for administrative, financial and operational matters
• Relying on the capacity of other entities is permitted if the required commitment letters and evidence are provided
• All participants must not be subject to EU restrictive measures

Submission rules and key dates

Tenderers must submit electronically through eSubmission, may withdraw or replace a tender before the deadline, and only one tender per tenderer and lot will be considered. Prices must be expressed in euros and shown net of VAT because EUIPO is exempt from duties and taxes.

Financial and contract structure

The invitation indicates that EUIPO plans to award two framework contracts. The contract documents also state that the successful offer must remain binding for the full contract period and that qualified electronic signatures are preferred for signed documents.

Selection requirements

For joint tenders, capacities are assessed in aggregate unless the documents require otherwise. If a bidder relies on other entities, the tender must include the required commitment letters and evidence showing that those resources will actually be available.

Award criteria and technical evaluation

Quality represents 60 percent of the award score and price 40 percent. Offers must obtain at least 22 points across criteria 1 to 3 to remain eligible for award.

Practical bidder takeaways

This opportunity is best suited to established office services integrators, facilities support providers, document management specialists and consortiums that can combine operational staffing, language handling, IT supported mailroom processes and continuity planning in Alicante. Bid preparation should focus on strong comparable references, a clear staffing model, credible contingency planning, quality and information security certifications, and a concise technical response that respects the page limits in the specifications.