Concessions des services de restauration durable dans les bâtiments du Parlement européen à Bruxelles

The European Parliament Directorate-General for Infrastructure and Logistics (INLO) has launched a competitive procedure with negotiation (EP-INLO/2026/CPN-CC/0007) for sustainable catering concessions in Brussels covering four lots: MARTENS (restaurant and cafeteria), KOHL (cafeteria), Monterra (cafeteria) and a vending machines lot. Key dates include TED publication 09/03/2026 and the deadline for requests to participate via the Funding & Tenders Portal e-Submission on 20/04/2026 at 12:00 Brussels time, with services starting 05/08/2026 for vending and 01/01/2027 for Lots 1–3. Applicants must meet legal, financial and technical selection criteria including positive EBITDA and equity, lot-specific turnover and reference thresholds, food hygiene certification and evidence of operational capacity; consortia and third-party capacity are permitted with documentation. Contracts are service concessions with no concession fee, premises and basic equipment provided by the Parliament, initial durations of four years with annual renewals up to seven years (eight for Lot 2), evaluation by best price-quality ratio and mandatory compliance with sustainability and reporting requirements.

Quick summary

What is procured

Concession contracts for operation of restaurants, cafeterias and vending machines across European Parliament sites in Brussels (lots for MARTENS, KOHL, Monterra and a separate lot for vending machines). Services must deliver a sustainable, high-quality food offer (fresh ingredients, anti-waste measures, no single-use plastic, social and environmental commitments).

Procedure type and timelines:Competitive procedure with negotiation. TED publication 09/03/2026. Deadline to submit requests to participate: 20/04/2026 12:00 (Brussels). Start of services: lot 4 from 05/08/2026; lots 1–3 from 01/01/2027 ¹.

Who can apply

Open to economic operators established in EU Member States and third countries covered by applicable procurement agreements. Single bidders or consortia are allowed; core activity must be executed by the concessionaire. Candidates must register in the EU Participant Register (PIC) and submit via e‑Submission.

Eligibility and minimum capacity highlights

Selection requires proof of legal status, absence of exclusion grounds, positive recent financials and sector experience. Specific minimum turnover and reference requirements apply per lot (see below).

1. 1Lot 1 MARTENS: restaurant (426 seats) + cafeteria (218 seats). Minimum references: annual catering turnover €2.4 million; 2 self-service restaurants >=400 covers/service; 2 cafeterias >=600 passages/day.
2. 2Lot 2 KOHL: cafeteria (69 seats). Lot 3 Monterra: cafeteria (~150 seats). Minimum references for lots 2 & 3: annual catering turnover €500,000; cafeterias with the stated daily passages.
3. 3Lot 4 Vending machines: supply and service of ~80 machines across buildings. Minimum references: annual turnover €1.1 million in vending; at least 50 machines for a single client; same-day intervention capability.

Award will be on best price-quality ratio (value-for-money formulas with price and qualitative weightings). The Parliament provides premises, basic kitchen equipment, utilities and does not charge a concession fee; prices are charged directly to users and must be TTC (Belgian VAT rules applicable). Bidders must demonstrate food hygiene certification and commit to reporting/audits (EMAS reporting).

How to apply / documents:Submit a request to participate via the Funding & Tenders Portal e-Submission application before the deadline. Key documents (Invitation to submit candidatures and Dossier de candidatures) published on the tender page; questions to INLO.CFT@europarl.europa.eu Link to tender page.

Footnotes

1. 1Start dates and submission deadline are taken from the Invitation to submit candidatures and the TED notice published with this procedure.

Le Parlement européen, via la Direction générale des Infrastructures et de la Logistique (INLO), lance une procédure concurrentielle avec négociation pour attribuer des concessions de services de restauration durable sur le campus bruxellois. L’appel couvre l’exploitation d’un restaurant et de cafétérias dans les bâtiments périphériques MARTENS, KOHL et Monterra, ainsi que l’exploitation de distributeurs automatiques dans l’ensemble des bâtiments à Bruxelles. Référence de procédure: EP-INLO/2026/CPN-CC/0007. Publication TED: 09/03/2026. Soumission des candidatures obligatoire par voie électronique via e-Submission. ¹

Lots couverts:Lot 1: Restauration dans le bâtiment MARTENS (restaurant self-service 426 places et cafétéria 218 places + terrasse 40). Lot 2: Cafétéria bâtiment KOHL (69 places). Lot 3: Cafétéria bâtiment Monterra (env. 150 places, ouverture prévue début 2027). Lot 4: Distributeurs automatiques dans tous les bâtiments (parc cible env. 80 machines, configuration optimale à proposer). ²

Calendrier et jalons:Publication TED: 09/03/2026. Visite des lieux non obligatoire: 19/03/2026 (inscription au plus tard le 17/03/2026 à INLO.CFT@europarl.europa.eu). Date limite Q&A: 07/04/2026. Date limite de dépôt des candidatures (demandes de participation): 20/04/2026 à 12:00 (heure de Bruxelles). Ouverture des prestations: Lots 1–3 à compter du 01/01/2027; Lot 4 à compter du 05/08/2026. ²

Procédure, négociation et critères d’attribution

Type de procédure:Procédure concurrentielle avec négociation. Étapes prévues: dépôt des candidatures, sélection sur base de l’éligibilité et des capacités minimales, invitation à soumettre une première offre (après une visite obligatoire des lieux), négociations orales mises par écrit, invitation à l’offre finale, évaluation et attribution selon le meilleur rapport qualité/prix (VFM) calculé par VFM = (poids prix + note qualitative) / prix du panier type en euros. Les exigences minimales et critères d’attribution ne sont pas négociables. Langues de travail et communication convives: français et anglais (soumission et négociation de préférence dans une de ces langues). ²

• Lot 1 MARTENS: Prix 45 %, Qualité 55 % (Expérience consommateur 30 pts; Comportement responsable 15 pts; Gestion des risques 10 pts).
• Lots 2 et 3 KOHL/Monterra: Prix 45 %, Qualité 55 % (mêmes sous-critères et pondérations que Lot 1 pour la partie qualitative).
• Lot 4 Distributeurs: Prix 50 %, Qualité 50 % (Qualité du service et des denrées/boissons 20 pts; Durable, social et éthique 15 pts; Adéquation de l’offre aux besoins 10 pts; Protection/entretien du sol 5 pts).

La sélection qualitative peut être étayée par des tests gustatifs, des fiches techniques, vérification de l’origine des produits, visites et inspections inopinées des sites existants du soumissionnaire. Des seuils minimaux de points qualitatifs pourront être fixés au cahier des charges pour la prise en compte des offres finales. ²

Exigences techniques et d’exploitation par lot

Lot 1 — Bâtiment MARTENS: Restaurant self-service, Cafétéria et Événementiel

• Restaurant self-service 426 places (niveau 00), service du midi, volumes actuels observés: 200–450 passages, pics à 600 selon l’activité parlementaire.
• Offre alimentaire demandée: plats chauds (potage, plat du jour petit budget, trattoria, plat du chef, grillades, buffet de légumes chauds); plats froids (bar à salades et à protéines); desserts (du jour, pâtisserie, fruits, yaourts).
• Cuisines entièrement équipées disponibles au niveau -1.
• Cafétéria 218 places + terrasse 40 places (niveau 01), exploitation toute la journée, ~600 passages/jour, offre évolutive (petit-déjeuner, petite restauration midi, goûters).
• Prestations événementielles: petits-déjeuners à dîners, pauses-café, cocktails, plateaux/salles de réunion; location de vaisselle et matériels; destinées aux usages officiels et privés autorisés.
• Positionnement prix: gamme moyenne-haute avec large éventail de rapports qualité/prix.
• Food for all: carte riche, non-répétitive, concepts et animations, utilisation d’espaces hors horaires, communication claire aux convives.

Lots 2 et 3 — Cafétérias KOHL et Monterra + Événementiel

• Lot 2 KOHL: Cafétéria 69 places (niveau 00), exploitation toute la journée, ~600 passages/jour, équipements comptoirs vitrines neutres/froides, froid intégré, panini, micro-ondes, stockages et plonge.
• Lot 3 Monterra: Cafétéria ~150 places (niveau 00), exploitation de jour, ~350 passages/jour estimés, ouverture du bâtiment prévue début 2027.
• Prestation complémentaire à midi: capacité à proposer un repas complet, y compris via partenariats pop-up avec prestataires externes, pour diversité et qualité recherchées.
• Positionnement prix: gamme moyenne-haute de cafétéria.
• Événementiel similaire au Lot 1 dans l’immeuble exploité et, en option, dans les autres bâtiments du Parlement.

Lot 4 — Distributeurs automatiques (tous bâtiments à Bruxelles)

• Parc cible d’environ 80 distributeurs; l’opérateur propose une configuration optimale en nombre et emplacements selon son savoir-faire.
• Produits: boissons chaudes et froides; denrées alimentaires emballées (secs, snacks salés/sucrés, salades pré-emballées, compotes, yaourts); possibilité d’ajouter des distributeurs de produits frais, glaces, plats cuisinés sous réserve d’acceptation.
• Service Level Agreement: disponibilité 24/7, réapprovisionnement régulier, intervention en moins d’un jour ouvrable.
• Ambition forte en économie circulaire et minimisation des déchets, au-delà de l’interdiction des récipients en plastique.

Conditions générales, conformité et durabilité

• Aucun loyer ni redevance: locaux, infrastructures, matériel de base (hors équipements Lot 4) et mobilier de salle fournis gratuitement; consommations d’eau et d’énergies à charge du Parlement. Aucune subvention financière n’est prévue. Les recettes proviennent des ventes directes aux convives.
• TVA: régime belge applicable; offres toutes taxes comprises; certaines prestations événementielles officielles pourront être exonérées selon les modalités en vigueur.
• Ingrédients et confection: pour les Lots 1–3, produits élaborés à partir d’ingrédients frais; produits transformés industriels interdits sauf accord; engagements plus ambitieux (bio, local, responsable) valorisés en évaluation.
• Déchets et reporting: tri conforme aux bonnes pratiques; minimisation des plastiques et déchets mixtes; conformité aux exigences d’audit et de reporting EMAS.
• Hygiène et contrôle: certification en hygiène alimentaire, contrat avec laboratoire agréé pour analyses régulières; audits et contrôles mandatés par le Parlement.
• Systèmes et TIC: caisse et connectivité à fournir par l’opérateur; détails des politiques TIC communiqués aux candidats sélectionnés.
• Gouvernance d’exploitation: coordination régulière avec les services du Parlement; respect des règles internes, limitations possibles sur la mise en avant de marque, contenu/supports de communication et vente de certains produits pour raisons politiques/éthiques.
• Indexation et évolution de l’offre: indexation annuelle des prix au 1er février selon formule contractuelle; ajustements possibles dans les 6 premiers mois puis sur rythme indicatif annuel, sans modification substantielle et sans insatisfaction des convives, sur base d’éléments factuels.
• Quais logistiques: présents à MARTENS et KOHL (7h–18h, jours ouvrables); Monterra sans quai.

Sélection, éligibilité et capacités minimales

Éligibilité:participation ouverte en conditions égales aux personnes physiques, morales et entités publiques relevant des traités de l’UE (dont tout État membre) ainsi qu’aux pays tiers ayant conclu avec l’UE un accord spécifique en matière de marchés publics, conformément aux conditions desdits accords. Inscription au registre professionnel/du commerce et autorisations/licences requises dans le pays d’établissement obligatoires. Exclusions selon articles 138(1) et 143(1) du Règlement financier (UE) 2024/2509, attestées par Déclaration sur l’honneur. Déclaration spécifique relative aux mesures restrictives UE contre la Russie requise. ³

• Capacités professionnelles et techniques: Cahier de références d’exploitations actuelles/récentes (arrêtées depuis moins de 3 ans) d’une taille/chiffre d’affaires au moins équivalents au lot visé; clients en Belgique ou dans l’UE; certificats de bonne exécution et coordonnées de référence encouragés.
• Capacités économiques et financières: comptes annuels des deux derniers exercices clos; EBITDA positif et fonds propres positifs au dernier exercice clos; analyse de viabilité financière de l’exploitation envisagée.
• Partenariats: si le cœur de métier requiert un partenaire, formation d’un consortium à responsabilité solidaire; recours à capacités de tiers possible avec lettres d’intention détaillées et Déclaration sur l’honneur signée de chaque partenaire/sous-traitant; le Parlement peut exiger une forme juridique déterminée impliquant responsabilité solidaire.
• Cas exceptionnels: pour entreprises récentes, restructurations, nouveautés de concept, d’autres preuves de capacité peuvent être acceptées si probantes; les candidats sont encouragés à poser des questions en cas de risque de non-conformité formelle. ²

Seuils minimaux par lot:Lot 1 MARTENS: Chiffre d’affaires annuel en restauration d’au moins €2,4 M sur chacun des deux derniers exercices clos; au moins 2 restaurants collectifs self-service dans l’UE avec ≥400 passages/service; au moins 2 cafétérias dans l’UE avec ≥600 passages/jour; expérience de la législation et réglementation belges de la restauration (en propre ou via partenaire/consultant). Lots 2 et 3 KOHL/Monterra: Chiffre d’affaires annuel en restauration d’au moins €500 000 sur chacun des deux derniers exercices clos; au moins 2 cafétérias/établissements équivalents dans l’UE avec seuils de passages adaptés au lot visé (KOHL: ≥600/jour; Monterra: ≥350/jour); expérience de la législation et réglementation belges de la restauration. Lot 4 Distributeurs: Chiffre d’affaires annuel d’au moins €1,1 M dans la distribution automatique; exploitation actuelle d’au moins 50 machines chez un seul client dans l’UE; capacité d’intervention < 1 jour ouvrable et réapprovisionnement régulier. ²

Contrats, durées et conditions spécifiques

• Durées contractuelles: Durée initiale de 4 ans, renouvelable annuellement. Total maximal: 7 ans pour les Lots 1, 3 et 4; 8 ans pour le Lot 2 (avec possibilité de prolongation jusqu’au déménagement du Parlement). Préavis de résiliation: 10 mois.
• Reprise de personnel: Oui pour les Lots 1 et 2 (concessions en reprise avec personnel sur site; application du droit belge). Non pour les Lots 3 et 4.
• Garanties: Garantie bancaire de bonne fin requise pour l’attributaire du Lot 1.
• Incompatibilités: Aucune; candidatures possibles à un ou plusieurs lots. En cas de résiliation anticipée d’un contrat en cours, le Parlement peut inviter à une procédure négociée pour assurer la continuité du service. ²

Soumission, plateformes et documents types

Soumission des candidatures exclusivement via l’application e-Submission sur le portail Funding & Tenders (F&T). Enregistrement préalable au Registre des participants et obtention d’un code PIC (9 chiffres) obligatoires pour chaque entité, y compris chaque membre d’un groupement. Les candidatures peuvent être déposées dans toute langue officielle de l’UE; langue de travail de la procédure: français. ³

• Adresse et contact: Parlement européen, DG INLO, Plateau de Kirchberg, L-2929 Luxembourg; courriel INLO.CFT@ep.europa.eu.
• Q&R: questions à poser via le lien de téléchargement de l’appel à candidatures au plus tard le 07/04/2026; réponses publiées progressivement; en cas de problème technique, possibilité de contact par e-mail.
• Visites des lieux: une visite non obligatoire en amont des candidatures; une seconde visite obligatoire avant la première offre (condition de recevabilité de l’offre).
• Transmission électronique: système e-Submission avec chiffrement des pièces; gestion des versions, retraits et resoumissions avant l’échéance. ³

Contenu de la candidature — Modèle et pièces attendues:0 Lettre de couverture. 1 Déclaration sur l’honneur signée. 1a Déclaration sur l’honneur relative aux mesures restrictives contre la Russie. 2 Accès au marché et capacité légale: extrait récent du registre du commerce (ou copie de la carte d’identité pour personnes physiques), autorisations/licences pour exercer le métier. 3 Présentation de l’entreprise: éléments probants pour apprécier l’activité et la capacité minimale. 4 Expérience professionnelle: cahier de références détaillé selon lot (Lots 1–3: sites de restauration collective avec raison sociale et contact client, année d’ouverture, chiffre d’affaires annuel, places et passages, concept, carte type repas/boissons, démarches durables et qualitatives, photos, rôle et part d’exécution, attestation AFSCA d’autocontrôle; Lot 4: sites exploités avec parc de distributeurs, typologies, performance environnementale, gammes et marques). 5 Viabilité financière: comptes annuels des deux derniers exercices (bilan, compte de résultat, données analytiques permettant d’identifier la ventilation et les soldes intermédiaires de gestion). 6 Partenariats envisagés: identification des partenaires/sous-traitants, lettres d’intention détaillées et déclarations sur l’honneur signées. ³

Codification CPV, méthode d’attribution et lots

• CPV principal: 55511000 — Services de cantine et autres services de cafétéria à clientèle restreinte.
• CPV additionnel: 42933000 — Distributeurs automatiques.
• Nature du contrat: Concessions de services (services).
• Méthode d’attribution: meilleur rapport qualité-prix (best price-quality ratio).
• Type de procédure: Competitive procedure with negotiation. ⁴

Réponses structurées aux questions de catégorisation

Eligible Applicant Types:Exploitants de restauration collective et commerciale, sociétés de services de restauration, opérateurs de cafétérias, traiteurs événementiels, opérateurs de distribution automatique. Sont admissibles les personnes morales, personnes physiques et entités publiques répondant aux critères, y compris: SME/PME, ETI, grandes entreprises, coopératives, associations et entités publiques opérant en restauration, ainsi que des consortiums de ces entités. Universités et instituts de recherche ne sont pas typiquement ciblés sauf s’ils opèrent des services de restauration; individus possibles s’ils disposent des enregistrements professionnels requis et capacités démontrées. ²

Funding Type:Procurement — Service concession. Aucun financement direct ni subvention; mise à disposition non monétaire de locaux, infrastructures et utilités, recettes provenant des ventes aux convives. ²

Consortium Requirement:Single ou consortium. Si le cœur de métier nécessite des capacités d’un partenaire, obligation de former un groupement à responsabilité solidaire; recours à capacités de tiers autorisé avec lettres d’engagement et déclarations sur l’honneur. ²

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Éligible aux opérateurs relevant du champ d’application des traités de l’UE (États membres) et aux opérateurs de pays tiers ayant conclu avec l’UE un accord spécifique en matière de marchés publics, selon les conditions de ces accords. Exclusions applicables en lien avec les mesures restrictives UE à l’égard de la Russie. ^{2 3}

Target Sector:Restauration collective, cafétérias, traiteur et événementiel, distribution automatique, alimentation durable et hospitalité. Thématiques transversales: durabilité, économie circulaire, anti-gaspillage, approvisionnements responsables, qualité nutritionnelle, TIC de caisse et service, gestion des déchets et conformité hygiène. ²

Mentioned Countries:Belgique (Bruxelles) pour l’exécution; Luxembourg pour l’adresse de contact de la DG INLO. Union européenne mentionnée pour l’éligibilité et les références d’exploitation. ²

Project Stage:Mise en œuvre opérationnelle et exploitation commerciale de services de restauration et distribution automatique. Inclut la préparation, démarrage d’exploitation, amélioration continue et reporting. ²

Funding Amount:Valeur estimée non indiquée dans l’avis fourni. Modèle économique basé sur les recettes d’exploitation; pas de loyer ni charges d’eau/énergie à la charge du concessionnaire, pas de subvention. ⁴

Application Type:Open call for tenders avec pré-sélection sur candidatures (requests to participate), suivie d’invitations à soumettre une offre, négociation et offre finale. Soumission électronique obligatoire via e-Submission sur le portail F&T. ^{1 3}

Nature of Support:Non-monetary services et opportunité d’exploitation: mise à disposition gratuite des locaux, infrastructures et utilités (hors équipements pour Lot 4). Revenus perçus directement auprès des convives et des prestations événementielles autorisées. ²

Application Stages:Procédure en 2 grandes phases avec négociation: 1) Candidature et sélection; 2) Invitation à soumettre une offre, visite obligatoire, première offre, négociations orales (un ou plusieurs tours), offre finale, évaluation et attribution. ²

Success Rates:Non divulgués. Aucun taux de réussite chiffré n’est indiqué dans les documents. ⁴

Co-funding Requirement:Pas de cofinancement public. L’opérateur finance ses coûts d’exploitation, systèmes de caisse, connectivité, ressources humaines, hygiène/analyses, gestion des déchets, et, pour le Lot 4, ses propres équipements. Le Parlement prend en charge locaux, matériel de base (hors Lot 4), eau et énergies. Garantie bancaire de bonne fin requise pour le Lot 1. ²

Templates: Structure des formulaires et pièces à soumettre:Formulaire Déclaration sur l’honneur couvrant exclusions RF 2024/2509, situations des dirigeants/bénéficiaires effectifs, répondants indéfinis, conflits d’intérêts, mesures correctrices et justificatifs sur demande; section critères de sélection; informations PME. Formulaire Déclaration Russie au titre de la décision 2014/512/PESC et règlement 833/2014. Tableau des pièces: lettre de couverture; extraits juridiques; présentation d’entreprise; cahier de références détaillé par lot; attestations AFSCA (autocontrôle) pour restauration; comptes annuels avec données analytiques; lettres d’intention partenaires/sous-traitants. Exigences de dépôt via e-Submission, enregistrement PIC obligatoire pour chaque entité. ³

Résumé explicatif

Cet appel vise à sélectionner des opérateurs expérimentés pour exploiter, sous concessions de services, le restaurant et les cafétérias des bâtiments MARTENS, KOHL et Monterra du Parlement européen à Bruxelles, ainsi qu’un réseau de distributeurs automatiques couvrant tous les bâtiments. Le modèle est celui d’une concession: le Parlement fournit les espaces, infrastructures, matériel de base (sauf pour les automates) et prend en charge les fluides; en échange, l’opérateur assure une offre alimentaire cosmopolite, fraîche, durable et attractive, conforme à des critères stricts de qualité, de responsabilité environnementale et sociale, et de gestion des risques. L’évaluation retient un équilibre prix/qualité, avec des sous-critères détaillés (expérience consommateur, durabilité, SLA pour les automates). La procédure est concurrentielle avec négociation, comprenant une phase de candidature, une sélection sur capacités minimales (dont des seuils de chiffre d’affaires et de volumes de passages par lot), des visites de site (la seconde étant obligatoire), une première offre, des négociations, puis une offre finale. Les opérateurs peuvent candidater à un ou plusieurs lots; pour certains lots, la reprise du personnel existant est requise par le droit belge. L’exploitation doit démarrer en août 2026 pour les automates et en janvier 2027 pour les restaurants/cafétérias. La durée initiale des contrats est de 4 ans, prolongeable annuellement jusqu’à 7 ans (8 ans pour le bâtiment KOHL). La soumission est entièrement électronique via e-Submission, avec enregistrement PIC et dépôt des formulaires de déclaration requis. En termes simples, il s’agit d’une opportunité commerciale d’envergure pour des opérateurs de restauration et de distribution automatique capables d’offrir une expérience alimentaire de haute qualité, durable et flexible, à destination d’un large public interne du Parlement européen à Bruxelles, dans un cadre contractuel exigent et transparent. ^{1 2 4}

Footnotes

1. 1Portail F&T — Détails de l’appel et soumission électronique: Concessions des services de restauration durable dans les bâtiments du Parlement européen à Bruxelles EU F&T Opportunity.
2. 2Invitation à soumettre des candidatures — Appel d’offres concurrentiel avec négociation 06B40/2026/M003 (numérotation interne) Invitation à candidatures M003 (PDF).
3. 3Dossier de candidature — contenus requis, formulaires, modalités e-Submission et PIC Dossier de candidature (PDF). Guide rapide e-Submission Quick Guide.
4. 4Avis TED 160487-2026 — Concessions des services de restauration durable à Bruxelles TED Notice.

This is a competitive procedure with negotiation (EP-INLO/2026/CPN-CC/0007) launched by the European Parliament's Directorate-General for Infrastructure and Logistics (INLO) for sustainable catering concessions in its Brussels buildings. The tender covers four lots: restaurant and cafeteria in MARTENS (Lot 1), cafeteria in KOHL (Lot 2), cafeteria in Monterra (Lot 3), and vending machines across all buildings (Lot 4). It supports the decentralisation of the Brussels campus due to the Paul-Henri SPAAK renovation starting in 2027.

Key Dates and Deadlines

• TED publication: 09/03/2026
• Optional site visit: 19/03/2026 (register by 17/03/2026 to INLO.CFT@europarl.europa.eu)
• Deadline for questions: 07/04/2026
• Deadline for requests to participate: 20/04/2026 at 12:00 Brussels time
• Service start: Lots 1-3 on 01/01/2027; Lot 4 on 05/08/2026

Who Can Apply (Eligibility and Selection Criteria)

Open to legal entities, natural persons, and public entities from EU Member States or third countries with specific public procurement agreements with the EU. Candidates must be registered in the commercial register, hold required licenses for catering operations in their country of establishment, and provide proof of no exclusion grounds per Articles 138(1) and 143(1) of Financial Regulation (EU) 2024/2509.

Financial and Economic Capacity

• Positive EBITDA and positive equity in the last closed financial year.
• Lot-specific turnover requirements over the last two closed years: Lot 1: €2.4M in catering; Lots 2/3: €0.5M in catering; Lot 4: €1.1M in vending.
• Annual accounts for the last two years.

Technical and Professional Capacity

• Reference list of current/recent (closed <3 years) operations matching lot size/turnover.
• Lot 1: 2 self-service collective restaurants (400+ passages/service), 2 cafeterias (600+ passages/day), Belgian catering regulation experience.
• Lots 2/3: 2 equivalent cafeterias (Lot 2: 600+ passages/day; Lot 3: 350+ passages/day), Belgian experience.
• Lot 4: Current operation of 50+ vending machines for one EU client, 1-day intervention capacity.
• Food hygiene certification, AFSCA self-control attestation.

Consortia with joint liability allowed; third-party capacity via detailed letters of intent. Candidates without full references may supplement with explanations/partners/plans.

Lot Details

Emphasis on cosmopolitan, fresh, local/seasonal, healthy food (no industrial processed products). Sustainability: no single-use plastic, anti-waste/donations, low-carbon, ethical sourcing. Quality criteria focus on consumer experience (30pts), responsibility (15pts), risk management (10pts); Lot 4: service quality (20pts), sustainability (15pts), fit (10pts), floor protection (5pts). Evaluation: VFM = (price weight + quality score) / sample basket price.

Contract Conditions

• No concession fee; EP provides premises, basic equipment (exc. Lot 4), utilities.
• Direct billing to customers (TTC, Belgian VAT; some official events VAT-exempt).
• Staff transfer required for Lots 1/2 per Belgian law.
• Hygiene audits, waste sorting (EMAS reporting), own POS/IT systems.
• Possible termination (€10Mnotice), penalties, Lot 1 performance bond.
• Price indexation Feb 1 annually; limited offer changes post-start.
• Languages: French/English preferred.

Procedure Steps

1. 1Submit participation request via eSubmission by 20/04/2026 (PIC required).
2. 2Selected candidates get specs/contract draft + mandatory site visit.
3. 3Submit first written offer (min 30 days post-visit).
4. 4Negotiations (Lot 1: top + 80% VFM; Lots 2/3: all; Lot 4: possible direct award).
5. 5Final offer evaluation and award (best VFM).

Documents:Invitation à candidatures M003, Dossier de candidatures (forms, declarations). Submit electronically only via EU Funding & Tenders Portal. Questions to INLO.CFT@ep.europa.eu. TED: 47/2026 160487-2026 ¹.

Application Documents Required

• Cover letter.
• Declaration on honour (exclusion, selection, Russia sanctions).
• Commercial register extract/licenses.
• Company presentation.
• References list (detailed).
• Financial accounts (2 years).
• Partnership letters/declarations.

Footnotes

1. 1Full details and documents at primary source: EU Funding & Tenders Portal; TED notice.