Services de transport protocolaire lors de sommets multilatéraux ou événements similaires

The General Secretariat of the Council of the European Union (SGC) has published tender CONSILIUM/2026/OP/0007 for a cascading framework agreement (up to three contractors) to provide short term rental of high representation limousines and minivans with drivers and coordination for protocol transport during multilateral summits and similar events in Brussels. Applicants must demonstrate a minimum fleet of 20 limousines and 20 minivans meeting Euro 6 and technical specifications, relevant protocol transport experience (minimum five events), ISO 9001 or equivalent quality management and ISO 31000 or equivalent risk management, and a minimum average annual turnover of €750,000 for relevant services. The contract duration is 24 months with possible automatic renewals up to a maximum of 48 months, award will be based on the lowest price meeting all minimum technical requirements, and environmental compensation of 100 percent of event carbon footprint is mandatory. Submission is exclusively electronic via the EU Funding and Tenders Portal with a deadline of 5 June 2026 at 16:30 Brussels time and a public opening on 8 June 2026 at 10:00 Brussels time.

Objet du marché

Contrat-cadre en cascade (jusqu’à 3 contractants) pour 4 ans pour la location à court terme de véhicules de haute représentation (limousines) et de minivans avec chauffeurs, ainsi que coordination et services connexes, pour les déplacements protocolaires des chefs d’État, de gouvernement et de leurs délégations lors de sommets multilatéraux ou événements similaires tenus à Bruxelles.

Qui peut soumissionner

Opérateurs économiques du secteur du transport routier de personnes (entreprises de transport, prestataires de services événementiels), y compris offres conjointes/groupements et recours à sous-traitance dans les conditions du cahier des charges. En pratique, candidats doivent pouvoir fournir parc et personnel conformes aux exigences techniques et de sécurité.

Dates clés:Date limite de réception des offres: 05/06/2026 16:30 (Europe/Bruxelles). Ouverture publique: 08/06/2026 10:00. Soumission électronique via le portail Funding & Tenders F&T Portal.

1. 1Type de procédure: procédure ouverte; attribution: offre la moins-disante (lowest price) sur scénario-type et bordereau financier.
2. 2Durée: contrat-cadre 48 mois (2+2 années reconductibles), cascade jusqu’à 3 titulaires.
3. 3Localisation: prestations principalement à Bruxelles (rayon indicatif 25 km autour du siège du SGC).
4. 4Modalité de soumission: électronique via eSubmission (EU Login requis).

Exigences essentielles (sélection et technique):chiffre d’affaires moyen minimal lié au transport événementiel: €750 000 sur les 3 derniers exercices; expérience démontrée sur au moins 5 prestations protocolaires récentes (transport convois, coordination, escortes policières); parc minimum démontré: au moins 20 limousines et 20 minivans conformes (Euro 6, caractéristiques techniques précisées).

Documents contractuels et obligations pratiques:cahier des charges, annexes (check‑list, exigences minimales, bordereau financier, modèle de contrat‑cadre). Exigences de sécurité et screening des chauffeurs, coordination 24/7, compensation carbone à 100% pour chaque événement, respect du règlement UE sur la protection des données (règlement (UE) 2018/1725) et des législations sociales et environnementales applicables.

Résumé opérationnel:Le Secrétariat général du Conseil de l’Union européenne (SGC) publie une procédure ouverte visant à retenir, au moyen d’un contrat-cadre en cascade (maximum 3 contractants), un prestataire (ou plusieurs prestataires en cascade) de services de location à court terme de véhicules de haute représentation (« limousines »), minivans (7+1) et éventuellement véhicules blindés, avec chauffeurs et coordination opérationnelle, pour assurer les déplacements protocolaires des chefs d’État et de gouvernement et de leurs délégations lors de la tenue à Bruxelles de sommets multilatéraux ou d’événements similaires. Le contrat-cadre est conclu pour une durée maximale de 48 mois (2 ans initiaux avec possibilité de deux reconductions annuelles). L’attribution se fera selon la méthode du prix le plus bas, sur la base d’un bordereau financier et d’un scénario-type d’événement fourni dans les annexes. Les prestations comprennent sweeping, parking, permanence nocturne, véhicules de réserve, coordination 24h/24 et obligations environnementales (compensation carbone à 100 %).

Données administratives essentielles

Référence procédure:CONSILIUM/2026/OP/0007. Publication TED / F&T Portal : 29/04/2026. Deadlines principales : date limite de réception des offres 05/06/2026 16:30 (Europe/Bruxelles). Ouverture publique des offres : 08/06/2026 10:00 (Europe/Bruxelles). Modalité de dépôt : uniquement électronique via eSubmission (EU Login requis). Méthode d’attribution : prix le plus bas sur la base du bordereau financier et du scénario-type. Durée maximale du cadre : 48 mois.

Autorité adjudicatrice:Secrétariat général du Conseil de l'Union européenne (SGC), Direction Immeubles et Logistique, Unité Immeubles.

Exigences techniques et opérationnelles clés

Nature des prestations:location à court terme de véhicules de haute représentation (limousines H2), minivans 7+1, mise à disposition de chauffeurs habitués/formés à la conduite en convoi avec escorte policière, coordination de flotte et chauffeurs, sweeping (contrôle de sécurité) des véhicules, parking dédié au SGC, permanence de nuit, véhicules de réserve, prestations additionnelles (PMR, bus VIP, services de sécurité, etc.) sur demande. Prestations réalisées majoritairement sur le territoire de la Région de Bruxelles-Capitale avec rayon opérationnel typique 25 km et moyenne journalère ≈ 120 km.

1. 1Parc minimal requis à démontrer dans l’offre : au moins 20 limousines + 20 minivans (Euro 6, couleur foncée ou gris clair, âge ≤ 5 ans au moment des prestations).
2. 2Coordination : minimum 3 coordinateurs (au moins 1 présent en permanence durant les prestations), profils non nominatifs et CVs requis (expérience ≥ 5 ans pour coordinateurs).
3. 3Chauffeurs : pièces d’identité, permis, extrait de casier judiciaire, photo, preuve de screening (procédure belge), capacité linguistique en français et/ou anglais (niveau B1 recommandé).
4. 4Matériel véhicules : tracking GPS, pneus hiver (novembre–mars), réservoirs et batteries chargés au début des prestations, conformité Euro 6, vitre arrière teintée (limousines), empattement et dimensions requises pour limousines et minivans (extraits précis dans le cahier des charges).
5. 5Véhicules blindés : BR9 pour limousines blindées, âge ≤ 5 ans ; location possible via tiers sur validation comparée par le SGC (bordereau financier prévoit estimation de location blindés).
6. 6Sanitaire / sécurité : respect règles sanitaires belges/SGC (masques, gels, séparations), respect règlement (UE) 2018/1725 pour les traitements de données, et obligations environnementales (compensation carbone 100 % pour chaque événement prouvée dans les 180 jours suivant paiement final).

Critères de sélection et d’exclusion

Exclusion:situations prévues à l’article 138 du règlement financier (faillite, condamnations définitives, fraude, corruption, blanchiment, terrorisme, travail des enfants, manquements graves sur financements UE, opposition à inspections, etc.). Déclaration sur l’honneur et pièces justificatives (extrait casier, certificats fiscaux/URSSAF) demandées. Mesures restrictives UE (sanctions) conduisent à exclusion.

1. 1Capacité économique/financière minimale : chiffre d’affaires moyen ≥ €750 000 (services de transport événementiel/diplomatique) sur les 3 exercices précédents ; bilans et comptes à fournir ; si pertes, garanties tierces requises.
2. 2Capacité technique minimale : minimum 5 prestations pertinentes (transport protocolaire avec convoi/escort police et coordination, ≥ 20 personnes) au cours des 3 dernières années ; ISO 9001 (ou équivalent guide de procédures internes) ; ISO 31000 (ou équivalent) ; organigramme et preuve d’effectifs ; liste d’au moins 20 limousines et 20 minivans avec caractéristiques techniques et statut de propriété/leasing/location.

Modalités d’appel d’offres et éléments de l’offre

Procédure:procédure ouverte ; soumission électronique exclusivement via eSubmission/portal F&T (EU Login PIC requis). Dossier de soumission doit contenir : lettre d’accompagnement, formulaires Entité légale, déclaration sur l’honneur (Annexe I), checklist (Annexe I bis), preuves financières, preuves techniques (Annexe II - Exigences minimales), bordereau financier complété (Annexe III), projet de contrat-cadre signé si demandé, et tout document demandé par la checklist. Documents en français (version de publication faisant foi) ; offres peuvent être soumises dans l’une des langues officielles de l’UE.

Documents contractuels disponibles:Invitation à soumissionner, Cahier des charges (spécifications techniques), Annexe I (déclaration sur l’honneur), Annexe I bis (check-list), Annexe II (Exigences minimales), Annexe III (Bordereau financier), Projet de contrat-cadre. Tous disponibles sur le portail Funding & Tenders F&T Portal - Procédure CONSILIUM/2026/OP/0007. ¹

Critères d’attribution et tarification

Méthode d'attribution:offre économiquement la moins chère basée sur la simulation appliquée au scénario-type joint (scénario standard : sommet 30 délégations + 2 réserves). La sélection finale repose sur conformité rigoureuse aux exigences minimales techniques (non-conformité = rejet de l’offre) puis comparaison financière sur le modèle de calcul fourni (Annexe III).

1. 1Bordereau financier : tarifs forfaitaires par période (sweeping, journée 8h, journée 12h, majoration nuit/minuit–06h, permanence nuit, véhicules de réserve) et tarification km au-delà du forfait de 120 km/jour.
2. 2Indemnités d’annulation : possibilité pour soumissionnaire de proposer indemnités dans l’Annexe III (maximums et plafonds clairement prescrits ; calculs de simulation appliqués pour classement des offres).
3. 3Véhicules blindés : tarification estimative dans annexes ; le SGC peut consulter le marché en parallèle et imposer location externe si meilleure offre (possibilité de fee max 5% pour le contractant qui sous-traite la location).
4. 4Modalités de facturation : factures par délégation, justificatifs (feuilles de route), calcul d’empreinte carbone joint à la facture, paiements après vérification (délais et conditions précisés dans contrat-cadre).

Exigences contractuelles particulières

Obligations opérationnelles:confirmation de capacité dans les 5 jours ouvrables après demande initiale ; coordination 24h/24 pendant l’événement ; screening sécurité des chauffeurs/coodinateurs (frais de screening remboursables sur justificatif) ; remplacement immédiat du personnel refusé par les autorités ; compensation carbone 100 % par événement et preuve fournie dans les 180 jours suivant paiement final ; conformité au règlement (UE) 2018/1725 sur protection des données ; respect législation environnementale, sociale et du travail applicable (liste annexe X directive 2014/24/UE). Dommages-intérêts et pénalités spécifiées pour manquements opérationnels (montants forfaitaires pour non-respect notifications, coordination, comportement du personnel, non-compensation carbone, etc.).

Eligibilité et types d’entités candidates

Eligibilité géographique:opérateurs établis dans les États membres couverts par les traités et, le cas échéant, pays tiers couverts par accords applicables. Preuve d’inscription au registre des participants (PIC) exigée pour eSubmission. Offres conjointes/groupements autorisés ; chaque membre doit fournir formulaires Entité légale et déclaration d’exclusion/sélection ; responsabilité solidaire des membres du groupement.

1. 1Types d’applicants éligibles : entreprises commerciales (PME incluses), sociétés de transport spécialisées, opérateurs proposant location longue/ courte durée, consortiums, établissements internationaux (si accords le permettent).
2. 2Interdiction d’offrir des variantes ; variantes non autorisées.

Exigences procédurales et calendrier

Soumission:uniquement via eSubmission (EU Login) ; joindre toutes les annexes demandées au format et taille acceptés. Le pouvoir adjudicateur ne répondra pas aux questions reçues après la date-limite indiquée (28/05/2026 23:59 Europe/Bruxelles indiquée comme date après laquelle l’autorité n’est pas tenue de répondre). Les offres incomplètes ou non conformes aux exigences minimales (Annexe II) seront rejetées. Les documents systèmes techniques et règles eSubmission (formats, taille max 50 MB par fichier, max 200 fichiers) s’appliquent.

Dates clés:Publication : 29/04/2026. Date limite de soumission : 05/06/2026 16:30 (Europe/Bruxelles). Ouverture publique (virtuelle) : 08/06/2026 10:00 (Europe/Bruxelles). Date après laquelle questions non garanties : 28/05/2026 23:59 (Europe/Bruxelles).

Informations financières et montant

Le dossier ne publie pas un montant contractuel garanti (estimation globale non fournie). Le contrat-cadre est conclu sur la base d’un bordereau financier détaillé (Annexe III) que le soumissionnaire remplit ; l’attribution repose sur la simulation du scénario-type (scénario d’un sommet multilatéral 30 délégations) appliquée aux tarifs fournis. Estimation fournie dans les annexes : budget indicatif prévu pour location de blindés sur durée contrat = €650 000 (valeur indicative reprise dans le bordereau financier). Le paiement est effectué en euros hors TVA ; l’Union bénéficie d’exonération TVA et règles spécifiques d’émission/facturation s’appliquent.

Modalités d’évaluation et taux de succès

Étapes d’évaluation:1) vérification administrative et conformité (check-list Annexe I bis), 2) critères d’exclusion (déclaration et pièces justificatives), 3) critères de sélection (capacité financière et technique minimales), 4) conformité aux exigences minimales (Annexe II) — exigences minimales non négociables, 5) évaluation financière (Annexe III modèle de calcul applicatif sur scénario). Seules les offres entièrement conformes et complètes seront évaluées financièrement. La méthode d’attribution est le prix le plus bas (simulation sur scénario + indemnités d’annulation). Le taux de succès n’est pas communiqué ; la nature restrictive des critères (exigences minimales strictes) réduit statistiquement le nombre d’offres admissibles.

Conditions de cofinancement, garanties et pénalités

Cofinancement:non applicable — il s’agit d’un marché de services rémunéré par bons de commande du SGC. Garanties : aucune exigence de garantie générale de préfinancement ou de retenue de garantie hors stipulations particulières du CC (voir projet de contrat-cadre). Pénalités et dommages-intérêts : tableaux et montants forfaitaires prévus dans le cahier des charges pour manquements opérationnels (ex. €5 000 pour non-respect notification commande, €250 par incident de comportement inapproprié de chauffeur, majorations pour répétitions).

Formats et modèles requis

Formulaires officiels fournis en annexe (téléchargeables):Invitation to tender, Cahier des charges complet, Annexe I Déclaration sur l’honneur (critères d’exclusion et sélection), Annexe I bis Check-list et formulaires d’identification, Annexe II Exigences minimales (tableau de conformité OUI/NON avec références pages), Annexe III Bordereau financier (fichier Excel interactif avec scénarios, tarification forfaitaire et grille indemnités), Projet de contrat-cadre. Tous les documents doivent être complétés sans modifier les modèles fournis. Les pièces justificatives financières et techniques (bilans, références clients, copies de certificats ISO ou guides internes, liste véhicules, CV coordinateurs) doivent être insérées dans l’ordre de la check-list.

1. 1Annexe I : Déclaration sur l’honneur (critères d’exclusion / sélection).
2. 2Annexe I bis : Check-list + Formulaire d’identification du soumissionnaire + questionnaires groupement et sous-traitance.
3. 3Annexe II : Formulaire conformité exigences minimales — renseigner OUI/NON et pages de preuves.
4. 4Annexe III : Bordereau financier (tarification horaire/forfaitaire, scénario-type, indemnités annulation).
5. 5Projet de contrat-cadre : conditions générales et particulières et annexes opérationnelles (ex. annexe IV accès au site).

Questions fréquentes opérationnelles (synthèse)

• Les chauffeurs et coordinateurs sont soumis à une procédure de screening belge : frais apparents remboursables sur justificatifs (ex. €61,20 par personne au moment de publication) ; le contractant doit anticiper 20 % de chauffeurs de réserve pour pallier les refus d’accréditation.
• Les véhicules doivent être affectés à une seule délégation pendant toute la durée d’un sommet ; permanence de nuit et véhicules de réserve requis selon scenario.
• Le SGC fournit le parking pour sweeping et stationnement pendant l’événement ; le contractant doit assurer l’acheminement, le plein et la maintenance opérationnelle.
• Les offres incomplètes ou qui répondent 'NON' à une exigence minimale définie à l’Annexe II seront rejetées.

Synthèse catégorielle — réponses aux questions demandées

Eligibilité des types de candidats :

1. 1Eligible : PME, grandes entreprises de transport, sociétés de location de véhicules et de chauffeurs, groupements/consortia, sous-traitants spécialisés (sécurité, blindage), organisations de transport VIP, opérateurs établis dans les États membres et pays tiers couverts par les accords applicables.
2. 2Non éligible : candidats ne remplissant pas les critères d’exclusion juridique/financier, entités soumises à mesures restrictives UE.

Type de financement :

Mécanisme financier : marché public / contrat de services (tender) rémunéré sur la base de contrats spécifiques / bons de commande. Nature : services rémunérés (paiement en EUR hors TVA).

Consortium requis :

Possibilité d’offre conjointe (groupement solidaire) — soit candidature unique, soit groupement. Le CC est en cascade (multi-contractants) ; la mise en œuvre opérationnelle peut nécessiter recours à sous-traitance (déclarée et documentée).

Bénéficiaires géographiques éligibles :

Principalement opérateurs établis dans l’Union européenne ; participation d’opérateurs de pays tiers possible selon accords applicables et règles de la procédure publique (voir cahier des charges Partie administrative). Prestation localisée à Bruxelles et Région de Bruxelles-Capitale.

Secteurs ciblés :

Secteur : transport routier de personnes, services événementiels et protocole, sécurité événementielle, logistique des sommets internationaux.

Pays explicitement mentionnés :

Belgique (Bruxelles) lieu d’exécution. Le texte mentionne l’Union européenne pour le donneur d’ordre. Aucun autre pays spécifique n’est visé en tant que lieu d’exécution.

Maturité attendue du projet (stade) :

Prestations opérationnelles prêtes à être mises en œuvre (maturité : exécution / prestation / services opérationnels). Le candidat doit disposer d’un parc et de ressources opérationnelles existantes (pas d R&D).

Montant du financement :

Le montant total estimatif global n’est pas publié. Bordereau financier à remplir par le soumissionnaire ; estimation indicative pour location blindés sur durée contrat : €650 000 (valeur indicative reprise dans l’Annexe III).

Type d’appel :

Appel ouvert (open procedure) — soumission électronique via eSubmission selon termes et modèles fournis.

Nature du support fourni :

Rémunération monétaire pour services (paiement par bons de commande) : argent (paiement en EUR hors TVA) ; pas de subvention ni d’équity.

Nombre d’étapes d’évaluation :

Processus en plusieurs étapes (contrôle administratif / exclusion / sélection / conformité exigences minimales / évaluation financière) — donc 3 à 5 étapes selon le découpage interne (administratif, exclusion/sélection, technique, financier).

Taux de succès :

Non communiqué. Attendu faible à modéré compte tenu des exigences minimales élevées et du caractère volumique et spécialisé du marché.

Cofinancement obligatoire :

Non applicable (marché public). Le contractant assume les coûts d’organisation, logistique, personnels et matériels ; aucune contribution cofinancement demandée.

Structure et modèles de candidature (templates et contenu attendu)

Le package de soumission est structuré et prescriptif:modèles intangibles à utiliser (Annexe I, I bis, II, III). Résumé succinct des formulaires et pièces à fournir dans l’ordre :

1. 1Lettre d’accompagnement ; Formulaire d’identification du soumissionnaire (Annexe I bis.1).
2. 2Formulaire Entité légale + pièces justificatives (registre, immatriculation TVA, pouvoir de signature).
3. 3Déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et de sélection (Annexe I) signée (SEQ préférée ou signature manuscrite scannée).
4. 4Checklist complétée (Annexe I bis) avec références aux pages des documents joints.
5. 5Preuves financières : déclaration chiffre d’affaires, bilans et P&L des 3 derniers exercices, éventuelles garanties tierces si pertes.
6. 6Preuves techniques : liste de références (≥ 5 prestations), copies certificats ISO ou guides internes, organigramme, profils non-nominatifs et CV coordinateurs, liste véhicules (≥ 20 limousines + ≥ 20 minivans) avec statut juridique et caractéristiques, preuves de propriété/leasing/location.
7. 7Annexe II : tableau de conformité aux exigences minimales (répondre OUI/NON pour chaque item et indiquer pages justificatives).
8. 8Annexe III : bordereau financier dûment complété (Excel) comprenant tarification horaire/forfaits et indemnités proposition de résiliation/annulation.
9. 9Projet de contrat-cadre : observations éventuelles (mais l’offre vaut acceptation des conditions).

Conseil pratique:respecter scrupuleusement la check-list et remplir la colonne « Référence aux documents joints » de l’Annexe I bis en indiquant le numéro de document et la page correspondante pour chacune des demandes. Les non-conformités techniques (Annexe II) entraînent le rejet automatique.

Résumé final — Que représente cette opportunité et pourquoi répondre ?

Il s’agit d’un marché public opérationnel et spécialisé lancé par le Secrétariat général du Conseil de l’Union européenne visant à sécuriser, pour une durée pluriannuelle, la capacité logistique et de transport protocolaire indispensable à l’organisation de sommets multilatéraux à Bruxelles. Le marché demande des capacités opérationnelles lourdes : parc véhicules de catégorie limousine et minivan de norme Euro 6, chauffeurs accréditables et formés à la conduite en convoi sous escorte policière, coordination 24h/24, capacité à fournir véhicules blindés en option, engagement environnemental (compensation carbone) et conformité réglementaire (sécurité, protection des données, obligations sociales). Les candidats doivent démontrer une expérience probante (références portant sur transports protocolaire/événementiel), solidité financière (chiffre d’affaires minimal) et infrastructures logistiques (véhicules, tracking, maintenance). La sélection repose d’abord sur la conformité stricte aux exigences minimales, puis sur le prix obtenu via la simulation du scénario-type. Il s’agit d’une opportunité importante pour des opérateurs spécialisés en transport événementiel/protocole prêts à mobiliser rapidement des parcs conséquents et à opérer sous contraintes de sécurité élevées, avec des réclamations financières réglées par bons de commande du SGC.

Lien utile:consulter les documents de marché et soumettre via le portail Funding & Tenders (F&T Portal) F&T Portal - Appel CONSILIUM/2026/OP/0007 ¹.

Footnotes

1. 1Page officielle de l’appel et téléchargement des annexes sur le portail EU Funding & Tenders: ec.europa.eu

Opportunity Overview

This is a European Union procurement tender for protocol transport services during multilateral summits and similar events. The contracting authority is the General Secretariat of the Council of the European Union (SGC), based in Brussels. The tender seeks to establish a cascading framework agreement with a maximum of 3 contractors to provide short-term rental of high-representation vehicles and minibuses with drivers for the official transport of heads of state, government officials, and their delegations during multilateral summits or similar events held in Brussels.

Key Tender Details

Tender Reference:CONSILIUM/2026/OP/0007

Procedure Type:Open procedure with restricted procedure characteristics. Cascading framework agreement without reopening of competition.

Publication Date:29 April 2026

Deadline for Tender Submission:5 June 2026 at 16:30 Brussels time

Public Opening Date:8 June 2026 at 10:00 Brussels time

Deadline for Questions:28 May 2026 at 23:59 Brussels time (minimum 6 working days before submission deadline)

Contract Duration and Structure

Initial Duration:24 months (2 years)

Maximum Total Duration:48 months (4 years) including two optional annual renewals

Renewal Mechanism:Automatic tacit renewal for two consecutive 12-month periods unless either party provides formal notice of non-renewal at least 9 months before the end of the current period

Cascading Structure:Maximum 3 contractors will be selected and ranked in a cascade. The SGC will first request services from the highest-ranked contractor. If that contractor cannot provide all required services or declines within 5 working days, the request moves to the next contractor in the cascade.

Scope of Services

The contractor must provide short-term rental of vehicles with drivers for official transport during multilateral summits or similar events in Brussels. Services include provision of high-representation limousines and minibuses with professional drivers trained in convoy driving under police escort, coordination services, and all associated logistics. The geographic coverage is typically within a 25-kilometer radius of the SGC headquarters in Brussels.

Vehicle Requirements

Minimum Fleet Size:At least 20 limousines and 20 minivans, all EURO 6 environmental classification minimum, dark colors (black, blue, grey) or light grey, not older than 5 years at time of service

Limousine Specifications:Segment H2 type, wheelbase minimum 3.050mm, total length maximum 5.250mm, 4 doors, tinted rear windows, leather seats, CO2 emissions maximum 200g/km (unless SGC approves otherwise)

Minivan Specifications:Wheelbase minimum 3.200mm, 7 passenger seats plus 1 driver, total length maximum 5.250mm, height adapted to SGC parking (€2.10Mmaximum)

Additional Requirements:Winter tires from November to March, fixed or removable tracking system for geolocation, vehicles must arrive with full fuel tanks and charged batteries, no visible damage, perfect cleanliness and working condition

Personnel Requirements

Coordinators:Minimum 3 coordinators with at least 5 years experience in driver team management, fluent in French and English (minimum B1 CEFR level), at least one available 24/7 during events, professional attire required

Drivers:Professional attitude and appropriate dark-colored formal attire, fluent in French and/or English, trained or experienced in convoy driving under police escort, no smoking in vehicles, environmentally conscious and safe driving, equipped with service mobile phones, subject to security screening procedures

Security Screening:All drivers and coordinators must undergo security screening by Belgian authorities. Contractor must include minimum 20 percent reserve drivers in screening to account for potential rejections. Screening fees (currently €61.20 per person) are reimbursed by SGC upon presentation of official invoices.

Eligibility and Selection Criteria

Who Can Apply

All natural and legal persons from EU member states and countries with bilateral procurement agreements with the EU are eligible. Participation is open on equal terms to all operators meeting the technical and financial requirements.

Exclusion Criteria

Applicants must declare they are not in situations of bankruptcy, insolvency, liquidation, or similar proceedings; have not failed to pay taxes or social security contributions; have not committed serious professional misconduct; have not been convicted of fraud, corruption, criminal offenses, money laundering, or terrorism-related activities; have not seriously breached essential obligations in previous EU-funded contracts; have not created entities to evade legal obligations; and have not intentionally obstructed investigations or audits.

Selection Criteria - Financial Capacity

Minimum Turnover Requirement:€750,000 minimum average annual turnover for event and/or diplomatic transport services with drivers including coordination over the three preceding financial years

Required Documentation:Declaration of annual turnover and turnover specific to event/diplomatic transport services for three preceding years, copies of financial statements and profit/loss accounts for three preceding years, additional documentation if average losses shown over three years (e.g., third-party guarantees, auditor statements)

Selection Criteria - Technical and Professional Capacity

Experience Requirement:Minimum 5 protocol-type transport services with drivers and police escorts including coordination (minimum 20 persons per service) executed in the last 3 years or currently being executed. Must provide details including amounts, volumes, dates, client names and contact information.

Quality Management:ISO 9001 certification or equivalent quality management system, or internal procedures document with equivalent measures

Risk Management:ISO 31000 certification or equivalent risk management system, or internal procedures document with equivalent measures

Staffing and Organization:Organizational chart showing average annual staff and management personnel for last 3 years with coordinator numbers specified, presentation of company structure and logistical/material/human resources available, non-nominative profiles and CVs of coordinators demonstrating required experience and language skills

Pricing and Financial Terms

Estimated Total Value:Not disclosed in tender documents

Award Criterion:Lowest price meeting all minimum technical requirements

Pricing Structure:Fixed forfait (flat-rate) pricing based on vehicle type and service period. Tariff A: 4-hour sweeping forfait (less than 50 vehicles) or 8-hour forfait (50+ vehicles). Tariff B: 8-hour day forfait for arrival/departure days. Tariff C: 12-hour day forfait for summit days. Tariff D: 12-hour forfait with 10 percent surcharge for services between midnight and 6am. Tariff E: Reserve vehicle forfait. Tariff F: Night standby forfait (midnight to 8am).

Forfait Coverage:All forfaits cover vehicle provision, drivers (waiting and driving time), coordination, fuel (120km/day per vehicle), tolls, vehicle movement before/after services, insurance, subsistence and accommodation for drivers, briefing meetings, and all direct/indirect costs. Kilometers beyond 120/day are paid separately per kilometer.

Armored Vehicles:Contractor may be asked to provide armored vehicles. SGC reserves right to source these independently if better price/quality available. Contractor may apply maximum 5 percent administrative fee on third-party armored vehicle rentals. Estimated armored vehicle rental needs over contract duration: €650,000.

Cancellation Indemnities:Contractor may propose cancellation indemnity amounts in financial offer. For total cancellation 60-15 days before event: maximum €100 per vehicle. For cancellation 14+ days before: contractor proposes per-vehicle per-day amounts (distinction between limousines and minivans) not exceeding 3 days of full 12-hour forfait services. For partial cancellation under 20 percent of order value with 14+ days notice: no indemnity due. Contractor must submit cancellation invoices within 30 days of cancellation or forfeit indemnity rights.

Environmental Compensation:Contractor must compensate 100 percent of carbon footprint for each event and provide proof of compensation within 180 days of final invoice payment. Failure to compensate results in SGC arranging compensation at contractor's cost plus €5,000 administrative penalty.

Submission Requirements

Submission Method:Exclusively electronic via eSubmission system on EU Funding and Tenders Portal. Paper submissions not accepted.

Required Registration:Each participant must register in EU Participant Register to obtain 9-digit Participant Identification Code (PIC). EU Login account required for eSubmission access.

Mandatory Documents:Legal Entity form with supporting evidence, Financial Identification form with supporting evidence, Declaration on Honor regarding exclusion and selection criteria (Annex I), Checklist of required documents (Annex I bis), Questionnaire demonstrating conformity with minimum requirements (Annex II), Financial offer using provided template (Annex III), evidence of experience (minimum 5 protocol transport services), ISO 9001 or equivalent quality management certification/procedures, ISO 31000 or equivalent risk management certification/procedures, organizational chart with staff numbers, coordinator profiles and CVs, vehicle list (minimum 20 limousines and 20 minivans) with specifications

Joint Offers:Consortia of 2 or more operators may submit joint offers. Each member must provide legal entity form, exclusion/selection declaration, and role specification. Joint and several liability agreement required designating lead member. All members must provide exclusion/selection declarations individually.

Subcontracting:Subcontracting intentions must be clearly indicated with identity, roles, activities, responsibilities, and volume/proportion of work. Subcontractors must provide legal entity form, exclusion/selection declaration, and letter of intent. Subcontractors evaluated for exclusion criteria individually and selection criteria collectively with main contractor.

Language:Offers may be submitted in any official EU language. Tender documents published in French only.

Key Operational Procedures

Cascade Procedure:SGC sends service request to first-ranked contractor. Contractor must respond within 5 working days confirming ability to provide all services or providing refusal justification. If first contractor refuses, cannot provide all services, or fails to respond, SGC moves to second contractor, then third. If no single contractor can provide all services after first consultation, SGC may split order among contractors in second consultation based on each contractor's capacity. Lead contractor for split services provides overall coordination without additional fees.

Pre-Event Preparation:Contractor must provide driver/coordinator list and screening information minimum 6 weeks before service date. Vehicle list with registration numbers required minimum 10 days before service date. Failure to meet these deadlines may result in damages-intérêts (penalty fees).

Vehicle Security Procedures:SGC conducts security sweeping of all vehicles before first use and throughout event. Vehicles must be available for sweeping at SGC parking (Justus Lipsius building) per event schedule. SGC provides free secure parking for entire fleet from arrival to departure. Vehicles must be parked overnight at SGC parking from sweeping until delegation departure. SGC reserves right to reject vehicles not meeting specifications.

Event Execution:Drivers receive instructions only from SGC liaison officers in coordination with police escort commanders. Drivers must pass security controls each time accessing SGC buildings. Drivers must be on-site minimum 1 hour before service start. SGC provides coordination office space and rest facilities for drivers during official meetings. Drivers have access to SGC catering facilities (at own cost) or contractor arranges meal delivery. Coordinators available 24/7 with minimum one coordinator permanently on-site during events.

Invoicing and Payment:Invoices submitted with detailed breakdown by delegation, day, vehicle type, and registration plate. Must include copy of signed purchase order and final event scenario. Invoices accompanied by daily driver route sheets showing exact start/end times. SGC verifies invoices against route sheets and provides comments. Contractor submits final invoice after SGC approval. Payment terms per contract conditions (standard EU payment procedures apply).

Penalties and Damages-Intérêts

SGC reserves right to impose damages-intérêts (penalty fees) for non-compliance with specifications or poor service quality. Penalties apply for: failure to notify acceptance/refusal within 5 working days (€5,000); drivers unable to speak French and/or English (€250 plus driver exclusion/replacement); failure to provide driver/vehicle information within required timeframes (€250 per missing/non-conforming item); inadequate personnel behavior including tardiness, absence, inebriation, aggression, rudeness (€250 per incident plus possible dismissal); failure to compensate environmental impact within 180 days (cost of SGC-arranged compensation plus €5,000); poor coordination including repeated errors, unjustified absences, insufficient language skills (€2,000 per day). Penalties escalate on repetition: 2x for first repeat, 3x for second repeat, 4x for third repeat.

Important Dates and Deadlines

Contact and Submission Information

Contracting Authority:General Secretariat of the Council of the European Union, Rue de la Loi 175, 1048 Brussels, Belgium

Tender Portal:EU Funding and Tenders Portal at [[ec.europa.eu

Questions and Clarifications:Submit exclusively via F&T Portal Questions and Answers section. Email: tendering@consilium.europa.eu

Technical Support:eSubmission helpdesk: ec-funding-tender-service-desk@ec.europa.eu or +32 (0) 229 71063

Key Considerations for Applicants

This is a specialized procurement requiring significant operational capacity. Applicants must demonstrate proven experience in high-level protocol transport services, possess substantial vehicle fleets meeting strict environmental and technical standards, maintain professional driver and coordinator teams with security clearances, and have robust quality and risk management systems. The cascading structure means only top-ranked contractors are likely to receive orders. Pricing must be competitive as award is based on lowest price meeting minimum requirements. Environmental compensation obligations are mandatory. Applicants should carefully review all technical specifications, financial requirements, and operational procedures before submitting offers. The tender documents are extensive and detailed; thorough review is essential for compliance.

Footnotes

1. 1The estimated total contract value is not disclosed in the tender documents. Applicants must calculate their pricing based on the provided scenario and forfait structure in the financial offer template (Annex III).