Services de nettoyage

Open procedure tender ESMA/2026/OP/0002 for provision of cleaning services to ESMA (lead), the European Banking Authority and the European Commission Representation in Paris for approximately 12,500 m2, awarded as a single framework agreement for up to 48 months with an indicative ceiling of €2,350,000. Submissions are electronic via the EU Funding & Tenders Portal eSubmission and must be received by 13 May 2026 at 12:00 (Paris time); mandatory site visits and access to confidential documents under NDA are required. Award is based on best price-quality ratio (60% technical/40% price) with minimum technical thresholds and selection criteria including turnover, similar references and an experienced supervisor. Contract implementation includes monthly/quarterly payments, SLA with KPIs and penalties, obligation to use eco-labelled products and compliance with French labour rules for staff takeover.

Objet

Ce que finance l'appel d'offres

Fourniture de services de nettoyage pour trois entités de l'UE à Paris:l’Autorité bancaire européenne (ABE), l’Autorité européenne des marchés financiers (AEMF/ESMA, pouvoir adjudicateur principal) et la Représentation de la Commission européenne à Paris. Prestation sous contrat-cadre (contrat unique) couvrant nettoyage quotidien, permanence de jour, interventions périodiques et nettoyages d’urgence/spéciaux.

Montant indicatif:Valeur estimée du contrat-cadre pour 48 mois: €2,350,000 (plafond total) ¹

Qui peut soumissionner

Personnes physiques ou morales établies dans l’Union européenne et, sous conditions d’accords spécifiques, en pays tiers autorisés. Participation ouverte à tous à égalité de traitement; conformité aux critères d’exclusion, sélection et exigences minimales requise.

Durée et forme du marché:Contrat-cadre d’une durée maximale de 48 mois. Contrat unique avec possibilité d’achats récurrents via contrats spécifiques/bon de commande.

Modalités pratiques principales

1. 1Soumission électronique obligatoire via eSubmission sur le portail Funding & Tenders
2. 2Langues: offres en une des langues officielles de l’UE; dossier disponible FR/EN (la version FR fait foi en cas de divergence)
3. 3Visite de site obligatoire pour chaque entité (inscription préalable requise)
4. 4Critères d’attribution: meilleur rapport qualité/prix (Qualité 60%, Prix 40%); seuil technique minimal 60/100
5. 5Exigences: déclarations d’exclusion, preuves de capacités juridiques, financières et techniques, documents listés à l’annexe III

Soumission via eSubmission requiert un compte EU Login et un PIC (Participant Identification Code). Les documents de marché (cahier des charges administratif et technique, annexes, projet de contrat-cadre, modèles de formulaires) sont disponibles sur le portail Funding & Tenders Portal.

Footnotes

1. 1Plafond estimé du contrat-cadre pour 4 ans, réparti indicativement: ESMA €1,290,000; ABE €812,573.70; CE €245,000. Voir l’annexe financière du cahier des charges pour le détail.

Résumé exécutif:Appel d’offres ouvert publié par l’Autorité européenne des marchés financiers (AEMF/ESMA) pour la conclusion d’un contrat-cadre unique de services de nettoyage (prestation de services) pour trois entités participantes à Paris : l’Autorité bancaire européenne (ABE), l’AEMF (chef de file) et la Représentation de la Commission européenne à Paris (CE). Marché en procédure ouverte, valeur indicatrice plafond €2 350 000 pour 48 mois (durée maximale), attribution selon le meilleur rapport qualité/prix (critères techniques 60 % / prix 40 %). Soumission électronique obligatoire via eSubmission sur le portail Funding & Tenders F&T Portal ¹.

Informations clés

Titre:Services de nettoyage — référence ESMA/2026/OP/0002. Type de procédure: Open procedure (procédure ouverte) / contrat-cadre unique, sans réouverture de concurrence. Publication TED: 10/04/2026. Dates limites principales: dépôt des offres au plus tard 13/05/2026 à 12:00 (Europe/Paris); séance d’ouverture publique 13/05/2026 à 12:10 (Europe/Paris). Adresse électronique de soumission: eSubmission via le portail Funding & Tenders F&T Portal ¹.

Autorités contractantes (entités participantes):Lead contracting authority: European Securities and Markets Authority (ESMA). Entités participantes: European Banking Authority (EBA), ESMA (chef de file), Représentation de la Commission européenne à Paris (EC).

Nature et objet du marché:Fourniture de services de nettoyage (CPV principal 90910000 - Cleaning services) pour les locaux listés : AEMF (201-203 rue de Bercy, Paris), ABE (Tour Europlaza, Courbevoie Paris-La Défense) et Représentation CE (52 rue de la Victoire, Paris). Le contrat-cadre pourra faire l’objet de contrats spécifiques/bon de commande pour achats récurrents.

Détails financiers et durée

Valeur indicative totale (plafond du contrat-cadre):€2 350 000 pour la durée maximale du contrat (4 ans / 48 mois). Répartition budgétaire indicative : ESMA €1 290 000, ABE €812 573,70, CE €245 000. Durée maximale : 48 mois. Modalité d’attribution : meilleur rapport qualité/prix (critères techniques 60 %, prix 40 %). Modalité de marché : contrat-cadre unique, sans réouverture de concurrence.

Critères d’évaluation et conditions

Critères d’attribution:pondération technique 60 % / prix 40 %. Seuil technique minimum: 60/100 points (seuil minimal par sous-critère indiqué dans le cahier des charges). Méthodologie d’évaluation technique détaillée dans l’annexe VIII (formulaire d’offre technique). Exigences minimales: conformité avec obligations sociales, environnementales, droit du travail, protection des données, assistance à la transition, présence en visites sur site obligatoires, acceptation du Service Level Agreement (Annexe IX).

Documents requis / Dossier de candidature

Documents disponibles au téléchargement sur le portail:invitation à soumissionner (FR/EN), Cahier des charges Partie 1 (administrative) et Partie 2 (technique), Annexe II (déclaration sur l’honneur), Annexe III (liste des documents à fournir), Annexe IV (formulaire de candidature), Annexe V (formulaire d’offre financière), Annexe VIII (formulaire d’offre technique), Annexe IX (SLA), modèle de contrat-cadre (Annexe I), autres annexes (lettres d’engagement, modèle d’acceptation des livrables, etc.). Le dossier contient 30 documents au total. Le soumissionnaire doit être inscrit dans le Participant Register (PIC required) et disposer d’un compte EU Login pour eSubmission.

1. 1Documents à fournir avec l’offre (extrait): Déclaration sur l’honneur (Annexe II), formulaire de l’offre technique (Annexe VIII) complété, offre financière (Annexe V), preuve d’inscription PIC, documents légaux (extrait Kbis ou équivalent), preuves de capacités (techniques, financières) selon les critères de sélection.
2. 2Documents disponibles sur demande ou après notification: justificatifs d’exclusion/attestations fiscales/sociales, preuves détaillées de projets similaires, certificats ecolabel, CV du superviseur, preuve d’assurance, documentation confidentielle (DOE, spécifications environnementales) accessible après signature d’un engagement de non-divulgation.

Modalités opérationnelles et exigences techniques

Portée des prestations:nettoyage quotidien, permanence journalière (day-time standby) pour ABE et ESMA, nettoyage périodique (shampoo moquette, décapage, vitrages intérieurs/extérieur), nettoyages d’urgence et interventions spéciales (dégâts des eaux, sinistre, post-travaux), lutte anti-nuisibles, gestion des consommables (produits écolabel obligatoires), gestion des déchets et tri sélectif, consignation et traçabilité des interventions. Débit d’intervention : organisation multi-site, nombre de ressources minimales par site indiqué dans l’annexe technique (Appendices I, II, III).

Exigences RH et formation:personnel qualifié, identification par badge, tenue uniforme, superviseur (remplaçant prévu) avec au moins 3 ans d’expérience (critère T3), plan de formation annuel (critère A3), respect des règles santé et sécurité, respect du Clean Desk Policy (ESMA).

Conditions de soumission et calendrier

Soumission uniquement électronique via eSubmission. Visites obligatoires sur site (période de visites: du 13 au 30 avril 2026) — inscription obligatoire au moins 48 heures avant la visite. Questions et réponses via l’onglet Questions & Answers du Portail F&T; le pouvoir adjudicateur peut refuser de répondre aux questions reçues moins de six jours ouvrables avant la date limite de réception des offres. Date limite de réception des offres: 13/05/2026 à 12:00 (heure de Paris).

Critères d’éligibilité et sélection

Eligibilité:participation ouverte à toutes les personnes physiques et morales relevant du champ d’application des Traités et, sous conditions, à des entités établies hors UE lorsqu’un accord d’accès aux marchés publics est en place. L’Accord sur les marchés publics de l’OMC (GPA) n’est pas applicable. La participation est soumise aux règles d’exclusion (Article 138 et 139 du règlement financier), la non-conformité entraîne l’exclusion. Déclaration sur l’honneur (Annexe II) et, sur demande, pièces justificatives (extraits de casier judiciaire, attestations fiscales et sociales) sont exigées.

1. 1Critères de sélection juridiques: preuve d’enregistrement professionnel / registre du commerce.
2. 2Critères économiques et financiers: chiffre d’affaires moyen sur 3 derniers exercices > €500 000 (consolidé pour groupement).
3. 3Critères techniques: références (min. 3 projets similaires des 3 dernières années couvrant bureaux ≥ 4 000 m2 et montant min. €200 000/an/client), utilisation de produits porteurs d’un écolabel (EU Ecolabel ou équivalent), superviseur ayant ≥ 3 ans d’expérience.

Attribution et garanties

Méthode d’attribution:meilleure offre économiquement avantageuse, formule de notation: notePrix (40) + noteTechnique (60). Seuil technique minimal: 60/100 pour pouvoir être évalué financièrement. Garanties financières : non requises par défaut (voir Annexe I du contrat-cadre). Assurance responsabilité civile professionnelle exigée ; le contractant doit détenir les polices adaptées et fournir attestations sur demande.

Exigences environnementales et sociales

Exigences fortes en matière d’éco-responsabilité:utilisation obligatoire de produits porteurs d’un écolabel certifié (EU Ecolabel ou équivalent), politique de réduction des consommations d’eau/énergie, tri sélectif, gestion durable des stocks. Exigences sociales : respect du droit du travail, plan de formation annuel, mesures de gestion de la reprise du personnel le cas échéant (transmission des effectifs, règles relatives aux cessations/transferts de contrats, conformité à la convention collective applicable).

Modalités contractuelles clés

Contrat-cadre:modèle fourni en annexe I (en anglais). Les commandes futures seront passées par contrats spécifiques ou bons de commande conformément aux clauses du contrat-cadre. Modalités de paiement : facturation électronique (e-invoicing) ; délais et modalités détaillés en article I.6 et II.21 du contrat-cadre. Révision des prix indexée sur HICP nettoyage (COICOP). SLA (Annexe IX) avec KPIs, contrôles qualité et pénalités contractuelles pour non-respect des niveaux de service.

1. 1Mode de soumission: eSubmission / Portail F&T.
2. 2Langues de soumission: toute langue officielle UE (FR/EN documents fournis).
3. 3Signature: préférence pour signature électronique qualifiée (QES) ; signature manuscrite acceptée si nécessaire (procédures décrites).

Contacts et support

Contact principal pour questions relatives à la procédure:procurement@esma.europa.eu. Support technique eSubmission: eSubmission Helpdesk (liens et coordonnées dans le guide eSubmission disponible sur le portail F&T) F&T Portal ¹.

Catégorisation et réponses structurées

Éléments extraits et catégorisés à partir du dossier (réponses détaillées).

1. 1Eligible Applicant Types: startup, SME, large enterprise, university, research institute, nonprofit, government, public-private partnership, investor, NGO, other (any natural or legal person falling under the Treaties); subcontractors and entities whose capacities are relied upon are permitted.
2. 2Funding Type: procurement / service contract / framework agreement (service contract).
3. 3Consortium Requirement: single contractor or consortium allowed (single or joint tender).
4. 4Beneficiary Scope (Geographic Eligibility): EU / institutions and agencies located in EU (entities established in third countries may participate only if covered by a special procurement agreement with the EU); Agreement on Government Procurement (GPA) not applicable.
5. 5Target Sector: services — cleaning services for office buildings (facility services / cleaning / janitorial), environment (eco-labelled products), health & safety compliance.
6. 6Mentioned Countries: France (Paris, Paris-La Défense, Courbevoie).
7. 7Project Stage: operation / delivery / service execution (ongoing service provision — daily operation, periodic deep cleans, emergency intervention).
8. 8Funding Amount: estimated total framework ceiling €2 350 000 over 48 months; per-entity indicative split: ESMA €1 290 000; ABE €812 573,70; EC €245 000.
9. 9Application Type: open call — one-off deadline (13/05/2026 12:00) — electronic submission via eSubmission.
10. 10Nature of Support: monetary payments for contract services (service contract).
11. 11Application Stages: 1 stage (submission of tender) + evaluation and award; possible clarifications / negotiations during evaluation (single-step open procedure).
12. 12Success Rates: not published — market competitive; success depends on meeting selection criteria, minimum technical score and competitive price.
13. 13Co-funding Requirement: no co-funding required (service contract paid by contracting authority).

Templates et structure des formulaires

Les modèles fournis dans le dossier:Annexe II (Déclaration sur l’honneur), Annexe III (Liste des documents à fournir), Annexe IV (Modèle de candidature), Annexe V (Modèle d’offre financière), Annexe VIII (Formulaire d’offre technique — à remplir), Annexe IX (SLA), Annexe X (Formulaire d’acceptation des livrables), Annexe XII (critères de sélection — formulaire références). Les soumissionnaires doivent remplir précisément l’Annexe VIII (technique) et l’Annexe V (financière) sans altérer les modèles. Toute modification de la structure ou des champs peut entraîner le rejet de l’offre.

Résumé final — Qu’est-ce que c’est ?

Il s’agit d’un appel d’offres public lancé par ESMA (lead) pour sélectionner un prestataire qui signera un contrat-cadre unique (48 mois max.) fournissant des services complets de nettoyage pour ESMA, ABE et la Représentation de la Commission européenne à Paris. L’opportunité requiert des soumissionnaires capables d’assurer des prestations quotidiennes, des services permanents en journée, des nettoyages périodiques et des interventions d’urgence, d’utiliser des produits écolabellisés, de démontrer des références comparables et une capacité financière adéquate. La sélection combine évaluation technique (forte pondération) et prix, la soumission est strictement électronique selon les modèles fournis et les visites sur site et l’accès à la documentation confidentielle sont obligatoires pour préparer une offre conforme. Le plafond indicatif est de €2,35 M pour 4 ans ; la procédure est ouverte et internationale sous réserve des règles d’accès aux marchés publics. Les soumissionnaires doivent se conformer au cahier des charges, au SLA, aux exigences sociales, environnementales et à la protection des données. Soumettre via eSubmission avant 13/05/2026 12:00 (heure de Paris) est impératif.

Footnotes

1. 1Portail Funding & Tenders (opportunités et eSubmission): ec.europa.eu

Opportunity Overview

This is an open procedure tender (ESMA/2026/OP/0002) for the provision of cleaning services to three EU entities: the European Securities and Markets Authority (ESMA, lead contracting authority), the European Banking Authority (EBA), and the European Commission Representation in Paris (EC). The services cover daily cleaning, daily standby, periodic cleaning, and emergency/special cleaning across their Paris premises, totaling approximately 12,500 m2.

The procedure will result in a single framework agreement without reopening of competition, with a maximum duration of 48 months. Estimated total value is €2,350,000 (EBA: €812,573.70; ESMA: €1,290,000; EC: €245,000). Note that EBA may terminate participation by 9 May 2028 due to potential relocation.

Key Dates:TED publication: 10 April 2026. Questions deadline: 5 May 2026 (23:59 Paris time). Tender submission deadline: 13 May 2026 (12:00 Paris time). Public opening: 13 May 2026 (12:10 Paris time).

Eligibility and Who Can Apply

Open to natural and legal persons within the scope of the EU Treaties and international organisations. Also open to entities from third countries with specific EU public procurement agreements. WTO GPA does not apply. No participation from GPA signatory countries.

Tenderers must register in the EU Participant Register (obtain PIC), have an EU Login account, and submit electronically via eSubmission. Joint tenders allowed (with group leader); subcontracting permitted with restrictions. Mandatory site visits (13-30 April 2026) and access to confidential documents (plans, environmental specs) via NDA.

Exclusion Criteria

Mandatory declaration on honour (Annex II). Exclusion for bankruptcy, tax/social security non-payment, grave professional misconduct, fraud, corruption, terrorism-related offences, significant contract deficiencies, irregularities, or shell entities to evade obligations. Supporting documents requested from shortlisted tenderers.

Selection Criteria (Consolidated Assessment)

• Legal/Regulatory: Registration in relevant trade/professional register.
• Economic/Financial: Average annual turnover > €500,000 over last 3 years (financial statements or bank statements).
• Technical/Professional: 3 similar projects (office cleaning, min. 4,000 m2, €200,000/year/client); eco-labelled products; supervisor with 3+ years experience (employed 2+ years), CV required.

Award Criteria (Best Price-Quality Ratio)

Price:40%. Quality: 60% (min. 60/100 technical points required; min. thresholds per sub-criterion). Technical sub-criteria: Transition plan (20 pts), Methodology (40 pts), Health/safety/training (10 pts), Quality assurance (20 pts), Environmental practices (10 pts). Scoring grid from 0 (fail) to 100 (excellent).

Services Scope:Detailed in technical specs (Part 2): Daily cleaning (pre-opening), standby (daytime maintenance), periodic (deep cleans 4x/year), emergency/special (ad-hoc). Premises: EBA (Europlaza Tower, 5,336 m2), ESMA (Ibox Tower, ~6,000 m2), EC (Verso Bldg, 1,010 m2). Eco-labelled products mandatory; staff takeover per French law.

Submission Requirements

1. 1Electronic via eSubmission (EU Login + PIC required).
2. 2Documents: Declaration on honour, tenderer application (Annex IV), technical/financial forms (Annexes V/VIII), selection evidence (Annex XII), signatures (QES preferred). Full list in Annex III.
3. 3Validity: 6 months. One tender per tenderer.

Contract Implementation

Framework leads to specific contracts/order forms. ESMA manages as lead. Payments monthly/quarterly (30 days). Reports: monthly/quarterly/annual; meetings: kick-off, performance reviews. SLA (Annex IX) with KPIs and damages (e.g., €250-500/incident for non-compliance). No pre-financing/performance guarantee.

Key Documents Available

• Invitation to tender (FR/EN).
• Admin specs Part 1 (FR/EN).
• Technical specs Part 2 (FR/EN).
• Framework contract model (EN only).
• Declaration on honour (Annex II FR/EN), docs list (Annex III EN), etc. (30 docs total).

Full details and documents at EU Funding & Tenders Portal. TED ref: 70/2026 247201-2026. CPV: 90910000 (Cleaning services).

Risks and Considerations

Mandatory site visits/confidential docs access or rejection. French labour laws apply (staff takeover). EMAS eco-requirements (EBA/ESMA). Potential EBA early exit. High competition expected; focus on eco-products, experienced supervisor, transition plan.

Footnotes

1. 1All data from primary EU portal scraping. Documents downloadable post-EU Login. Verify latest via official link.