Mise à disposition de personnel de service d'accueil pour Europa Experience Paris – espace interactif consacré à l’Union européenne

The European Parliament Directorate-General for Communication has published an open tender for the provision and management of front-of-house staffing services at Europa Experience Paris under CPV 92521100, structured as a framework agreement with an initial 12-month term renewable up to a maximum of 48 months. Bids must be submitted electronically via the EU Funding & Tenders Portal and the deadline for receipt of tenders is 12 October 2026 at 17:00 Europe/Brussels. The contract will be awarded on the basis of the most economically advantageous tender with quality weighted at 70 percent and price at 30 percent, and bidders must meet specified financial and technical capacity requirements. The French version of the tender documents is the sole authentic text and the envisaged start date for services is by January 2027 at the latest.

What it procures

Scope

Framework tender to outsource front‑of‑house floor staff for Europa Experience Paris (visitor reception, group guidance, role‑play facilitation, basic multimedia support, bookings, logistics and simple technical assistance). Services are delivered on site at 28 place de la Madeleine, Paris; security and cleaning are excluded except for some multimedia devices.

Contract form and duration:Framework agreement (no re‑opening). Initial duration 12 months, tacitly renewable up to 3 times (maximum 48 months). Specific orders (purchase orders) will be issued under the FWC. Anticipated start of services: up to January 2027.

Who may apply

Open to natural or legal persons and public entities established in EU Member States and in third countries having appropriate public procurement access agreements with the EU. Joint bids and subcontracting are permitted; use of temporary agency staff working under the contractor’s authority is not treated as subcontracting.

Key selection & award points

1. 1Minimum financial capacity: annual turnover of €450,000 for each of the two last closed financial years
2. 2Insurance required: minimum civil liability cover €1,000,000 (personal) / €500,000 (material)
3. 3Technical capacity: minimum 3 years’ similar experience; access to at least 12 staff available for deployment; CVs for contract manager and team
4. 4Languages: staff must have native level French (C2) and minimum English B2; additional languages an asset
5. 5Award formula: Most economically advantageous tender using quality 70% / price 30%

Price and invoicing

Bidders must use the provided price list (Annex II). Prices quoted in euros, all‑inclusive and exclusive of VAT. Invoicing is electronic (PEPPOL or Funding & Tenders Portal); payment terms and price revision rules are in the draft framework contract.

How to apply

Download full tender documents (specifications, annexes, draft framework contract) from the Funding & Tenders Portal and submit electronically via eSubmission. Follow Q&A on the call page for clarifications.

Synthèse de l’opportunité

Appel d’offres public (procédure ouverte) publié par le Parlement européen (DG COMM – Direction des bureaux de liaison) pour la fourniture de personnel de service d’accueil (floor staff) à l’Europa Experience Paris, espace interactif sur l’Union européenne. L’objet est l’externalisation de l’ensemble ou d’une large part des tâches de réception, médiation culturelle, animation du jeu de rôle, gestion de réservations, assistance technique de 1er niveau, manutention légère, logistique événementielle et reporting. Le contrat-cadre est conclu pour une durée initiale de 12 mois, renouvelable tacitement trois fois (durée maximale 48 mois). Les documents de marché (cahier des charges, annexes, projet de contrat et formulaires) sont publiés sur le portail Funding & Tenders. Fiche opportunité – portail F&T ¹

Nature de la procédure:Appel d’offres ouvert, soumission électronique obligatoire via eSubmission (EU Login/PIC requis). Cadre : contrat-cadre exécuté par bons de commande spécifiques.

Lieu d’exécution:Europa Experience Paris, 28 place de la Madeleine, 75008 Paris (France).

Dates et étapes clés

Deadlines et événements publiés dans les documents officiels relatifs à la procédure.

Éléments essentiels du cahier des charges

Prestations demandées:mise à disposition continue de personnel d’accueil organisé en trois profils (médiateurs culturels / chargés de mission culturelle / chefs d’équipe). Missions : accueil, guidance pédagogique, gestion du Role Play Game (RPG), organisation et réservation, logistique légère et manutention, appui technique basique aux multimédias, enquêtes de satisfaction, promotion/animation extérieure, tenue de planning et reporting mensuel. Le Parlement européen conserve les fonctions de gestion, contenus et marketing. La sécurité et le nettoyage ne sont pas inclus, sauf nettoyage d’appareils multimédias explicitement indiqué.

1. 1Profils demandés : Médiateur culturel (profil 1), Chargé de mission culturelle (profil 2), Chef d’équipe (profil 3).
2. 2Compétences linguistiques : français niveau C2 (langue maternelle requis), anglais minimum B2 ; autres langues un atout.
3. 3Capacités techniques : gestion/monitoring multimédia de 1er niveau, manipulation de tablettes/VR, vérifications et reporting d’incidents.
4. 4Formation : initiale et continue (accessibilité annuelle), au moins une personne présente certifiée en premiers secours.
5. 5Horaires : heures normales 10:00–18:00 (lun–sam) possibilité d’ajout d’une session matinale ; présence opérationnelle 30 min avant ouverture et 15 min après fermeture.
6. 6Durée et exécution : cadre par bons de commande; renforts et heures spéciales facturables selon annexe II.
7. 7Responsabilités employeur : le contractant est employeur légal du personnel, assume toutes obligations sociales, fiscales et d’assurance; assurance responsabilité civile minimale requise (€1 000 000 pour dommages corporels ou €500 000 pour dommages matériels).

Documents fournis et formulaires (annexes)

• Cahier des charges / Specifications (FR, EN traduction fournie mais FR authentique).
• Annexe I : Nombre d’heures (options d’organisation et estimation d’heures normales / spéciales).
• Annexe II : Liste des prix (financial offer form) — bordereau à compléter et signer.
• Annexe IV : Déclaration sur l’honneur (critères d’exclusion / sélection).
• Annexe VI : Groupements d’opérateurs économiques (formulaire pour consortium).
• Annexe VII : Déclaration concernant les sous-traitants.
• Annexe VIII : Fiche financière (chiffre d’affaires des deux derniers exercices).
• Annexe IX : Remboursement des frais (politique dépenses et justificatifs).
• Annexe X : Déclaration mesures restrictives (Russie / restrictive measures).
• Annexe XI : Plans d’étages Europa Experience.
• Annexe XII : Checklist pour une offre complète.
• Annexe XV : Statistiques de fréquentation (visitors data).
• Projet de contrat cadre et modèle de bon de commande.

Remarques Q&A publiées:les documents existent en français et en traduction anglaise sur le portail; la version française est la seule authentique. Le recours à du personnel mis à disposition par une entreprise d’intérim travaillant sous l’autorité pleine et entière du contractant n’est pas considéré comme sous-traitance au sens de l’annexe VII (clarification officielle publiée en Q&A). Le portail inclut des réponses publiques (Q&A) précisant la correction de certaines erreurs (ex. heures) et l’absence de visite de site obligatoire.

Lien vers le dossier officiel:Accès complet aux documents et Q&A sur le portail Funding & Tenders : F&T - Europa Experience Paris ¹

Critères d’éligibilité, sélection et attribution

Résumé des exigences de participation, de sélection et d’attribution telles que définies par le cahier des charges.

1. 1Admissibilité géographique : ouvert aux personnes physiques et morales établies dans un État membre de l’Union européenne et aux entités de pays tiers bénéficiant d’un accord d’accès (conditions EU public procurement).
2. 2Exigences financières minimales : chiffre d’affaires minimal de €450 000 pour chacun des deux derniers exercices clos; assurance responsabilité civile exigée (€1 000 000 dommages corporels / €500 000 dommages matériels).
3. 3Capacités techniques minimales : au moins 3 années d’expérience dans des services similaires (médiation culturelle, éducation muséale, mise à disposition de personnel); disponibilité d’un réseau de personnel permettant d’assurer au moins 12 personnes mobilisables; CV du contract manager et remplaçant (Bac+3 + 5 ans d’expérience).
4. 4Documents de sélection : annexes IV (déclarations), VIII (fiche financière + bilans), listes de références (au moins 3 années de services similaires), CV (contrat manager + min. 6 CV de candidats pour profils).
5. 5Critères d’exclusion : application stricte des articles 138 à 143 du Règlement financier (fraude, corruption, faillite, non-paiement d’impôts, etc.).

Critères d’attribution:l’offre économiquement la plus avantageuse (best price-quality ratio). Pondération : qualité 70 % / prix 30 %. Seuils minima pour la qualité : 50 % pour chaque critère qualitatif et 60 % du total des critères qualitatifs pour passer à l’évaluation finale. Les sous-critères qualité sont détaillés (approche méthodologique, composition d’équipe et continuité, politique RH et formation, organisation et reporting). Prix à fournir sur l’annexe II (unités contraignantes pour l’exécution).

Catégorisation structurée (réponses ciblées)

Eligible Applicant Types:PME, grande entreprise, agences de placement de personnel, sociétés de médiation culturelle, fournisseurs de services événementiels et muséaux, groupements / consortiums d’opérateurs économiques, organisations à but non lucratif et organismes publics (tous statuts admis s’ils remplissent critères de sélection). Les offres conjointes (groupements) sont autorisées et doivent préciser responsabilité solidaire et rôle de chaque membre.

Funding Type:Appel d’offres / marché public — nature du financement : contrat de services (procurement). Il s’agit d’un marché Public (services) et non d’une subvention.

Consortium Requirement:Possible mais non obligatoire. Soumission par un seul opérateur ou groupement autorisée. En cas de groupement, remplir Annexe VI et garantir responsabilité solidaire; forme juridique du groupement peut être exigée avant signature du contrat.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Admissibilité : Entités établies dans un État membre de l’Union européenne et entités de pays tiers ayant un accord d’accès aux marchés publics de l’UE (conditions prévues par les documents de marché). L’exécution se déroule en France (Paris).

Target Sector:Culture / musée / exposition / communication publique / éducation muséale / événementiel / services aux visiteurs.

Mentioned Countries:France (lieu d’exécution). Organismes contractants mentionnés : European Parliament (lead) et European Commission en tant que participant. L’appel indique applicabilité aux États membres de l’UE et pays tiers ayant accord d’accès.

Project Stage:Prestation opérationnelle / exploitation / fonctionnement courant d’un centre d’exposition et d’accueil (opérationnel et service quotidien).

Funding Amount:Le dossier ne fournit pas un montant global contraignant publicisé ; la tarification se fait via l’annexe II (liste des prix unitaires par profil/heure). Les heures estimées figurent en Annexe I et servent pour l’évaluation. Les soumissionnaires doivent proposer des prix unitaires (EUR par heure) sur Annexe II. Le marché fait l’objet d’un contrat-cadre exécuté par bons de commande ; les estimations d’heures annuelles sont fournies à titre indicatif.

Application Type:Appel ouvert (open procedure) — soumission électronique via eSubmission (portal F&T).

Nature of Support:Prestation de services rémunérée (contrat public). Le contractant reçoit paiements sur la base des bons de commande et factures ; remboursement des frais de déplacement exceptionnellement selon Annexe IX (conditions définies).

Application Stages:Processus en plusieurs étapes : 1) soumission électronique complète (documents administratifs, annexe IV, offre technique et financière), 2) vérification conformité / éligibilité (exclusion / sélection), 3) évaluation qualitative et financière (70/30), 4) notification et période de standstill / possible suspension, 5) signature du contrat-cadre et émission de bons de commande. (Total : 4–5 étapes).

Success Rates:Taux de succès non publié. Procédures ouvertes gérées par une institution européenne reçoivent souvent un nombre modéré de candidatures ; la réussite dépend de la compétitivité technique et du prix (meilleur rapport qualité/prix). Aucune donnée de taux fournie.

Co-funding Requirement:Pas de co-financement exigé : il s’agit d’un contrat de services achetés par le Parlement européen ; le prestataire facture les prestations aux bons de commande.

Forme et structure des pièces à fournir (templates et conseils de complétion)

Les documents et formulaires officiels fournis en annexes doivent être complétés et signés. Le cahier des charges et l’annexe XII (checklist) précisent la structure et la charte des pièces requises. Résumé des éléments et ordre recommandé pour l’offre :

1. 1Partie administrative : Annexe IV (Déclaration sur l’honneur), Annexe V (signalétique financier), Annexe VIII (fiche financière + bilans), Annexe VII (déclaration sous-traitants si applicable), Annexe VI (groupement si offre conjointe).
2. 2Partie technique (documents formatés) : Description de la démarche (max. 5 pages), identification des difficultés et solutions (max. 2 pages), structure et organisation de l’équipe (max. 3 pages), modalités de transition (max. 3 pages), procédures de sélection/recrutement (max. 3 pages), gestion des effectifs et backup (max. 3 pages), plan de formation et modèle d’évaluation (max. 5 pages), stratégie RH et politique de fidélisation (max. 5 pages), description jour-à-jour et reporting (max. 1 page), planning mensuel type et modèle de rapport (exemples, 1 page chacun). Respect des limites de pages indiquées dans l’Invitation.
3. 3Partie financière : Annexe II complétée et signée (price list), détails et justification des hypothèses si nécessaires, calcul prix total par année (aux fins d’évaluation).
4. 4Annexes supplémentaires : CV du contract manager et du remplaçant (Bac+3 + 5 ans expérience), CV d’au moins six membres potentiels (sélection) couvrant les trois profils requis, liste de références (prestations similaires sur au moins 3 années au cours des 8 dernières années) avec montants et dates, preuves d’assurance, attestations légales et bilans financiers.
5. 5Format et soumission : fichiers nommés conformément aux System Requirements eSubmission; pièces jointes < 50 MB chacune, maximum 200 fichiers par soumission. Soumission exclusivement via eSubmission (EU Login/PIC).

Exemples de champs/templates à préparer (extraits des annexes) :

Risques, points d’attention et conseils pratiques

1. 1Respect strict des limites de pages et format demandés — les Q&A confirment l’obligation de respecter les limites indiquées.
2. 2La version française est la seule authentique — traductions EN disponibles mais FR prévaut pour tout litige.
3. 3Assurer la couverture d’assurance demandée et joindre preuves (polices + preuves de paiement si demandées).
4. 4Préparer justificatifs financiers et bilans révisés (deux derniers exercices) prêts à être fournis dans les 14 jours si retenu.
5. 5Préciser si recours à intérim : le recours à personnel mis à disposition par une entreprise d’intérim, travaillant sous l’autorité du contractant, n’est pas considéré comme sous-traitance (Q&A). Si recours réel à sous-traitants, complétez Annexe VII.
6. 6Plan de transition : exposer clairement les mesures pour assurer continuité du service (transfert sans rupture depuis le personnel en place).
7. 7Vérifier exigences légales locales (droit du travail FR), conventions collectives applicables et obligations de protection sociale — le contractant assume l’ensemble des responsabilités d’employeur.

Résumé final — qu’est-ce que cette opportunité et à qui s’adresse-t-elle ?

Il s’agit d’un marché public européen (Parlement européen, DG COMM) pour la mise à disposition et la gestion opérationnelle du personnel d’accueil et d’animation de l’Europa Experience Paris. Le marché couvre l’ensemble des activités d’accueil, médiation, animation du jeu de rôle, réservation, logistique événementielle légère, support technique basique et reporting. Il s’adresse à des prestataires de services spécialisés en médiation culturelle, staffing et services aux visiteurs (entreprises privées, agences spécialisées, groupements d’opérateurs), capables de justifier d’une expérience pertinente, d’une capacité financière minimale et de proposer une équipe multilingue stable (FR C2 / EN B2). La sélection sera sur la base du meilleur rapport qualité / prix (pondération 70/30). Les offres doivent être déposées électroniquement via eSubmission dans les délais indiqués sur le portail Funding & Tenders. Voir dossier complet et Q&A publiés sur le portail pour toutes les annexes, formulaires, plans et clarifications F&T - Europa Experience Paris ¹.

Footnotes

1. 1Dossier officiel de l’appel d’offres (documents, annexes, Q&A, soumission électronique) : Funding & Tenders Portal – Opportunity EP-COMM/2026/OP/0035. Voir : ec.europa.eu

This opportunity is a services procurement tender issued by the European Parliament, Directorate-General for Communication, for staffing services at Europa Experience Paris, the interactive EU visitor space. It is an open procedure for a framework agreement without reopening of competition, with a maximum contract duration of 48 months and an initial term of 12 months renewable three times[1].

What the opportunity is about

The contract covers the outsourcing of certain staff-related activities to a service provider that will supply reception and facilitation personnel, or similar staff, for the Europa Experience space in Paris. The main CPV classification is 92521100 Museum-exhibition services, which indicates a visitor-facing service contract rather than a grant or subsidy opportunity[1].

Who can apply

Because this is an open procedure, any economic operator that meets the tender specifications may submit a tender, including single bidders and potentially groups of operators or subcontracting arrangements where allowed by the documents. The portal metadata also indicates that the opportunity is not specifically SME-suitable, so larger operational capacity may be advantageous[1].

Tenderers must submit electronically through the Funding and Tenders Portal and need an EU Login account for submission. The portal guidance also indicates that a PIC is mandatory for tenderers and that the submission system supports attachments and document management electronically[1].

Key terms and conditions

Practical points applicants will want to know

• No site visit is planned or required[1].
• The site is closed on all legally recognised French public holidays[1].
• The envisaged start date for the services is January 2027 at the latest[1].
• The French version is the sole authentic text, although English translations are available on the portal[1].
• The tender documents include the invitation letter, specifications, price list, declarations on honour, subcontractor and consortium annexes, financial data form, travel expenses form, Russia restrictive measures declaration, checklist, draft framework contract, floor plan and visitor statistics documents[1].
• The contracting authority clarified that use of temporary agency staff working under the contractor's full authority is not permitted[1].

Overall assessment

This is a practical operational procurement for a service provider with staffing, visitor services and site-management capability in Paris. It is most relevant to companies experienced in front-of-house staffing, reception, facilitation, event or museum-style visitor support, and compliant tender administration for EU institutional contracts[1].