Euroopa päeva kontserdi ja festivaliala korraldamine Narvas 2027

European Commission Representation in Estonia (DG COMM) plans a negotiated services procurement to organise the Europe Day concert and festival area in Narva on 9 May 2027. The scope covers full event production including concert programming, technical production and setup, support for the ERR live broadcast, festival area construction and technical support for side events during the preparation period and Europe Week. The maximum contract value is €115,000 excluding VAT and the contract is expected to run up to seven months from 30 November 2026 to 1 June 2027. Expressions of interest open 18 September 2026 and close 5 October 2026 with submissions via the Funding & Tenders Portal eSubmission using EU Login and queries to COMM-REP-TLL-HANKED@EC.EUROPA.EU.

Mis rahastatakse

Õige summa ja põhiteenus

Hange otsib täisteenust Euroopa päeva suurürituse (kontsert ja festivaliala) korraldamiseks Narva Raekoja platsil 9. mail 2027. Teenus hõlmab programmi loomist, tehnilist teostust (sh ERR otseülekanne), festivaliala ülesehitust ja tehnilist tuge kõrvalüritustele.

Maksimaalne lepingumaht:Kõigi pakkumismenetluse alusel tehtavate tegevuste maksimaalne kogumaksumus on 115 000 eurot, hind ei sisalda käibemaksu ¹.

1. 1Tellija: Euroopa Komisjoni Eesti esindus (DG COMM / Communication).
2. 2Lepingu kestus: kuni 7 kuud (vahemikus 30.11.2026 kuni 01.06.2027).
3. 3Menettlus: kavandatud negotiated procedure for middle/low value contract (ExA reference EC-COMM/TLL/2026/MVP/0535-EXA).
4. 4Peamine CPV: 79951000 — Seminar organisation services.

Kes sobib kandideerima:sündmuste korraldamise ja tehnilise produktsiooni ettevõtted, kes suudavad pakkuda kogu teenusepaketti (programmi, tehnika, lavastus, ühendus ERRiga jpm) ning registreeruda ja esitada pakkumine EU Login / eSubmission kaudu.

Küsimused ja kontakt:COMM-REP-TLL-HANKED@EC.EUROPA.EU. Lisadokumentatsioon ning avalik teave ja tulevane hankateatis on avaldatud EU Funding & Tenders Portalis Opportunitiy details ¹.

Footnotes

1. 1Hanke teave ja edasised dokumendid leitavad EU Funding & Tenders Portali hankekirjelduse lehelt: ec.europa.eu

Ülevaade ja eesmärk

Kirjeldus

Hankija:Euroopa Komisjoni Eesti esindus (DG COMM - Communication). Eesmärk: leida pakkuja Euroopa päeva kontserdi ja festivaliala täisteenuseks Narvas 9. mail 2027 (Narva Raekoja plats). Teenus peab hõlmama kontserdiprogrammi loomist, ürituse ettevalmistusi ja tehnilist teostust, ERR otseülekande tehnilise toetamist, festivaliala ülesehitust ja tehnilist tuge kõrvalürituste korraldamiseks Euroopa päeva ettevalmistusperioodi ja Euroopa nädala jooksul. Hange on väljakuulutatud kui kavandatav (planned) teade, mis teavitab tellija kavatsusest käivitada läbiräägitav keskmise/väärtusega (negotiated for middle/low value) hankemenetlus.

Procedure identifier:EC-COMM/TLL/2026/MVP/0535-EXA

Peamine CPV kood ja teenuse tüüp:79951000 - Seminar organisation services. Leping loetakse teenuslepingu tüübiks.

Lepingu kestus:Maksimaalselt 7 kuud vahemikus 30.11.2026 kuni 01.06.2027. Leping sõlmitakse pakkumismenetluse tulemusena.

Maksimaalne kogumaksumus:115 000 (sada viisteist tuhat) eurot, hind ei sisalda käibemaksu.

Klassifikatsioon ja protseduur

Protseduur:kavandatav negotiated procedure for middle/low value contract (plaanitav läbiräägitav menetlus keskmise/väärtusega hankeks). Avalik teavitus EI ole veel lõplik hanketeade, vaid teade kavatsusest käivitada ExA tüüpi (Ex-Ante) teade, mis eristab seda tulevasest ametlikust hankeavaldusest. Avaldus- ja taotlusetingimused ning lõplikud dokumendid avaldatakse F&T Portalis ja eSubmission vahendusel oktoobris 2026.

1. 1Start date for expression of interest: 18/09/2026 Europe/Brussels
2. 2Deadline for expression of interest: 05/10/2026 23:59 Europe/Tallinn
3. 3Indicative date of launch of the negotiated procedure: 06/10/2026 Europe/Tallinn
4. 4Planned public launch of tender documents: oktoober 2026 F&T Portal ja eSubmission
5. 5Lepingu sõlmimise tähtaeg: 31/12/2026

Vastused struktureeritud küsimustele (põhinedes kõigil kättesaadavatele andmetele)

Allpool on kokkuvõte ja detailne klassifikatsioon vastavalt etteantud kategooriatele ja infole, mis on välja toodud hanketeates.

Eligible Applicant Types:Eeldatavad sobivad pakkujad vastavalt hankele ja CPV koodile on sündinud äriüksused ja teenusepakkujad, kes oskavad täisteenuse korraldust avalikuürituse alal pakkuda. Konkreetselt: ürituskorraldusettevõtted (SME ja suuremad ettevõtted), lavatehnika ja helitehnika teenusepakkujad, sündmusproduktsiooni firmad, audiovisuaalse otseülekande tehnika pakkujad, ürituse turvalisuse ja logistika teenusepakkujad, tootjad/agentuurid, kes suudavad esitada lähtekava ja tagada tehnilise ning halduskogemuse. Asutuslikud tüübid nagu ülikoolid või mittetulunduslikud organisatsioonid võivad osaleda juhul kui nad vastavad hangetingimustele ja omavad äriõigust ning kogemust Ürituse korraldamisel. Isiklikud üksikisikud ei ole tõenäoliselt sobilikud, kuna leping on teenuselepingu tüüp ja nõuab ettevõtlusvõimekust.

Funding Type:See on avalik hange/teenuse leping (procurement, services) – mitte toetusprogramm ega grant. Finantsmehhanism on teenuslepingu makse hankijale vastavalt kokkulepitud hinnale ja töömahule (procurement/contract).

Consortium Requirement:Hankedokumente ei tuvasta kohustuslikku konsortsiumi nõuet. Pakkuja võib olla üksikettevõte või ettevõtte juhtimisel ühendatud allhankijate võrgustik (sõltuvalt sellest, kuidas pakkuja kavatseb teenuse täita). Praktikas ootab tellija täisteenuse pakkujat, mis tähendab, et osapooltel võiks olla kaasatud allhanked, partnerid või aluseks olev konsortsium, kuid hanketeates ei ole nõutud formaalset konsortsiumi esitust.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Hankija asub Eestis (Euroopa Komisjoni Eesti esindus) ja üritus toimub Narvas, Eesti. Elektroniline esitamine nõuab EU Login kontot. Kuigi hankekutse on avaldatud Euroopa Komisjoni portaalis (F&T Portal) ning ei piira avalikult osavõtjaid üksnes Eestiga, praktiliselt eeldatakse teenuse osutamist Eestis toimetavatel ettevõtetel või Euroopa või rahvusvahelistel pakkujatel, kes on registreeritud ja võimelised töötama Eestis ning järgima kohalikke regulatsioone. Seega geograafiline haare: Eelistatud/olulised kandidaadid on ettevõtted registreeritud EL/EEA riikides või rahvusvahelised teenusepakkujad, kes suudavad tegutseda Eestis.

Target Sector:Kultuur ja avalikud üritused; sündmuste korraldamine; audiovisuaaltehnika ja otseülekanded; meelelahutus ja hariduslikud avalikud programmid; turvalisus ja avaliku ruumi logistika.

Mentioned Countries:Eesti (Narva, Tallinn mainitud); hankedokument ja portaal on Euroopa Komisjoni tasandil (Euroopa Liit).

Project Stage (expected maturity):Täisteenuse kohaletoimetamine: projekt on elluviimise ja teostuse etapil (operational / event delivery). Eeldatakse valmisolekut ja kogemust sündmuse planeerimiseks ja tehniliseks teostuseks lühikese ettevalmistusaja sees (teenusepraksis, logistika, tehnika).

Funding Amount (rough range):Maksimaalne hankemaht on €115 000 (ilma käibemaksuta).

Application Type:Planned negotiated procedure with expression of interest. Esimesed sammud: expression of interest (elektrooniline) ajavahemikus 18/09/2026 - 05/10/2026 ning kavandatav ametlik hankemenetlus käivitatakse 06/10/2026. Lõplikud hankedokumendid avaldatakse F&T Portal ja eSubmission. Elektroniline esitamine läbi EU Login on kohustuslik.

Nature of Support:Finantsiline tasu (makse teenuse osutamise eest) vastavalt sõlmitud teenuslepingule. Tegemist on raha maksmisega teenuslepingu eest (procurement), mitte mitte-monetaarse toega.

Application Stages:Vähemalt kaks etappi praktiliselt: 1) Expression of interest (elektrooniliselt läbi F&T Portal/eSubmission); 2) Kavandatav läbiräägitav hankemenetlus (negotiated procedure) ja pakkumuste esitamine ning hindamine. Sõltuvalt hankemenetlusest võivad lisanduda täpsustavad etapid nagu lühinimekirja kokkuvõtmine, läbirääkimised ja lõplik pakkumine. Seega tüüpiliselt 2 kuni 3 etappi.

Success Rates:Hanketeates ei ole avaldatud statistikat ega varasemaid edu määrasid. Kuna tegemist on single-award procurement ühe lepingu sõlmimiseks ja etteantud eelarvega, sõltub edu pakkumiste arvust ja vastavusest hanketingimustele. Konkreetne edu tõenäosus ei ole määratud.

Co-funding Requirement:Hankedokumendis ei mainita nõuet kaasfinantseerimiseks. Leping sõlmitakse hankija makstavast lepingusummast kuni €115 000. Pakkuja võib pakkuda täiendavaid tasulisi või sponsorluslahendusi, kuid formaalne co-funding ei ole kirjas.

Templates and Application Forms:Hetkel on avaldatud kavandav ExA teade. Täpne hanke dokumentide komplekt (osalemisjuhend, hindamiskriteeriumid, hindamisvormid, lepingu tingimused, eSubmission mallid) avaldatakse F&T Portal ja eSubmission koos ametliku hankeavaldusega oktoobris 2026. Elektroniline osalemine nõuab EU Login kontot. Soovitatav ettevalmistus ja struktuur pakkujale: 1) ettevõtte ja juriidiline info; 2) kogemus ja varasemad üritused/portfoolio; 3) tehniline lahendus (stseeni ja heli/valgus, otseülekanne toetamine, festivaliala paigutus, logistika, turvalisus); 4) tööplaan ja ajakava 30.11.2026 - 01.06.2027; 5) hinnapakkumine ja eelarve eristused (ilma käibemaksuta); 6) riskihindamine ja tagavara lahendused; 7) allhankijad ja töörühma CVd; 8) lubade ja kindlustuse plaan (kohalikud load, turvalisus). Täpne vorm ja nõuded selguvad hanke dokumentides.

Olulised kontaktid ja viited

Küsimused hanke kohta:COMM-REP-TLL-HANKED@EC.EUROPA.EU. Kõik ametlikud dokumendid avaldatakse EU Funding & Tenders Portal (F&T Portal) ja eSubmission. EU Login konto on kohustuslik elektronseks esituseks ja Q&A kasutamiseks EU Funding & Tenders Portal - tender details ¹

1. 1Avaliku väljakuulutuse tüüp: Planned call for tenders (EXA - not a call yet)
2. 2Eseence of requirement: full service event production for Europe Day Narva 9 May 2027
3. 3Submission: electronic via F&T Portal/eSubmission with EU Login

Kokkuvõte

See on Euroopa Komisjoni Eesti esinduse kavandatav hanketeade täisteenuse ostuks Euroopa päeva kontserdi ja festivaliala korraldamiseks Narvas 9. mail 2027. Hanke eeldatav maksimaalne maksumus on €115 000 (ilma KM), lepingu kestus kuni 7 kuud (30.11.2026 - 01.06.2027). Protseduur on planeeritud negotiated procedure for middle/low value contract; avalikkusele suunatud expression of interest periood on 18/09/2026 - 05/10/2026 ning ametlik hankekutse ja dokumendid avaldatakse F&T Portal ja eSubmission oktoobris 2026. Osalemiseks on vajalik EU Login ning esitamine toimub elektrooniliselt. Sobivad pakkujad on sündmuskorraldus- ja tehnikaettevõtted, kes suudavad pakkuda kõiki nõutud teenuseid: programmi looming, tehniline teostus, otseülekande toetus, festivaliala ülesehitus, logistika ja turvalisus. Kõik täpsed osalemistingimused, hindamiskriteeriumid ja vormid leiate lõplikust hankedokumendist, mis avaldatakse F&T Portalis.

Footnotes

1. 1Hanke info ja lõplikud dokumendid avaldatakse EU Funding & Tenders Portal; osalemiseks ja eSubmission kasutamiseks on vajalik EU Login konto. Vaata portaali detailset kirjet ja ajakava: Tender details - Euroopa päeva kontserdi ja festivaliala korraldamine Narvas 2027.

This is a planned negotiated procedure for a middle or low value services contract, not an open tender yet, and it concerns the organisation of the Europe Day concert and festival area in Narva on 9 May 2027.[1]

What the opportunity covers

The contracting authority is the European Commission Representation in Estonia, under DG COMM, and the scope includes creating the concert programme, preparing and delivering the technical production, supporting the technical setup for the ERR live broadcast, building the festival area, and providing technical support for possible side events during the preparation period and Europe Week.[1]

Applicant profile and submission route

The opportunity is intended for suppliers able to deliver event organisation services and related technical support, and the main CPV classification is 79951000 seminar organisation services.[1]

The portal flags the opportunity as not SME suitable, and submissions or expressions of interest must be made electronically through the Funding and Tenders Portal using an EU Login account.[1]

• Expression of interest opens on 18 September 2026.[1]
• Expression of interest closes on 5 October 2026 at 23:59 Tallinn time.[1]
• The indicative launch date for the negotiated procedure is 6 October 2026.[1]
• The planned contract signature deadline is 31 December 2026.[1]

Financial and contractual terms

Maximum value:The maximum total contract value is €115000 excluding VAT.[1]

Duration:The contract is expected to run for up to 7 months, from 30 November 2026 to 1 June 2027.[1]

This is a services procurement rather than a grant, so there is no grant funding rate or cofinancing percentage; payment will depend on the contract terms agreed with the contracting authority within the stated ceiling.[1]

Practical assessment

Applicants should be prepared to provide end to end event delivery, technical coordination, broadcast support, and operational management for a public ceremonial and festival format, with experience relevant to large scale public events and multi stakeholder delivery likely to be important in practice.[1]