APPEL D’OFFRES N° 06D20/2025/M056 Parlement européen - Mission de Bureau de Contrôle - Contrat-cadre

The European Parliament (DG INLO) invites tenders for a mono-award framework agreement (EP-INLO/2026/OP/0002) to provide independent technical control and advisory services for acquisition projects, real estate works and building management at its Brussels premises. The contract is for an initial 12 months renewable up to a 48-month maximum, procured by open procedure with a mandatory site visit on 08/04/2026 and an electronic submission deadline of 18/05/2026, evaluated on price (40 points) and technical quality (60 points) with a minimum quality threshold of 30 points. Services cover study phase reviews, construction supervision and provisional receptions across structural, MEP, fire safety, energy and other disciplines, and are remunerated via capped daily rates, percentage-based fees by project value and fixed-fee special missions. Applicants must meet strict eligibility, financial and technical capacity requirements, submit prescribed annexes via eSubmission, and comply with exclusion rules including EU sanctions.

What it funds

Scope

Framework contract for independent technical inspection and advisory missions related to acquisitions, studies and building works on the European Parliament site in Brussels (control and technical opinions across structural, MEP/office fit-out, MEP systems, MEP security, HVAC, fire safety, acoustics, energy and related disciplines).

Contract form and duration:Open procedure, framework agreement (no re-opening); initial term 12 months, renewable up to 3 times to a maximum of 48 months.

Who can apply

Any economic operator established in an EU Member State or in countries with access under relevant international agreements. Candidates may bid as single entities or as consortia; subcontracting is allowed but requires prior approval. EU Login and a PIC are required for eSubmission.

Minimum selection conditions (key highlights)

1. 1Financial capacity: minimum turnover €1,000,000 per year for the last three financial years (€500,000 p.a. per member if bidding as a consortium member).
2. 2Technical capacity: at least five similar missions over the last three years on tertiary buildings ≥5,000 m2 (at least one ≥10,000 m2).
3. 3Staffing: minimum team proposed includes four senior engineers (≥15 years’ experience) and three junior engineers (≥5 years’ experience).
4. 4Mandatory attendance at an on-site visit (Brussels) on 08/04/2026 10:30; failure to attend leads to rejection.

How to apply

Submission exclusively via the EU Funding & Tenders eSubmission system (EU Login required). Offers must be in one official EU language; French is the working language of the procedure and documents are published in French. Upload all requested administrative, financial and technical annexes (DUME/declaration, financial statements, CVs, references, price grid, signed engagement form).

Key dates (Brussels time):Deadline for receipt of tenders: 18 May 2026 at 16:30. Public opening: 19 May 2026 at 11:00. Deadline for questions: 22 April 2026; answers published by 28 April 2026. Publication/TED reference: 18 March 2026 / 54/2026 188200-2026. ¹

Price and award

Award on best price–quality ratio (price 40 points, technical quality 60 points). Tenderers must complete the price evaluation grid (daily rates, percentage fees by project value, fixed-fee items). The contract includes day-rate (regulated) and percentage or fixed-fee mission options.

Practical notes

Visit the full tender dossier (invitation, submission rules, technical specifications, price grid, draft framework contract and templates) on the official portal before preparing the offer. The contracting authority publishes Q&A and site-visit minutes on the portal; late questions may not be answered.

Footnotes

1. 1Full tender dossier, documents and eSubmission entry point: EU Funding & Tenders Portal.

Le Parlement européen (DG INLO — Direction des bâtiments et infrastructures durables à Bruxelles) lance un appel d’offres ouvert pour un contrat-cadre de services de contrôle et d’avis techniques dans le cadre d’acquisitions, de projets et de travaux immobiliers sur le site du Parlement européen à Bruxelles. Marché en procédure ouverte, à attribution au meilleur rapport qualité/prix, sous forme d’accord-cadre mono-attributaire sans remise en concurrence, d’une durée maximale de 48 mois. CPV principal: 71630000 — Services d’inspection technique et de contrôle.

Intitulé et référence de la procédure:APPEL D’OFFRES N° 06D20/2025/M056 — EP-INLO/2026/OP/0002. Avis TED: 54/2026 188200-2026.

Objet du marché:Assistance technique spécialisée en contrôle et/ou avis techniques indépendants dans le domaine de la construction, sur les études et les travaux des bâtiments du Parlement européen à Bruxelles, y compris missions ponctuelles d’expertise au forfait. Les prestations visent à vérifier la conformité technique et réglementaire des études et des travaux, à limiter les risques de désordres ou vices, et, le cas échéant, à préparer les pièces nécessaires à la souscription d’une assurance décennale standard ou élargie. Aucune participation aux études, projets ou direction des travaux: il s’agit d’une vérification objective, indépendante et autonome.

Calendrier, statut et données de la procédure

La visite des lieux est obligatoire (à défaut, l’offre est irrecevable). L’inscription préalable par e-mail à inlo.bru.ao@europarl.europa.eu au plus tard 4 jours ouvrables avant la visite est requise, avec les informations nominatives demandées. La langue de la visite est le français.

Étendue des prestations techniques

• Phases couvertes: études (APD, APE), exécution (EXE), réceptions provisoires
• Disciplines: gros œuvre couvert et fermé, second œuvre, stabilité des ouvrages et sous-sols, étanchéité, techniques spéciales (HVAC, électricité CF/CB, éclairage, élévateurs, sanitaire), sécurité incendie (y compris demandes de dérogations), cuisines industrielles, assainissement, acoustique, accessibilité PMR, performances énergétiques, bâtiments passifs / NZEB, performances environnementales
• Missions annexes: examens de troubles/désordres/sinistres signalés, assistance en cas de sinistre ou litige, contrôle des dossiers as-built/DIU
• Intégration et collaboration BIM: exigences spécifiques de méthodologie et de coordination en environnement BIM (protocoles, modes opératoires)

Livrables et exigences de service:Rapports techniques détaillés et circonstanciés par phase; PV de visite sous 2 jours ouvrables en phase travaux; rapports APD/APE sous 10 jours ouvrables à compter du bon de commande; hiérarchisation des observations (gravité, occurrence), documentation photographique; fichiers numériques (PDF/Word; Excel pour récapitulatif) et capacité de mise à disposition via solution compatible (ex. LetsBuild/Aproplan). Visites chantier: au minimum 1 visite hebdomadaire inopinée couvrant l’ensemble des techniques; participation aux réunions hebdomadaires sur invitation. Capacité d’intervention urgente: ingénieur senior sous 24h, 24/7, avec numéro GSM de permanence. Aucune fourniture d’équipements par l’autorité; le titulaire fournit son outillage, logiciels, moyens de mesurage et ressources administratives internes.

Modalités de contractualisation et de rémunération

• Trois modes de commande possibles: missions au pourcentage (forfaitaires), missions en régie plafonnée (taux journaliers), missions particulières au forfait (sur offre spécifique)
• Grille financière à renseigner: taux journaliers par profil (ingénieur junior/senior en phase études / travaux) et pourcentages par tranche de valeur de travaux (P < €0,2 M€; 0,2–€0,5 M€; 0,5–€1,5 M€; 1,5–€3 M€; 3–€10 M€; P ≥ €10 M€) pour APD, APE, EXE; ligne forfait missions particulières (exemple de base 60 000 € dans le cahier d’engagement)
• Prix: hors TVA (privilèges et immunités UE), forfaitaires pour les prestations au pourcentage et au forfait; régie plafonnée révisable annuellement via formule IPCH; aucune garantie financière requise
• Paiements: via factures électroniques PEPPOL/plateforme Commission; délai de paiement 60 jours; pénalités possibles en cas de retard, de non-conformité ou d’absence à réunions; cession de droits de PI au Parlement européen sur les résultats

Critères d’attribution et d’évaluation

Notation globale:Nf = Np + Nq, avec Np (prix) max 40 points et Nq (qualité) max 60 points. Np = (Pmin / Po) x 40 sur la base du total issu de la Grille d’évaluation des prix (Annexe XI). Nq = (Q/100) x 60, Q étant la note de qualité.

Qualité — structure de la grille (extrait):Note méthodologique (max 10 pages, hors page de garde et sommaire), basée sur un projet représentatif d’au moins €15 000 M². Pondérations: Phase études 35 %, Phase exécution 45 %, Réception provisoire 20 %. Sous-critères: qualité du suivi, qualité des documents/rapports, cohérence inter-techniques, qualité d’exécution en contexte BIM; critères de forme (exhaustivité, structuration, clarté; respect du nombre de pages; pertinence du projet choisi). Seuil éliminatoire qualité: 30/60 minimum requis.

Conditions de participation et sélection

• Accès au marché: personnes physiques/morales et entités publiques d’un État membre UE et de pays tiers disposant d’un accord de marchés publics avec l’UE, dans les conditions dudit accord; respect des mesures restrictives UE (notamment Russie) requis
• Capacité juridique: inscription au registre professionnel ou du commerce
• Capacité économique et financière minimale: chiffre d’affaires annuel dans le domaine du bureau de contrôle ≥ 1 000 000 € (trois derniers exercices); pour un groupement: ≥ 500 000 € par membre; assurance RC professionnelle appropriée et valide; états financiers des 3 derniers exercices; déclaration de CA (Annexe VII)
• Capacité technique et professionnelle: au moins 5 références sur 3 ans, de missions de nature similaire en bureau de contrôle, sur bâtiments tertiaires ≥ €5 000 M², dont au moins 1 référence ≥ €10 000 M²; attestation de bonne exécution/exécution en cours + 2 photos par référence; équipe minimale: 4 ingénieurs seniors (≥ 15 ans d’expérience liée à l’objet), 3 ingénieurs juniors (≥ 5 ans), diplômes requis (ingénieur civil/industriel ou équivalent); CV; engagement de moyens (y compris sous-traitants et entités tierces le cas échéant)
• Groupements et sous-traitance: autorisés; responsabilité solidaire attendue pour les groupements; obligation de compléter Annexe V (groupement) et Annexe VI (sous-traitance) et de faire agréer tout sous-traitant; preuve des capacités des sous-traitants possible; le Parlement peut refuser un sous-traitant non conforme
• Exclusions: déclaration sur l’honneur (Annexe III) et preuves récentes (casier/extraits, certificats fiscaux et sociaux) sur demande; respect strict des règlements de sanctions (Annexe IX — mesures restrictives contre la Russie)

Soumission, documentation et modèles

Soumission électronique:Soumission exclusive via eSubmission sur le Portail F&T; EU Login et PIC requis. Les offres envoient un Rapport de l’offre signé et téléversé. Joindre les éléments techniques et financiers demandés et respecter les champs Montant total HT = total Grille prix, Taxes = 0, Montant total = montant HT.

Modèles/Annexes à utiliser et pièces à fournir:1) Lettre d’invitation; 2) Conditions pour soumettre une offre; 3) Cahier des Charges + Annexes I à XI; 4) Cahier d’Engagement (à compléter, dater et signer, avec les mêmes taux/prix que l’Annexe XI, fait foi en cas d’écart); 5) Spécifications techniques; 6) Projet de Contrat-cadre. Annexes clés à compléter: Annexe III (Déclaration sur l’honneur), Annexe IV (Signalétique financière — formulaire fournisseur), Annexe V (Groupements), Annexe VI (Sous-traitants), Annexe VII (Fiche renseignements financiers), Annexe VIII (Fiche de références avec attestations et photos), Annexe IX (Déclaration mesures restrictives Russie), Annexe XI (Grille d’évaluation des prix). A fournir aussi: Note méthodologique de qualité (max 10 pages), CV des ingénieurs, états financiers, preuve assurance RC pro, justificatifs d’inscription au registre, et Rapport d’offre signé. Guides fournis: Guide PIC et Guide e-Submission.

Contraintes de format et système:Taille unitaire des pièces max. 50 Mo, max. 200 fichiers par offre; formats et exigences système selon la documentation eSubmission. Navigation recommandée: dernières versions Chrome/Firefox. Les pièces sont chiffrées à l’upload; copies définitives non consultables après soumission.

Conditions contractuelles essentielles

• Exécution par bons de commande et/ou contrats spécifiques (modèle fourni)
• Quantités indicatives; pas de minimum/maximum garanti; obligation de satisfaire les commandes effectives
• Pénalités: retards, non remises de documents, absences en réunion; possibilité de réduction de prix et exécution par substitution
• Environnement: respect EMAS du Parlement; formation et conformité sécurité/environnement requises
• Égalité et non-discrimination: politique de promotion et d’inclusion obligatoire
• Données personnelles: Privacy Statement et exigences de sécurité d’accès aux bâtiments (copie ID; conservation 10 ans; destinataires DG SAFE)
• Droits de propriété intellectuelle: cession au Parlement des résultats; licences sur droits préexistants si applicables
• Confidentialité et sécurité: règles d’accès et de sûreté du Parlement; obligations de discrétion
• Paiement: 60 jours à compter de l’enregistrement de facture; facturation électronique (PEPPOL/plateforme Commission); intérêts de retard au taux BCE + 8 p.p. le cas échéant

Catégorisation et extraction d’informations structurées

Eligible Applicant Types:Opérateurs économiques légalement établis et autorisés à exercer l’activité de bureau de contrôle, notamment: PME et grandes entreprises d’ingénierie/contrôle technique, cabinets d’ingénieurs-conseils, groupements/consortia d’entreprises, entités publiques techniques admissibles, et, selon la capacité et l’objet social, universités/centres de recherche disposant d’une activité d’ingénierie/contrôle et d’une inscription au registre professionnel. Sous-traitants admis sous conditions. Individus personnes physiques: uniquement s’ils satisfont aux exigences d’inscription professionnelle et de capacité, ce qui en pratique cible surtout des personnes morales structurées.

Funding Type:Marché public de services (procurement) sous forme d’accord-cadre mono-attributaire avec passation de bons de commande/contrats spécifiques; rémunération contre prestations. Pas de subvention, prêt ou équité.

Consortium Requirement:Soumission possible en soumissionnaire unique ou en groupement d’opérateurs économiques avec responsabilité solidaire. L’accord-cadre sera passé avec un seul attributaire (mono-attributaire). Sous-traitance autorisée et encadrée.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):États membres de l’UE et pays tiers disposant d’accords de marchés publics avec l’UE, dans les conditions de ces accords. Exclusion des entités sous sanctions conformément aux mesures restrictives UE (notamment Russie) et autres obligations réglementaires. Exécution des prestations à Bruxelles (Belgique).

Target Sector:Bâtiment/construction; inspection technique/essais; sécurité incendie; HVAC et électricité; environnement/énergie (PEB, NZEB, EMAS); BIM; ingénierie; facility/immobilier tertiaire; conformité réglementaire.

Mentioned Countries:Belgique (lieu d’exécution Bruxelles); Luxembourg (adresse administrative DG INLO); Russie (références aux mesures restrictives). Région/entité: Union européenne (institution contractante et éligibilité générale).

Project Stage:Missions de contrôle et d’avis techniques en phases études, exécution et réception: validation et vérification, suivi de conformité, inspection terrain, assistance à réception. Il s’agit de services d’implémentation/monitoring et conformité, non de R&D.

Funding Amount:Valeur totale estimée: non indiquée dans les documents fournis. L’accord-cadre est multi-annuel (jusqu’à 48 mois), exécuté à la demande, avec prix au pourcentage, taux journaliers et forfaits par mission. Une ligne indicative de missions particulières au forfait est renseignée à 60 000 € dans le cahier d’engagement, à adapter par offre et par commande.

Application Type:Appel d’offres ouvert avec soumission unique via eSubmission (dossier technique et financier complets, Rapport d’offre signé, contrôles administratifs, visite obligatoire préalable). Pas de phase d’avant-sélection séparée.

Nature of Support:Paiements contre prestations de services fournis (argent). Aucun appui non financier en tant que tel.

Application Stages:Procédure en 1 étape: soumission unique, ouverture, évaluation (exclusion, sélection, attribution qualité/prix), notification, signature. Visite obligatoire préalable à la soumission.

Success Rates:Non communiqués. Procédure concurrentielle au meilleur rapport qualité/prix. Un seul attributaire attendu.

Co-funding Requirement:Aucun cofinancement requis. Le titulaire est rémunéré selon les prix/taux offerts et les bons de commande exécutés.

Exigences et détails techniques clés à respecter

• Méthodologie BIM: préciser protocoles, coordination inter-techniques, gestion documentaire, assurance qualité en environnement collaboratif
• Délai de rapportage: 10 jours ouvrables (APD/APE), 2 jours ouvrables (visites EXE), 10 jours ouvrables (réceptions)
• Visites hebdomadaires inopinées, couverture toutes techniques, PV détaillé avec photos, gravité et occurrence
• Équipe: disponibilité continue sur 12 mois/an, remplacement immédiat des profils clés si départ (profil équivalent requis)
• Système qualité: organisation interne et gestion qualité alignées sur EN ISO 9001 ou équivalent à mettre en place sous 1 mois après signature
• Conformités réglementaires: normes belges/applicables pour Bruxelles (incendie, PEB, accessibilité, etc.), EMAS, sécurité au travail, RGPD/UE 2018/1725 (accès bâtiments)

Dossier de soumission — structure conseillée

1. 1Formulaires et déclarations signées: Cahier d’Engagement; Déclaration sur l’honneur (Annexe III); Déclaration mesures restrictives (Annexe IX); Rapport de l’offre signé; Signalétique financière (Annexe IV)
2. 2Capacité légale: extrait registre professionnel/commerce; PIC; coordonnées bancaires
3. 3Capacité économique/financière: états financiers 3 exercices; Fiche renseignements financiers (Annexe VII); attestation d’assurance RC pro
4. 4Capacité technique/professionnelle: CV des ingénieurs proposés; fiches de références (Annexe VIII) avec attestations et 2 photos chacune; liste des projets requis (surfaces, MOA, périodes, nature des missions)
5. 5Offre technique: Note méthodologique qualité (≤ 10 pages) couvrant suivi, documents, cohérence inter-techniques, BIM; description de l’organisation, organigramme, dispositif d’urgence 24/7; approche de contrôle APD/APE/EXE et réception
6. 6Offre financière: Grille d’évaluation des prix (Annexe XI) complétée avec exactitude; cohérence stricte avec les taux indiqués dans le Cahier d’Engagement; ventilation au pourcentage/tranches et taux journaliers; position Forfait missions particulières
7. 7Groupements/sous-traitance: fiches groupement (Annexe V) et sous-traitants (Annexe VI) complétées; lettres d’engagement des entités dont les capacités sont mobilisées; séparation claire des rôles
8. 8Pièces administratives eSubmission: configuration Parties, import des pièces par rubrique (capacité légale, économique et financière, technique et professionnelle, critères d’exclusion), complétude et cohérence des montants dans l’onglet Données relatives à l’offre

Liens utiles et support

• Page de l’appel sur le Portail F&T avec documents et Q&A
• Guide e-Submission et Guide PIC
• Aide EU Login et exigences système eSubmission

Consulter l’avis et les documents, et soumettre l’offre via le Portail F&T:APPEL D’OFFRES EP-INLO/2026/OP/0002 — Portail F&T ¹

Résumé explicatif

Le Parlement européen recherche un prestataire unique pour un accord-cadre de 4 ans maximum, afin d’assurer des missions indépendantes de contrôle et d’avis techniques sur ses projets immobiliers bruxellois. Les prestations couvrent toutes les phases, des études à la réception, et toutes les disciplines du bâtiment, avec une forte exigence de coordination inter-techniques et de maîtrise des environnements BIM. Le titulaire doit organiser des visites hebdomadaires inopinées, documenter rigoureusement ses constats, hiérarchiser les risques, et respecter des délais de rapportage brefs. Le dispositif contractuel est souple: rémunération à la régie plafonnée (taux journaliers), au pourcentage (par tranche de valeur des travaux, pour APD/APE/EXE) et au forfait (missions particulières). L’évaluation repose sur 60 % de qualité (note méthodologique bornée à 10 pages et grille détaillée) et 40 % de prix, calculé sur une grille normalisée. L’accès est ouvert aux opérateurs UE et pays tiers liés par accords de marchés publics, sous réserve des critères de sélection élevés (références sur bâtiments tertiaires de grande taille, équipe senior/junior aguerrie) et du respect des mesures restrictives UE. La visite de site est obligatoire, la soumission est entièrement électronique (eSubmission), et des modèles/annexes imposés structurent l’offre (déclarations, références, signalétique financière, grille de prix, cahier d’engagement). L’accord-cadre ne garantit pas de quantités; il est exécuté à la demande via bons de commande/contrats spécifiques, avec obligations contractuelles fortes en matière d’environnement, de sécurité et de qualité. Ce marché s’adresse à des bureaux de contrôle/ingénierie expérimentés, capables d’intervenir rapidement, de gérer une charge variable et de délivrer des contrôles rigoureux et traçables sur des actifs tertiaires complexes.

Footnotes

1. 1Portail F&T — Dossier complet et soumission: APPEL D’OFFRES EP-INLO/2026/OP/0002. Guides: Guide e-Submission et Guide PIC.

Funding Opportunity Overview

The European Parliament seeks qualified service providers to deliver technical control and advisory services for acquisition projects, real estate works, and building management at the Parliament's Brussels premises. This is a framework agreement contract combining multiple payment models: capped daily rates for staff services, percentage-based fees for design phases, and flat fees for specialized assignments. The contract establishes an ongoing supplier relationship for a maximum of four years.

Procurement Details

Contracting Authority:European Parliament, represented by the Directorate-General for Infrastructure and Logistics (DG INLO), Sustainable Buildings and Infrastructure Directorate, Brussels.

Procedure Type:Open competitive procedure, single lot, best price-quality ratio award method. Framework agreement without reopening of competition.

Service Classification:CPV code 71630000 - Technical inspection and testing services.

Timeline and Critical Deadlines

1. 1Tender publication: March 18, 2026
2. 2Mandatory site visit: April 8, 2026 at 10:30 AM at Martens Building, 80 rue Belliard, Brussels (registration required 4 business days prior)
3. 3Questions submission deadline: April 22, 2026, 23:59 Brussels time
4. 4Responses publication: April 28, 2026
5. 5Tender submission deadline: May 18, 2026, 16:30 Brussels time (electronic submission only)
6. 6Tender opening: May 19, 2026, 11:00 AM at Martens Building, 80 rue Belliard, Brussels
7. 7Expected contract award date: July 2026

Contract Duration and Renewal

Initial duration of 12 months from signature date. Renewable automatically three times for successive 12-month periods, with maximum total duration of 48 months. Renewal can be terminated by either party with six months written notice before expiration of current period. Framework agreement does not obligate the European Parliament to place orders.

Eligibility and Application Requirements

Who Can Apply

• Legal entities from EU Member States
• Legal entities from third countries that have signed public procurement agreements with the EU
• Sole applicants, consortia, or applicants using subcontractors
• Consortia must demonstrate joint and several liability and submit formal agreements

Exclusion Criteria

Applicants are excluded if they or their managing personnel are in bankruptcy, insolvency, have unpaid taxes or social contributions, have committed professional misconduct, fraud, corruption, criminal offenses, money laundering, terrorism financing, human trafficking, or have seriously failed previous EU contract obligations. Applicants and all consortium members must submit signed declarations of compliance with exclusion criteria. Any Russian nationals, Russian-based entities, or entities with over 50 percent Russian ownership are prohibited per EU sanctions regulations ¹.

Selection Criteria - Mandatory Requirements

1. 1Legal Capacity: Registration in professional or commercial register with proof of authorization to perform inspection bureau services
2. 2Financial Capacity: Minimum annual turnover of €1,000,000 in inspection bureau domain for each of the last 3 financial years (€500,000 minimum per member if applying as consortium). Full financial statements for last 3 years required. Professional liability insurance appropriate to sector and contract value required.
3. 3Technical Capacity: Execution of minimum 5 similar control bureau missions during last 3 years on tertiary buildings each minimum 5,000 square meters, with at least one building minimum 10,000 square meters. All references must include written certification from client and two photographs. Team composition: minimum 4 senior engineers with 15+ years experience in construction inspection; minimum 3 junior engineers with 5+ years experience. CVs required for all proposed engineers.
4. 4Turnover Declaration: Signed declaration of global turnover and domain-specific turnover for last 3 years using official template

Applicants must attend mandatory site visit on April 8, 2026. Non-attendance results in automatic tender rejection. Registration required minimum 4 business days before visit. Two representatives maximum per organization permitted.

Scope of Services

Services comprise independent, objective, autonomous technical verification and advice covering compliance of studies and works with technical regulations; risk mitigation for defects during building lifespan; and preparation of documentation for ten-year insurance contracting. Services are structured in three phases: study phase review, work execution phase supervision, and provisional reception phase. Services exclude participation in study development, project development, or work direction, and focus exclusively on verification and advisory functions.

Technical Disciplines Covered:Structural analysis, building envelope sealing, HVAC systems, electrical installation (high and low voltage), lighting, elevators, sanitary installations, fire prevention systems, kitchen installations, acoustic performance, accessibility for disabled persons, energy performance, environmental performance, and passive/net-zero buildings.

Pricing Model and Financial Terms

Three Service Payment Categories

1. Capped Daily Rate Services:Applicants propose fixed daily rates for junior engineers (study phase), senior engineers (study phase), junior engineers (work phase), and senior engineers (work phase). Daily rates apply for actual days worked and are capped maximum as proposed. Rates are firm and non-revisable for the framework duration. From year 2 onward, rates are revisable annually based on EU Consumer Price Harmonized Index (IPCH) using formula: Revised Rate = Initial Rate x (0.2 + 0.8 x Ir/Io) where Ir is index month 3 before renewal date and Io is index month 3 before initial entry date. Minimum 1 site visit per week required during work execution phase. Monthly invoicing after European Parliament approval of progress statements.

2. Percentage-Based Services:Applicants propose fixed percentage rates applied to estimated or actual work value for three project phases: pre-project phase (APD), execution project phase (APE), work execution phase (EXE). Six value brackets establish percentage rates: under €0.2 million; 0.2-€0.5 million; 0.5-€1.5 million; 1.5-€3 million; 3-€10 million; €10 millionand above. Percentages are firm and non-revisable. Payment terms: 20 percent of total upon APD completion, 30 percent upon APE completion, 50 percent during work execution based on progress. Reports due within 10 business days of phase completion.

3. Special Mission Flat Fees:European Parliament may request specialized expertise missions with pricing negotiated case-by-case. Default rate proposal in tender template is €60,000 per special mission, but applicants may propose alternative fixed fees. Supplier submits detailed price offer within 15 business days of European Parliament request, fully covering all costs for specified scope. European Parliament responds within 10 business days. Fees are firm and non-revisable. Monthly invoicing after progress statement approval.

All prices expressed in euros, excluding VAT. Prices cover all supplier costs, staff, equipment, insurance, subcontracting, travel, accommodation, and logistical support. Framework agreement execution begins only after signature date; no work may commence before signed specific contract or purchase order.

Payment Procedures and Terms

1. 1Payment made only after deliverable approval by European Parliament
2. 2Invoice submission via electronic data interchange using European Commission platform or Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL) - scanned copies not accepted
3. 3Payment term: 60 calendar days from invoice registration date by responsible service
4. 4Supplier must include contract reference and Purchase Order number on all invoices
5. 5Late payment incurs interest at ECB main refinancing operation rate plus 8 percentage points from day following due date through payment date
6. 6Bank transfers to supplier-designated account, IBAN required, denominated in contract currency

Award Criteria and Evaluation

Contract awarded to offer presenting best price-quality ratio evaluated on two criteria:Price (40 points maximum) and Technical Quality (60 points maximum). Final score calculated as Nf = Np + Nq, with minimum 30 quality points required for tender acceptance. Tenders scoring below 30 quality points are rejected regardless of price score.

Price Evaluation:Calculated using formula Np = (Pmin / Po) x 40, where Pmin is lowest proposal total price and Po is evaluated tender price. Supplier must complete price evaluation grid with identical daily rates and percentages stated in commitment document. Grid quantities are indicative for evaluation only and do not obligate European Parliament volumes.

Quality Evaluation:Calculated as Nq = (Q / 100) x 60 based on methodology note analysis. Suppliers submit maximum 10 A4 pages (excluding cover and table of contents) describing quality assurance approach for representative completed project minimum 15,000 square meters administrative building. Note must address four evaluation criteria across three project phases (study 35 percent weighting, execution 45 percent, provisional reception 20 percent): quality monitoring of inspections and technical advice; quality of document deliverables (form and substance); coherence among construction disciplines; and mission execution quality in collaborative BIM (Building Information Model) environment. Evaluation scale: insufficient 0 points, weak 20, good 60, excellent 100. Form compliance: page limit compliance (yes 0 points, no minus 5 points); exhaustiveness/structure/clarity (0-100 scale). Project selection appreciation: -10 to 100 scale.

Key Contractual Obligations and Conditions

• Supplier designated manager with exclusive representation authority and contract execution responsibility; immediate replacement required if manager departs, with equivalent qualifications
• Quality management system ISO 9001 certified or equivalent required within one month of contract signature
• 24/7 emergency contact capability maintained; maximum 24-hour response time for urgent site assessments
• All deliverables in form of detailed technical reports with photographs, produced within 10 business days for study phases and 2 business days for work phase visits
• Weekly site visits required during work execution phase minimum
• BIM (Building Information Model) collaborative work context compliance required
• Strict independence and autonomy principles: no conflicts of interest, no participation in project design or work direction
• Confidentiality obligations persist after contract completion
• Environmental compliance per European Parliament EMAS policy required; staff training certification on safety and environmental requirements may be required
• Equal opportunities and diversity policy commitment required across all activities
• Subcontracting authorized with prior written European Parliament approval; subcontractors subject to same exclusion and selection criteria as primary supplier
• Personnel safety and insurance obligations remain supplier responsibility throughout execution
• Intellectual property rights for all deliverables transfer to European Parliament upon completion and approval

Performance Penalties and Contract Termination

European Parliament may apply penalties for non-performance:€150 per day for delayed deliverables on critical path tasks; €50 per day for other delayed deliverables; €100 per unjustified meeting absence per person; proportional price reduction for quality deficiencies; full damage assessment for other breaches. Grounds for immediate termination include insolvency, professional misconduct, false declarations, conflicts of interest, regulatory violations, force majeure lasting over one-fifth of remaining contract period, or serious breach of essential obligations. European Parliament may also execute services by third party at contractor expense for urgent non-performance situations ².

Submission Requirements and Documentation

All submissions electronic only via eSubmission platform after registering in European Commission Participant Register to obtain 9-digit Participant Identification Code (PIC). Submissions must include completed tender commitment form; price evaluation grid with daily rates and percentages; financial signatory form; technical methodology note (10 pages maximum); CVs for all proposed engineers; reference forms with client certifications and photographs for all 5+ projects; professional liability insurance proof; declaration on exclusion criteria; declaration on sanctions compliance; declaration on beneficial owners and management structure; and integrity/honor declaration.

Estimated Contract Value and Financial Scope

Estimated total value for the framework agreement not publicly disclosed in tender documents. However, financial requirements indicate significant volume: minimum 160 days junior engineer study phase, 160 days senior engineer study phase, 160 days junior engineer work phase, 160 days senior engineer work phase projected for percentage-based missions across six value brackets ranging from under €0.2 million to over €10 million work value. Special missions at €60,000 baseline plus variable scope requests. Exact volumes not guaranteed as quantities are indicative estimates only. Actual command volumes may be significantly higher or lower than estimates ³.

Miscellaneous Key Terms

• No financial guarantees required
• Tender validity period: 180 calendar days from submission deadline
• Applicable law: EU law supplemented by Belgian law
• Jurisdiction: Court of Justice of the European Union per EU treaties
• Disputes resolved exclusively by EU judicial system
• No variants or deviations from specifications authorized
• European Parliament may cancel entire procedure at any time with no compensation obligation to participants
• Two-year warranty period on all deliverables with 15-day correction obligation for identified defects
• All site access subject to European Parliament security protocols and identity documentation verification

How to Apply

1. 1Create EU Login account at EU Login
2. 2Register organization in European Commission Participant Register to obtain 9-digit PIC code
3. 3Access EU Funding and Tenders Portal and locate tender reference EP-INLO/2026/OP/0002
4. 4Attend mandatory site visit April 8, 2026 (register minimum 4 business days prior at inlo.bru.ao@europarl.europa.eu with organization name, contact email, names/birthdates/ID numbers of attendees)
5. 5Prepare all required documents per submission checklist
6. 6Submit complete tender package via eSubmission platform before May 18, 2026, 16:30 Brussels time
7. 7Receive automated submission confirmation with timestamp as legal proof of receipt compliance
8. 8For questions, submit in writing only via Funding and Tenders Portal Q&A section before April 22, 2026, 23:59; responses published April 28, 2026

Significant Risk and Opportunity Factors

• Framework agreement provides stable 4-year relationship with major European institution but does not guarantee minimum order quantities
• Mixed pricing model requires supplier expertise in both time-and-materials (daily rates) and fixed-fee (percentage and flat-fee) delivery
• Daily rate revision formula provides inflation protection but applicants accept full forex risk on fixed-price tenders
• Mandatory 24/7 availability requirement and emergency response obligations impose significant organizational burden
• BIM collaborative work requirement demands system compatibility and specialized training investment
• Quality evaluation methodology emphasizes methodology over price, favoring experience-rich established firms
• Independence requirement limits supplier to inspection-only role, excluding lucrative design or project direction work
• Administrative contract management overhead potentially significant due to monthly invoicing, progress approvals, and detailed reporting requirements

Footnotes

1. 1EU sanctions under Regulation 833/2014 prohibit contracts with Russian nationals and entities, Russian-controlled entities, and entities with 50+ percent Russian ownership or control. Applicants must complete Declaration on Restrictive Measures Against Russia (Annex IX) affirming no prohibited Russian interests.
2. 2European Parliament may engage third-party services at contractor's expense and deduct costs from unpaid contract balances if contractor fails to deliver on urgent or critical tasks. Contractor remains liable for all consequential damages regardless of timing or discovery of performance failures.
3. 3Indicative quantities on price evaluation grid are estimates only for comparative pricing purposes. Contractor accepts no minimum or maximum order volumes and must fulfill actual demand during contract term. No compensation due for volume variations above or below estimates under any circumstances per standard framework agreement terms.