Service de Sécurité pour la Délégation de l'Union européenne auprès de la République Togolaise

This is an EU procurement tender issued by the European External Action Service to award a framework contract for security services at the EU Delegation in Lomé, Togo. The estimated total value is €5,660,000, the maximum duration is up to 72 months (initial 48 months plus options), the CPV is 79710000 and the procedure is a two-stage competitive procedure with negotiation. The deadline for requests to participate (stage 1) is 26 October 2026 at 12:00 Africa/Lome and submissions must be made electronically via eSubmission with an EU Login account and PIC. Minimum selection requirements include a valid Togolese authorisation to operate as a surveillance and guarding company, an average annual turnover of at least €945,000 over the last three years, a workforce of at least 200 security staff and relevant contract references, with award based on the best price-quality ratio (quality 60%, price 40%).

Résumé rapide

Objet

Acquisition de services de sécurité (agents, systèmes de vidéosurveillance, alarmes, suivi GPS/GPRS, etc.) pour la Délégation de l’Union européenne à Lomé (Togo) pour la première moitié de 2027.

Qui peut postuler:Opérateurs économiques et groupements établis dans l’Union européenne, pays tiers couverts par des accords de marchés publics et, exceptionnellement, au Togo; autorisation nationale togolaise requise pour fournir des services de surveillance ¹.

1. 1Type d’achat: services — CPV 79710000 (Security services).
2. 2Valeur estimée: €5 660 000 (estimation totale du marché).
3. 3Durée: contrat-cadre initial 48 mois, renouvelable 2 fois (durée maximale annoncée 72 mois).
4. 4Procédure: procédure concurrentielle avec négociation (deux étapes).
5. 5Méthode de sélection: meilleur rapport qualité/prix (pondération qualité/prix indiquée dans les documents).
6. 6Soumission: exclusivement électronique via eSubmission (compte EU Login requis).

Autorité contractante:Service Européen pour l’Action Extérieure (EEAS). Mode de passation: appel à candidatures en deux étapes; seuls les candidats retenus seront invités à présenter une offre technique et financière.

Montant et conditions financières:Estimation totale publiée: €5 660 000. Contrat-cadre avec scénarios de prix; offres en EUR, exonération TVA selon accords de siège; révision des prix possible conformément aux indices IPCH.

Documents de marché (lettre d’invitation, cahier des charges, projet de contrat, formulaires) publiés en français sur le portail Funding & Tenders Portail F&T.

Footnotes

1. 1Le dossier exige notamment l’Autorisation d’installation de société de surveillance et de gardiennage délivrée par le Ministère de la Sécurité et de la Protection civile du Togo (Arrêté n°0061/MSPC du 17/04/2008). Voir les documents de marché publiés sur le Portail F&T.

Résumé opérationnel et données clés

Objet:acquisition de services de sécurité destinés à la Délégation de l’Union européenne à Lomé (Togo) pour la première moitié de 2027. Type de procédure: procédure concurrentielle avec négociation (negotiated with prior publication / competitive with negotiation). Autorité adjudicatrice: European External Action Service (EEAS). Valeur estimée: €5 660 000 (estimation totale de la procédure). Modalités de passation: appel public en deux étapes (sélection puis invitation à soumissionner), soumission électronique obligatoire via eSubmission (EU Login requis). CPV principal: 79710000 - Security services. Durée maximale du marché: 72 mois; contrat-cadre conclu initialement pour 48 mois, renouvelable deux fois (options). Mode d’attribution: meilleur rapport qualité/prix (pondération: qualité 60 %, prix 40 % pour la phase d’attribution). Une liste de documents de marché (invitation, cahier des charges Partie I, projet de contrat-cadre, déclaration sur l’honneur, formulaire de demande de participation) est publiée et doit être consultée par les candidats.

Dates clés et échéances:Publication TED / documents: 23/09/2026. Date limite de réception des demandes de participation (étape 1): 26/10/2026 12:00 (Africa/Lome). Le calendrier prévoit sélection des candidats en étape 1 et envoi des spécifications techniques et invitation à soumissionner aux candidats retenus pour la phase 2. Durée de validité des offres: 9 mois à compter de la date limite de réception des offres. Délais d’indisponibilité système: dispositions de report prévues si indisponibilité électronique dans les 5 derniers jours ouvrables avant la date limite.

Eligibilité et types d’applicants

Eligibilité géographique:participation ouverte aux personnes physiques et morales établies dans un État membre de l’Union européenne, dans un pays tiers ayant conclu un accord en matière de marchés publics avec l’UE (conditions prévues par l’accord), exceptionnellement au Togo, et aux organisations internationales. Les candidats doivent fournir preuve d’enregistrement (extrait de registre du commerce ou équivalent) et utiliser un PIC (Participant Identification Code) pour eSubmission.

1. 1Eligible applicant types: entreprises privées (y compris sociétés de sécurité), groupements d’opérateurs économiques (consortium), sous-traitants, organisations internationales. Les personnes physiques peuvent aussi postuler si elles satisfont aux critères. Les PME peuvent postuler mais l’avis indique "SME suitable indicator: false" (donc exigences techniques/financières élevées).
2. 2Exclusion: candidates assujettis aux motifs d’exclusion prévus par la réglementation financière de l’UE (fraude, corruption, blanchiment, faillite, non-paiement d’impôts ou de cotisations sociales, etc.). Déclaration sur l’honneur et justificatifs sur demande requis.

Type de financement et nature du contrat

Funding Type:marché public / tender (procurement). Nature financière: marché de services financé par l’UE (EEAS) — non pas subvention, prêt ou investissement. Nature du soutien: paiement monétaire en contrepartie de services (commissioning of security services). Contrat-cadre prévu: oui (framework agreement, without reopening of competition). Modalité de passation des commandes: contrats spécifiques et bons de commande dans le cadre du contrat-cadre.

Estimation financière et périmètre:Estimation totale de la procédure: €5 660 000. Le montant sert de plafond pour le contrat-cadre et couvre l’ensemble des achats prévus sur la durée initiale et les options. Le contrat-cadre comprend des estimations additionnelles pour la révision des prix, les frais remboursables et une marge de sécurité (précisions dans le projet de contrat). Le plafond maximal appliqué lors de l’attribution ne peut excéder la somme publiée dans l’avis. ¹

Consortium et exigence de candidature

Consortium requirement:la procédure permet des candidatures par opérateur unique ou par groupement d’opérateurs économiques (offre conjointe). En cas d’offre conjointe, tous les membres sont conjointement et solidairement responsables, un chef de file doit être nommé et une procuration (Annexe 1) doit être fournie. Sous-traitance: autorisée mais les sous-traitants doivent satisfaire aux mêmes critères d’exclusion et fournir les pièces justificatives exigées; le pouvoir adjudicateur peut demander le remplacement d’un sous-traitant.

Territorial / géographique éligible (beneficiary scope)

Beneficiary Scope:Togo (lieu d’exécution: Lomé) et participants établis dans l’UE, pays tiers ayant accord d’accès aux marchés publics, exceptionnellement le Togo. Langues: documents publiés en français; soumissions acceptées dans toutes les langues officielles de l’UE (liste fournie).

Secteur ciblé et technologies

Target Sector:sécurité et protection (CPV 79710000). Technologies et prestations attendues (extrait du cahier des charges): mise à disposition d’agents de sécurité, systèmes de suivi GPS/GPRS actifs, systèmes d’alarme, systèmes de vidéosurveillance en circuit fermé, équipements et moyens logistiques nécessaires à la protection de personnes et biens. Les spécifications techniques détaillées sont confidentielles et seront communiquées uniquement aux candidats sélectionnés après la première étape.

Maturité attendue du projet / stade du projet

Project Stage:mise en œuvre opérationnelle / prestation de services. Le soumissionnaire doit disposer d’expertise opérationnelle, expérience contractuelle récente en services de sécurité et capacité à déployer personnel et matériel sur site (contrats de référence, effectifs, autorisations locales).

Durée, reconduction et conditions contractuelles

Durée du contrat-cadre:durée initiale de 48 mois (4 ans) avec possibilité de reconduction jusqu’à 2 fois (1 an chacune). La mise en œuvre effective s’effectuera via contrats spécifiques et bons de commande. Durée maximale mentionnée de 72 mois (selon fiche). Modalités d’augmentation du plafond: possibilité d’utiliser une procédure négociée sans publication préalable pour augmenter le montant du contrat-cadre jusqu’à 50% en cas d’aggravation de la situation sécuritaire ou changement substantiel des besoins (conditions précisées dans le cahier des charges).

Exigences minimales de sélection (résumé exigé par le cahier des charges)

1. 1Capacité légale et réglementaire: Autorisation d'installation de société de surveillance et de gardiennage délivrée par le Ministère de la Sécurité et de la Protection civile du Togo (Arrêté n° 0061/MSPC du 17 avril 2008) — requisitoir essentiel et non déléguable.
2. 2Capacité économique et financière: chiffre d’affaires annuel moyen des trois derniers exercices clos ≥ €945 000 (ou conversion selon les comptes fournis). Pièces: comptes de résultats des trois derniers exercices.
3. 3Capacité technique et professionnelle: au moins deux contrats de services de sécurité gérés au cours des trois dernières années, dont au moins un d’une durée ≥ 1 an; valeur cumulée minimale de ces contrats sur 3 ans ≥ €300 000; effectif total actuel ≥ 200 personnes travaillant dans les services de sécurité. Preuves: liste de contrats et lettres de référence clients, tableau des effectifs.

Les tâches essentielles liées à l’autorisation nationale ne peuvent pas être remplies via la capacité d’un tiers: le candidat doit détenir directement l’autorisation togolaise pour fournir les services sur le lieu d’exécution.

Critères d’évaluation et pondérations

La sélection pour l’étape 2 repose sur l’évaluation des critères d’exclusion et des critères de sélection. Lors de la phase d’attribution (étape 2), l’évaluation technique et financière se déroule comme suit:

1. 1Pondération finale: Qualité 60 %, Prix 40 %.
2. 2Critères techniques (220 points au total) et seuils minimaux: gestion et exécution des contrats (50 points, seuil minimal 50 %), gestion et assurance qualité (60 points, seuil minimal 50 %), conditions de travail et avantages pour le personnel de sécurité (110 points, seuil minimal 50 %). Seuil technique global: 60 % pour être pris en compte pour l’évaluation financière; seuils minimaux par critère: 50 %. (voir Cahier des charges pour sous-critères détaillés).
3. 3Méthode de notation prix: calcul Fi basé sur comparaison des prix pour les scénarios définis (scénario 1 pondéré 80 % et scénario 2 pondéré 20 %), prix les plus bas pris en référence.

Documents à soumettre et templates disponibles

Documents publiés et fournis par le pouvoir adjudicateur:Invitation à soumissioner (FR), Cahier des charges Partie I (FR), Projet de contrat-cadre (FR), Déclaration sur l’honneur (formulaire FR), Formulaire de demande de participation (FR, template .doc/.docx). Tous ces documents doivent être utilisés/complétés et soumis via eSubmission au cours de la première étape.

Structure et contenu du Formulaire de demande de participation (template):Le Formulaire de demande de participation contient les rubriques suivantes: identification du candidat (nom, numéro d’enregistrement, pays), rôle (chef de file / membre), personne de contact, liste des sous-traitants et entités dont la capacité est invoquée; tableau des autorisations légales (certificat d’autorisation togolais requis); tableau des informations financières (chiffre d’affaires annuel pour les trois derniers exercices); liste de contrats antérieurs (nom du client, objet, durée, valeur) et lettres de référence associées; tableau des effectifs déclarés (total et effectifs dédiés aux services de sécurité); liste des documents exigés et case Oui/Sans objet pour chacun; la déclaration signée et la signature par le représentant légal. Les annexes incluent procuration de groupement, lettres d’engagement des sous-traitants et des entités dont la capacité est invoquée, et la déclaration sur l’honneur relative aux critères d’exclusion et de sélection.

Exigences formelles:toutes les pièces doivent être rédigées dans une langue officielle de l’UE (la version FR fait foi). Les documents fournis doivent correspondre exactement aux listes indiquées dans le Formulaire de demande de participation (les documents supplémentaires non listés ne seront pas pris en compte). La déclaration sur l’honneur est requise une par chef de file / membre / sous-traitant / entité dont la capacité est invoquée.

Soumission électronique et aspects techniques

Submission method:eSubmission (EU Login required). Adresse de soumission électronique et lien d’accès fournis dans l’avis et les documents. eSubmission system requirements: navigateurs recommandés (Chrome, Firefox), formats et tailles d’attachement (max 50 MB par fichier pour les procédures de passation), nombre maximal de fichiers (200), encodage UTF-8. Les soumissions hors eSubmission ne seront pas acceptées. L’accusé de réception horodaté fourni par eSubmission constitue la preuve du respect du délai. En cas d’indisponibilité du système dans les 5 derniers jours calendaires précédant la date limite, l’autorité se réserve le droit de reporter la date limite et de publier la nouvelle échéance sur le portail Funding & Tenders.

Modalités de sélection, étapes d’application et nombre d’étapes

Application Stages:2 étapes obligatoires. Etape 1: demande de participation (sélection sur critères d’accès, exclusion et sélection); seules les entreprises retenues seront invitées à l’étape 2. Etape 2: les candidats sélectionnés reçoivent les spécifications techniques confidentielles et sont invités à soumettre une offre technique et financière; négociations possibles avant soumission finale des offres. Nombre minimum de candidats à inviter pour l’étape 2: 3; maximum: 20. Le pouvoir adjudicateur peut attribuer sur base des offres initiales sans réouverture si nécessaire.

Succès et probabilités (taux de succès)

Success Rates:non publiés. Méthodologie: procédure en deux étapes avec invitation limitée (minimum 3 et maximum 20 candidats à l’étape 2) -> probabilité de sélection dépend fortement du niveau de conformité aux critères de sélection (autorisation togolaise, chiffre d’affaires, références et effectifs). Aucune statistique de réussite spécifique n’est fournie dans les documents.

Exigences contractuelles opérationnelles clés (extraits du projet de contrat-cadre)

1. 1Type juridique du marché: contrat-cadre de services (framework agreement) avec contrats spécifiques et bons de commande.
2. 2Modalités de paiement: facturation mensuelle, versement en EUR (ou monnaie stipulée), délai de paiement 30 jours après approbation des livrables ; intérêts de retard selon règle BCE + 8 points.
3. 3Garanties: pas de préfinancement ni retenue de garantie par défaut; garantie de bonne fin et retenue possibles si prévues pour contrats spécifiques (limite 10 % si exigée).
4. 4Remboursements: frais de voyage et de séjour remboursables selon règles du contrat-cadre (plafonds et indemnités journalières indiqués dans le contrat).
5. 5Révision des prix: formule basée sur indices IPCH Eurostat (conditions et période d’application dans l’article II.20 du contrat).
6. 6Controles et audits: le pouvoir adjudicateur, OLAF, Cour des comptes, Parquet européen ont droit d’audit; conservation des documents pendant 5 ans après paiement du solde du dernier contrat spécifique.
7. 7Traitement des données personnelles: obligations conformes au règlement (UE) 2018/1725 et exigences de localisation des données (traitement autorisé dans l’UE/EEE et Togo uniquement, transferts vers pays tiers soumis aux règles du chapitre V du règlement).

Co-financement et conditions financières particulières

Co-funding Requirement:non applicable (marché public payant pour services fournis). Le contractant facture les services et est payé par l’autorité adjudicatrice ; aucun co-financement par le soumissionnaire n’est exigé pour exécution du contrat, hormis ressources propres engagées pour fournir la prestation. Les candidats qui s’appuient sur la capacité d’autres entités peuvent devoir obtenir l’engagement écrit de ces entités (lettre d’engagement) et, le cas échéant, signature conjointe du contrat si la capacité financière est apportée par un tiers.

Modalités pratiques et recommandations pour les candidats

Recommandations pratiques:vérifier et préparer la procuration de groupement (Annexe 1), lettres d’engagement des sous-traitants (Annexe 2) et des entités dont la capacité est invoquée (Annexe 3), préparer comptes de résultats et lettres de référence clients pour les trois dernières années, garantir l’autorisation togolaise valide à la date limite, enregistrer PIC et disposer d’un compte EU Login à l’avance, vérifier conformité des fichiers aux exigences eSubmission (formats, tailles), soumettre la déclaration sur l’honneur pour chaque entité (formulaire joint). Tous les documents fournis doivent correspondre strictement aux listes exigées dans le Formulaire de demande de participation et être soumis via eSubmission.

1. 1Vérifier autorisation togolaise d’exploitation (Arrêté n° 0061/MSPC du 17/04/2008).
2. 2Consolider preuves financières (comptes de résultats 3 années) et calcul du chiffre d’affaires moyen ≥ €945 000.
3. 3Préparer liste des contrats de sécurité des 3 dernières années et lettres de référence pour chaque contrat cité (contrats sans référence ne seront pas acceptés).
4. 4Préparer tableau d’effectifs (total et dédiés aux services de sécurité) ≥ 200 employés.
5. 5S’assurer que tous les documents sont en langue officielle de l’UE ou accompagnés d’une traduction dans une langue officielle de l’UE.

Réponses aux questions de catégorisation demandées

Eligible Applicant Types

Eligible applicant types:entreprises commerciales (grandes entreprises et PME si elles répondent aux critères), groupements d’opérateurs économiques (consortiums), sociétés de sécurité privées, sous-traitants (si identifiés et acceptés), organisations internationales, personnes physiques (si éligibles et répondant aux critères). Les ONG non commerciales ne sont pas exclues en principe si elles sont légalement habilitées et répondent aux critères, mais l’objet technique et les exigences financières/operationales ciblent des entreprises de sécurité.

Funding Type

Funding Type:procurement (tender) — marché de services. Le mécanisme financier principal est un contrat public payant (service contract / framework agreement).

Consortium Requirement

Consortium:optionnel. Candidature possible en tant qu’opérateur unique ou en groupement (offre conjointe). En cas de groupement, procuration du chef de file, signature par chaque membre et responsabilité conjointe et solidaire sont requises.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility)

Beneficiary Scope:candidatures d’opérateurs établis dans l’Union européenne, pays tiers avec accord d’accès aux marchés publics, exceptionnellement le Togo, et organisations internationales. L’exécution du marché est localisée à Lomé, Togo.

Target Sector

Target Sector:sécurité, protection rapprochée et services de surveillance et gardiennage (CPV 79710000). Les prestations incluent agents de sécurité, systèmes GPS/GPRS actifs, alarmes, vidéosurveillance, logistique associée.

Mentioned Countries

Mentioned Countries:Togo (lieu d’exécution), Union européenne (régime d’éligibilité des candidats). Documents et formulaires sont en français (version faisant foi). Le pouvoir adjudicateur est l’EEAS, siège et contacts fournis.

Project Stage

Project Stage:opérationnel - service / mise en œuvre (prestation de sécurité sur site). Les candidats doivent être en mesure de déployer et d’exploiter immédiatement le service conformément aux exigences du cahier des charges.

Funding Amount

Funding Amount:estimation totale de la procédure €5 660 000. Ce montant sert d’estimation / plafond pour le contrat-cadre (incluant marges et estimations pour révisions/prix et frais remboursables). Le montant exact attribué dépendra de l’offre retenue et des scénarios/prix détaillés à l’étape 2.

Application Type

Application Type:open call (public tender notice) via EU Funding & Tenders Portal; soumission électronique obligatoire via eSubmission. Procédure à deux étapes: demande de participation (étape 1) puis invitation limitée aux candidats sélectionnés (étape 2).

Nature of Support

Nature of Support:money — paiement contractuel pour services fournis (service contract). Les soumissionnaires seront payés pour prestations conformes et facturées, sous réserve des conditions contractuelles et des vérifications de conformité.

Application Stages

Application Stages:2 (première étape: sélection sur critères d’éligibilité, exclusion et sélection; seconde étape: invitation des candidats sélectionnés à présenter offre technique et financière, négociation possible). Le pouvoir adjudicateur indique un minimum de 3 et maximum de 20 candidats invités à la phase 2.

Success Rates

Success Rates:non fournis dans la notice. Taux de succès dépendra du respect strict des critères minima (autorisation togolaise, chiffre d’affaires, références, effectifs) et du nombre de candidats qualifiés. Le fait que la phase 2 soit limitée (min 3, max 20) signifie qu’une proportion des candidats de l’étape 1 sera éliminée avant la phase d’offre.

Co-funding Requirement

Co-funding Requirement:non requis. Il s’agit d’un marché public rémunéré ; aucun apport financier du candidat n’est demandé pour obtenir le contrat. Les dépenses d’exécution (personnel, matériel) restent à la charge du contractant et sont récupérées par facturation conformément aux prix unitaires convenus.

Templates et structure des documents à fournir (détails pratiques)

Le dossier de candidature (étape 1) doit inclure le "Formulaire de demande de participation" complété et signé et les pièces listées dans ce formulaire. Les principales pièces/formulaires disponibles et leur structure:

1. 1Invitation à soumissioner (Annexe) — informations générales et procédures; conserver et suivre le lien du portail Funding & Tenders.
2. 2Formulaire de demande de participation (template .doc/.docx): sections d’identification, personne de contact, sous-traitants, entités dont la capacité est invoquée, tableaux financiers (chiffre d’affaires des 3 derniers exercices), liste des contrats antérieurs (nom client, durée, valeur), tableau des effectifs, liste des documents exigés (case Oui/Sans objet), déclaration signée du représentant légal.
3. 3Déclaration sur l’honneur (template .docx): formulaire standard relatif aux critères d’exclusion et de sélection (à remplir par le candidat, par chaque membre du groupement, par chaque sous-traitant et par chaque entité dont la capacité est invoquée). Contient cases Oui/Non pour chaque motif d’exclusion et instructions sur justificatifs à produire sur demande.
4. 4Procuration (Annexe 1): modèle de procuration du chef de file pour les groupements — à fournir signé par chaque membre du groupement.
5. 5Lettre d’engagement du sous-traitant (Annexe 2) et lettre d’engagement de l’entité dont la capacité est invoquée (Annexe 3): modèles à signer et joindre.
6. 6Projet de contrat-cadre (CONTRAT-CADRE DE SERVICES): lire attentivement conditions particulières et générales (modalités paiement, révision prix, audits, traitement données personnelles, clauses de résiliation, seuils et pénalités / réductions de prix liées aux ICP).

Nommer dans le Formulaire de demande de participation la ou les entités (chef de file et membres), indiquer le rôle et tâches, joindre copies signées des déclarations et preuves financières et techniques. Les pièces justificatives exigées doivent être prêtes à être produites sur demande si elles ne sont pas jointes immédiatement; toutefois, le cahier des charges précise lesquelles doivent accompagner la demande de participation.

Résumé final: de quoi s'agit-il et comment l'expliquer

Cette procédure est un appel d’offres public lancé par la Délégation de l’Union européenne au Togo (EEAS) visant à sélectionner un ou plusieurs prestataires (contrat-cadre) pour fournir des services de sécurité à la Délégation de l’UE à Lomé. La procédure se déroule en deux étapes: premièrement, une sélection sur la base d’un dossier de participation (autorisation nationale, capacité financière, références techniques, effectifs, déclarations sur l’honneur); deuxièmement, invitation des candidats retenus à soumettre des offres techniques et financières confidentielles et négociation éventuelle avant attribution. Le contrat-cadre porte une estimation globale de €5,660,000, comporte une durée initiale de 48 mois (avec options), et présente des clauses détaillées sur la facturation, la révision des prix, les audits, la protection des données et les obligations opérationnelles. Les candidats intéressés doivent être enregistrés au Participant Register (PIC), disposer d’un compte EU Login, et soumettre électroniquement leurs demandes via eSubmission avant la date limite indiquée.

Points d’attention opérationnels clés:l’autorisation togolaise d’exploitation est impérative et doit être en vigueur à la date limite; le candidat doit démontrer chiffres d’affaires et références (seuils financiers et de contrat détaillés dans le cahier des charges); préparer les lettres d’engagement des sous-traitants et entités contributrices; vérifier exigences liées au traitement des données personnelles (localisation et sécurité des données) et conditions d’audit (OLAF, Cour des comptes, Parquet européen).

Accès aux documents et soumission:consulter l’intégralité des documents sur le portail Funding & Tenders et soumettre via eSubmission (lien disponible dans l’avis). L’abonnement à l’appel via le portail permet de recevoir toute mise à jour documentaire et notifications officielles.

Contact administratif:eeas-tenders@eeas.europa.eu (EEAS). Pour le contentieux, recours et informations sur la procédure: Cour de justice de l’Union européenne et Commission européenne (coordonnées publiées dans l’avis).

Lien portail F&T (documents et accès eSubmission):ec.europa.eu (cliquez sur Documents / Access submission) Funding & Tenders Portal - Tender details Access eSubmission TED notice ¹

Footnotes

1. 1Consultez la page de l’appel sur le portail Funding & Tenders pour télécharger le cahier des charges, le projet de contrat-cadre, le formulaire de demande de participation et la déclaration sur l’honneur. Accès: Funding & Tenders Portal - Tender details (voir lien fourni ci‑dessus).

This is an EU procurement tender, not a grant opportunity. It is a two stage competitive procedure with negotiation for security services for the European Union Delegation to the Republic of Togo in Lomé, issued by the European External Action Service[1][4].

What the procurement is about

The contract seeks a security services provider to protect persons and assets under the contracting authority's responsibility at the EU Delegation in Lomé, Togo. The technical scope may include security guards, active GPS or GPRS tracking systems, alarm systems and closed circuit television systems.

Core commercial profile:Estimated total value is €5660000, the contract is for services under CPV 79710000 Security services, and the maximum contract duration is 72 months.

Who can apply

Participation is open on equal terms to entities established in an EU Member State, in a third country that has a public procurement agreement with the EU under the terms of that agreement, exceptionally in Togo, and to international organisations. Joint participation is allowed for a group of at least two economic operators, and subcontracting is permitted subject to the conditions in the tender documents.

• Each legal entity in a joint bid must meet the access conditions and submit the required declarations and evidence.
• One entity must be designated as lead partner and authorised to represent the group.
• Subcontractors must meet the same exclusion requirements as candidates.
• Cross subcontracting between competing bids is prohibited.
• The work related to the local security authorisation must be carried out directly by the bidder or a member of the group, not by relying on another entity's capacity.

Selection criteria and evidence required

The first stage checks exclusion grounds, access to market conditions, and minimum selection criteria. The tender documents require a signed declaration on honour, legal establishment evidence, financial statements, contract references, staff evidence, and a valid authorisation to provide security services in Togo.

1. 1Legal and regulatory capacity: a valid authorisation from the Togolese Ministry of Security and Civil Protection to operate as a surveillance and guarding company under Arrêté No 0061/MSPC of 17 April 2008.
2. 2Financial capacity: average annual turnover of at least €945000 over the last three closed financial years.
3. 3Technical and professional capacity: at least two security service contracts in the last three years, with at least one contract lasting at least one year, and cumulative contract value of at least €300000.
4. 4Workforce capacity: at least 200 employees currently working in security related areas.
5. 5Documentation: signed declaration on honour, company registration evidence, accounts for the last three closed years, customer reference letters for each listed contract, and the staffing table from the participation form.

Award criteria and contract conditions

Only candidates that pass the first stage are invited to submit a full technical and financial offer. The award is based on the best price quality ratio, with quality weighted at 60 percent and price at 40 percent.

• Technical evaluation totals 220 points.
• Contract management and execution: 50 points, with a minimum threshold of 50 percent.
• Quality management and assurance: 60 points, with a minimum threshold of 50 percent.
• Working conditions and social and economic benefits for security staff: 110 points, with a minimum threshold of 50 percent.
• A minimum overall technical score of 60 percent is required before the financial offer is considered.
• Financial prices must be quoted in EUR, inclusive of all costs, and exclusive of VAT and other taxes because the EU is exempt.
• Prices are based on unit price schedules and pricing scenarios provided in the second stage documents.
• The framework contract is initially concluded for 48 months and may be renewed twice, bringing the maximum duration to 72 months.
• The contract value may be increased by negotiated procedure in defined security related circumstances, up to 50 percent of the initial value within three years of signature.

Submission process and practical points

Applications must be submitted electronically through eSubmission, and an EU Login account and a PIC are required. The first stage submission is by request to participate only; technical and financial offers are not submitted until shortlisted candidates are invited to the second stage. The procurement documents are published in French, and the portal states that no public Q and A items were listed at the time of the captured notice.

The tender notice and the associated procurement documents are available on the EU Funding and Tenders Portal¹.

Footnotes

1. 1Official procurement notice and tender documents for EEAS/DELTGOL/2025/CPN/0184 are published on the EU Funding and Tenders Portal.