Services d’enlèvement, triage, acheminement et distribution du courrier au départ des institutions, organes et organismes de l’Union situés au Grand-D...

The Court of Justice of the European Union, on behalf of several EU institutions in Luxembourg, has issued tender CURIA/2026/OP/0001 for mail collection, sorting, routing and distribution services covering domestic and international mail originating from EU bodies in the Grand Duchy of Luxembourg. Submission is electronic only via the EU Funding and Tenders Portal with deadline 26 June 2026 and clarifications accepted until 18 June 2026; all market documents are in French. The contract initial term is 24 months with two renewal options, and award will be made on the basis of price weighted at 100 percent. Tenderers must provide the required administrative, financial and technical documentation including the completed price schedule and accept electronic ordering and payment terms.

What it funds

Scope

Provision of collection, triage, transport and distribution of ordinary and registered mail (with or without acknowledgement of receipt) sent from EU Institutions, bodies and agencies located in the Grand Duchy of Luxembourg to national and international destinations.

Contract length:Initial duration 24 months, renewable twice (total possible duration up to 72 months). ¹

Key dates:Deadline for submission: 26 June 2026 (electronic submission). Additional information request cut-off: 18 June 2026.

Who can apply

Commercial postal and courier operators able to meet technical, administrative and security requirements set by the contracting authorities (Cour de justice de l'Union européenne acting as lead authority). eSubmission via the EU Funding & Tenders Portal is required.

Estimated volumes (annual/contract reference figures)

1. 1Zone 1 Luxembourg: ~195,500 ordinary items; 400 registered simple; 3,500 registered with AR; 6,800 kg tonnage
2. 2Zone 2 EU (excl Luxembourg), EFTA and other European countries: ~146,500 ordinary; 2,100 registered simple; 27,500 registered with AR; 20,400 kg tonnage
3. 3Zone 3 Rest of world: ~4,500 ordinary; 100 registered simple; 500 registered with AR; 200 kg tonnage

Reference:CURIA/2026/OP/0001. Main CPV codes: 64100000, 64110000. Apply through the EU Funding & Tenders Portal; consult the tender documents for detailed technical, administrative and pricing requirements.

Footnotes

1. 1Draft contract and duration/renewal conditions are published with the tender documents on the portal (Invitation à soumissionner and Projet de contrat).

Résumé et objectif de l'appel d'offres

L'Union européenne, représentée par la Cour de justice de l'Union européenne, et les entités suivantes : le Parlement européen, la Commission européenne à Luxembourg, la Cour des comptes européenne, la Banque européenne d'investissement, le Parquet européen et le Centre de traduction des organes de l'Union européenne (ci-après collectivement le pouvoir adjudicateur), publient un appel d'offres pour la fourniture de services d'enlèvement, de triage, d'acheminement et de distribution du courrier au départ des Institutions, Organes, Bureaux et Agences de l'Union situés au Grand-Duché de Luxembourg. Le marché couvre les envois nationaux et internationaux, sous forme d'envois ordinaires et d'envois recommandés, avec ou sans accusé de réception.

Données administratives principales

Identifiant de l'appel d'offres:CURIA/2026/OP/0001. Type : marché public (procédure ouverte, soumission électronique requise). Publication sur le portail Funding & Tenders de la Commission européenne. Autorité adjudicatrice principale : Cour de justice de l'Union européenne (Curia). Documents de marché publiés en français (invitation à soumissionner, cahier des charges techniques et administratifs, projet de contrat, annexes financières et formulaires).

Dates clés:Date limite de soumission : 26 juin 2026 à 23:59:59 (Europe/Luxembourg). Date limite pour demandes d'information complémentaires : 18 juin 2026 (voir document de procédure). Ouverture publique/événement lié : 29 juin 2026 à 10:00 (heure locale) pour l'événement d'ouverture annoncé. Période contractuelle initiale : 24 mois, renouvelable deux fois (durée totale possible 24 + 2 x renouvellement). Durée prévue d'exécution du marché : 48 mois planifiés. Certains documents précisent une validité d'offre minimale de 6 mois.

Numéros et documents disponibles:Référence portail : 0210aca8-fe10. Plusieurs pièces téléchargeables en français : Invitation à soumissionner, Cahier des charges (spécifications techniques et annexes), Bordereau des prix (Annexe 6 - fichier Excel), Formulaires administratifs (identification, signalétique financière), Déclaration sur l'honneur, Projet de contrat, Liste des documents à fournir, Liste de contrôle des exigences minimales, document informatif sur la sous-traitance, Cahier des charges affranchissement.

Volumes, zones et prestations attendues

Le marché couvre tout le courrier émis depuis le Luxembourg vers le monde entier. Pour la gestion administrative, le périmètre est réparti en trois zones géographiques : Zone 1 (Luxembourg), Zone 2 (Union européenne hors Luxembourg, AELE et autres pays européens), Zone 3 (reste du monde). Les volumes estimés fournis par le pouvoir adjudicateur figurent dans le cahier des charges (point 2.4).

Types d'envois:envois ordinaires et envois recommandés (avec ou sans accusé de réception). Le cahier des charges technique précise probablement fréquences d'enlèvement, délais d'acheminement attendus par zone/destination, exigences de tri, exigences de traçabilité, conditions de sécurité et de confidentialité (documents techniques publiés dans l'annexe 1).

Critères administratifs et de sélection

La procédure est une mise en concurrence ouverte par voie électronique. Les soumissionnaires doivent fournir l'ensemble des documents administratifs listés dans les annexes : formulaire d'identification, signalétique financière, déclaration sur l'honneur, liste des documents à fournir, et preuves de conformité aux exigences minimales (liste de contrôle fournie). Un bordereau des prix (Annexe 6) est fourni au format Excel pour la remise de l'offre financière. Un projet de contrat est joint (Annexe 7) et doit être accepté en totalité ou étudié pour réserves explicitées selon les modalités indiquées.

La grille d'attribution indique que le critère de prix représente 100 % du poids de l'attribution (voir partie 'awardingTerms' : criterion price parameter 100). Les soumissionnaires doivent donc présenter une offre financière compétitive conforme aux exigences techniques et administratives pour être évalués.

Conditions d'exécution et modalités contractuelles

Le marché est un contrat de services classé sous les codes CPV 64100000 et 64110000 (services postaux). Le contrat initial est de 24 mois, renouvelable deux fois. Le projet de contrat et les cahiers des charges contiennent les conditions d'exécution, clauses de confidentialité, sécurité, exigences de continuité de service, modalités de paiement électronique et commandes électroniques. Le marché prévoit l'usage d'outils électroniques pour commandes et paiements.

Eligibilité et types d'applicants

Le marché s'adresse aux opérateurs de services postaux et entreprises de messagerie capables d'assurer enlèvement, triage, acheminement et distribution du courrier international et national depuis Luxembourg. Les types d'entités éligibles incluent habituellement : entreprises privées (PME, grandes entreprises), opérateurs postaux nationaux, prestataires de logistique/messagerie, consortiums ou groupements d'opérateurs. Les documents administratifs exigés (identification, capacité financière et technique) devront être fournis par l'entité candidate ou par chaque membre d'un groupement. Les conditions précises d'éligibilité, capacités minimales, et justificatifs requis figurent dans l'annexe 8 et la liste de contrôle des exigences minimales (Annexe 9).

Types d'acteurs éligibles (détail):SME ou grandes entreprises du secteur postal et logistique, opérateurs postaux nationaux, prestataires de services de courrier recommandé, consortiums / groupements d'entreprises (avec obligations de fournir documents de chaque membre), entités établies légalement et capables de contracter au Grand-Duché de Luxembourg ou dans l'UE. Les candidats doivent respecter les exigences administratives et fournir preuves financières et de capacité technique selon les annexes.

Critères financiers et modalités d'offre

L'attribution repose uniquement sur le critère prix (poids 100 %). Le soumissionnaire doit remplir le bordereau de prix fourni (Annexe 6 - fichier Excel) en indiquant les tarifs unitaires pour les différents types d'envois et zones. Le pouvoir adjudicateur communiquera probablement les règles d'indexation éventuelle, le calcul des remises et la méthode d'évaluation des offres anormalement basses dans les documents contractuels.

Processus de candidature et soumission

Méthode de soumission:électronique via le portail Funding & Tenders (eSubmission). Les soumissionnaires doivent s'enregistrer et déposer leur dossier complet avant la date limite. L'appel permet des clarifications jusqu'à la date indiquée (18 juin 2026). Le dossier de candidature doit inclure : formulaire d'identification, signalétique financière, déclaration sur l'honneur, bordereau des prix dûment rempli, preuves de conformité aux exigences minimales, projet de contrat signé ou commentaires conformément aux règles. Il existe un modèle de liste des documents à fournir (Annexe 8) et une liste de contrôle des exigences minimales (Annexe 9).

1. 1Soumission électronique via Funding & Tenders Portal (eSubmission) avant 26/06/2026 23:59:59 Europe/Luxembourg.
2. 2Fournir tous les formulaires administratifs (Annexes 2, 3, 4).
3. 3Remplir et joindre le bordereau des prix (Annexe 6 - fichier Excel).
4. 4Joindre preuves de capacités techniques et financières conformément à la liste de contrôle (Annexe 9).
5. 5Accepter les clauses du projet de contrat (Annexe 7) ou indiquer réserves formelles selon modalités.

Exigences techniques et qualité

Les spécifications techniques détaillées sont fournies dans l'Annexe 1 (Spécifications techniques). Elles couvriront typiquement : fréquence et plages horaires d'enlèvement sur site, procédures de tri et d'emballage, délais d'acheminement par zone, niveaux de traçabilité et d'information au client, procédures pour les envois recommandés et AR, gestion des incidents et des retours, conditions de sécurité et confidentialité (notamment pour correspondance officielle sensible), obligations en matière d'assurance, et conformité aux standards postaux et douaniers pour envois internationaux.

Un cahier des charges additionnel sur l'affranchissement est fourni (Annexe Cahier des charges Affranchissement) qui décrit les modalités de facturation et de justification des coûts d'affranchissement ainsi que la méthode de calcul des consommations et corrections.

Aspects contractuels particuliers

Le projet de contrat (Annexe 7) précise la durée initiale, clauses de renouvellement, modalités de résiliation, pénalités en cas de non-respect des niveaux de service, confidentialité, propriété intellectuelle liée aux systèmes d'échange d'information, et conditions de sous-traitance. Un document informatif sur la sous-traitance est fourni (Annexe 5) et les règles de remplacement ou d'acceptation des sous-traitants sont décrites.

Critères de risque et points d'attention pour soumissionnaires

Points critiques à vérifier avant soumission:conformité stricte au bordereau des prix, validation que les capacités d'acheminement international couvrent l'ensemble des destinations (zones 1-3), garanties de continuité de service et capacité de répondre à volumes élevés, couverture d'assurance et sécurité de traitement des documents sensibles, conformité au projet de contrat et limites de sous-traitance, preuves financières et solvabilité, et respect des délais administratifs de clarification et d'ouverture.

Informations complémentaires et contact

Documents officiels et téléchargement sur le portail Funding & Tenders:page de l'appel d'offres CURIA/2026/OP/0001. L'appel d'offres contient les liens vers tous les documents contractuels (voir liste de publications et annexes). Pour accéder et soumettre, utilisez le portail : EU Funding & Tenders Portal.

Extraction structurée des informations demandées

Eligible Applicant Types:Opérateurs de services postaux et entreprises de messagerie (PME, grandes entreprises), opérateurs postaux nationaux, prestataires logistiques, consortiums ou groupements d'entreprises. Les organismes doivent être légalement constitués et capables de produire les justificatifs administratifs, financiers et techniques demandés dans les annexes. Les organisations non commerciales ou entités publiques autres que des prestataires de courrier ne sont pas l'objet principal mais pourraient participer si elles remplissent les conditions techniques et juridiques.

Funding Type:Il s'agit d'un marché public (procurement). Mécanisme financier : rémunération contractuelle via paiements pour services rendus conformément au contrat (service contract).

Consortium Requirement:Possibilité pour des groupements ou consortiums de soumissionner (les documents prévoient que les exigences peuvent être remplies par chaque membre d'un groupement). La procédure n'impose pas un consortium obligatoire ; une seule entité peut soumissionner si elle satisfait aux exigences.

Beneficiary Scope (Geographic Eligibility):Le marché est publié par une institution de l'Union européenne basée au Luxembourg. Les soumissionnaires doivent être en mesure d'opérer depuis le Grand-Duché de Luxembourg et d'assurer l'acheminement international. Eligibilité pratique : entités établies dans l'UE/EEE et potentiellement hors UE si légalement habilitées et conformes aux exigences contractuelles ; consulter annexes pour conditions précises d'admissibilité et de participation.

Target Sector:Secteur postal et logistique : services postaux, courrier recommandé, messagerie, tri et distribution de courrier, affranchissement et services connexes.

Mentioned Countries:Luxembourg (point de départ). Zones géographiques mentionnées incluant l'Union européenne (hors Luxembourg), les pays AELE et autres pays européens, et le reste du monde. Aucun autre pays spécifique n'est explicitement nommé dans le texte fourni.

Project Stage:Mise en œuvre/opérationnel : prestation de services en exploitation (exécution opérationnelle de services postaux et logistiques). Le marché cible des prestataires opérationnels (maturité commerciale / exploitation).

Funding Amount:Aucune valeur financière globale ou estimation budgétaire totale n'est publiée dans les champs fournis. Le volume d'envois estimé est indiqué (voir tableau volumes par zone). Les soumissionnaires doivent remplir le bordereau des prix (Annexe 6) ; le critère d'attribution est le prix. Le montant total payé dépendra des tarifs unitaires proposés et des volumes réellement utilisés.

Application Type:Appel d'offres ouvert avec soumission électronique (eSubmission) via le portail Funding & Tenders. Non invitation-only.

Nature of Support:Rémunération monétaire pour services rendus (contrat de services). Le marché n'est pas une subvention mais un contrat public payant.

Application Stages:Processus standard en une phase pour soumission et évaluation (dépôt d'offre complète suivi d'évaluation administrative, technique et financière). Il existe une période de questions/clarifications avant soumission. L'ouverture publique est planifiée. Globalement : 1 principale étape de soumission suivie des étapes internes d'évaluation et d'attribution par l'autorité (donc 1 phase de candidature formelle).

Success Rates:Non publiés. Étant un marché unique avec plusieurs critères de sélection (conformité technique et critère prix à 100 %), le taux de succès dépendra du nombre d'offres reçues et de leur compétitivité. Historiquement, pour marchés publics nationaux et européens, le taux de succès varie fortement ; aucune valeur spécifique fournie.

Co-funding Requirement:Aucun cofinancement requis du soumissionnaire dans le sens d'apports en capital ; il s'agit d'un contrat rémunéré. Le soumissionnaire supporte ses coûts d'exécution et fournit des services contre paiement selon les termes contractuels.

Templates et structure des formulaires:Documents et modèles fournis dans les annexes : Annexe 2 - Formulaire d'identification (PDF), Annexe 3 - Formulaire signalétique financier (PDF), Annexe 4 - Déclaration sur l'honneur (PDF), Annexe 6 - Bordereau des prix (fichier Excel à compléter), Annexe 7 - Projet de contrat (PDF), Annexe 8 - Liste des documents à fournir (PDF), Annexe 9 - Liste de contrôle des exigences minimales (fichier Excel). Les soumissionnaires doivent compléter ces modèles et joindre les pièces demandées dans les formats indiqués. Le bordereau des prix Excel doit être rempli avec les tarifs unitaires par type d'envoi et zone, conformément aux lignes du fichier.

1. 1Annexe 2 - Formulaire identification : saisir informations légales, coordonnées, statut juridique, représentants habilités.
2. 2Annexe 3 - Formulaire signalétique financier : fournir données financières clés et comptes annuels requis.
3. 3Annexe 4 - Déclaration sur l'honneur : attestation de non-condamnation, conformité aux obligations sociales/fiscales, non exclusion de la procédure.
4. 4Annexe 6 - Bordereau des prix (Excel) : renseigner prix unitaires pour chaque type d'envoi/zone et conditions tarifaires.
5. 5Annexe 8 - Liste documents à fournir : checklist de pièces administratives et preuves.
6. 6Annexe 9 - Liste contrôle exigences minimales (Excel) : cocher preuves de conformité technique et capacités minimales.

Résumé final et conseils pratiques

Il s'agit d'un marché public de services postaux et de messagerie lancé par la Cour de justice de l'Union européenne au nom d'un groupement d'institutions européennes basées au Luxembourg. Le prestataire retenu devra assurer l'enlèvement, le tri, l'acheminement et la distribution du courrier national et international depuis les entités de l'Union situées au Grand-Duché de Luxembourg, selon trois zones géographiques administratives et des volumes estimés fournis. L'attribution repose exclusivement sur le critère prix (100 %) mais la conformité aux exigences techniques et administratives est obligatoire. Les soumissionnaires doivent déposer une offre électronique complète via le portail Funding & Tenders avant le 26 juin 2026 23:59:59 (Europe/Luxembourg), en remplissant et joignant les formulaires fournis (identification, signalétique financière, déclaration sur l'honneur), le bordereau des prix Excel et les preuves demandées. Vérifier le projet de contrat et les clauses de renouvellement, constituer les preuves de capacité opérationnelle pour l'acheminement international, prévoir assurances et continuité de service, et respecter les échéances pour questions et soumission. Le dossier complet et tous les documents sont disponibles sur la page de l'appel d'offres du portail Funding & Tenders Détails de l'appel.

Tender Overview

The European Union, represented by the Court of Justice of the European Union, along with the European Parliament, European Commission in Luxembourg, European Court of Auditors, European Investment Bank, European Public Prosecutor's Office, and the Translation Centre for the Bodies of the European Union, is issuing a call for tenders for mail collection, sorting, routing and distribution services. These services will cover all mail originating from EU institutions, bodies, offices and agencies located in the Grand Duchy of Luxembourg. ¹

Tender Identification and Key Dates

Call Identifier:CURIA/2026/OP/0001

Tender Reference:0210aca8-fe10

Publication Date:11 May 2026

Submission Deadline:26 June 2026 at 23:59 (Luxembourg time)

Tender Opening Date:29 June 2026 at 10:00 (Luxembourg time)

Additional Information Request Deadline:18 June 2026

Scope of Services

The tender covers mail collection, sorting, routing and distribution services for both national and international mail originating from EU institutions in Luxembourg. Services include handling of ordinary mail and registered mail with or without acknowledgement of receipt. The contract encompasses three geographic zones with distinct service requirements and estimated volumes. ²

Service Zones and Estimated Volumes

Zone 1 - Luxembourg (Domestic):195,500 ordinary mail items, 400 simple registered items, 3,500 registered items with acknowledgement of receipt, and 6,800 kilograms of tonnage

Zone 2 - EU (excluding Luxembourg), EFTA and Other European Countries:146,500 ordinary mail items, 2,100 simple registered items, 27,500 registered items with acknowledgement of receipt, and 20,400 kilograms of tonnage

Zone 3 - Rest of World:4,500 ordinary mail items, 100 simple registered items, 500 registered items with acknowledgement of receipt, and 200 kilograms of tonnage

Contract Terms and Duration

The contract will be awarded for an initial duration of 24 months, renewable twice. This provides a potential total contract period of 48 months (4 years) if all renewal options are exercised. ³

Eligibility and Tender Validity

Tender Validity Period:Submitted tenders must remain valid for 6 months from the submission deadline

Submission Method:Electronic submission only via the EU Funding and Tenders Portal

SME Suitability:This tender is not specifically designated as suitable for small and medium-sized enterprises, though SMEs may still submit proposals if they meet all requirements

Award Criteria

The tender will be awarded based on price as the sole award criterion, with price carrying 100 percent weight in the evaluation. This indicates a lowest-price selection approach. Tenderers should consult the tender documents for detailed evaluation procedures and any additional technical or administrative requirements. ⁴

Required Documentation and Submission

Tenderers must submit comprehensive documentation including identification forms, financial statements, declarations of honour, subcontracting information, technical specifications, price schedules, and signed contract drafts. All documents must be provided in French, as specified in the tender documentation. The following key documents are required:

• Invitation to tender (Invitation a soumissionner)
• Technical specifications (Specifications techniques)
• Identification form (Formulaire identification)
• Financial statement form (Form signaletique Financier)
• Declaration of honour (Declaration sur lhonneur)
• Subcontracting information document (Doc informatif soustraitance)
• Price schedule (Bordereau prix)
• Draft contract (Projet de contrat)
• Minimum requirements checklist (Liste controle exigences min)
• Required documents list (Liste documents a fournir)
• Postage specifications (Cahier des charges Affranchissement)

Contracting Authority and Contact Information

The lead contracting authority is the Court of Justice of the European Union (Cour de justice de l'Union europeenne). The tender is coordinated on behalf of multiple EU institutions and bodies located in Luxembourg. Tenderers should direct inquiries and requests for additional information through the official EU Funding and Tenders Portal. ⁵

Post-Award Procedures

Electronic Order Usage:The successful contractor will be required to accept electronic orders

Electronic Payment:Payment will be made electronically

Appeals Process:Unsuccessful tenderers may lodge appeals regarding the tender award decision through the designated appeal receiver

Procurement Classification

This tender is classified under the following Common Procurement Vocabulary (CPV) codes:64100000 (Postal and courier services) and 64110000 (Postal services). The procurement is for services, and the procedure type follows standard EU public procurement rules. The tender is published in the Official Journal of the European Union (OJEU) under notice number 322115-2026.

Access to Tender Documents

All tender documents are available through the EU Funding and Tenders Portal at EU Funding and Tenders Portal. Documents are provided in French and include detailed technical specifications, contract terms, pricing schedules, and administrative requirements. Tenderers must carefully review all documentation before submitting their proposals.

Key Considerations for Applicants

Potential bidders should note the following important aspects of this tender:

1. 1This is a price-based tender with no technical quality scoring, making cost competitiveness the primary differentiator
2. 2The service scope is substantial, covering three geographic zones with significant estimated volumes across domestic, European and international destinations
3. 3The contract duration of 24 months with two renewal options provides medium-term business opportunity if performance is satisfactory
4. 4All documentation must be submitted in French through electronic means only
5. 5Tenderers must demonstrate capability to handle registered mail with acknowledgement of receipt, which requires specialized logistics infrastructure
6. 6The contracting authority comprises multiple EU institutions, requiring coordination and reliability in service delivery
7. 7Subcontracting is permitted but must be clearly documented and disclosed
8. 8Electronic ordering and payment systems are mandatory for the successful contractor
9. 9Tenderers must remain available for contract negotiation and signature following the tender opening on 29 June 2026

Funding and Budget Information

The tender documents do not specify a maximum budget or estimated contract value. Pricing is to be proposed by tenderers based on the service volumes and specifications outlined in the technical requirements. The evaluation will compare submitted prices to determine the most economical offer. Tenderers should develop pricing strategies based on the estimated volumes provided for each geographic zone and mail category.

Procedural Framework

This procurement follows standard EU public procurement procedures applicable to EU institutions. The tender is open to qualified service providers meeting the administrative and technical requirements specified in the tender documents. No framework agreement or dynamic purchasing system is being used for this procurement. The procedure is transparent and competitive, with all qualified tenderers having equal opportunity to submit proposals.

Footnotes

1. 1The contracting authority comprises the Court of Justice of the European Union (lead authority), European Parliament, European Commission in Luxembourg, European Court of Auditors, European Investment Bank, European Public Prosecutor's Office, and the Translation Centre for the Bodies of the European Union.
2. 2Total estimated annual mail volume across all zones is approximately 346,500 ordinary items, 4,600 simple registered items, 31,500 registered items with acknowledgement of receipt, and 27,400 kilograms of tonnage. Actual volumes may vary and are subject to the detailed specifications in the tender documents.
3. 3The contract structure is 24 months initial term plus 2 renewal options. Renewal is at the discretion of the contracting authority and is contingent on satisfactory performance and continued service requirements.
4. 4Price is weighted at 100 percent of the award criteria. Tenderers should ensure their pricing is competitive while maintaining service quality standards specified in the technical requirements.
5. 5The Court of Justice of the European Union website is available at http://curia.europa.eu. Additional information requests must be submitted through the EU Funding and Tenders Portal by the specified deadline of 18 June 2026.